Sylwia Cerecka, 2025-02-11
Paragony elektroniczne coraz pewniej wkraczają na rynek sprzedaży. Czy warto na poważnie się nimi zainteresować? Czy mają szansę zastąpić papierowe paragony i czy można je zacząć wystawiać ot tak, z marszu? No i czy ich wdrożenie w firmie się opłaca?
Z tego artykułu dowiesz się, czym są e-paragony, jak działają, jak możesz je wystawiać dla klientów oraz o czym musisz wiedzieć, by zacząć ich używać. Zobaczysz też, jak możesz łatwo zacząć wystawiać e-paragony w Fakturowni.
Nasz artykuł jest obszerny, ponieważ zależało nam, aby dostarczyć Ci jak najwięcej informacji na temat e-paragonów. Jeśli nie potrzebujesz zagłębiać się w szczegóły i chcesz poznać jedynie uproszczoną listę 7 rzeczy, które koniecznie musisz wiedzieć o paragonach elektronicznych, kliknij TUTAJ.
Paragon elektroniczny, inaczej e-paragon, to cyfrowa wersja tradycyjnego paragonu fiskalnego. Zawiera te same co paragon papierowy dane i jest pełnoprawnym dokumentem, który może być wykorzystywany dla potwierdzenia transakcji handlowych.
I chociaż wydawałoby się, że e-paragony będą wzbudzać największe zainteresowanie w środowisku e-commerce, to warto pamiętać, że paragon elektroniczny wystawisz z takim samym powodzeniem, prowadząc swój biznes w sieci lub sprzedając swoje produkty stacjonarnie.
E-paragon jest dokumentem dostępnym przez internet, natomiast papierowy paragon dostajesz fizycznie prosto do ręki. Poza tym paragon elektroniczny ma status pełnoprawnego dokumentu sprzedaży i ma dla klienta oraz sprzedawcy tę samą wartość, co paragon papierowy. E-paragon, tak samo jak tradycyjny paragon, może być zarówno poświadczeniem zakupu oraz płatności, jak i podstawą przy rozpatrywaniu reklamacji.
Dane na paragonie elektronicznym nie różnią się od tych z paragonu papierowego. Na e-paragonie zobaczysz:
Paragon elektroniczny jest dla każdego przedsiębiorcy, który sprzedając swoje towary i usługi, wystawia papierowe paragony. Nawet jeśli obecnie jesteś zwolniony z obowiązku ewidencjonowania sprzedaży na urządzeniach fiskalnych, to i tak warto się zainteresować paragonami elektronicznymi, zwłaszcza że zmiany w polskich przepisach są dość częstym zjawiskiem.
Wracając do sprzedawców, którzy paragony wystawiać muszą.
We wszystkich. Nie ma znaczenia czy prowadzisz sprzedaż swoich towarów i usług stacjonarnie, czy w sieci. Jeśli masz obowiązek posiadania kasy fiskalnej, to e-paragony są dla Ciebie.
Poniżej kilka przykładów zastosowania e-paragonów:
E-paragony są dostępne dla wszystkich przedsiębiorców, którzy się na nie zdecydują. Zanim zaczniesz ich używać, warto zapoznać się z kilkoma kwestiami.
Do wystawiania e-paragonów potrzebujesz drukarki fiskalnej lub kasy fiskalnej obsługującej e-paragony. Nie wszystkie drukarki nadają się do wystawiania paragonów elektronicznych. Takie urządzenie musi mieć odpowiednią homologację Głównego Urzędu Miar. Jeśli nie jesteś pewien czy Twoja drukarka ją posiada, zgłoś się do serwisu.
Potrzebujesz też łatwego w obsłudze programu komputerowego do wystawiania e-paragonów. Wystarczy, że zintegrujesz wybrany system ze swoją drukarką fiskalną, by dane o transakcjach były przesyłane bezpośrednio z drukarki do Twojej aplikacji. Taki program działa w sieci, dlatego masz możliwość wystawienia e-paragonu z dowolnego miejsca na całym świecie – wszędzie tam, gdzie masz internet.
Ważną rzeczą w przypadku e-paragonów jest uzyskanie zgody klienta na wystawienie mu e-paragonu. Jeśli jesteś na przykład właścicielem sklepu internetowego, to taką zgodę możesz łatwo uzyskać, dodając odpowiedni punkt o e-paragonach do swojego regulaminu.
W przypadku sprzedaży stacjonarnej wystarczy poprosić sprzedawców, by ustnie pytali klientów o zgodę na przekazanie e-paragonu oraz o adres email.
