KSeF w Fakturowni włączysz w zakładce Ustawienia > Integracje i dodatki > KSeF – klikasz Aktywuj i przechodzisz uwierzytelnienie automatyczne albo manualne. Wcześniej potrzebujesz dostępu do KSeF: w jednoosobowej działalności wystarczy Profil Zaufany, mObywatel albo podpis kwalifikowany, a spółka potrzebuje pieczęci kwalifikowanej albo złożonego formularza ZAW-FA.
Wskazówka: Jeśli masz pytania dotyczące KSeF lub działania integracji, sprawdź nasze kompendium: KSeF – Najczęściej zadawane pytania (FAQ) oraz Bazę Wiedzy.
Poniżej znajdziesz prosty plan działania, który pozwoli Ci bezpiecznie i sprawnie uruchomić integrację z KSeF.
1. Co przygotować przed włączeniem KSeF w Fakturowni?
Przed włączeniem KSeF w Fakturowni potrzebujesz dostępu do KSeF dla swojej firmy i poprawnych danych firmy w Fakturowni.
Dostęp do KSeF dla JDG i spółki
Sposób uzyskania dostępu do KSeF zależy od formy działalności:
1. Dla spółek (np. spółka z ograniczoną odpowiedzialnością, spółka akcyjna, fundacje):
- musisz posiadać kwalifikowaną pieczęć elektroniczną (zawierającą NIP firmy) lub
- złożyć formularz ZAW-FA w swoim urzędzie skarbowym. Wyznaczasz w nim osobę (np. właściciela lub księgową), która będzie zarządzać KSeF w imieniu spółki za pomocą swojego Profilu Zaufanego
2. Dla Jednoosobowych Działalności Gospodarczych (JDG):
- wystarczy aktywny Profil Zaufany, aplikacja mObywatel lub podpis kwalifikowany właściciela
Zobacz też: Jak uzyskać dostęp do KSeF dla jednoosobowej działalności? Praktyczny poradnik, Dostęp do KSeF dla spółek – praktyczny poradnik
Zweryfikuj dane w Fakturowni
Przed połączeniem z KSeF sprawdź, czy dane firmy w Fakturowni zgadzają się z danymi w CEIDG lub KRS:
- Numer NIP
- Zgodność pełnej nazwy firmy i adresu z danymi w CEIDG/KRS.
- Dane kontaktowe
Błędy w tych danych to jedna z przyczyn problemów przy wysyłce faktur do KSeF.
2. Uwierzytelnienie automatyczne czy manualne – który tryb wybrać?
Uwierzytelnienie automatyczne wybierz, jeśli masz jedną firmę i łączysz KSeF tylko z Fakturownią. Uwierzytelnienie manualne jest dla firm, które korzystają z kilku programów zintegrowanych z KSeF albo mają kilka firm na jednym koncie w Fakturowni. Jeśli nie wiesz, który tryb wybrać, skorzystaj z konfiguratora KSeF, dostępnego także bezpośrednio w aplikacji.
| Tryb | Dla kogo | Co robi Fakturownia | Co robisz Ty |
|---|---|---|---|
| Automatyczny | jedna firma, która łączy KSeF tylko z Fakturownią | generuje certyfikaty KSeF w Twoim imieniu | podpisujesz plik uwierzytelniający, np. Profilem Zaufanym |
| Manualny | firma korzystająca z kilku programów zintegrowanych z KSeF albo kilka firm na jednym koncie w Fakturowni | korzysta z certyfikatów, które wgrasz | generujesz certyfikat uwierzytelniający i certyfikat offline w Aplikacji Podatnika i wgrywasz je do Fakturowni |
Zobacz też: Jak połączyć Fakturownię z KSeF – manualne czy automatyczne uwierzytelnienie KSeF
Przypisanie kolejnych NIP-ów do certyfikatu
Kolejne NIP-y przypiszesz do certyfikatu, jeśli masz co najmniej dwie firmy powiązane z jednym numerem PESEL (logowanie Profilem Zaufanym) i wszystkie mają korzystać z tych samych certyfikatów. Opcję “Przypisz kolejne NIP-y do certyfikatu” zobaczysz po poprawnym uwierzytelnieniu przy użyciu jednego z wyżej wymienionych trybów.
Tryb hybrydowy – do 1 stycznia 2027 r.
