Kary za nieprzestrzeganie KSeF – Co musisz wiedzieć?

Wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) w Polsce stanowi istotny krok w kierunku cyfryzacji procesów finansowych. Jednakże wraz z tymi zmianami pojawiają się pytania o potencjalne kary za nieprzestrzeganie nowych przepisów. W niniejszym artykule omówimy, jakie mogą być konsekwencje nieprzestrzegania wymagań KSeF oraz sankcje za brak wystawienia faktury w systemie.

Fakturownia podąża za zmianami prawnymi w Polsce i w Europie
Fakturownia to prosty system, do zarządzania przychodami i wydatkami, a także całymi finansami firmy.
Zarejestruj się w Fakturownia.pl

Kary za naruszenie przepisów KSeF

Od 1 lutego 2026 roku obowiązek korzystania z KSeF obejmie duże firmy, których roczne przychody ze sprzedaży przekraczają 200 mln zł. Dwa miesiące później – od 1 kwietnia 2026 – do systemu dołączą pozostali przedsiębiorcy, w tym także podatnicy zwolnieni z VAT. Najmniejsze działalności, które wystawiają faktury do 450 zł i nie przekraczają 10 tys. zł miesięcznego obrotu, zostaną objęte obowiązkiem najpóźniej – od 1 stycznia 2027 roku.

Przez pierwszy rok przedsiębiorcy nie będą karani w związku z niedopatrzeniami, jakie mogą się pojawić w trakcie obowiązkowego już korzystania z KSeF. Sytuacja ma się zmienić od 1 stycznia 2027 r. kiedy to kary będą mogły być nałożone na przedsiębiorców w 3 przypadkach:

• kiedy faktura zostanie wystawiona w programie nieprzystosowanym do do wymogów KSeF
• kiedy faktura zostanie wystawiona niezgodnie ze schematem
• gdy dokument zostanie przesłany do KSeF z opóźnieniem

Sprawdź także: Jak KSeF wpłynie na pracę biur rachunkowych?, Jakie dokumenty podlegają wystawieniu w KSeF?

Wysokość kar

Kary za naruszenie przepisów KSeF mogą być znaczne. Mogą sięgać nawet 100% kwoty podatku wykazanego na fakturze wystawionej poza KSeF. W przypadku faktur bez wykazanego podatku, kara może wynieść do 18,7% całkowitej kwoty należności na fakturze. Kary te muszą zostać uregulowane na rachunek bankowy właściwego urzędu skarbowego w ciągu 14 dni od doręczenia decyzji.

Sprawdź także: Jak działa samofakturowanie w KSeF?

Przygotowania do wdrożenia KSeF

Dodatkowy czas przed wprowadzeniem KSeF daje przedsiębiorcom szansę na lepsze przygotowanie się do nowych przepisów. Warto zainwestować w edukację i szkolenia dotyczące KSeF, aby zrozumieć potencjalne konsekwencje nieprzestrzegania nowych zasad. Wdrożenie KSeF może również wymagać dostosowania procesów wewnętrznych w firmach do nowych standardów.

Sprawdź także: Identyfikator KSeF na przelewie płatności i identyfikator zbiorczy

Artykuł opublikowany 12.08.2024. Zaktualizowany 21.07.2025