Jak włączyć KSeF w Fakturowni? Prosta checklista na start obowiązkowego KSeF

Aktualizacja: 01.04.2026

Aby uruchomić integrację Fakturowni z KSeF, musisz uzyskać dostęp do KSeF (w zależności od działalności – Prosif Zaufany, pieczęć kwalifikowana, formularza ZAW-FA) oraz wybrać tryb uwierzytelnienia – automatyczny lub manualny. Fakturownia umożliwia pracę w trybie hybrydowym, dla użytkowników, których obowiązkowy KSeF obejmie 1 stycznia 2027.

Wskazówka: Jeśli masz pytania dotyczące KSeF lub działania integracji, sprawdź nasze kompendium: KSeF – Najczęściej zadawane pytania (FAQ) oraz Bazę Wiedzy.

KSeF jest już obowiązkowy – włącz integrację Fakturowni z KSeF już dziś i zapewnij sobie płynne działanie od pierwszego dnia. 

Poniżej znajdziesz prosty plan działania, który pozwoli Ci bezpiecznie i sprawnie uruchomić integrację z KSeF.

1. Zanim klikniesz Aktywuj

Sprawdź, co musisz przygotować dla swojej firmy

1. Dla spółek (np. spółka z ograniczoną odpowiedzialnością, spółka akcyjna, fundacje):

• musisz posiadać kwalifikowaną pieczęć elektroniczną (zawierającą NIP firmy) lub
• złożyć formularz ZAW-FA w swoim urzędzie skarbowym. Wyznaczasz w nim osobę (np. właściciela lub księgową), która będzie zarządzać KSeF w imieniu spółki za pomocą swojego Profilu Zaufanego

2. Dla Jednoosobowych Działalności Gospodarczych (JDG):

• wystarczy aktywny Profil Zaufany, aplikacja mObywatel lub podpis kwalifikowany właściciela

Zobacz też: Jak uzyskać dostęp do KSeF dla jednoosobowej działalności? oraz Dostęp do KSeF dla spółek – praktyczny poradnik

Zweryfikuj dane w Fakturowni

• Numer NIP
• Zgodność pełnej nazwy firmy i adresu z danymi w CEIDG/KRS.
• Dane kontaktowe

Błędy w tych danych to jedna z przyczyn problemów przy wysyłce faktur do KSeF.

2. Wybierz odpowiedni tryb uwierzytelnienia

Aby łatwiej Ci było podjąć decyzję, możesz skorzystać z konfiguratora KSeF, dostępnego obecnie na stronie https://fakturownia.pl/ksef-faq (wkrótce także bezpośrednio w systemie Fakturowni).
Konfigurator podpowie:

• który typ uwierzytelnienia wybrać
• jakie działania wykonać krok po kroku

Dostępne tryby uwierzytelnienia:

Automatyczny

Jest dedykowany dla osób, które mają jedną firmę i chcą połączyć KSeF wyłącznie z Fakturownią. Korzystając z automatycznej opcji, Fakturownia w Twoim imieniu generuje certyfikaty w KSeF.

Manualny

To rozwiązanie przeznaczone przede wszystkim dla osób, które chcą korzystać z więcej niż jednego programu zintegrowanego z KSeF (np. Fakturownia + inne narzędzie księgowe/ERP) oraz dla tych, którzy posiadają w obrębie jednego konta w Fakturowni kilka firm (np. spółka + JDG).

Zobacz też: Jak połączyć Fakturownię z KSeF – manualne czy automatyczne uwierzytelnienie KSeF

Dodatkowe opcje po uwierzytelnieniu

1. Przypisz kolejne NIP-y do certyfikatu

To rozwiązanie jest dla Ciebie, jeśli posiadasz co najmniej dwie firmy i wszystkie mają być obsługiwane przy użyciu tych samych certyfikatów, tj. są powiązane z jednym numerem PESEL (logowanie Profilem Zaufanym). Opcję “Przypisz kolejne NIP-y do certyfikatu” zobaczysz po poprawnym uwierzytelnieniu przy użyciu jednego z wyżej wymienionych trybów.

2. Tryb hybrydowy

Tryb hybrydowy to dodatkowa opcja w ustawieniach integracji z KSeF, która jest widoczna po wykonaniu uwierzytelnienia. Tryb ten obowiązuje w okresie przejściowym i jest dedykowany przedsiębiorcom, których obowiązek wysyłki faktur sprzedażowych do KSeF rozpocznie się dopiero 1 stycznia 2027. Tryb hybrydowy pozwala pobierać dokumenty kosztowe z KSeF, dobrowolnie wysyłać dokumenty sprzedażowe do KSeF oraz wysyłać faktury do klientów mailem, bez konieczności nadawania im numeru KSeF.

3. Aktywacja integracji w Fakturowni

Gdy dopełnisz wymienionych wyżej formalności, proces techniczny zajmie tylko chwilę:

1. Instalacja: wejdź w Ustawienia > Integracje i dodatki > KSeF i kliknij Aktywuj.
2. Połączenie: samo kliknięcie Aktywuj nie łączy jeszcze z serwerami rządowymi. Musisz przejść proces uwierzytelnienia (zgodnie z wybranym trybem: automatycznym lub manualnym).
3. Potwierdzenie: po poprawnej autoryzacji Fakturownia uzyska dostęp do Twojego konta w KSeF.

4. Zarządzaj uprawnieniami użytkowników do wysyłki w KSeF

W Fakturowni możesz określić, którzy użytkownicy na koncie mają prawo wysyłać dokumenty do KSeF. Ustawienie to działa niezależnie od uprawnień nadanych bezpośrednio w KSeF (Aplikacji Podatnika).