Tryb hybrydowy działa do 1 stycznia 2027 r. – to dodatkowa opcja w ustawieniach integracji z KSeF, widoczna po wykonaniu uwierzytelnienia, dla przedsiębiorców, których obowiązek wysyłki faktur sprzedażowych do KSeF zaczyna się 1 stycznia 2027 r. Tryb hybrydowy pozwala pobierać dokumenty kosztowe z KSeF, dobrowolnie wysyłać dokumenty sprzedażowe do KSeF oraz wysyłać faktury do klientów mailem, bez nadawania im numeru KSeF. Od 1 stycznia 2027 r. faktury sprzedażowe dla firm wysyłasz już do KSeF obowiązkowo.
3. Jak połączyć Fakturownię z KSeF?
Fakturownię połączysz z KSeF w trzech krokach:
- Instalacja: wejdź w Ustawienia > Integracje i dodatki > KSeF i kliknij Aktywuj.
- Połączenie: samo kliknięcie Aktywuj nie łączy jeszcze z serwerami rządowymi. Musisz przejść proces uwierzytelnienia (zgodnie z wybranym trybem: automatycznym lub manualnym).
- Potwierdzenie: po poprawnej autoryzacji Fakturownia uzyska dostęp do Twojego konta w KSeF.
4. Jak nadać użytkownikom uprawnienia do wysyłki do KSeF w Fakturowni?
Uprawnienia do wysyłki do KSeF nadajesz w Fakturowni w zakładce Ustawienia > Integracje i dodatki > KSeF > Ustawienia > Szczegóły połączenia z KSeF – klikasz Szczegóły i uprawnienia przy aktywnym połączeniu i wskazujesz, którzy użytkownicy mogą wysyłać dokumenty. To ustawienie działa niezależnie od uprawnień nadanych bezpośrednio w KSeF (Aplikacji Podatnika).
Wskaż właściciela certyfikatów
Przed zarządzaniem dostępem użytkowników należy wskazać właściciela certyfikatów – czyli osobę, do której przypisane są certyfikaty użyte przy tym połączeniu (zazwyczaj osoba, która skonfigurowała integrację). Właściciel certyfikatów posiada automatycznie pełne uprawnienia, a dokumenty są wysyłane do KSeF z jego certyfikatem. Sama rola właściciela konta lub administratora w Fakturowni nie daje prawa wysyłki do KSeF – to uprawnienie nadaje się osobno.
Kto może wysyłać dokumenty do KSeF?
Dokumenty do KSeF wysyłają wybrani użytkownicy – w sekcji „Kto może wysyłać dokumenty do KSeF?” wybierasz jedną z dwóch opcji:
- Wybrani użytkownicy – wskazujesz osoby, które mogą wysyłać dokumenty do KSeF. Dokumenty są podpisywane certyfikatem właściciela certyfikatów. Każdemu użytkownikowi na liście możesz włączyć lub wyłączyć dostęp za pomocą przełącznika (status: Może wysyłać / Brak uprawnień). Wybierz tę opcję, gdy chcesz dopuścić wskazane osoby do wysyłki bez konieczności ich indywidualnej autoryzacji w KSeF.
- Wybrani i zautoryzowani użytkownicy – funkcja dostępna wkrótce. Dokumenty będą mogły wysyłać tylko osoby, którym nadano uprawnienie w Fakturowni oraz które wykonały indywidualną autoryzację do KSeF. Wybierz tę opcję, gdy chcesz, aby dokumenty wysłane do KSeF miały podpis konkretnego pracownika.
Dostęp do wydatków i możliwość ich pobierania z KSeF mają wszyscy użytkownicy posiadający dostęp do zakładki Wydatki zgodnie z ogólnymi uprawnieniami konta.
Jeśli na koncie posiadasz kilka firm, uprawnienia użytkowników do wysyłki ustawiasz osobno w szczegółach każdego połączenia NIP.
Zobacz też: KSeF: Uprawnienia użytkowników w Fakturowni – kto może wysyłać dokumenty i jak to ustawić
5. Ustawienia integracji z KSeF – wysyłka, pobieranie faktur i offline24
Po połączeniu z KSeF sprawdź wysyłkę faktur sprzedażowych, ustaw sposób pobierania faktur kosztowych i włącz tryb offline24 oraz walidację struktury.
