Jeśli prowadzisz firmę i wystawiasz faktury, warto wiedzieć, na czym polega KSeF, jak przygotować się do zmian i jak wygląda integracja z programem do faktur, takim jak Fakturownia.
Krajowy System e-Faktur wprowadził do obiegu faktury ustrukturyzowane, które zastępują dotychczasowe metody fakturowania.
Jak działa Krajowy System e-Faktur?
System działa od początku 2022 roku, a od 2026 roku korzystanie z niego jest obowiązkowe. KSeF umożliwia wystawianie i odbieranie faktur ustrukturyzowanych w formie elektronicznej, zgodnej z określonym schematem XML. Obowiązek wchodzi w życie etapami:
| Od kiedy | Kogo dotyczy | Obowiązek |
|---|---|---|
| 1 lutego 2026 r. | Wszyscy podatnicy VAT i największe firmy (sprzedaż w 2024 r. powyżej 200 mln zł z VAT) | Odbieranie faktur – wszyscy, wystawianie faktur – największe firmy |
| 1 kwietnia 2026 r. | Pozostali podatnicy, w tym JDG i firmy zwolnione z VAT | Wystawianie faktur w KSeF |
| 1 stycznia 2027 r. | Podatnicy, których faktury nie przekraczały w 2026 r. 10 tys. zł brutto miesięcznie, oraz faktury wystawiane przy użyciu kas rejestrujących | Wystawianie faktur w KSeF |
Korzyści z KSeF dla przedsiębiorcy:
- brak obowiązku przekazywania JPK_FA na żądanie urzędu w zakresie faktur wystawionych w KSeF,
- dostęp do faktur w systemie przez 10 lat, bez samodzielnego archiwizowania,
- faktury trafiają do odbiorcy niemal w czasie rzeczywistym,
- mniej pomyłek dzięki jednolitej strukturze danych.
Zobacz też: Od kiedy KSeF dla małych firm?, Zmiany w KSeF 2027 – usprawnienia zapowiedziane przez MF
Co to jest faktura ustrukturyzowana?
Pojęcie e-faktury ustrukturyzowanej w odniesieniu do KSeF znacznie różni się od znanych dotąd typów dokumentów. Jest to zupełnie nowy, zdefiniowany przez Ministerstwo Finansów schemat faktury elektronicznej, opracowany specjalnie na potrzeby działania systemu KSeF.
Od 2022 roku faktura ustrukturyzowana stała się trzecim dopuszczalnym formatem dokumentu sprzedaży – obok faktur papierowych i tradycyjnych faktur elektronicznych (np. PDF przesyłany e-mailem).
Cechą charakterystyczną faktury ustrukturyzowanej jest to, że ma jeden, narzucony format i jest przesyłana przez KSeF. W praktyce oznacza to, że:
- jest zapisana w pliku XML zgodnym z wzorem FA(3) Ministerstwa Finansów,
- po przesłaniu do KSeF otrzymuje unikalny numer KSeF,
- jest przechowywana w KSeF przez 10 lat, bez konieczności samodzielnego archiwizowania,
- uznaje się ją za doręczoną kontrahentowi w momencie nadania numeru KSeF.
Zobacz też: Numer KSeF – co to jest, z czego się składa i gdzie go znaleźć
Integracja Fakturowni z Krajowym Systemem e-Faktur
Integracja z KSeF to połączenie Twojego programu do faktur z Krajowym Systemem e-Faktur, dzięki któremu wysyłasz i pobierasz faktury automatycznie, bez ręcznego logowania do rządowego systemu.
Integracja Fakturowni z KSeF 2.0 jest dostępna i działa zgodnie z aktualnymi wytycznymi Ministerstwa Finansów (struktura FA(3)). Jest bezpłatna w każdym abonamencie, a jej uruchomienie zajmuje kilka minut.
Dzięki integracji Fakturowni z KSeF możesz bezpośrednio z konta w Fakturowni:
- wysyłać faktury sprzedażowe do KSeF (automatycznie lub ręcznie),
- pobierać faktury zakupowe (kosztowe) z KSeF,
- sprawdzać status wysyłki dokumentów i ewentualne błędy.
Zobacz też: Jak połączyć Fakturownię z KSeF 2.0 – uwierzytelnienie automatyczne, Jak połączyć Fakturownię z KSeF 2.0 – uwierzytelnienie manualne
Integrację cały czas rozwijamy – nowe funkcje opisujemy w aktualizacjach systemu, a odpowiedzi na najczęstsze pytania zebraliśmy w FAQ o KSeF.
Zobacz też: Jak Fakturownia obsługuje KSeF – integracja i funkcje
Najczęściej zadawane pytania o KSeF
Od kiedy KSeF jest obowiązkowy?
Obowiązek wystawiania faktur w KSeF wchodzi etapami: od 1 lutego 2026 r. dla firm ze sprzedażą powyżej 200 mln zł w 2024 r., od 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych podatników i od 1 stycznia 2027 r. dla najmniejszych firm. Odbieranie faktur przez KSeF jest obowiązkowe dla wszystkich od 1 lutego 2026 r.
Dla kogo KSeF jest obowiązkowy?
KSeF obejmuje docelowo wszystkich podatników VAT prowadzących działalność w Polsce – zarówno czynnych, jak i zwolnionych. Termin wejścia obowiązku zależy od wielkości firmy (zobacz tabelę wyżej).
Czy KSeF jest obowiązkowy dla małych firm i jednoosobowych działalności?
Małe firmy i jednoosobowe działalności muszą korzystać z KSeF – najmniejsze firmy, w tym jednoosobowe działalności, zostaną objęte obowiązkiem wystawiania faktur w KSeF od 1 stycznia 2027 r. Do 31 grudnia 2026 r. obowiązuje okres przejściowy – faktury o łącznej wartości do 10 000 zł miesięcznie można jeszcze wystawiać poza KSeF.
Czy Fakturownia jest zintegrowana z KSeF?
Fakturownia jest zintegrowana z KSeF – integracja z KSeF 2.0 jest dostępna i bezpłatna w każdym abonamencie. Pozwala automatycznie wysyłać faktury sprzedażowe i pobierać faktury kosztowe bezpośrednio z konta w Fakturowni.
Jak połączyć Fakturownię z KSeF?
Integrację uruchomisz w koncie Fakturowni w zakładce Ustawienia > Integracje i dodatki > KSeF, klikając „Aktywuj” i przechodząc autoryzację krok po kroku.
Czym różni się numer KSeF od tokenu?
Numer KSeF to unikalny identyfikator nadawany każdej fakturze przez system. Token to osobny klucz przypisany do firmy, służący do uwierzytelnienia w KSeF – nie jest tym samym co numer faktury.
Co to jest faktura ustrukturyzowana?
Faktura ustrukturyzowana to faktura wystawiona w jednolitym formacie XML (wzór FA(3)) i przesłana przez KSeF. Po przyjęciu przez system otrzymuje numer KSeF i jest uznawana za doręczoną kontrahentowi.
O autorach
Specjalistka marketingu. Zajmuje się optymalizacją procesów, SEO oraz copywritingiem w obszarze fakturowania i prowadzenia firmy. Lubi poprawiać to, co działa dobrze, by działało jeszcze lepiej. Przygotowuje landing pages i pisze artykuły na firmowego bloga. Po godzinach – miłośniczka home designu, upcyclingu i projektów DIY.