Wystawianie e-paragonów to usługa w pełni bezpieczna. Systemy obsługujące e-paragony stosują zaawansowane mechanizmy bezpieczeństwa, takie jak szyfrowanie danych oraz bezpieczne logowanie np. za pomocą podwójnej weryfikacji. Wszystkie dane transakcji e-paragonu są przekazywane do Centralnego Repozytorium Kas, administrowanego przez Krajową Administrację Skarbową, co zapewnia bezpieczeństwo danych dzięki zastosowaniu zaawansowanych standardów kryptograficznych.
Przechowywanie kopii zapasowej e-paragonów
W drukarce fiskalnej przechowywana jest kopia danych fiskalnych. Pamięć chroniona drukarki jest odpowiednikiem kopii zapasowej i zawiera w sobie historię wszystkiego, co było na niej fiskalizowane.
Kopia danych pozwala więc w łatwy sposób wydrukować kopię e-paragonu (w formie papierowej) z pamięci chronionej drukarki fiskalnej. Jednak rzadko kiedy drukowanie kopii będzie miało zastosowanie, gdyż podgląd e-paragonu dostępny jest zawsze pod unikalnym linkiem w sieci.
E-paragony są też w pełni zgodne z polskim prawem i są uznane są za pełnoprawny dowód zakupu oraz płatności.
Akty prawne zawierające opis sposobu korzystania oraz wymagania techniczne dotyczące e-paragonów można znaleźć w Rozporządzeniu Ministra Finansów z 2019 i 2020 r., a także w Rozporządzeniu Ministra Rozwoju, Pracy i Technologii z 2021 r.
RODO
Na paragonie elektronicznym, podobnie jak na tradycyjnym, nie ma żadnych danych klientów. Żadne dane nie są też udostępniane innym firmom. Jedyne dane klienta, którymi dysponujesz, to jego adres email, na wykorzystanie którego musisz wcześniej uzyskać od niego zgodę. Adres mailowy jest zawsze zabezpieczony przed nieautoryzowanym dostępem i przechowywany tylko w celu realizacji transakcji.
Proces wystawiania paragonów elektronicznych można opisać w 3 prostych krokach:
E-paragon możesz dostarczyć do klienta za pomocą:
Jeśli chodzi o e-paragony nie trzeba ich – jak w przypadku papierowych paragonów – przechowywać przez określony czas. Paragony elektroniczne są przesyłane bezpośrednio do KAS i w razie jakiejkolwiek kontroli są dostępne w Centralnym Repozytorium Kas.
Paragony elektroniczne cieszą się coraz większą popularnością, przede wszystkim ze względu na wygodę, oszczędność czasu, dużo niższe koszty, a także względy ekologiczne.
Jeśli jeszcze się zastanawiasz, czy naprawdę warto się nimi zainteresować, to lista poniżej powinna Cię zupełnie przekonać.
E-paragony to:
Są niewielkie w porównaniu do korzyści oraz oszczędności, jakie możesz wprowadzić w swojej firmie. Jedyne, w co musisz zainwestować, to drukarka fiskalna oraz system na komputer do wystawiania e-paragonów. Natomiast oszczędności pozyskane z niższych kosztów fiskalizacji możesz przeznaczyć na poszerzenie swoich usług świadczonych klientom lub nowe towary, które wprowadzisz do oferty.
Jeśli chcesz zacząć wystawiać e-paragony, zrób to w Fakturowni. Mamy do tego dedykowany moduł Paragony.pl (dawniej Fiskator), który służy do fiskalizacji sprzedaży na drukarkach fiskalnych oraz do generowania paragonów elektronicznych.
Wystawianie paragonów w Fakturowni – zarówno tych papierowych, jak i elektronicznych – jest możliwe dzięki modułowi fiskalnemu Paragony.pl (dawna nazywa tego modułu to Fiskator). To za jego sprawą szybko wygenerujesz e-paragon oraz wygodnie wydrukujesz paragon papierowy lub fakturę z dowolnego urządzenia z dostępem do internetu, bezpośrednio z konta w Fakturowni.
W Fakturowni, poza samym modułem do wystawiania e-paragonów, posiadamy również swój własny HUB paragonowy. Co to oznacza?
Nasz HUB paragonowy jest systemem łączącym komunikację drukarki fiskalnej z Fakturownią. System ten odbiera i odkodowuje dane przesyłane przez drukarkę, a następnie przekształca je, by były czytelne dla człowieka. Utworzony w HUBie e-paragon jest przesyłany do Fakturowni. Znajdziesz go w aplikacji przy dokumencie, na podstawie którego został wystawiony.
Własny HUB paragonowy daje nam pełną niezależność od zewnętrznych dostawców. Został zaprojektowany zgodnie z wymaganiami Ministerstwa Finansów i gwarantuje bezpieczne przechowywanie danych.
