Jakie skutki podatkowe i magazynowe ma wystawienie faktury korygującej ?

author Rafał Ryba , 2013-11-14


Prowadzeniu własnej firmy towarzyszy wiele różnych zdarzeń gospodarczych. Czasem przedsiębiorca udziela klientowi dodatkowego rabatu, czasem przyjmuje od niego zwrot towaru, a czasem odkrywa, że przy wystawianiu faktury pomylił się w stawce VAT. W przypadku większości tego rodzaju zdarzeń trzeba wystawić fakturę korygującą. Jak poprawnie wystawić korektę do faktury? Jakie skutki podatkowe oraz magazynowe ma wystawienie takiego dokumentu?

Kiedy wystawia się faktury korygujące?
Fakturę korygującą wystawia zawsze sprzedawca towaru bądź usługi, który wystawił fakturę pierwotną. Korektę wystawią się, jeśli:

  • udzielono obniżki ceny po dokonaniu sprzedaży (np. przedsiębiorca uznał reklamację klienta i zwrócił mu część pieniędzy za usługę);
  • wzrosła cena produktu lub usługi (np. klient zażyczył sobie dodatkowych zmian w wykonanej usłudze);
  • towar został zwrócony sprzedawcy;
  • miał miejsce zwrot zaliczki, zadatku;
  • sprzedawca popełnił błąd dotyczący ceny, kwoty bądź stawki podatku VAT lub innej pozycji faktury.

Faktury korygujące obowiązkowo wystawia się w przypadku konieczności skorygowania wysokości należności wykazanych na fakturze. Jeśli na fakturze popełniono błąd mniejszej wagi (np. źle nazwano towar, umieszczono zły adres nabywcy lub podano za krótki termin płatności), sprzedawca może wystawić fakturę korygującą, ale nie musi – takie usterki nabywca może równie dobrze skorygować sobie samodzielnie. Wystarczy, że wystawi notę korygującą i przekaże ją do akceptacji sprzedawcy.

Co musi zawierać faktura korygująca?
Przepisy szczegółowo określają, co powinna zawierać faktura korygująca. Jej zawartość zależy od tego, czy jej wystawienie ma związek z obniżeniem ceny, jej podwyższeniem czy też innym elementem pierwotnej faktury.

Do podstawowych informacji wspólnych dla wszystkich faktur korygujących należą:

  • tytuł „Faktura korygująca” bądź „Korekta”,
  • numer faktury i data jej wystawienia,
  • dane identyfikujące korygowany dokument (numer, daty, dane sprzedawcy i nabywcy wykazane na fakturze korygowanej),
  • skorygowana treść.

Od 1 stycznia 2013 roku został zniesiony obowiązek umieszczania na fakturze korygującej danych „przed korektą”. Obecnie wystarczy umieszczenie na dokumencie poprawnych, zmienionych wartości i należności, przy czym:

  • dla faktur po udzieleniu obniżki ceny: należy podać dodatkowo wysokość i przyczynę udzielenia obniżki, a także kwotę zmniejszenia podatku należnego,
  • dla faktur po zwiększeniu ceny: kwotę podwyższenia podatku należnego,
  • w przypadku pomyłki w cenie (na plus lub na minus): prawidłową treść korygowanych pozycji faktury albo różnicę między omyłkową kwotą a prawidłową.

Termin wystawienia korekty zależy od rodzaju zdarzenia
Faktura korygująca powinna być wystawiona niezwłocznie po wystąpieniu okoliczności, które uzasadniają jej wystawienie. Przepisy podatkowe nie określają natomiast wprost tego terminu.
Organy podatkowe podają tylko maksymalny czas na wystawienie korekty, który wynosi 5 lat, licząc od zakończenia roku, w którym wystawiono fakturę pierwotną. Po tym okresie następuje przedawnienie zobowiązania podatkowego, a wystawienie korekty do przedawnionego zdarzenia mija się z celem.