Wysyłka faktur sprzedażowych do KSeF
Wysyłkę faktur sprzedażowych do KSeF sprawdzisz na pierwszej fakturze – zobacz, czy:
- faktury trafiają do KSeF (status Wysłano poprawnie)
- widoczny jest numer KSeF na dokumencie
Odbiór faktur kosztowych (wydatków)
Faktury kosztowe mogą pobierać się z KSeF automatycznie albo ręcznie – sposób wybierasz w ustawieniach integracji.
Następnie zobacz, czy:
- dokumenty pojawiają się w zakładce Wydatki
- dane kontrahenta i kwoty są poprawne
Tryb offline24 i walidacja struktury
Tryb offline24 i walidację struktury warto włączyć od razu po połączeniu z KSeF:
- tryb offline24 – który pozwala na wystawianie faktur nawet podczas przerw w działaniu serwerów rządowych lub braku internetu.
- walidację struktury podczas wystawiania dokumentu – która aktywuje automatyczne sprawdzanie poprawności danych przed ich wysyłką do KSeF.
Zobacz też: KSeF nie działa? Tryb offline24, błędy i terminy dosłania faktur
6. Dlaczego faktura nie wysyła się do KSeF? Najczęstsze problemy
Faktura najczęściej nie wysyła się do KSeF z powodu braku uprawnień, błędnych danych firmy albo problemów z dostępem do KSeF. Część z nich trzeba sprawdzić przed integracją, a część podczas testu pierwszej faktury:
- brak złożonego ZAW-FA (spółki bez pieczęci – do przygotowania przed integracją)
- nieaktualna lub błędna pieczęć kwalifikowana (sprawdź przed integracją)
- błędny NIP w systemie (do ew. skorygowania przed integracją)
- brak odpowiednich uprawnień użytkownika (sprawdź w trakcie konfiguracji)
- brak testu pierwszej faktury przed rozpoczęciem regularnej wysyłki (do wykonania w systemie po skonfigurowaniu integracji)
- brak nadanych uprawnień do wysyłki dla użytkowników (błąd: „Nie udało się wysłać dokumentu do KSeF, ponieważ uprawnienia do wysyłki nie zostały poprawnie skonfigurowane") – uprawnienia muszą być nadane ręcznie każdemu użytkownikowi bez wyjątku, w tym Właścicielowi konta i Administratorowi, a przy kilku firmach – osobno dla każdego NIP. Bez tego użytkownik nie zobaczy przycisków „Wyślij do KSeF" ani „Pobierz z KSeF" i jego dokumenty nie trafią do KSeF – nawet przy włączonej automatyzacji. Konfiguracja: Ustawienia > Integracje i dodatki > KSeF > Ustawienia > Szczegóły i uprawnienia.
Zobacz też: Najczęstsze problemy z konfiguracją integracji z KSeF
Jeśli Twoja firma wchodzi do KSeF 1 stycznia 2027 r., skonfiguruj integrację przed tym terminem – pierwszą fakturę w styczniu wyślesz wtedy bez pośpiechu.
Najczęstsze pytania o włączenie KSeF w Fakturowni
Czy JDG musi składać ZAW-FA, żeby włączyć KSeF w Fakturowni?
Jednoosobowa działalność nie musi składać ZAW-FA, żeby włączyć KSeF w Fakturowni – właściciel loguje się do KSeF Profilem Zaufanym, mObywatelem albo podpisem kwalifikowanym. Formularz ZAW-FA jest potrzebny dopiero wtedy, gdy chcesz nadać uprawnienia w KSeF innym osobom.
Czy można połączyć z KSeF kilka firm na jednym koncie Fakturowni?
Na jednym koncie Fakturowni możesz połączyć z KSeF kilka firm – każdą konfigurujesz osobno, a uprawnienia użytkowników do wysyłki ustawiasz oddzielnie dla każdego NIP.
Czy certyfikatu wygenerowanego przez Fakturownię można użyć w innym programie?
Certyfikatu wygenerowanego automatycznie przez Fakturownię nie użyjesz w innym programie – działa tylko w integracji z Fakturownią. Jeśli korzystasz z KSeF w kilku systemach, wygeneruj certyfikat w Aplikacji Podatnika i wybierz w Fakturowni uwierzytelnienie manualne.
O autorze
Artykuł został stworzony przez nasz zespół specjalistów. Łączymy doświadczenie, wiedzę merytoryczną i codzienne rozmowy z użytkownikami, aby dostarczać rzetelne i aktualne informacje o fakturowaniu, KSeF i prowadzeniu biznesu.