Magda, 2020-03-24
Z powodu pandemii koronawirusa wielu przedsiębiorców oddelegowało pracowników do wykonywania pracy w systemie home office. Niestety, nie wszyscy poinstruowali podwładnych, jak ją zorganizować.
Aby ograniczyć rozprzestrzenianie się koronowirusa, rząd zaapelował do pracodawców o stworzenie pracownikom możliwości pracy zdalnej. W ten sposób wiele osób przeniosło służbowe obowiązki do domów. Dla tych, które nigdy wcześniej nie pracowały w formule home office, taka zmiana może być jednak źródłem dużego stresu. Zwłaszcza jeśli pracodawca nie pozostawił żadnych wytycznych, wskazówek i materiałów, jak zorganizować obowiązki w domu.
Choć wymuszone przejście na home office zdaje się trudne, może być też szansą na rozwój. Nowy system pracy, wprowadzenie optymalizacji i korzystnych zmian mają szansę zaprocentować. Zwłaszcza w długofalowej perspektywie. Jak wynika z badania przeprowadzonego przez firmę Owl Labs, osoby pracujące zdalnie są aż o 22 proc. szczęśliwsze niż inni pracownicy. Odczuwają także mniejszy stres związany z pracą oraz… pracują więcej niż osoby chodzące do biura.
Profity z pracy zdalnej odczuwają więc zarówno pracodawcy, jak i sami pracownicy.
Aby wykonywanie obowiązków w domu rzeczywiście przyniosło korzyści, kluczowa jest dobra organizacja pracy oraz szyte na miarę wsparcie technologiczne. W kolejnych akapitach opowiemy o tym, jak organizujemy pracę zdalną w Fakturowni. Podpowiemy, jakich narzędzi używamy i jakie mamy sposoby na zachowanie efektywności i… wygraną walkę z rozpraszaczami.
Fakturownia od ponad 10 lat dostarcza nowoczesne i ekologiczne rozwiązania e-fakturowe ponad 500 tysiącom klientów. Jesteśmy jednym z liderów rynku, a nasze produkty są doceniane i nagradzane przez ekspertów branży. Nasi pracownicy regularnie wykonują obowiązki w systemie home office. Obecnie całkowicie wyeliminowaliśmy pracę w biurze, przechodząc w 100% na pracę zdalną. Jesteśmy więc świetnym przykładem na to, że praca z domu nie musi wcale oznaczać mniejszej efektywności. Wręcz odwrotnie! Zwłaszcza dziś, w tych trudnych dla wielu przedsiębiorstw czasach, nasze doświadczenie może być źródłem inspiracji i… nadziei. Nadziei, że taki system ma realne szanse, aby zadziałać.
Jednym z najważniejszych warunków powodzenia pracy zdalnej są dobre narzędzia. Naszą pracę opieramy na trzech dużych narzędziach: Fakturowni, Sugesterze i Google Hangouts.
Narzędzia wykorzystywane w pracy powinny umożliwiać przede wszystkim:
Wychodząc naprzeciw potrzebom przedsiębiorstw, a także zespołów rozproszonych, wyodrębniliśmy osobny zespół, rozwijający platformę Sugester. Sugester łączy wszystkie niezbędne funkcje, dostępne w różnych aplikacjach ułatwiających pracę zdalną. To mail, live chat i CRM w jednym. Sugester umożliwia kontakt z klientem, pozwala na przydzielanie zadań, monitorowanie i zmianę statusu ich wykonania oraz mierzenie czasu pracy. Zawiera także wewnętrzną baza wiedzy i wewnętrzny dysk do przechowywania plików. Jak nietrudno zgadnąć, nasi pracownicy korzystają na co dzień właśnie z niego.
Efektywność pracy zdalnej zapewniają jednak nie tylko sprawdzone narzędzia, ale również dobre nawyki. Jak pracować zdalnie, żeby nie zwariować?
Taki system pozwala zachować codzienną rutynę, pomimo zmiany trybu pracy. Wzmacnia także poczucie bezpieczeństwa, tak mocno zachwiane bieżącymi wydarzeniami.
Dla wielu osób to właśnie rozpraszacze są największym wyzwaniem podczas pracy w trybie home office. Skutecznym sposobem, aby je wyeliminować, są darmowe aplikacje, np. Cold Turkey. Wystarczy tylko wpisać adres www strony, którą chcesz zablokować oraz godzinę, o której aplikacja ją odblokuje. Proste? Zdecydowanie tak. A do tego sprawdzone — działa świetnie.
Jeśli pracujesz samodzielnie, nie musisz korzystać z żadnej platformy internetowej, aby stworzyć listę obowiązków,. Z powodzeniem wystarczy tu kartka i długopis lub kalendarz, którego używasz na codzień. My przyzwyczailiśmy się do modułu zadań w Sugesterze, gdyż usprawnia od pracę dużego zespołu. Oznaczone statusy i planowany czas wykonania zadań dają aktualny obraz realizacji zgłoszeń bez kilkukrotnego dopytywania i mnożenia wątków komunikacji.
Jeśli nie masz w domu osobnego gabinetu, wykorzystaj kuchenny stół. Świetnie sprawdzi się w roli biurka.
Choć wiele biur księgowych zachęca klientów do wrzucania dokumentów do skrzynek pocztowych lub pozostawiania ich pod drzwiami, takie działanie nie eliminuje ryzyka zarażenia wirusem. W tym niełatwym dla wszystkich czasie zachęcamy przedsiębiorców do rezygnacji z osobistych wizyt w biurach księgowych i przesyłania faktur drogą elektroniczną.
Skutecznym rozwiązaniem, które wesprze przedsiębiorców na tej płaszczyźnie, jest Fakturownia. Fakturownia daje możliwość wystawiania proform, faktur i innych dokumentów przez wielu użytkowników online. Księgowym zapewnia dostęp do dokumentów, dzięki czemu klienci nie muszą dostarczać ich osobiście. System umożliwia także przyjmowanie płatności online i tworzenie zestawień wszystkich dokumentów wystawionych dla danego kontrahenta. Zapewnia więc szerokie spektrum usług w formule online.
Jak wiedzą eksperci, praca zdalna to przyszłość. Rzeczywiście. Obecne wydarzenia, choć wyjątkowo dramatyczne, z pewnością udowodnią wielu przedsiębiorcom, że praca zdalna jest nie tylko możliwa, ale również efektywna i satysfakcjonująca. Kluczem do sukcesu jest wsparcia nowoczesnej technologii oraz wypracowanie zdrowych codziennych nawyków.