Jak włączyć KSeF w Fakturowni? Prosta checklista przed 1 kwietnia

Aby uruchomić integrację Fakturowni z KSeF, musisz uzyskać dostęp do KSeF (w zależności od działalności – Prosif Zaufany, pieczęć kwalifikowana, formularza ZAW-FA) oraz wybrać tryb uwierzytelnienia – automatyczny lub manualny. Fakturownia umożliwia pracę w trybie hybrydowym, co pozwala na bezpieczne testowanie wysyłki dokumentów XML przed oficjalnym terminem 1 kwietnia.

Poniżej znajdziesz prosty plan działania, który pozwoli Ci bezpiecznie i spokojnie uruchomić integrację z KSeF już teraz.

Działaj od razu i uniknij stresu przed obowiązkowym terminem oraz ewentualnych utrudnień, które mogłyby zaskoczyć Cię w ostatniej chwili.

1. Zanim klikniesz Aktywuj

Sprawdź, co musisz przygotować dla swojej firmy

1. Dla spółek (np. spółka z ograniczoną odpowiedzialnością, spółka akcyjna, fundacje):

• musisz posiadać kwalifikowaną pieczęć elektroniczną (zawierającą NIP firmy) lub
• złożyć formularz ZAW-FA w swoim urzędzie skarbowym. Wyznaczasz w nim osobę (np. właściciela lub księgową), która będzie zarządzać KSeF w imieniu spółki za pomocą swojego Profilu Zaufanego

2. Dla Jednoosobowych Działalności Gospodarczych (JDG):

• wystarczy aktywny Profil Zaufany, aplikacja mObywatel lub podpis kwalifikowany właściciela

Zobacz też: Jak uzyskać dostęp do KSeF dla jednoosobowej działalności? oraz Dostęp do KSeF dla spółek – praktyczny poradnik

Zweryfikuj dane w Fakturowni

• Numer NIP
• Zgodność pełnej nazwy firmy i adresu z danymi w CEIDG/KRS.
• Dane kontaktowe

Błędy w tych danych to jedna z przyczyn problemów przy wysyłce faktur do KSeF.

2. Wybierz odpowiedni tryb uwierzytelnienia

Aby łatwiej Ci było podjąć decyzję, możesz skorzystać z konfiguratora KSeF, dostępnego obecnie na stronie https://fakturownia.pl/ksef-faq (wkrótce także bezpośrednio w systemie Fakturowni).
Konfigurator podpowie:

• który typ uwierzytelnienia wybrać
• jakie działania wykonać krok po kroku

Dostępne tryby uwierzytelnienia:

Automatyczny

Jest dedykowany dla osób, które mają jedną firmę i chcą połączyć KSeF wyłącznie z Fakturownią. Korzystając z automatycznej opcji, Fakturownia w Twoim imieniu generuje certyfikaty w KSeF.

Manualny

To rozwiązanie przeznaczone przede wszystkim dla osób, które chcą korzystać z więcej niż jednego programu zintegrowanego z KSeF (np. Fakturownia + inne narzędzie księgowe/ERP) oraz dla tych, którzy posiadają w obrębie jednego konta w Fakturowni kilka firm (np. spółka + JDG).

Zobacz też: Jak połączyć Fakturownię z KSeF – manualne czy automatyczne uwierzytelnienie KSeF

Dodatkowe opcje po uwierzytelnieniu

1. Przypisz kolejne NIP-y do certyfikatu

To rozwiązanie jest dla Ciebie, jeśli posiadasz co najmniej dwie firmy i wszystkie mają być obsługiwane przy użyciu tych samych certyfikatów, tj. są powiązane z jednym numerem PESEL (logowanie Profilem Zaufanym). Opcję “Przypisz kolejne NIP-y do certyfikatu” zobaczysz po poprawnym uwierzytelnieniu przy użyciu jednego z wyżej wymienionych trybów.

