Aby uruchomić integrację Fakturowni z KSeF, musisz uzyskać dostęp do KSeF (w zależności od działalności – Profil Zaufany, pieczęć kwalifikowana, formularza ZAW-FA) oraz wybrać tryb uwierzytelnienia – automatyczny lub manualny. Fakturownia umożliwia pracę w trybie hybrydowym, dla użytkowników, których obowiązkowy KSeF obejmie 1 stycznia 2027.
Wskazówka: Jeśli masz pytania dotyczące KSeF lub działania integracji, sprawdź nasze kompendium: KSeF – Najczęściej zadawane pytania (FAQ) oraz Bazę Wiedzy.
KSeF jest już obowiązkowy – włącz integrację Fakturowni z KSeF już dziś i zapewnij sobie płynne działanie od pierwszego dnia.
Poniżej znajdziesz prosty plan działania, który pozwoli Ci bezpiecznie i sprawnie uruchomić integrację z KSeF.
1. Zanim klikniesz Aktywuj
Sprawdź, co musisz przygotować dla swojej firmy
1. Dla spółek (np. spółka z ograniczoną odpowiedzialnością, spółka akcyjna, fundacje):
- musisz posiadać kwalifikowaną pieczęć elektroniczną (zawierającą NIP firmy) lub
- złożyć formularz ZAW-FA w swoim urzędzie skarbowym. Wyznaczasz w nim osobę (np. właściciela lub księgową), która będzie zarządzać KSeF w imieniu spółki za pomocą swojego Profilu Zaufanego
2. Dla Jednoosobowych Działalności Gospodarczych (JDG):
- wystarczy aktywny Profil Zaufany, aplikacja mObywatel lub podpis kwalifikowany właściciela
Zobacz też: Jak uzyskać dostęp do KSeF dla jednoosobowej działalności? oraz Dostęp do KSeF dla spółek – praktyczny poradnik
Zweryfikuj dane w Fakturowni
- Numer NIP
- Zgodność pełnej nazwy firmy i adresu z danymi w CEIDG/KRS.
- Dane kontaktowe
Błędy w tych danych to jedna z przyczyn problemów przy wysyłce faktur do KSeF.
2. Wybierz odpowiedni tryb uwierzytelnienia
Aby łatwiej Ci było podjąć decyzję, możesz skorzystać z konfiguratora KSeF, dostępnego obecnie na stronie https://fakturownia.pl/ksef-faq (wkrótce także bezpośrednio w systemie Fakturowni).
Konfigurator podpowie:
- który typ uwierzytelnienia wybrać
- jakie działania wykonać krok po kroku
Dostępne tryby uwierzytelnienia:
Jest dedykowany dla osób, które mają jedną firmę i chcą połączyć KSeF wyłącznie z Fakturownią. Korzystając z automatycznej opcji, Fakturownia w Twoim imieniu generuje certyfikaty w KSeF.
To rozwiązanie przeznaczone przede wszystkim dla osób, które chcą korzystać z więcej niż jednego programu zintegrowanego z KSeF (np. Fakturownia + inne narzędzie księgowe/ERP) oraz dla tych, którzy posiadają w obrębie jednego konta w Fakturowni kilka firm (np. spółka + JDG).
Zobacz też: Jak połączyć Fakturownię z KSeF – manualne czy automatyczne uwierzytelnienie KSeF
Dodatkowe opcje po uwierzytelnieniu
1. Przypisz kolejne NIP-y do certyfikatu
To rozwiązanie jest dla Ciebie, jeśli posiadasz co najmniej dwie firmy i wszystkie mają być obsługiwane przy użyciu tych samych certyfikatów, tj. są powiązane z jednym numerem PESEL (logowanie Profilem Zaufanym). Opcję “Przypisz kolejne NIP-y do certyfikatu” zobaczysz po poprawnym uwierzytelnieniu przy użyciu jednego z wyżej wymienionych trybów.
2. Tryb hybrydowy
Tryb hybrydowy to dodatkowa opcja w ustawieniach integracji z KSeF, która jest widoczna po wykonaniu uwierzytelnienia. Tryb ten obowiązuje w okresie przejściowym i jest dedykowany przedsiębiorcom, których obowiązek wysyłki faktur sprzedażowych do KSeF rozpocznie się dopiero 1 stycznia 2027. Tryb hybrydowy pozwala pobierać dokumenty kosztowe z KSeF, dobrowolnie wysyłać dokumenty sprzedażowe do KSeF oraz wysyłać faktury do klientów mailem, bez konieczności nadawania im numeru KSeF.
3. Aktywacja integracji w Fakturowni
Gdy dopełnisz wymienionych wyżej formalności, proces techniczny zajmie tylko chwilę:
- Instalacja: wejdź w Ustawienia > Integracje i dodatki > KSeF i kliknij Aktywuj.
- Połączenie: samo kliknięcie Aktywuj nie łączy jeszcze z serwerami rządowymi. Musisz przejść proces uwierzytelnienia (zgodnie z wybranym trybem: automatycznym lub manualnym).
- Potwierdzenie: po poprawnej autoryzacji Fakturownia uzyska dostęp do Twojego konta w KSeF.
4. Zarządzaj uprawnieniami użytkowników do wysyłki w KSeF
W Fakturowni możesz określić, którzy użytkownicy na koncie mają prawo wysyłać dokumenty do KSeF. Ustawienie to działa niezależnie od uprawnień nadanych bezpośrednio w KSeF (Aplikacji Podatnika).
