Metoda kasowa w rozliczaniu VAT – co to oznacza dla przedsiębiorców?

Kim jest mały podatnik VAT?

Z metody kasowej mogą korzystać wyłącznie tzw. mali podatnicy VAT. To szczególna kategoria przedsiębiorców, których skala działalności nie przekracza określonego pułapu obrotów. Od 1 lipca 2023 roku limit ten wynosi równowartość 2 mln euro rocznego obrotu (łącznie z VAT). Do końca czerwca 2023 roku obowiązywał niższy próg – 1,2 mln euro.

Warto jednak zaznaczyć, że dla niektórych grup przedsiębiorców, np. maklerów czy zarządzających funduszami inwestycyjnymi, limit jest inny. W ich przypadku status małego podatnika przysługuje przy rocznych prowizjach lub innych postaciach wynagrodzenia (wraz z VAT) do równowartości 45 tys. euro.

Kurs przeliczeniowy euro ustala się według średniego kursu NBP z pierwszego dnia roboczego października poprzedniego roku podatkowego – zaokrąglając wynik do pełnych tysięcy złotych.

Co daje status małego podatnika?

Status małego podatnika daje przedsiębiorcy przywilej, który nie przysługuje większym podmiotom:

1. możliwość rozliczania VAT metodą kasową,
2. możliwość rozliczania VAT kwartalnie, zamiast miesięcznie.

Warto jednak pamiętać, że jeśli wybierzesz metodę kasową, musisz jednocześnie rozliczać VAT kwartalnie – z wyjątkiem pierwszych 12 miesięcy od rejestracji jako podatnik VAT, gdy obowiązkowe są rozliczenia miesięczne.

Przykład:
 Pani Kasia zarejestrowała się jako podatnik VAT w czerwcu. Spełnia warunki małego podatnika, więc zdecydowała się na rozliczanie metodą kasową. Przez pierwsze 12 miesięcy musi składać deklaracje JPK_V7M co miesiąc. Po roku przechodzi na rozliczenie kwartalne – JPK_V7K.

Na czym polega metoda kasowa?

W klasycznym modelu rozliczania VAT, przedsiębiorca ma obowiązek wykazać VAT należny w deklaracji za okres, w którym została wystawiona faktura – niezależnie od tego, czy klient ją zapłacił.
Metoda kasowa zmienia tę zasadę. VAT należny trzeba wykazać dopiero wtedy, gdy faktycznie otrzymamy zapłatę. To istotne udogodnienie dla firm, które nie mogą liczyć na szybką płatność od kontrahentów.

Dodatkowe zasady:

1. Gdy odbiorcą faktury jest firma – VAT wykazuje się w okresie zapłaty.
2. Gdy odbiorcą faktury jest osoba fizyczna nieprowadząca działalności – VAT należy rozliczyć nie później niż po 180 dniach od wydania towaru lub wykonania usługi, niezależnie od płatności.

Przykład:
 Pani Kasia, będąca małym podatnikiem, wystawiła w czerwcu faktury na kwotę 1000 zł + 230 zł VAT. Jej kontrahent zapłacił dopiero w sierpniu. Dzięki metodzie kasowej Pani Joanna zapłaci VAT w rozliczeniu za sierpień – nie za czerwiec, jak miałoby to miejsce przy standardowej metodzie.

Jak zgłosić wybór metody kasowej?

Aby przejść na metodę kasową, przedsiębiorca musi:

1. Spełniać kryteria małego podatnika.
2. Zgłosić wybór metody kasowej naczelnikowi urzędu skarbowego – do końca miesiąca poprzedzającego okres, w którym chce rozpocząć rozliczanie w tej formie.
3. Wypełnić i złożyć odpowiedni formularz – VAT-R.

Z metody kasowej można zrezygnować najwcześniej po 12 miesiącach jej stosowania. Rezygnację również zgłasza się poprzez formularz VAT-R.

Najkorzystniej rezygnować z metody kasowej w ostatnim miesiącu kwartału, co umożliwia płynne przejście na rozliczenia miesięczne od kolejnego kwartału.

Ograniczenia stosowania metody kasowej

Choć metoda kasowa jest bardzo korzystna, nie każdy mały podatnik może z niej skorzystać. Wykluczone są m.in. następujące przypadki:

1. wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów,
2. import usług,
3. transfer bonów jednego przeznaczenia,
4. komisy (przekazanie towaru komisantowi),
5. przejęcie towarów przez organy publiczne w zamian za odszkodowanie,
6. egzekucyjna dostawa towarów (art. 18 ustawy o VAT),
7. usługi świadczone na zlecenie sądów (z pewnymi wyjątkami),
8. usługi finansowe i ubezpieczeniowe zwolnione z VAT,
9. otrzymywanie dotacji, subwencji i podobnych form wsparcia.

Metoda kasowa a księgowość i systemy fakturowania

Wprowadzenie metody kasowej do rozliczeń VAT wymaga nie tylko odpowiednich zgłoszeń do urzędu skarbowego, ale także dostosowania procesów księgowych w firmie. Przedsiębiorca musi prowadzić ewidencję w taki sposób, by jasno wskazywała moment faktycznego wpływu należności z faktur. W praktyce oznacza to konieczność ścisłego monitorowania płatności i bieżącego uzgadniania wpływów na konto.

Z pomocą przychodzą nowoczesne programy do fakturowania online, które automatycznie łączą wystawione faktury z płatnościami i przypominają o niezapłaconych dokumentach. Warto więc przed wdrożeniem metody kasowej upewnić się, że wykorzystywane oprogramowanie księgowe wspiera tego rodzaju rozliczenia – to znacząco ułatwi codzienną pracę i ograniczy ryzyko pomyłek. Dobrze skonfigurowany system skraca też czas przygotowania deklaracji JPK, co ma szczególne znaczenie w przypadku rozliczeń kwartalnych.

Czy metoda kasowa się opłaca?

Dla wielu przedsiębiorców – zdecydowanie tak. Główne korzyści to:

1. Ochrona płynności finansowej – VAT płacimy dopiero po otrzymaniu zapłaty.
2. Brak konieczności prefinansowania podatku – ważne zwłaszcza przy długich terminach płatności.
3. Mniejsza presja związana z nieterminowymi kontrahentami.

Jednak trzeba również uwzględnić pewne wady:

1. Konieczność bieżącej kontroli płatności – rozliczenie VAT metodą kasową zależy od wpływu środków na konto.
2. Nie można jej stosować przy każdym rodzaju transakcji – co może komplikować system księgowy.

Podsumowanie – metoda kasowa podatek VAT

Metoda kasowa to praktyczne rozwiązanie dla małych firm, które zmagają się z opóźnionymi płatnościami i chcą chronić swoją płynność finansową. Choć wymaga większej kontroli nad przepływami i nie zawsze może być stosowana, dla wielu przedsiębiorców stanowi realną ulgę w codziennym funkcjonowaniu. Przed wyborem należy jednak dobrze poznać zasady, terminy i ograniczenia oraz rozważyć wdrożenie odpowiedniego systemu fakturowania. W razie wątpliwości warto skonsultować się z biurem rachunkowym lub doradcą podatkowym.

 

Zobacz więcej wpisów