Po aktywowaniu usługi na swoim koncie w Fakturowni, automatycznie tworzone jest dla Ciebie konto w naszym HUBie paragony.pl. Moduł wykrywa, czy Twoja drukarka podpięta do konta w Fakturowni obsługuje e-paragony. Jeśli tak, automatycznie ustawi serwer e-paragonów na drukarce fiskalnej, aby paragony trafiały na Twoje konto.
Nie musisz więc dokonywać żadnej skomplikowanej konfiguracji, by zacząć wystawiać e-paragony w naszej aplikacji.
Na początku aktywuj moduł Paragony.pl, by móc korzystać z usługi. W tym celu przejdź do zakładki Ustawienia > Ustawienia konta > Inne i zaznacz checkbox Druk na drukarce fiskalnej oraz e-Paragony. Następnie pobierz i skonfiguruj moduł na swoim komputerze zgodnie z instrukcją w naszej Bazie Wiedzy.
Po zakończonej konfiguracji możesz od razu wystawić swój pierwszy e-paragon:
Na koniec pamiętaj o wysłaniu e-paragonu do klienta mailem. Zrobisz to, klikając opcję Wyślij w lewym górnym rogu aplikacji. Wysyłkę e-paragonu mailem możesz też zautomatyzować, aby nie czekać na wystawienie dokumentu przez drukarkę.
Po wystawieniu e-paragonu w Fakturowni pojawi się link do jego podglądu przy dokumencie, na podstawie którego został wystawiony. Znajdziesz w nim dane JSON e-paragonu przekazane przez drukarkę fiskalną po fiskalizacji paragonu. Zarówno Ty, jak i Twój Klient macie zawsze do niego dostęp w sieci.
Jest kilka powodów, dla których warto wystawiać e-paragony właśnie w Fakturowni. Oto lista tych najważniejszych
W Fakturowni do wystawiania e-paragonów są Ci potrzebne tylko 3 rzeczy. Ale może w Twoim przypadku 2, albo 1? Sprawdź!
Gotowe!
Moduł Paragony.pl to od początku do końca produkt Fakturowni. Jesteśmy autorami i właścicielami zarówno modułu, jak i HUBu paragonowego. Nie trzeba żadnych dodatkowych aplikacji ani integracji z zewnętrznymi systemami. Wszystko, czego potrzebujesz do wystawiania e-paragonów, masz w Fakturowni.
Paragony elektroniczne powstały między innymi po to, by ograniczyć zużycie papieru do drukowania dokumentów fiskalnych.
Dlatego w Fakturowni e-paragon wyślesz do swoich klientów mailem, bezpośrednio z aplikacji, załączając w treści wiadomości unikalny link. To wygodne, gdy wszystko możesz zrobić z poziomu jednego systemu.
W Fakturowni, w zależności od swoich potrzeb, możesz zarówno wystawiać paragony papierowe, jak i elektroniczne. Nawet jeśli aktywujesz opcję e-paragonu na koncie, nadal możesz wystawiać paragony w wersji tradycyjnej. Możesz też e-paragon pobrać w formacie PDF i w dowolnym momencie go wydrukować.
Jeśli wystawiasz w Fakturowni paragony przez API za pomocą integracji ze sklepami internetowymi, możesz zautomatyzować ich fiskalizację w postaci e-paragonów. W tym celu w edycji drukarki w Fakturowni ustaw domyślny sposób wydruku jako e–Paragon. Dzięki temu niezależnie, czy zlecenie fiskalizacji przesyła Twoja integracja przez API, czy korzystasz z automatycznej fiskalizacji paragonów wystawianych przez API w Fakturowni, dla każdego paragonu automatycznie wystawiany będzie e-paragon.
Statystyki pokazują, że coraz więcej Polaków słyszało o e-paragonach i coraz więcej z nas jest otwartych na transakcje z ich użyciem. Dzięki wykorzystaniu internetu, firmy mogą efektywnie zarządzać dokumentacją sprzedażową, eliminując potrzebę drukowania i przechowywania papierowych paragonów. Wprowadzając e-paragony w swojej firmie, zyskujesz i Ty (niższe koszty fiskalizacji, oszczędność czasu oraz papieru) i Twoi klienci (łatwy dostęp do e-paragonu z dowolnego miejsca, bez obaw, że się zgubi). Dodatkowo, cyfrowe paragony umożliwiają lepsze śledzenie zakupionych produktów, co może przyczynić się do poprawy obsługi klienta i optymalizacji procesów biznesowych.
Zdecydowanie polecamy! Już dziś wejdź na stronę paragony.pl/e-paragony i zacznij wystawiać paragony elektroniczne w Fakturowni!