Nowy system e-Doręczeń dla firm wpisanych do KRS – co to jest i jak działa?

E-Doręczenia – co to jest i dlaczego zostały wprowadzone?

E-Doręczenia to usługa rejestrowanego doręczenia elektronicznego, która pozwala firmom na odbieranie i wysyłanie oficjalnej korespondencji w formie cyfrowej. Ten rodzaj korespondencji posiada taką samą moc prawną jak tradycyjny list polecony wysyłany za potwierdzeniem odbioru. E-Doręczenia zostały wprowadzone z myślą o usprawnieniu komunikacji pomiędzy podmiotami gospodarczymi a administracją publiczną oraz zapewnieniu większej pewności i przejrzystości procesu doręczeń dokumentów urzędowych.

Usługa e-Doręczeń gwarantuje:

1. jednoznaczną identyfikację zarówno nadawcy, jak i odbiorcy dokumentu,
2. zachowanie pełnej tajemnicy i bezpieczeństwa przesyłanej korespondencji,
3. integralność danych, co oznacza, że przesyłane dokumenty nie mogą zostać zmienione bez wiedzy nadawcy,
4. dostarczenie prawnie wiarygodnych dowodów wysyłki i odbioru,
5. dokładne dane o terminie i godzinie przesłania oraz odbioru dokumentów.

E-doręczenia – ustawa o doręczeniach elektronicznych i eIDAS

Funkcjonowanie systemu e-Doręczeń opiera się na dwóch filarach prawnych:

1. Rozporządzeniu Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 910/2014 – tzw. eIDAS
2. Ustawie z dnia 18 listopada 2020 r. o doręczeniach elektronicznych

Zgodnie z przepisami, korespondencja doręczona za pośrednictwem e-Doręczeń ma taką samą moc prawną, jak jej papierowy odpowiednik.

Kto musi korzystać z e-Doręczeń?

Z obowiązku korzystania z e-Doręczeń nie są wyłączone żadne firmy zarejestrowane w KRS. Oznacza to, że dotyczy on:

1. spółek kapitałowych i osobowych (np. spółki z o.o., spółki jawne),
2. fundacji, stowarzyszeń oraz spółdzielni zarejestrowanych w KRS,
3. przedstawicieli zawodów zaufania publicznego: adwokatów, notariuszy, radców prawnych, doradców podatkowych i restrukturyzacyjnych.

Ponadto, organy administracji publicznej oraz centralne instytucje państwowe, takie jak ZUS czy KRUS, już od 1 stycznia 2025 roku mają obowiązek przesyłania korespondencji wyłącznie za pośrednictwem systemu e-Doręczeń.

Adres e-Doręczenia – jak założyć?

Proces uruchomienia adresu do e-Doręczeń jest stosunkowo prosty i przebiega w następujących krokach:

1. Wypełnienie wniosku online – należy przygotować formularz zawierający dane firmy i – opcjonalnie – dane administratora skrzynki.
2. Podpisanie wniosku elektronicznie – akceptacja odbywa się za pomocą profilu zaufanego, e-dowodu lub podpisu kwalifikowanego.
3. Odbiór potwierdzenia rejestracji – po weryfikacji firma otrzymuje potwierdzenie uruchomienia skrzynki na wskazany adres e-mail.

Adres można założyć zarówno u publicznego dostawcy usług zaufania (np. Poczta Polska S.A.), jak i u komercyjnych, certyfikowanych dostawców. Skorzystanie z publicznej platformy (Biznes.gov.pl) umożliwia założenie bezpłatnej skrzynki e-Doręczeń.

Terminy wdrażania e-Doręczeń – harmonogram obowiązków

Wdrożenie systemu e-Doręczeń zostało rozłożone w czasie, w zależności od charakteru i daty rejestracji podmiotu:

1. Firmy wpisane do KRS przed 1 stycznia 2025 roku – muszą posiadać aktywny adres e-Doręczeń najpóźniej do 1 kwietnia 2025 roku.
2. Nowe podmioty rejestrowane po 1 stycznia 2025 roku – zakładają skrzynkę do e-Doręczeń już podczas procesu rejestracji w KRS.
3. Osoby prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą (CEIDG), zarejestrowane przed 2025 rokiem – mają czas na wdrożenie systemu do 1 października 2026 roku.

Choć terminy są precyzyjnie określone, zaleca się ich wcześniejsze dotrzymanie, aby uniknąć kolejek, problemów technicznych czy opóźnień administracyjnych.

Kluczowe zalety korzystania z e-Doręczeń

Wprowadzenie e-Doręczeń przynosi firmom szereg wymiernych korzyści, takich jak:

1. Błyskawiczna komunikacja z urzędami – dokumenty doręczane są w czasie rzeczywistym, bez potrzeby wizyt w placówkach pocztowych.
2. Stały, cyfrowy adres korespondencyjny – niezmienny mimo ewentualnej zmiany siedziby firmy.
3. Obniżenie kosztów operacyjnych – brak opłat za przesyłki papierowe i zmniejszenie nakładów na archiwizację.
4. Wysoki poziom bezpieczeństwa – każda wiadomość ma potwierdzenie nadania i odbioru, co eliminuje ryzyko zaginięcia korespondencji.
5. Pełna zgodność z przepisami prawa – korespondencja spełnia wszystkie wymogi formalne i może być dowodem w postępowaniu administracyjnym lub sądowym.

Czy e-Doręczenia zastępują tradycyjną korespondencję?

System e‑Doręczeń nie tylko uzupełnia, ale w coraz większej liczbie przypadków zastępuje papierową korespondencję między firmą a administracją publiczną. Po uzyskaniu adresu do e‑Doręczeń urząd z zasady kieruje pisma wyłącznie elektronicznie. W praktyce oznacza to konieczność stałego monitorowania skrzynki e‑Doręczeń i wdrożenia procedur wewnętrznych, aby żadna wiadomość nie została przeoczona. Należy pamiętać, że po 14 dniach od wpłynięcia nieodebrana wiadomość jest uznawana za doręczoną z mocy prawa, co może pociągać za sobą skutki prawne na równi jak w przypadku korespondencji papierowej.

Podsumowanie – przygotuj firmę na cyfrową komunikację

System e-Doręczeń to nie tylko ustawowy obowiązek – to przede wszystkim narzędzie zwiększające efektywność i bezpieczeństwo operacyjne firmy. Umożliwia sprawną, przejrzystą oraz zgodną z prawem komunikację z urzędami i instytucjami publicznymi.

Nie warto odkładać jego wdrożenia na ostatnią chwilę – wcześniejsze założenie skrzynki pozwala uniknąć problemów technicznych i daje czas na spokojne wdrożenie procedur wewnętrznych. Jeśli masz wątpliwości, skontaktuj się ze specjalistą lub odwiedź stronę rządową, gdzie znajdziesz szczegółowe instrukcje oraz pomoc techniczną.

Nie czekaj – przygotuj swoją firmę na cyfrową przyszłość już dziś. Skorzystaj z narzędzi takich jak Krajowy System e-Faktur (KSeF) oferowanych przez Fakturownia.pl by już teraz korzystać z nowoczesnych rozwiązań. Zarówno KSeF jak i E-Doręczenia to nowy standard w prowadzeniu działalności gospodarczej.