Webinar Fakturowni - Przygotuj się na przyszłość z e-fakturami - ciąg dalszy

Chcieliśmy serdecznie podziękować wszystkim uczestnikom za udział w naszym ostatnim webinarze poświęconym KSeF. Wydarzenie to odbyło się 30 października 2023 roku o godzinie 10:00. Jeśli z jakiegoś powodu nie było Cię na nim live - to bez obaw! 

Podczas tego spotkania eksperci podzielili się swoją wiedzą na temat KSeF i odpowiedzieli na wiele istotnych pytań, które zgłosiliście wcześniej, ale także wiele działo się na webinarowym czacie! Dzięki Waszym aktywnym udziałom mieliśmy okazję zgłębić tematykę KSeF i zrozumieć zmiany, jakie niesie ze sobą ten system.

Jeżeli z jakiegoś powodu przegapiłeś to wydarzenie, nie przejmuj się! Zachęcamy do odwiedzenia naszego kanału na YouTube, gdzie dostępne jest nagranie webinaru. Jeśli potrzebujesz prezentacji z wydarzenia, możesz ją pobrać tutaj. Jeśli interesuje Cię przewodnik po pierwszym etapie integracji Fakturowni z KSeF, serdecznie zapraszamy do obejrzenia naszego tutorialu. Jeśli chcesz wrócić do pierwszej części webinaru o KSeF, zajrzyj koniecznie do poprzedniego podsumowania.

Obejrzyj nagranie webinaru Fakturowni o KSeF

Chcemy również podziękować wszystkim za liczne pytania, które były kluczowym elementem tego webinaru, pozwoliły na jeszcze lepsze zrozumienie KSeF.

Wasze pytania i odpowiedzi z czatu

Ten system będzie w 2024 na 100% czy np… nowa władza może pożegnać jak nowy ład ?

Wdrożenie KSeF od 01.07.2024 wynika z tzw. kamieni milowych zawartych w Krajowym Planie Odbudowy, wdrożenie którego warunkowało uruchomienie Polsce środków unijnych. Na pewno trzeba śledzić przepisy. Dodatkowo proces wdrażania e-faktur dotyczy wszystkich krajów UE, więc Polski nie ominie.

Faktury na 1 NIP a kilku odbiorców ( np. faktury dla szkół wystawiana na NIP Urzędu Miasta ), czy będzie możliwość dodawania dodatkowego nr czy jakiegoś znaku, żeby trafiła do konkretnego odbiorcy?

Tak , będzie możliwość wskazania - oprócz głównej jednostki samorządu terytorialnego - konkretnego odbiorcy, np. szkoły. Będzie do tego dedykowane pole IDwew - gdzie wpisywany będzie numer wewnętrzny odbiorcy nadany przez jednostkę nadrzędną, który składał się będzie z NIP i numeru nadanego w KSeF.

IDwew czy Podmiot3? (kontynuacja poprzedniego pytania)

Dwew jest polem w węźle Podmiot3. Czyli wskazujemy taką szkołę jako Podmiot3 w roli odbiorca lub płatnik, wskazując dodatkowo jej numer wewnętrzny w polu IDwew

Otrzymuję od kontrahenta spoza Polski faktury mailem. Jak wprowadzam taką fakturę do systemu KSeF?

Nie będziemy wprowadzać do KSeF faktur zakupowych. Faktury zakupowe od dostawców zagranicznych będą obsługiwane tak, jak dotychczas (wpływać mogą mailem, księgowane będą w systemie księgowym).

Jak będzie wyglądała sprawa paragonów z NIPem, czy będą one musiały być ewidencjonowane w KSEF?

Paragony z NIPem nie będą musiały być ewidencjonowane w KSeF. Paragony te znikną końcem 2024 i nie będą już obowiązywać.

Czy jeśli jako firma będę kupować coś w retailu - będę pobierać fakturę za zakup w KSEF, od sprzedawcy otrzymam wizualizację?

Tak, będą mogli Państwo pobrać fakturę z KSeF - to będzie główne źródło danych. O wizualizację można poprosić sprzedawcę dodatkowo.

