Cyfryzacja i digitalizacja najważniejszych procesów w firmie jest przejawem podążania z duchem czasu, nowoczesnego podejścia do prowadzenia biznesu i otwartości na zmieniające się potrzeby pracowników i kontrahentów. Zasada ta dotyczy także fakturowania. W artykule wskażemy 7 powodów, dlaczego warto rozpocząć nowy rok z fakturowaniem elektronicznym.

Jednym z nieodzownych elementów sukcesu w biznesie jest dzisiaj… podążanie z duchem czasu. Wprowadzanie innowacji, które pozwalają oszczędzić czas i pieniądze jest więc niepisanym obowiązkiem każdego przedsiębiorcy. Zwłaszcza jeśli zależy mu na tym, aby rozwijać firmę, zdobywać przewagę konkurencyjną i wychodzić naprzeciw zmieniającym się potrzebom pracowników i kontrahentów.

Digital zamiast analogu

Jednym z najbardziej popularnych trendów, który przynosi firmom wymierne korzyści, jest cyfryzacja i digitalizacja najważniejszych procesów, w tym także fakturowania. Choć wielu przedsiębiorców z sukcesem korzysta z e-faktur, część z nich wciąż nie jest przekonana do takiego rozwiązania. Nie jesteś pewien, jakie korzyści przyniesie Twojej firmie fakturowanie elektroniczne? Oto 7 najważniejszych.

1. Oszczędność czasu

Wystawienie, wydrukowanie i włożenie do koperty papierowej faktury trwa tylko kilka minut. Jeśli jednak każdego dnia pracownicy działu księgowości wystawiają kilka, a nawet kilkanaście dokumentów, cały proces zabiera już zdecydowanie więcej czasu. Zwłaszcza jeśli koperty trzeba jeszcze zanieść na pocztę i wysłać do odbiorców.

Przechodząc na elektroniczne fakturowanie, zaoszczędzisz mnóstwo czasu, który będziesz mógł przeznaczyć na to, co naprawdę ważne.

2. Oszczędność pieniędzy

Elektroniczne fakturowanie pozwala zaoszczędzić nie tylko czas, ale także pieniądze. E-faktury to mniej zużytego papieru, tonera i oszczędności na poczcie.

Ciekawych wniosków na ten temat dostarcza zestawienie opublikowane na portalu ksiegowosc.infor.pl.

W mikrofirmie, która wystawia 10 faktur miesięcznie koszt jednej papierowej faktury to około 4 zł, e-faktury - 0,60 zł. Roczny koszt papierowych faktur wynosi więc aż 480 zł, a faktur elektronicznych - 76,8 zł. W małych firmach (100 faktur miesięcznie) oszczędności wynikające z przejścia na elektroniczne fakturowanie w skali 12 miesięcy wynoszą średnio 4032 zł, dalej odpowiednio w średniej wielkości przedsiębiorstwach (1000 faktur miesięcznie) - 41 640 zł, a w dużych (10 000 faktur miesięcznie) - nawet 448 800 zł!

Poznaj moc fakturowania elektronicznego z Fakturownią!
Fakturownia to prosty system, do zarządzania przychodami i wydatkami, a także całymi finansami firmy.
Zarejestruj się w Fakturownia.pl

3. Mniejsze ryzyko ludzkich błędów

Najlepszym sposobem na wystawianie e-faktur jest skorzystanie z platformy do elektronicznego fakturowania, np. Fakturownia. Dzięki pełnej automatyzacji wypełniania poszczególnych pól dokumentu usprawnisz i przyspieszysz cały proces, eliminując ryzyko ludzkich błędów.

4. Szybka wysyłka i… szybka płatność

Po wystawieniu faktury w Fakturowni możesz zapisać ją na dysku w swoim komputerze lub wysłać go do klienta bezpośrednio z panelu. Dzięki elektronicznej formie dokument dotrze do odbiorcy już w ciągu kilku sekund! Taka procedura zapewnia ogromną wygodę i… zwiększa szanse na szybszą płatność. Zwłaszcza jeśli na e-fakturze umieścisz przycisk „Kliknij i zapłać online”, który przeniesie klienta na stronę operatora płatności (np. PayU, PayPal, Przelewy24, DotPay, Transferuj czy BitPay).

5. Wygodna archiwizacja i wyszukiwanie dokumentów

Zgodnie z aktualnie obowiązującym prawem obowiązkiem przedsiębiorcy jest przechowywanie wystawionych faktur przez okres 5 lat od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku, do którego dokument się odnosi. Archiwizowanie faktur w formie elektronicznej nie wymaga zakupu grubych segregatorów i regularnego wpinania do nich kolejnych dokumentów. Wszystkie wystawione dokumenty z powodzeniem zgromadzisz na dysku lub/i w chmurze. Dzięki temu oszczędzisz ogrom przestrzeni. Sprawisz także, że wyszukiwanie poszczególnych faktur będzie łatwiejsze niż kiedykolwiek wcześniej.

6. Możliwość wystawienia faktury… zawsze i wszędzie

Z Fakturowni możesz korzystać nie tylko z poziomu komputera, ale także tabletu lub smartfona. Będziesz mógł więc wystawiać faktury… zawsze i wszędzie, np. podczas spotkania z klientem czy w podróży.

7. Troska o planetę

Czy wiesz, że aby wydrukować obecną liczbę wystawianych w Polsce tradycyjnych faktur (około 1,5 mld) należy przetworzyć ponad 250 tys. drzew? Biorąc pod uwagę aktualny stan naszej planety, zdecydowanie warto postawić na ekologiczne rozwiązania. A takim z całą pewnością są e-faktury.

Wiele wskazuje na to, że w przyszłości elektroniczne faktury zastąpią tradycyjne papierowe dokumenty. Zdecydowanie nie warto jednak czekać na to, aż takie realia staną się koniecznością, a nie wyborem. Początek nowego roku to świetny moment na to, aby wprowadzić w firmie pozytywne zmiany i odkryć zalety elektronicznego fakturowania!