Wejdź w: Ustawienia > Integracje i dodatki > KSeF > Ustawienia > Szczegóły połączenia z KSeF, kliknij Szczegóły i uprawnienia przy aktywnym połączeniu.

Wskaż właściciela certyfikatów

Przed zarządzaniem dostępem użytkowników należy wskazać właściciela certyfikatów – czyli osobę, do której przypisane są certyfikaty użyte przy tym połączeniu (zazwyczaj osoba, która skonfigurowała integrację). Właściciel certyfikatów posiada automatycznie pełne uprawnienia, a dokumenty są wysyłane do KSeF z jego certyfikatem.

Kto może wysyłać dokumenty do KSeF?

W sekcji Kto może wysyłać dokumenty do KSeF? dostępne są dwie opcje:

• Wybrani użytkownicy – wskazujesz osoby, które mogą wysyłać dokumenty do KSeF. Dokumenty są podpisywane certyfikatem właściciela certyfikatów. Każdemu użytkownikowi na liście możesz włączyć lub wyłączyć dostęp za pomocą przełącznika (status: Może wysyłać / Brak uprawnień). Wybierz tę opcję, gdy chcesz dopuścić wskazane osoby do wysyłki bez konieczności ich indywidualnej autoryzacji w KSeF.
• Wybrani i zautoryzowani użytkownicy – funkcja dostępna wkrótce. Dokumenty będą mogły wysyłać tylko osoby, którym nadano uprawnienie w Fakturowni oraz które wykonały indywidualną autoryzację do KSeF. Wybierz tę opcję, gdy chcesz, aby dokumenty wysłane do KSeF miały podpis konkretnego pracownika.

Dostęp do wydatków i możliwość ich pobierania z KSeF mają wszyscy użytkownicy posiadający dostęp do zakładki Wydatki zgodnie z ogólnymi uprawnieniami konta.

Jeśli na koncie posiadasz kilka firm, uprawnienia użytkowników do wysyłki ustawiasz osobno w szczegółach każdego połączenia NIP.

Zobacz też: KSeF: Uprawnienia użytkowników w Fakturowni – kto może wysyłać dokumenty i jak to ustawić

5. Skonfiguruj sposób działania po integracji

Wysyłka faktur sprzedażowych do KSeF

Po poprawnej autoryzacji sprawdź, czy:

• faktury trafiają do KSeF (status Wysłano poprawnie)
• widoczny jest numer KSeF na dokumencie

Odbiór faktur kosztowych (wydatków)

Wybierz w ustawieniach integracji, czy faktury wydatkowe mają się pobierać z KSeF automatycznie, czy chcesz je pobierać ręcznie. Sprawdź instrukcję, jak to zrobić.

Następnie zobacz, czy:

• dokumenty pojawiają się w zakładce Wydatki
• zweryfikuj poprawność danych kontrahenta i kwot

Dodatkowe ustawienia integracji

Oprócz ustawień dotyczących wysyłki i pobierania faktur, włącz też:

• tryb offline24 – który pozwala na wystawianie faktur nawet podczas przerw w działaniu serwerów rządowych lub braku internetu.
• walidację struktury podczas wystawiania dokumentu – która aktywuje automatyczne sprawdzanie poprawności danych przed ich wysyłką do KSeF.

Zobacz też: Tryb offline w KSeF – co zrobić w przypadku awarii systemu?

6. Najczęstsze przyczyny problemów – i jak ich uniknąć

O niektóre elementy procesu trzeba zadbać jeszcze przed rozpoczęciem integracji, inne warto sprawdzić podczas testu pierwszej faktury. Dzięki temu szybko uruchomisz wysyłkę do KSeF, unikając typowych problemów:

• brak złożonego ZAW-FA (spółki bez pieczęci – do przygotowania przed integracją)
• nieaktualna lub błędna pieczęć kwalifikowana (sprawdź przed integracją)
• błędny NIP w systemie (do ew. skorygowania przed integracją)
• brak odpowiednich uprawnień użytkownika (sprawdź w trakcie konfiguracji)
• brak testu pierwszej faktury przed rozpoczęciem regularnej wysyłki (do wykonania w systemie po skonfigurowaniu integracji)
• brak nadanych uprawnień do wysyłki dla użytkowników (błąd: „Nie udało się wysłać dokumentu do KSeF, ponieważ uprawnienia do wysyłki nie zostały poprawnie skonfigurowane") – uprawnienia muszą być nadane ręcznie każdemu użytkownikowi bez wyjątku, w tym Właścicielowi konta i Administratorowi, a przy kilku firmach – osobno dla każdego NIP. Bez tego użytkownik nie zobaczy przycisków „Wyślij do KSeF" ani „Pobierz z KSeF" i jego dokumenty nie trafią do KSeF – nawet przy włączonej automatyzacji. Konfiguracja: Ustawienia > Integracje i dodatki > KSeF > Ustawienia > Szczegóły i uprawnienia. Zobacz też: KSeF: Uprawnienia użytkowników w Fakturowni

Pełną listę rozwiązań i komunikatów błędów znajdziesz w artykule: Najczęstsze problemy z konfiguracją integracji z KSeF 

KSeF obowiązuje od 1 kwietnia – jeśli jeszcze nie skonfigurowałeś integracji, zrób to jak najszybciej. W razie pytań zajrzyj na naszą stronę https://fakturownia.pl/ksef-faq, gdzie znajdziesz wszystkie informacje na temat działania integracji, uprawnień, wysyłki i pobierania faktur oraz współpracy z biurem księgowym. Pomocna będzie też nasza Baza Wiedzy

Zobacz więcej wpisów