Jak zweryfikować nabywcę - konsument czy przedsiębiorca? Zapis w umowie: oświadczam, że działam jako konsument? Czy możliwa jest sytuacja gdy nabywcą będzie Jan Kowalski wynajmujący lokal użytkowy na potrzeby działalności, a nie jest zarejestrowany jako podatnik VAT i nie posługuje się NIP?

Osoby prowadzące działalność gospodarczą posługują się NIP. Mogą nie być czynnym podatnikiem VAT, wówczas do końca 2024r może być potrzeba wydania wizualizacji faktury (mali podatnicy będą korzystać z KSeF od 01.01.2025r). Natomiast od 01.01.2025r wszyscy przedsiębiorcy będą korzystać z KSeF.

Jeśli 2 firmy wystawiają faktury z tego samego programu to muszę mieć 2 licencje?

Jeśli korzystają Państwo z Fakturowni i posiadają Państwo więcej niż jedną firmę w ramach jednego konta, to będzie możliwe podpięcie kilku kont KSeFowych do jednego konta w Fakturowni i przypisać go do odpowiedniego działu/firmy.

W jaki sposób możemy skorygować w fakturowni fakturę wystawioną z błędnym adresem?

Taka funkcjonalność zostanie wdrożona.

Co w sytuacji, gdy faktura zostanie wystawiona, firma stwierdzi, że nie był to nasz koszt ( towar nie został zwrócony, tylko poszło to na prywatne sprawy). Jak będzie taka faktura widziana w KSeF?

Jeśli transakcja została zrealizowana, faktura jest zasadna, nie ma podstaw do jej korekty. Jeśli transakcja została zrealizowana na rzecz innego odbiorcy, taka faktura może być skorygowana do zera. Wówczas należy wystawić prawidłową fakturę na właściwego odbiorcę.

Osoba fizyczna wystawia faktury za najem lokalu dla firm. czy ta osoba musi to robić przez ksef?

Osoby fizyczne nie podlegają obowiązku KSeF, a więc taka faktura nie musi wystawiać tej faktury w KSeFie. Procedura wystawienia faktury zostanie taka jak jest do tej pory.

Witam nie zdążyłam wysłać pytania - reprezentuje firmę drogowa, jak wygląda sytuacja, gdy protokół odbioru robot dostane 14 dni pozniej to z jaka datą muszę wystawić fakturę?

Moment wystawienia faktury zapewne określa umowa, którą Państwo zawarli. Faktury w KSeF nie będą obsługiwać załączników. W tak szczególnych przypadkach, zachęcamy do konsultacji z doradcą podatkowym

Wysyłka do KSEF będzie działać jakoś automatycznie np. co 10 min czy trzeba będzie ręcznie wysyłać oraz odbierać upo?

Przewidujemy w naszej integracji dwie możliwości: Automatyczną wysyłkę (czyli faktura wysyła się od razu po jej zapisaniu/wystawieniu) oraz wysyłkę przy pomocy przycisku "Wyślij faktury do KSeF". Przycisk ten będzie znajdował się na liście faktur i będzie wysyłał do KSeF faktury zaznaczone checkboxem.

Jak będzie odbywał się proces wskazywanie faktury pierwotnej w stosunku do korekty? Będzie jakiś punkt do wyszukiwania tej faktury czy jak to będzie wyglądało?

Fakturę korygującą wystawiamy z pozycji faktury korygowanej. Wówczas system automatycznie nanosi referencje faktury pierwotnej na fakturze korygującej.

Jeśli przestają obowiązywać paragony z NIPem to np. z restauracji/stacji paliw/ sklepów spożywczych musimy otrzymać fakturę przez Ksef? Czy "wizualizację" faktury mailem np?

W momencie gdy przestaną obowiązywać paragony z NIPem, to faktura będzie musiała być przekazana przez KSeF. Natomiast proszę pamiętać, że paragony z NIPem będą istniały jeszcze do końca 2024 r.

Czy będzie możliwość weryfikowania w Fakturowni faktur, która jest niezgodna ze schemą?