Wystawienie faktury korygującej a rozliczenie VAT

Rozliczenie faktur „in plus” zależy od przyczyny korekty
Faktura korygująca „in plus” to taka, w wyniku której wzrósł podatek należny u sprzedawcy. Powodem może być zarówno podwyższenie ceny, jak i zaniżenie stawki VAT.
Ustawa o VAT nie określa, w którym miesiącu czy kwartale powinna być rozliczona tego rodzaju faktura przez sprzedawcę. Z pomocą przychodzi orzecznictwo, które mówi, że moment rozliczenia faktury korygującej „in plus” zależy od przyczyny jej wystawienia. Jeśli korekta nastąpiła:

  1. w wyniku odkrycia błędu np. nieodpowiedniej stawki podatku, zaniżenia wartości sprzedaży czy błędu rachunkowego – faktura powinna być uwzględniona w rozliczeniu za okres, w którym powstał obowiązek podatkowy wynikający z faktury pierwotnej ; może być zatem konieczne złożenie korekty deklaracji VAT;
  2. w wyniku innego zdarzenia, które nastąpiło po sprzedaży – faktura korygująca powinna być uwzględniona w rozliczeniu za okres, w którym została wystawiona; takim zdarzeniem może być zwiększenie ceny zamówienia w związku z tym, że nabywca nie osiągnął minimalnego progu zamówień.

Faktury „in minus” wymagają zazwyczaj potwierdzenia nabywcy
Faktury korygujące „in minus” dokumentują natomiast zmniejszenie podatku należnego u sprzedawcy. Przyczyną wystawienia korekty „in minus” jest najczęściej udzielenie obniżki albo przyjęcie zwrotu towaru.

Zmniejszenie VAT uwzględnia się w deklaracji za okres rozliczeniowy, w którym nabywca otrzymał fakturę korygującą. Istnieje przy tym jeden warunek – sprzedawca musi przed terminem jej złożenia dysponować potwierdzeniem otrzymania faktury korygującej. Jeśli potwierdzenie wpłynie do sprzedawcy później, to ma prawo do rozliczenia korekty, ale dopiero w następnej deklaracji.

Przykład:
29 marca 2013 roku sprzedawca wystawił fakturę korygującą z tytułu rabatu udzielonego klientowi i tego samego dnia wysłał ją mailem do klienta. Klient ją otrzymał, ale nie zdążył odpisać na maila przed urlopem. Po powrocie z urlopu, 15 kwietnia klient potwierdził, że fakturę korygującą otrzymał w marcu. Sprzedawca może zatem rozliczyć fakturę korygująca w deklaracji VAT za marzec, ponieważ jeszcze nie zdążył jej złożyć. Gdyby jednak klient wrócił z urlopu po 25 kwietnia, to sprzedawca mógłby uwzględnić fakturę korygującą dopiero w deklaracji kwietniowej.

Przepisy nie wymagają szczególnej formy potwierdzenia
Co się tyczy formy, jaką powinno mieć potwierdzenie od nabywcy, to przepisy nie przewidują żadnych szczególnych wymagań. Potwierdzenie może przyjąć zatem formę:

  • zwrotnego potwierdzenia odbioru z podpisem adresata;
  • pisemnego potwierdzenia otrzymania faktury korygującej;
  • podpisania przez odbiorcę egzemplarza faktury korygującej;
  • potwierdzenia przesłanego mailem, faksem itp.


Aby organy podatkowe nie zakwestionowały potwierdzenia, musi jednak z niego jednoznacznie wynikać, że kontrahent potwierdził w nim odbiór faktury korygującej, a nie np. innego dokumentu.

Nie zawsze sprzedawca potrzebuje potwierdzania dla faktury korygującej
Nie dla wszystkich faktur korygujących „in minus” sprzedawca musi dysponować potwierdzeniem otrzymania. Należą do nich faktury korygujące odnoszące się do:

  • eksportu towarów,
  • wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów (WDT),
  • dostawy towarów/świadczenia usług, dla których miejsce opodatkowania znajduje się poza granicami Polski,
  • sprzedaży energii (m.in. elektrycznej), usług telekomunikacyjnych czy radiotelekomunikacyjnych,
  • innych usług określonych w poz. 140-153, 174 i 175 załącznika nr 3 do Ustawy o VAT (są to m.in. usługi dostarczania i uzdatniania wody, wywóz nieczystości, usuwanie śniegu).

