Kontrahenci w Unii Europejskiej – podstawy dokumentowania transakcji wewnątrzwspólnotowych

Współpraca z klientami prowadzącymi działalność w innych krajach Unii Europejskiej rodzi konieczność wystawiania zagranicznych faktur. Brak znajomości zasad towarzyszących dokumentacji transakcji wewnątrzwspólnotowych budzi ogromne obawy przedsiębiorców.

Jak wystawiać faktury, jeśli sprzedajesz towary lub świadczysz usługi klientom z UE? W artykule wyjaśnimy tę kwestię w przystępny i zrozumiały sposób.

Coraz więcej firm rozszerza swoją działalność o inne kraje Unii Europejskiej. Nawiązywanie transakcji handlowych z zagranicznymi kontrahentami to nie tylko zapowiedź wyższych zysków, ale również dynamicznego rozwoju oraz… prestiżu. Niestety, wielu przedsiębiorców obawia się „wyjść do świata”. Również z powodu braku znajomości zasad określających dokumentowanie transakcji wewnątrzwspólnotowych.

Czym są transakcje wewnątrzwspólnotowe?

Transakcje wewnątrzwspólnotowe to transakcje kupna - sprzedaży pomiędzy podmiotami zarejestrowanymi w państwach członkowskich Unii Europejskiej.

Planujesz transakcje wewnątrzwspólnotowe? Zarejestruj się do VAT-UE

Pierwszym krokiem, jaki powinien postawić przedsiębiorca rozważający podjęcie współpracy z zagranicznym kontrahentem, powinna być rejestracji do podatku VAT-UE. Jak jej dokonać? Wystarczy jedynie wypełnić część C.3. formularza VAT-R. Jeśli nie dopełnisz tego obowiązku, przy dokonywaniu transakcji wewnątrzwspólnotowych, kontrahent zastosuje stawkę krajową.

Ważne: obowiązek rejestracji do VAT-UE spoczywa zarówno na czynnych podatnikach VAT, jak i na podmiotach korzystających ze zwolnienia z VAT.

Miejsce świadczenia usługi w transakcjach wewnątrzwspólnotowych

Kluczową kwestią, która wpływa na sposób opodatkowania transakcji wewnątrzwspólnotowych, jest miejsce świadczenia usług. Zgodnie z zapisami Ustawy o VAT, miejscem świadczenia usług na rzecz innych firm jest siedziba działalności gospodarczej nabywcy. Nie ma więc znaczenia, w którym kraju znajduje się sprzedawca w momencie świadczenia usługi. Ustawa przewiduje jednak kilka wyjątków. Należą do nich:

• usługi związane z nieruchomościami, w tym np. usługi świadczone przez rzeczoznawców, pośredników w obrocie nieruchomościami;
• usługi transportu pasażerów;
• usługi wstępu na imprezy kulturalne, artystyczne, sportowe, naukowe, edukacyjne, rozrywkowe lub podobne, takie jak targi i wystawy, oraz usługi pomocnicze związane z usługami wstępu na te imprezy;
• usługi restauracyjne i cateringowe;
• usługi krótkoterminowego wynajmu środków transportu;
• usługi turystyki.

W przypadku usług, świadczonych na rzecz osób prywatnych, miejscem opodatkowania jest siedziba usługodawcy. Odwrotnie więc niż przy usługach na rzecz firm. W tym przypadku również mamy do czynienia z wyjątkami. Są to:

• usługi pośrednictwa;
• usługi związane z nieruchomościami;
• usługi transportu towarów i pasażerów;
• usługi wstępu na imprezy kulturalne, artystyczne, sportowe, naukowe, edukacyjne, rozrywkowe lub podobne, takie jak targi i wystawy, oraz usługi pomocnicze związane z usługami wstępu na te imprezy;
• usługi elektroniczne;
• usług telekomunikacyjne i nadawcze;
• usługi turystyki.

Wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów (WNT)

Pojęcie wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów zostało zdefiniowane przez Ustawę o podatku od towarów i usług.  Oznacza ono nabycie prawa do rozporządzania jak właściciel towarami, które w wyniku dokonanej dostawy są wysyłane lub transportowane na terytorium Polski przez dokonującego dostawy, nabywcę towarów lub na ich rzecz. Przez wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów, rozumie się również przemieszczenie towarów należących do  przedsiębiorcy zagranicznego z terytorium innego państwa członkowskiego na terytorium kraju, jeżeli towary te zostały przez niego uprzednio wytworzone, wydobyte, nabyte albo zaimportowane, i towary te mają służyć jego działalności gospodarczej w Polsce.

Jeśli jesteś czynnym podatnikiem VAT-UE i kupujesz towar od podmiotu zarejestrowanego w swoim kraju jako podatnik VAT-UE, obowiązkiem sprzedawcy jest zastosowanie stawki VAT 0%. Towar kupisz więc w cenie netto. Pamiętaj jednak, że będziesz zobowiązany do naliczenia podatku VAT w Polsce i odprowadzenia go do polskiego urzędu skarbowego. Zachowasz także prawo do odliczenia podatku naliczonego –  podobnie jak w transakcjach, w których jesteś nabywcą w transakcji krajowej. Obowiązek podatkowy powstaje z chwilą wystawienia faktury przez kontrahenta z UE, jednak nie później 15 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano dostawy towaru.

