W prawie podatkowym wyróżnia się dwa podstawowe rodzaje kontroli:
Kontrola podatkowa, przeprowadzana przez organy podatkowe, takie jak urzędy skarbowe, ma na celu weryfikację prawidłowości rozliczeń podatkowych oraz zgodności z przepisami podatkowymi. Skupia się na sprawdzaniu deklaracji podatkowych, ksiąg rachunkowych, ewidencji czy innych dokumentów związanych z podatkami, np. VAT, PIT czy CIT. Jej zadaniem jest wykrywanie błędów, uchyleń czy nadużyć w rozliczeniach.
Kontrola celno-skarbowa, realizowana przez Krajową Administrację Skarbową (KAS), ma szerszy zakres i obejmuje nie tylko kwestie podatkowe, ale także przestrzeganie przepisów celnych, przeciwdziałanie przestępstwom skarbowym oraz kontrolę obrotu towarami. Ten rodzaj kontroli jest bardziej inwazyjny, może obejmować rewizje, przeszukania czy zabezpieczenie dowodów. Kontrola celno-skarbowa ma na celu zwalczanie oszustw podatkowych, np. karuzel VAT oraz zapewnienie bezpieczeństwa fiskalnego państwa.
Proces kontroli podatkowej zazwyczaj przebiega według określonego schematu:
W większości przypadków podatnik otrzymuje pisemne zawiadomienie, które zawiera informacje o terminie oraz zakresie kontroli. Zgodnie z przepisami, urząd powinien poinformować o kontroli co najmniej 7 dni przed jej rozpoczęciem, choć w wyjątkowych sytuacjach (np. podejrzenie przestępstwa skarbowego) może zostać ona wszczęta bez uprzedzenia.
Kontrolujący są zobowiązani do okazania upoważnienia do przeprowadzenia kontroli oraz legitymacji służbowych. Kontrola może odbywać się w siedzibie firmy lub w urzędzie – w zależności od stopnia skomplikowania sprawy.
Urzędnicy weryfikują dokumenty księgowe, faktury, deklaracje podatkowe, umowy, raporty i inne materiały. W razie potrzeby mogą także przeprowadzać rozmowy z pracownikami lub dokonać oględzin pomieszczeń.
Po zakończeniu kontroli sporządzany jest protokół zawierający ustalenia kontrolujących. Podatnik ma prawo zgłosić pisemne zastrzeżenia w terminie 14 dni od dnia doręczenia dokumentu.
Na podstawie protokołu organ może wydać decyzję nakazującą np. zapłatę zaległego podatku wraz z odsetkami. W przypadku poważniejszych naruszeń możliwe są również sankcje karno-skarbowe.
Dobrze zorganizowana dokumentacja to fundament udanej kontroli. Upewnij się, że:
Korzystanie z nowoczesnego oprogramowania księgowego znacznie ułatwia zarządzanie dokumentacją.
Przed kontrolą warto przeprowadzić wewnętrzny audyt w kluczowych obszarach:
W razie wątpliwości skorzystaj z pomocy księgowego lub doradcy podatkowego.
Zespół powinien wiedzieć, jak zachować się podczas kontroli. Przeszkol kluczowe osoby – w szczególności dział księgowości – w zakresie udzielania konkretnych, rzeczowych odpowiedzi bez spekulacji. Warto wyznaczyć jedną osobę odpowiedzialną za kontakt z kontrolującymi.
W przypadku złożonej struktury firmy lub ryzykownych interpretacji podatkowych rozważ zaangażowanie doradcy podatkowego lub prawnika. Mogą oni reprezentować firmę podczas kontroli i pomóc w przygotowaniu odpowiedzi na ewentualne zarzuty.
Kiedy kontrola się rozpocznie, kluczowe jest profesjonalne podejście i zachowanie spokoju:
1. Współpracuj z urzędnikami Bądź uprzejmy i pomocny, lecz udzielaj wyłącznie informacji mieszczących się w zakresie kontroli. Nie musisz wychodzić z inicjatywą i przekazywać dokumentów nieobjętych zakresem postępowania.
2. Monitoruj przebieg kontroli Zapisuj, jakie dokumenty przekazujesz i jakie kwestie są omawiane. To może być pomocne w razie nieporozumień lub złożenia skargi.
3. Nie podpisuj protokołu pochopnie Zanim podpiszesz protokół, przeczytaj go dokładnie. Jeśli nie zgadzasz się z treścią – masz prawo złożyć pisemne zastrzeżenia w ciągu 14 dni.
4. Zachowuj kopie Archiwizuj kopie wszystkich przekazanych dokumentów oraz prowadź rejestr korespondencji z organami kontrolnymi.
Wielu przedsiębiorców popełnia błędy, które niepotrzebnie komplikują kontrolę. Oto najczęstsze pułapki i sposoby ich unikania:
Niekompletna dokumentacja – prowadź systematyczne archiwum i regularnie sprawdzaj, czy masz wszystkie wymagane dokumenty. Błędy w deklaracjach – zawsze weryfikuj deklaracje przed ich złożeniem, najlepiej z pomocą specjalisty. Braki w wiedzy o przepisach – śledź zmiany w przepisach podatkowych lub współpracuj z doradcą podatkowym. Brak przygotowania pracowników – zapewnij szkolenia, aby zespół wiedział, jak postępować w razie kontroli.
Unikanie tych błędów znacząco zwiększa szanse na pomyślny wynik kontroli.
Kontrola skarbowa nie musi oznaczać chaosu ani stresu. Kluczem do sukcesu są: przygotowanie, uporządkowana dokumentacja oraz wsparcie doświadczonych specjalistów. Pamiętaj – celem urzędu nie jest zaszkodzenie Twojej firmie, lecz weryfikacja zgodności z przepisami. Im lepiej przygotujesz się do kontroli, tym większe szanse na jej bezproblemowe zakończenie.
Chcesz mieć pewność, że Twoja firma jest gotowa na kontrolę? Skonsultuj się z doradcą podatkowym i zadbaj o spokój oraz bezpieczeństwo swojego biznesu
Wypróbuj za darmo przez 30 dni. Bez opłat instalacyjnych i długotrwałych zobowiązań.