Zdarzają się przypadki, w których sprzedawca nie może uzyskać od kontrahenta potwierdzenia faktury korygującej, choć ma taki obowiązek. O ile organy podatkowe stoją na stanowisku, że bez potwierdzenia nie można uwzględnić korekty, tak Trybunał Sprawiedliwości Unii Europejskiej w wyroku z 26 stycznia 2012 r. (sygn. akt. C-588/10) uznał, że taki wymóg jest zbyt rygorystyczny.

Trybunał orzekł, że jeśli sprzedawca dochował staranności, by dostarczyć korektę faktury, jest w stanie udowodnić, że odbiorca miał szansę się z nią zapoznać, a ponadto transakcja została rzeczywiście zrealizowana na zasadach wynikających z korekty (np. korekta opiewa na udzielony rabat w związku z czym sprzedawca zwrócił pieniądze), to powinien mieć prawo do uwzględnienia faktury korygującej bez otrzymania jednoznacznego potwierdzenia.
Jeśli sprzedawca zastosuje się do wskazówek TSUE musi być jednak przygotowany na to, że w ten sposób może wdać się w spór w z organami podatkowymi, co może wymagać wejścia na drogę sądową.

Wystawienie faktury korygującej a podatek dochodowy

Dwie sprzeczne interpretacje są zmorą sprzedawców
Najwięcej problemów sprawia przedsiębiorcom określenie momentu, w którym sprzedawca powinien ująć fakturę korygującą w rozliczeniu podatku dochodowego.
W obiegu funkcjonują dwie zupełnie sprzeczne interpretacje. Pierwsza sugeruje, że faktury korygujące wpływają na przychód w dacie wystawienia korekty, a druga, że fakturę korygującą trzeba obowiązkowo odnieść do przychodu wykazanego w dacie pierwotnej faktury.
Problem nie dotyczy tylko sprzedawców, ale w równym stopniu także kupujących, którzy otrzymali faktury korygujące i mają wątpliwości, w którym momencie powinni dokonać zmniejszenia kosztów uzyskania przychodów.

Faktury korygujące w podatku dochodowym jak w VAT-cie, czyli na bieżąco…
Księgowanie faktur korygujących w podatku dochodowym na bieżąco wydaje się najbardziej praktycznym rozwiązaniem. Przemawia za tym wiele argumentów. Jeśli faktura korygująca została wystawiona na okoliczność udzielenia rabatu, to intuicyjnie rozumie się przez to, że zaszło osobne zdarzenie gospodarcze. W związku z tym udzielony rabat powinien pomniejszyć przychód w dacie wystawienia faktury korygującej – wtedy, gdy sprzedawca zdecydował się go przyznać.

Takie podejście było przez długi czas uznawane za prawidłowe przez urzędy skarbowe. Potwierdzeniem tego są liczne indywidualne interpretacje podatkowe m.in. Izby Skarbowej w Warszawie z 25 stycznia 2011 r. (sygn. akt IPPB5/423-778/10-2/DG), a także wyroki wojewódzkich sądów administracyjnych m.in. wyrok WSA w Krakowie z 10 maja 2010 r., (sygn. akt I SA/Kr 359/10) czy też wyrok WSA w Bydgoszczy z 2 czerwca 2010 r. (sygn. akt I SA/Bd 395/10).

Organy podatkowe były w zasadzie zgodne co do jednego – sprzedawca powinien fakturą korygującą skorygować wykazany wcześniej przychód, jeśli korekta została wystawiona z powodu popełnionego wcześniej błędu (np. źle zafakturowanej liczby sprzedanych sztuk towaru albo podanej cenie).

Wydawało się, że to podejście zostało dostatecznie ugruntowane i się nie zmieni. Niestety, od kilku lat urzędy skarbowe, a za nimi wojewódzkie sądy administracyjne, opowiadają się, że niezależnie od przyczyny wystawienia faktury korygującej przez sprzedawcę, zawsze powinien on skorygować przychód wykazany w dacie faktury pierwotnej.