W Fakturowni w dalszym ciągu będzie można wystawiać faktury w obecnej formie, a jedynie faktury wysyłane do KSeF będą podlegały weryfikacji, która już będzie się odbywać w trakcie wysyłki. Na ten moment taka weryfikacja działa już w aplikacji Eksport KSeF XML - dopiero w momencie eksportu sprawdzana jest zgodność ze schemą.

Ekspert sam mówił, że walidacja dopiero na etapie wysyłki to duży problem, gdy wysyła się wiele FV w paczce. Czy fakturownia zamierza wprowadzić walidację FV już na etapie ich zapisu, przed wysyłką paczki? To by był bardzo duży walor (kontynuacja poprzedniego pytania).

Tak, to jest problem, dlatego myślimy nad rozwiązaniem, które będzie walidować faktury przed ich wysyłką. Pracujemy nad wysyłką wsadową i będziemy informować na bieżąco nad wdrożeniem rozwiązania.

Jak wygląda uwiarygodnienie podczas logowania do KSeF w przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej ale osobie INNEJ niż właściciel, np. kierownik magazynu?

W ramach KSeF będzie możliwość nadawania uprawnień różnym podmiotom/osobom oraz określania ich uprawnień do działania w obszarze KSeF. Jednym ze sposobów autoryzacji będzie token, który będzie można wprowadzić w narzędziach obsługujących wysyłkę faktur do KSeF. Taki token będzie mógł być przypisany do konkretnej osoby (np. kierownik magazynu) lub grupy osób (wszyscy pracownicy magazynu). Będzie to zależało od wewnętrznej polityki przedsiębiorstwa i sposobu zarządzania uprawnieniami wewnątrz Państwa organizacji.

Czyli trzeba by dwie panele do faktur- jeden do wystawiania faktur dla firm z przyciskiem "wyślij do ksef" i drugi panel faktury dla osób fizycznych które nie idą do ksef. Osoby na recepcji i handlu inaczej tego nie ogarną.

Nawet jeśli faktury dla os. fizycznych znajdą się na liście faktur i "niechcący" zostaną zaznaczone, to system automatycznie pominie ich wysyłkę do KSeF. One będą blokowane odgórnie.

Czy na fakturze wystawianej w KSEF będzie miejsce aby dopisać kod referencyjny ,który jest kluczem do automatycznego przypisywania faktury w danej firmie?

Schema KSeF przewiduje pola, w których można podać na przykład: numer umowy czy numer zamówienia, jako referencyjne. Przewidziane są również pola dodatkowe, które można zastosować według własnych potrzeb biznesowych. Zapewne na początku korzystania z KSeF ważne będzie, aby ustalić z kontrahentami, które pole faktury będziemy wykorzystywać w celu identyfikacji transakcji.

Co w przypadku różnych załączników będzie można je podłączyć pod fakturę?

Nie, KSeF nie będzie obsługiwał załączników. Załączniki będą przesyłane dotychczasowym kanałem komunikacji. Warto rozważyć oznaczanie załączników numerem KSeF nadanym fakturze, dla ich łatwiejszej identyfikacji.

Co w przypadku, gdy np. ksef odrzuci nam paczkę faktur, bo jedna z nich ma błąd? Czy fakturownia będzie miała możliwość wskazania przez którą fakturę została odrzucona cala paczka?

Pracujemy nad wysyłką wsadową (również wcześniejszą walidacją) i będziemy informować na bieżąco nad wdrożeniem rozwiązania.

Czy będzie można wgrać kilka tokenów do jednego programu?

Na ten moment przewidziany jest jeden token (tj. główny token, na podstawie którego odbywa się autoryzacja z KSeF). Uprawnienia dla użytkowników w systemie Fakturownia będą działać jak do tej pory - czyli dostępu i ograniczenia będą nadal zarządzane z poziomu uprawnień użytkowników istniejących w Fakturowni.

Czy faktury z ksef będą automatycznie trafiać do JPK_FA?

