Koszt zatrudnienia pracownika w 2026 roku

Co wchodzi w koszt pracownika dla pracodawcy?

Na całkowity koszt zatrudnienia pracownika składają się przede wszystkim trzy podstawowe elementy:

• wynagrodzenie brutto pracownika,
• składki na ZUS finansowane przez pracodawcę,
• wpłaty do Pracowniczych Planów Kapitałowych (PPK) – o ile pracownik uczestniczy w programie.

To właśnie suma tych składników tworzy tzw. koszt całkowity zatrudnienia, który w praktyce może być nawet o kilkadziesiąt procent wyższy niż sama kwota brutto widniejąca w umowie.

Wynagrodzenie brutto – co faktycznie oznacza?

Wynagrodzenie brutto to kwota wyjściowa, od której naliczane są zarówno składki na ubezpieczenia społeczne, jak i zaliczka na podatek dochodowy. Choć formalnie stanowi ono „zarobek” pracownika, w rzeczywistości tylko część tej kwoty trafia na jego konto.

Pozostała część wynagrodzenia brutto jest automatycznie przekazywana do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych oraz urzędu skarbowego. To istotne rozróżnienie, ponieważ wynagrodzenie netto, które otrzymuje pracownik, nie odzwierciedla pełnych kosztów, jakie ponosi pracodawca.

Składki ZUS finansowane przez pracownika

Każda osoba zatrudniona na podstawie umowy o pracę podlega obowiązkowym ubezpieczeniom społecznym oraz zdrowotnemu. Składki te są potrącane bezpośrednio z wynagrodzenia brutto pracownika i obejmują:

• ubezpieczenie emerytalne – 9,76%,
• ubezpieczenie rentowe – 1,50%,
• ubezpieczenie chorobowe – 2,45%,
• ubezpieczenie zdrowotne – 9,00%.

Zaliczka na podatek dochodowy

Kolejnym obciążeniem wynagrodzenia brutto jest zaliczka na podatek dochodowy od osób fizycznych, obliczana zgodnie z obowiązującą skalą podatkową. W 2026 roku nadal obowiązują dwie stawki podatku:

• 12% – dla dochodów mieszczących się w pierwszym progu podatkowym,
• 32% – dla nadwyżki ponad pierwszy próg.

Warto jednak pamiętać, że część pracowników może korzystać z ulg i zwolnień podatkowych, takich jak ulga dla młodych, ulga na powrót czy ulga dla rodzin 4+. W takich przypadkach pracodawca nie odprowadza zaliczki na PIT, co zwiększa wynagrodzenie netto pracownika.

PPK – wpłaty finansowane przez pracownika

Jeżeli pracownik przystąpi do Pracowniczych Planów Kapitałowych, z jego wynagrodzenia brutto potrącane są dodatkowe wpłaty:

• wpłata podstawowa – 2%,
• wpłata dodatkowa – do 2%.

Osoby, których wynagrodzenie nie przekracza 1,2-krotności minimalnego wynagrodzenia, mogą obniżyć wpłatę podstawową nawet do 0,5%, co ma bezpośredni wpływ na wysokość pensji netto.

Wynagrodzenie netto – czyli ile pracownik dostaje „na rękę”

Wynagrodzenie netto to kwota, którą pracownik faktycznie otrzymuje po odliczeniu składek ZUS, zaliczki na podatek oraz ewentualnych wpłat do PPK. Z punktu widzenia przedsiębiorcy jest to jednak jedynie fragment całkowitego kosztu pracownika 2026 – ponieważ po jego stronie pozostają jeszcze dodatkowe, obowiązkowe składki finansowane ze środków firmy.

Minimalne wynagrodzenie a obowiązki pracodawcy

Pracodawca nie ma pełnej dowolności w ustalaniu wysokości pensji. Przepisy prawa pracy określają minimalne wynagrodzenie, które musi być zapewnione każdej osobie zatrudnionej na umowę o pracę.

W 2026 roku minimalne wynagrodzenie wynosi 4 806 zł brutto. W przypadku pracy w niepełnym wymiarze czasu pracy kwota ta ustalana jest proporcjonalnie do wysokości etatu.

Składki ZUS finansowane przez pracodawcę

Poza składkami potrącanymi z wynagrodzenia pracownika, przedsiębiorca ma obowiązek opłacania składek finansowanych bezpośrednio z budżetu firmy. Do składek ZUS po stronie pracodawcy należą:

• składka emerytalna – 9,76%,
• składka rentowa – 6,50%,
• składka wypadkowa – średnio 1,67% (stawka zależna od ryzyka),
• Fundusz Pracy – 2,45%,
• Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych – 0,10%.

Całkowity koszt pracownika 2026 przy minimalnym wynagrodzeniu

Przyjmując minimalne wynagrodzenie brutto w wysokości 4 806,00 zł, miesięczny koszt po stronie pracodawcy kształtuje się następująco:

• składka emerytalna (9,76%) – 469,07 zł,
• składka rentowa (6,50%) – 312,39 zł,
• składka wypadkowa (1,67%) – 80,26 zł,
• Fundusz Pracy (2,45%) – 117,75 zł,
• FGŚP (0,1%) – 4,81 zł,
• wpłata do PPK (1,5%) – 72,09 zł.

Łączny koszt zatrudnienia wynosi 5 862,37 zł miesięcznie, co oznacza, że realny wydatek pracodawcy jest o około 1 000 zł wyższy niż samo wynagrodzenie brutto.

Dodatkowe koszty, o których przedsiębiorcy często zapominają

Wynagrodzenie i składki to nie jedyne wydatki związane z zatrudnieniem pracownika. W praktyce koszt pracownika obejmuje również szereg innych elementów, takich jak:

• obowiązkowe badania lekarskie i szkolenia BHP,
• czas i koszty wdrożenia pracownika oraz jego szkolenia stanowiskowego,
• inwestycje w podnoszenie kwalifikacji zawodowych,
• przygotowanie stanowiska pracy, sprzętu i narzędzi,
• zapewnienie bezpiecznych i higienicznych warunków pracy,
• koszty urlopów i zwolnień chorobowych, a także zastępstw,
• w przypadku cudzoziemców – pozwolenia na pracę i legalizację pobytu.

W wielu firmach dochodzą także wydatki na odzież roboczą, posiłki profilaktyczne, benefity pozapłacowe czy systemy motywacyjne, które – choć nieobowiązkowe – znacząco wpływają na całkowity koszt zatrudnienia.

Podsumowanie – czy umowa o pracę się opłaca?

Zatrudnienie pracownika na podstawie umowy o pracę zapewnia stabilność, bezpieczeństwo prawne i przewidywalność współpracy, jednak z perspektywy przedsiębiorcy jest to również najdroższa forma zatrudnienia. Rzeczywisty koszt pracownika znacząco przewyższa wynagrodzenie brutto i powinien być zawsze szczegółowo przeanalizowany przed podjęciem decyzji kadrowej.

Świadomość pełnych kosztów zatrudnienia pozwala lepiej planować budżet, unikać nieprzewidzianych wydatków i dobrać formę współpracy adekwatną do możliwości finansowych firmy. W praktyce rzetelna kalkulacja kosztów pracy stanowi jeden z fundamentów stabilnego i odpowiedzialnego prowadzenia działalności gospodarczej.

 

Zobacz więcej wpisów