…albo zawsze z koniecznością korekty wstecz
Stanowisko, według którego wystawienie faktury korygującej przez sprzedawcę stanowi osobne zdarzenie gospodarcze przestało być oczywiste dla organów skarbowych. Obecnie, z interpretacji urzędów wyłania się pogląd, że wystawienie faktury korygującej (np. z tytułu udzielonego rabatu) odnosi się ściśle do stanu zaistniałego w przeszłości tj. do pierwotnie dokonanej sprzedaży. Zatem faktura korygująca – jak sama nazwa wskazuje – jest korektą już istniejącej faktury i jej wystawienie nie zmienia daty powstania przychodu.

Jest to stanowisko bardzo niekorzystne dla przedsiębiorców z wielu względów. Załóżmy, że przedsiębiorca sprzedał towar w czerwcu 2010 roku i wystawił kupującemu fakturę. W lutym 2012 roku kupujący zareklamował towar. Sprzedający uznał, że reklamacja jest zasadna i postanowił zwrócić klientowi pieniądze. Wystawił w związku z tym fakturę korygującą. Kiedy powinien zatem uwzględnić zmniejszenie przychodu? Zgodnie z tym podejściem, powinien odnieść się do pierwotnej faktury, a więc skorygować przychód wykazany w czerwcu 2010 roku.

Ma to daleko idące konsekwencje. Po pierwsze, przedsiębiorca powinien złożyć korektę zeznania rocznego (np. PIT-36) i wykazać mniejszy przychód w czerwcu 2010 roku oraz w kolejnych miesiącach. Po drugie, powinien skorygować spis z natury wykonany na zakończenie roku. Niesprzedany towar na koniec roku powoduje zwiększenie dochodu, co może wiązać się z odprowadzeniem zaległego podatku z tego tytułu wraz z odsetkami.

Wyobraźmy sobie sytuację, że przedsiębiorca często uwzględnia reklamacje. Jeśli w 2012 roku przedsiębiorca rozpatrzy 10 reklamacji dotyczących sprzedaży z 2010 roku, będzie zobowiązany do 10-krotnego skorygowania poprzednich rozliczeń.

Niestety, mimo to organy skarbowe uznają wyłącznie takie postępowanie za prawidłowe. Potwierdzają to również wyroki Naczelnego Sądu Administracyjnego, w tym najnowszy pochodzący z dnia 12 kwietnia 2013 r. (sygn. akt II FSK 1595/11). Z uzasadnienia wyroku można wywnioskować, że chociaż korygowanie przychodów wstecz może wydawać się oderwane od rzeczywistości gospodarczej, to wina leży po stronie ustawodawcy, który nie przewidział na tę okoliczność szczególnego momentu określenia korekty przychodów.

Wystawienie faktury korygującej w gospodarce magazynowej
Część przedsiębiorców opiera się w działalności wyłącznie o dokumenty handlowe (faktury lub rachunki). Wiele firm prowadzi jednak również gospodarkę magazynową. Powstaje pytanie: w jaki sposób powiązać fakturę korygującą z odpowiednim dokumentem magazynowym?
Jeśli przedsiębiorca do wystawionej faktury wystawił również dokument WZ, to wystawieniu faktury korygującej zazwyczaj powinno towarzyszyć wystawienie dokumentu WZk (Wydanie Zewnętrzne Korekta).
Korekty dokumentu magazynowego nie wystawia się jednak w każdej sytuacji. Jeśli przedsiębiorca wystawia fakturę korygującą, ponieważ zastosował np. nieprawidłową stawkę VAT albo pomylił się w zupełnie niezwiązanej z towarem pozycji faktury, to nie jest to zdarzenie, które wpłynie na gospodarkę magazynową. Co innego w sytuacji, gdy przedsiębiorca wydał większą liczbę towaru niż wykazał to na pierwotnych dokumentach albo przyjął zwrot towaru. Wtedy wystawienie faktury korygującej wraz z dokumentem WZk będzie uzasadnione.

 

Niniejszy artykuł nie stanowi porady prawnej ani podatkowej i jako taka nie powinien być traktowany, a przedstawione treści mogą ulec przedawnieniu. Czytelnik wykorzystuje poglądy przedstawione przez Autora dla własnych potrzeb jedynie na własną odpowiedzialność.