Raport JPK_FA jest plikiem generowanym na żądanie US. Taki plik będzie obejmował zarówno faktury wystawione w KSeF, jak również faktury nie wystawione w KseF np. dla osób fizycznych. W Fakturownia.pl użytkownik ma możliwość wygenerowania raportu JPK_FA za wskazany okres. Mówi się, że powszechne wdrożenie KSeF spowoduje rezygnację z JPK_FA, na ten moment jednak nie ma takich przepisów.

W jaki sposób zostanie zaciągnięty numer ksef do fakturowni do danej faktury?

Gdy w Fakturowni zostanie wdrożona automatyczna integracja po API, to numer KSeF będzie zaciągał się automatycznie.

Czy do KSeF nie będzie potrzeby wysyłania informacji o dacie i formie zapłaty faktury terminowej?

Węzeł Płatność w schemie KSeF jest fakultatywny. Nie ma potrzeby jego wypełniania. Jeśli jednak zdecydujemy się na jego wypełnienie, wówczas konieczne będzie wskazanie terminu (daty) i formy płatności.

Co z PZ, WZ, RW?

KSeF dotyczy wyłącznie faktur. Dokumenty magazynowe nie podlegają KSeF.

Czyli PZ do faktur zakupowych trzeba robić w programie tak jak dotychczas? (kontynuacja pytania)

Tak.

Uprawnienia, o którym mowa dla biura rachunkowego dotyczy nadania tych uprawnień podmiotowi czy konkretnej osobie w biurze rachunkowym?

Wystarczy nadać uprawnienia biuru rachunkowemu jako podmiotowi. Wówczas w imieniu biura będą mogły fakturować osoby, którym uprawnienia nadało to biuro.

Jaki formularz służy do nadania takich uprawnień? Również ZAW-FA? (kontynuacja poprzedniego pytania)

ZAW-FA służy do nadania pierwotnych uprawnień. Następnie osoba zgłoszona w zawiadomieniu ZAW-FA może nadawać kolejne uprawnienia bezpośrednio w KSeF.

Co w przypadku, gdy wystawia fakturę osoba w firmie, a odbieranie faktur ma leżeć po stronie biura?

Wszystko zależy od roli, jaką nadamy biuru rachunkowemu. Jeśli nadamy dostęp zarówno do faktur sprzedaży, wystawionych przez osobę w firmie, oraz do odbierania faktur zakupu, wówczas wszystkie te dokumenty biuro pobierze bezpośrednio z KSeF. My będziemy musieli dostarczyć tylko faktury, wystawione/otrzymane poza KSeF.

Czy z KSeFu będzie można pobrać zestawienie faktur zakupowych/sprzedażowych? Np. w excelu?

API nie daje takich możliwości, ale bezpośrednio w KSeFie można pobrać formaty m.in. csv, xml, pdf faktur. Na ten moment KSeF nie daje możliwości pobierania paczek, ale proszę na bieżąco śledzić zmiany w aplikacji KSeF.

Otrzymując faktury od podmiotów zagranicznych w PDF, muszę wprowadzać je do KSeF?

KSeF co do zasady służy do wystawiania faktur sprzedażowych. Przez to automatycznie te faktury po stronie nabywcy pojawią się jako zakupowe. Do KSeF nie będziemy wprowadzać ręcznie faktur zakupowych, otrzymanych poza KSeF, zwłaszcza zagranicznych.

Jeśli decydujemy się wejść w KSeF od 1 stycznia co powinniśmy wykonać aby działać z Fakturowanią?

Pierwszym krokiem jest założenie konta w Fakturowni ;)  Automatyczna integracja będzie udostępniona w I kwartale 2024, więc w momencie gdy ją udostępnimy będzie trzeba połączyć konto. Na ten moment możliwy jest ręczny Eksport Faktur do KSeF. Zachęcam do przejrzenia naszej Bazy Wiedzy.

 

Dziękujemy raz jeszcze za Waszą aktywność i zaangażowanie w to wydarzenie. Wspólnie tworzymy cenne źródło informacji na temat KSeF.

Szczególne podziękowania ślemy przede wszystkim w stronę naszego partnera merytorycznego Chojnacka & Łagowski Doradcy Podatkowi.