Transakcję rozliczysz na deklaracji VAT-7 (lub VAT-7K).

Wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów (WDT)

Wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów (WDT) to sprzedaż towarów lub usług na rzecz podatnika prowadzącego działalność gospodarczą na terenie Unii Europejskiej, w wyniku której następuje przeniesienie prawa do rozporządzania towarami jak właściciel.

WDT podlega opodatkowaniu według stawki podatku 0%, pod warunkiem, że:

• podatnik dokonał dostawy na rzecz nabywcy posiadającego właściwy i ważny numer identyfikacyjny dla transakcji wewnątrzwspólnotowych, nadany przez państwo członkowskie właściwe dla nabywcy, zawierający dwuliterowy kod stosowany dla podatku od wartości dodanej i podał ten numer oraz swój numer VAT UE na fakturze stwierdzającej dostawę towarów;
• podatnik przed upływem terminu do złożenia deklaracji podatkowej za dany okres rozliczeniowy, posiada w swojej dokumentacji dowody potwierdzające, że towary będące przedmiotem wewnątrzwspólnotowej dostawy zostały wywiezione z terytorium kraju i dostarczone do nabywcy na terytorium państwa członkowskiego inne niż terytorium kraju.

Dowodami potwierdzającymi WDT mogą być:

• dokumenty przewozowe otrzymane od przewoźnika (spedytora) odpowiedzialnego za wywóz towarów z terytorium kraju,

• kopie faktur,

• specyfikacja poszczególnych sztuk ładunku,

• korespondencja handlowa z nabywcą, w tym jego zamówienie,

• dokumenty dotyczące ubezpieczenia lub kosztów frachtu,

• dokument potwierdzający zapłatę za towar, z wyjątkiem przypadków, gdy dostawa ma charakter nieodpłatny lub zobowiązanie jest realizowane w innej formie, w takim przypadku inny - dokument stwierdzający wygaśnięcie zobowiązania,

• dowód potwierdzający przyjęcie przez nabywcę towaru na terytorium państwa członkowskiego innym niż terytorium kraju.

Jeżeli podatnik nie zdoła skompletować odpowiedniej dokumentacji, będzie zobowiązany opodatkować sprzedaż wg krajowej stawki VAT, stosowanej dla tego typu towarów. Obowiązek podatkowy z tytułu WDT powstaje z chwilą wystawienia faktury nie później niż 15-go dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano dostawy towarów.

Faktura dla zagranicznego kontrahenta

Wystawienie faktury dla zagranicznego kontrahenta wbrew pozorom nie jest skomplikowane. O czym warto pamiętać?

• Jeśli Twoim klientem jest firma, w polu danych sprzedawcy i nabywcy powinna znaleźć się numery VAT-UE.
• Jeśli Twoim klientem jest osoba prywatna, umieść na fakturze standardową 23-procentową stawkę podatku. Wyjątkiem są tu np. usługi elektroniczne, dla których miejscem opodatkowania nie będzie kraj sprzedawcy, lecz nabywcy.
• Jeśli świadczysz usługi na rzecz podatnika z UE (który rozliczy tę transakcję jako import usług) nie musisz umieszczać na fakturze opustów i obniżek cen. Pamiętaj jednak, aby dodać do niej adnotację, że transakcja ta podlega opodatkowaniu w kraju nabywcy.
• Jeśli usługa podlega opodatkowaniu w kraju Twojego kontrahenta, nie musisz odprowadzać VAT-u w Polsce. Zamiast stawki podatku na fakturze, zamieść adnotację “odwrotne obciążenie”.

Jeśli zależy Ci na tym, aby poprawnie wystawić zagraniczną fakturę, dostosować jej formę do wymagań danego kraju, skorzystaj z usług Fakturowni.

Dzięki Fakturowni:

• będziesz miał pewność, że zagraniczna faktura w pełni odwzorowuje standardy kraju Twojego kontrahenta,
• wystawisz nie tylko klasyczną fakturę VAT, ale również dokument proforma, fakturę korygująca, fakturę odwrotne obciążenie, WNT i WDT,
• wystawisz fakturę dwujęzyczną,
• zweryfikujesz rejestrację numeru VAT UE kontrahenta w bazie VIES.
• uzyskasz wymagane przez prawo przeliczenie wartości VAT na PLN (jeżeli wystawiasz dokument w obcej walucie).

Niniejszy artykuł nie stanowi porady prawnej ani podatkowej i jako taka nie powinien być traktowany, a przedstawione treści mogą ulec przedawnieniu. Czytelnik wykorzystuje poglądy przedstawione przez Autora dla własnych potrzeb jedynie na własną odpowiedzialność.