Świadczenie usług medycznych a obowiązek posiadania kasy fiskalnej: co warto wiedzieć?

Kasa fiskalna to coraz bardziej powszechne narzędzie w wielu branżach gospodarki, w tym także w sektorze medycznym. Świadczenie usług medycznych jest działalnością, która odgrywa kluczową rolę w naszym społeczeństwie, jednak wraz z rosnącym znaczeniem tej dziedziny, pojawił się również obowiązek posiadania kasy fiskalnej przez lekarzy i placówki medyczne. Od 2021 roku obowiązek posiadania kasy fiskalnej został nałożony również na osoby świadczące usługi medyczne. Wszystko, co warto wiedzieć w związku z tymi zmianami, znajdziesz w poniższym artykule.

Kto musi posiadać kasę fiskalną?

Aby ustalić, czy lekarz musi posiadać kasę fiskalną, należy ocenić, kto jest rzeczywistym nabywcą usług medycznych. Zazwyczaj jest nim Narodowy Fundusz Zdrowia (NFZ), który otrzymuje faktury od lekarza za świadczone usługi. W takim przypadku pacjenci są jedynie odbiorcami usług, jednak płaci za nie NFZ. Podobna sytuacja ma miejsce, gdy lekarz pracuje w przychodni. Pacjenci nabywają usługi od placówki, a wszelkie rozliczenia odbywają się z przedstawicielami przychodni. Lekarz jest jedynie ich wykonawcą.

Jednakże, jeśli lekarz wykonuje swoją praktykę na rzecz pacjentów, którzy bezpośrednio płacą temu lekarzowi za usługi, to zgodnie z zasadami, taka sprzedaż powinna być ewidencjonowana na kasie fiskalnej. Zatem gdy lekarz prowadzi prywatną praktykę lekarską, zarejestrowaną w CEiDG oraz wpisaną do rejestru RPWDL, musi posiadać własną kasę fiskalną, na której będzie wystawiał paragony swoim klientom (pacjentom). 

Sprawdź także: Jak zarejestrować prywatną praktykę lekarską? Wszystko, co musisz wiedzieć

Od kiedy obowiązuje obowiązek prowadzenia kasy fiskalnej?

Lekarze i dentyści nie mają już możliwości uniknięcia obowiązku używania kas fiskalnych. Nawet jeśli ich dochody nie przekraczają 20 000 zł, muszą teraz rejestrować swoje usługi na kasie fiskalnej od pierwszego klienta. Oznacza to, że zanim lekarz rozpocznie świadczenie usług medycznych dla osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej lub niebędących rolnikami ryczałtowymi, musi zarejestrować swoją kasę fiskalną. Kwestię tę reguluje rozporządzenie Ministra Rozwoju i Finansów z dnia 20 grudnia 2017 r. w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących.

Kiedy można skorzystać ze zwolnienia z zakupu kasy fiskalnej?

Zwolnienie z posiadania kasy fiskalnej następuje w przypadkach, w których:

• Lekarz lub dentysta świadczy usługi na odległość (tj. w formie teleporady), a zapłata za świadczoną usługę trafia na konto bankowe za pośrednictwem poczty lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej (z rachunku musi jednak jasno wynikać, za jaką usługę została przelana zapłata),
• Osoby niewidome, które posiadają orzeczenie o znacznym lub umiarkowanym stopniu niepełnosprawności, prowadzą samodzielnie działalność gospodarczą związaną z ochroną zdrowia lub masażami leczniczymi (lub zatrudniają wyłącznie jednego pracownika niewidomego posiadającego orzeczenie o znacznym).

W pozostałych przypadkach konieczna jest kasa fiskalna, niezależnie od dochodów czy innych okoliczności.

Sprawdź także: Działalność nierejestrowana - wszystko, co musisz wiedzieć

Ulga na zakup kasy fiskalnej dla lekarza: jak to działa?

Kasa fiskalna dla dentystów i lekarzy stała się obowiązkowa od lipca 2021 roku. Lekarze są ponadto zobligowani rejestrować sprzedaż online za pomocą kasy fiskalnej. 

W związku z powyższym lekarzom i dentystom przysługuje prawo do ulgi na zakup kasy fiskalnej online. Zarówno czynni podatnicy VAT, jak i podatnicy VAT zwolnieni mogą skorzystać z tej ulgi, jeśli spełniają odpowiednie warunki. Przysługuje ona w przypadku, gdy lekarz rozpoczął ewidencjonowanie sprzedaży na kasie fiskalnej online lub zdecydował się na taki krok, choć nie był do tego zobowiązany.