2. Tryb hybrydowy

Tryb hybrydowy to dodatkowa opcja w ustawieniach integracji z KSeF, która jest widoczna po wykonaniu uwierzytelnienia. Tryb ten obowiązuje w okresie przejściowym i jest dedykowany przedsiębiorcom, których obowiązek wysyłki faktur sprzedażowych do KSeF rozpocznie się dopiero 1 kwietnia lub 1 stycznia 2027. Tryb hybrydowy pozwala pobierać dokumenty kosztowe z KSeF, dobrowolnie wysyłać dokumenty sprzedażowe do KSeF oraz wysyłać faktury do klientów mailem, bez konieczności nadawania im numeru KSeF.

3. Aktywacja integracji w Fakturowni

Gdy dopełnisz wymienionych wyżej formalności, proces techniczny zajmie tylko chwilę:

1. Instalacja: wejdź w Ustawienia > Integracje i dodatki > KSeF i kliknij Aktywuj.
2. Połączenie: samo kliknięcie Aktywuj nie łączy jeszcze z serwerami rządowymi. Musisz przejść proces uwierzytelnienia (zgodnie z wybranym trybem: automatycznym lub manualnym).
3. Potwierdzenie: po poprawnej autoryzacji Fakturownia uzyska dostęp do Twojego konta w KSeF.

4. Skonfiguruj sposób działania po integracji

Wysyłka faktur sprzedażowych do KSeF

Po poprawnej autoryzacji sprawdź, czy:

• faktury trafiają do KSeF (status Wysłano poprawnie)
• widoczny jest numer KSeF na dokumencie

Odbiór faktur kosztowych (wydatków)

Wybierz w ustawieniach integracji, czy faktury wydatkowe mają się pobierać z KSeF automatycznie, czy chcesz je pobierać ręcznie. Sprawdź instrukcję, jak to zrobić.

Następnie zobacz, czy:

• dokumenty pojawiają się w zakładce Wydatki
• zweryfikuj poprawność danych kontrahenta i kwot

Dodatkowe ustawienia integracji

Oprócz ustawień dotyczących wysyłki i pobierania faktur, włącz też:

• tryb offline 24 – który pozwala na wystawianie faktur nawet podczas przerw w działaniu serwerów rządowych lub braku internetu.
• walidację struktury podczas wystawiania dokumentu – która aktywuje automatyczne sprawdzanie poprawności danych przed ich wysyłką do KSeF.

Zobacz też: Tryb offline w KSeF – co zrobić w przypadku awarii systemu?

5. Najczęstsze przyczyny problemów – i jak ich uniknąć

O niektóre elementy procesu trzeba zadbać jeszcze przed rozpoczęciem integracji, inne warto sprawdzić podczas testu pierwszej faktury. Dzięki temu szybko uruchomisz wysyłkę do KSeF, unikając typowych problemów:

• brak złożonego ZAW-FA (spółki bez pieczęci – do przygotowania przed integracją)
• nieaktualna lub błędna pieczęć kwalifikowana (sprawdź przed integracją)
• błędny NIP w systemie (do ew. skorygowania przed integracją)
• brak odpowiednich uprawnień użytkownika (sprawdź w trakcie konfiguracji)
• brak testu pierwszej faktury przed rozpoczęciem regularnej wysyłki (do wykonania w systemie po skonfigurowaniu integracji)

Pełną listę rozwiązań i komunikatów błędów znajdziesz w artykule: Najczęstsze problemy z konfiguracją integracji z KSeF 

Dlaczego warto się zintegrować z KSeF teraz?

Integracja uruchomiona wcześniej oznacza:

• czas na spokojne testy
• możliwość wdrożenia trybu hybrydowego
• płynne przejście na pełną automatyzację przed 1 kwietnia
• brak nagłych zmian w procesach sprzedażowych

Dlatego już teraz zintegruj Fakturownię ze swoim kontem KSeF! A jeśli masz pytania dotyczące integracji, zajrzyj na naszą stronę https://fakturownia.pl/ksef-faq, gdzie znajdziesz wszystkie informacje na temat: działania integracji, uprawnień, wysyłki i pobierania faktur oraz współpracy z biurem księgowym. Skarbnicą wiedzy będzie też dla Ciebie nasza Baza Wiedzy. 

Zobacz więcej wpisów