Wejdź w: Ustawienia > Integracje i dodatki > KSeF > Ustawienia > Szczegóły połączenia z KSeF, kliknij Szczegóły i uprawnienia przy aktywnym połączeniu.
Wskaż właściciela certyfikatów
Przed zarządzaniem dostępem użytkowników należy wskazać właściciela certyfikatów – czyli osobę, do której przypisane są certyfikaty użyte przy tym połączeniu (zazwyczaj osoba, która skonfigurowała integrację). Właściciel certyfikatów posiada automatycznie pełne uprawnienia, a dokumenty są wysyłane do KSeF z jego certyfikatem.
Kto może wysyłać dokumenty do KSeF?
W sekcji Kto może wysyłać dokumenty do KSeF? dostępne są dwie opcje:
- Wybrani użytkownicy – wskazujesz osoby, które mogą wysyłać dokumenty do KSeF. Dokumenty są podpisywane certyfikatem właściciela certyfikatów. Każdemu użytkownikowi na liście możesz włączyć lub wyłączyć dostęp za pomocą przełącznika (status: Może wysyłać / Brak uprawnień). Wybierz tę opcję, gdy chcesz dopuścić wskazane osoby do wysyłki bez konieczności ich indywidualnej autoryzacji w KSeF.
- Wybrani i zautoryzowani użytkownicy – funkcja dostępna wkrótce. Dokumenty będą mogły wysyłać tylko osoby, którym nadano uprawnienie w Fakturowni oraz które wykonały indywidualną autoryzację do KSeF. Wybierz tę opcję, gdy chcesz, aby dokumenty wysłane do KSeF miały podpis konkretnego pracownika.
Dostęp do wydatków i możliwość ich pobierania z KSeF mają wszyscy użytkownicy posiadający dostęp do zakładki Wydatki zgodnie z ogólnymi uprawnieniami konta.
Jeśli na koncie posiadasz kilka firm, uprawnienia użytkowników do wysyłki ustawiasz osobno w szczegółach każdego połączenia NIP.
Zobacz też: KSeF: Uprawnienia użytkowników w Fakturowni – kto może wysyłać dokumenty i jak to ustawić
5. Skonfiguruj sposób działania po integracji
Wysyłka faktur sprzedażowych do KSeF
Po poprawnej autoryzacji sprawdź, czy:
- faktury trafiają do KSeF (status Wysłano poprawnie)
- widoczny jest numer KSeF na dokumencie
Odbiór faktur kosztowych (wydatków)
Wybierz w ustawieniach integracji, czy faktury wydatkowe mają się pobierać z KSeF automatycznie, czy chcesz je pobierać ręcznie. Sprawdź instrukcję, jak to zrobić.
Następnie zobacz, czy:
- dokumenty pojawiają się w zakładce Wydatki
- zweryfikuj poprawność danych kontrahenta i kwot
Dodatkowe ustawienia integracji
Oprócz ustawień dotyczących wysyłki i pobierania faktur, włącz też:
- tryb offline24 – który pozwala na wystawianie faktur nawet podczas przerw w działaniu serwerów rządowych lub braku internetu.
- walidację struktury podczas wystawiania dokumentu – która aktywuje automatyczne sprawdzanie poprawności danych przed ich wysyłką do KSeF.
Zobacz też: Tryb offline w KSeF – co zrobić w przypadku awarii systemu?
6. Najczęstsze przyczyny problemów – i jak ich uniknąć
O niektóre elementy procesu trzeba zadbać jeszcze przed rozpoczęciem integracji, inne warto sprawdzić podczas testu pierwszej faktury. Dzięki temu szybko uruchomisz wysyłkę do KSeF, unikając typowych problemów:
- brak złożonego ZAW-FA (spółki bez pieczęci – do przygotowania przed integracją)
- nieaktualna lub błędna pieczęć kwalifikowana (sprawdź przed integracją)
- błędny NIP w systemie (do ew. skorygowania przed integracją)
- brak odpowiednich uprawnień użytkownika (sprawdź w trakcie konfiguracji)
- brak testu pierwszej faktury przed rozpoczęciem regularnej wysyłki (do wykonania w systemie po skonfigurowaniu integracji)
- brak nadanych uprawnień do wysyłki dla użytkowników (błąd: „Nie udało się wysłać dokumentu do KSeF, ponieważ uprawnienia do wysyłki nie zostały poprawnie skonfigurowane") – uprawnienia muszą być nadane ręcznie każdemu użytkownikowi bez wyjątku, w tym Właścicielowi konta i Administratorowi, a przy kilku firmach – osobno dla każdego NIP. Bez tego użytkownik nie zobaczy przycisków „Wyślij do KSeF" ani „Pobierz z KSeF" i jego dokumenty nie trafią do KSeF – nawet przy włączonej automatyzacji. Konfiguracja: Ustawienia > Integracje i dodatki > KSeF > Ustawienia > Szczegóły i uprawnienia. Zobacz też: KSeF: Uprawnienia użytkowników w Fakturowni
Pełną listę rozwiązań i komunikatów błędów znajdziesz w artykule: Najczęstsze problemy z konfiguracją integracji z KSeF
KSeF obowiązuje od 1 kwietnia – jeśli jeszcze nie skonfigurowałeś integracji, zrób to jak najszybciej. W razie pytań zajrzyj na naszą stronę https://fakturownia.pl/ksef-faq, gdzie znajdziesz wszystkie informacje na temat działania integracji, uprawnień, wysyłki i pobierania faktur oraz współpracy z biurem księgowym. Pomocna będzie też nasza Baza Wiedzy