Lekarze i dentyści mają prawo do ulgi na zakup kasy fiskalnej online, która polega na odliczeniu 90% kwoty netto (bez podatku VAT) poniesionych wydatków na tę kasę (kwota nie może jednak wynosić nie więcej niż 700 zł). Warunkiem skorzystania z tej ulgi jest. Dzięki temu lekarze i dentyści mogą obniżyć swoje koszty związane z zakupem kasy fiskalnej online.

Pamiętaj, że do dyspozycji masz różne rodzaje kas fiskalnych (w tym kasę online oraz kasę wirtualną).

Sprawdź także: Remont lokalu w kosztach firmy - wszystko co powinieneś wiedzieć

Dlaczego kasa fiskalna jest niezbędna podczas świadczenia usług medycznych?

Przepisy wymagają od lekarzy i dentystów zajmujących się prywatną praktyką lekarską rejestrowania swoich przychodów za pomocą kasy fiskalnej. Skąd taki krok? Kasa fiskalna jest niezbędna podczas świadczenia usług medycznych z kilku ważnych powodów:

• Ewidencjonowanie sprzedaży. Kasa fiskalna umożliwia dokładne i niezależne rejestrowanie sprzedaży usług medycznych. Dzięki temu lekarze i placówki medyczne mają rzetelne informacje o dochodach i transakcjach, co ułatwia prowadzenie ewidencji finansowej.
• Zapobieganie nieuczciwym praktykom. Kasa fiskalna zapobiega potencjalnym oszustwom i nieuczciwym praktykom w ewidencji sprzedaży. Wprowadzając każdą transakcję do kasy, unika się możliwości ukrywania przychodów i manipulowania danymi finansowymi.
• Ułatwienie kontroli podatkowych. Dzięki rzetelnej ewidencji na kasie fiskalnej, kontrola podatkowa może przebiegać sprawniej i bardziej precyzyjnie. Lekarze i placówki medyczne mają dokumentację na temat swoich transakcji, co ułatwia wszelkie audyty podatkowe.

Sprawdź także: Samodzielne prowadzenie księgowości czy usługi biura księgowego - co wybrać? Poznaj plusy i minusy obu rozwiązań

FAQ: najczęściej zadawane pytania dotyczące kasy fiskalnej a świadczenia usług medycznych

Jak rejestrować usługi medyczne na paragonach?

Na paragonach fiskalnych należy umieszczać precyzyjne opisy towarów lub usług, które będą łatwe do zidentyfikowania. To zasada obowiązująca także w przypadku usług medycznych. Aktualnie, lekarze wystawiający paragony swoim pacjentom nie powinni używać ogólnego nazewnictwa usług medycznych, takich jak "usługa okulistyczna" czy "badanie". Zamiast tego, wskazane jest podanie konkretnego opisu, na przykład "komputerowe badanie oka", "USG jamy brzusznej" czy “tomografia komputerowa głowy”. Dzięki takiemu podejściu pacjenci będą mieli jasność co do świadczonej usługi i będzie to zgodne z nowymi wytycznymi.

Czym różni się kasa fiskalna online od kasy fiskalnej wirtualnej?

Kasa fiskalna online to tradycyjna kasa fiskalna, która działa w trybie online, łącząc się z instytucjami za pośrednictwem internetu. Kasa wirtualna to forma kasy fiskalnej, która działa jako oprogramowanie na komputerze lub urządzeniu mobilnym i nie wymaga fizycznego urządzenia.

Jaką kasę fiskalną wybrać przy świadczeniu usług medycznych?

Przy wyborze kasy fiskalnej uwzględnij: typ (online, wirtualna), funkcjonalność, dostosowanie do branży, poziom zaawansowania technologicznego, koszty (urządzenia, integracja, serwis), zgodność z przepisami oraz opinie innych użytkowników. Wybierz rozwiązanie dopasowane do Twoich potrzeb i wymogów prawnych. Każdy przedsiębiorca może posiadać inne preferencje, cele biznesowe i mieć własną “definicję wygody”, i to właśnie tym, co jest najlepsze i najwygodniejsze dla Ciebie powinieneś się kierować.

Sprawdź także: Fiskator - moduł do wydruków fiskalnych