Od 1 stycznia 2027 r. firma, która jako czynny podatnik VAT zleca przelew za fakturę z KSeF innemu czynnemu podatnikowi VAT, musi wpisać w tytule przelewu numer KSeF tej faktury. Przy płatności za kilka faktur jednym przelewem zamiast listy numerów można podać identyfikator zbiorczy, który nadaje KSeF. Obowiązek obejmuje też przelewy w mechanizmie podzielonej płatności (MPP).
Numer KSeF w przelewie – od kiedy obowiązkowy?
Numer KSeF w przelewie jest obowiązkowy dla płatności dokonanych od 1 stycznia 2027 r. (art. 108g ustawy o VAT). Ta sama data dotyczy przelewów w MPP. Liczy się dzień zapłaty, a nie dzień wystawienia faktury, więc przelew z 4 stycznia 2027 r. za fakturę z grudnia 2026 r. też wymaga numeru KSeF.
Numer KSeF to 35-znakowy identyfikator, który KSeF nadaje fakturze w chwili jej przyjęcia, i to on – a nie numer nadany przez sprzedawcę, np. FV/15/01/2027 – trafia od 2027 r. do tytułu przelewu. Na wydruku albo w PDF faktury z KSeF numer KSeF jest umieszczony pod kodem QR.
W 2026 r. w tytule przelewu można wpisywać zwykły numer faktury, tak jak dotąd. Numer KSeF możesz podawać dobrowolnie – sprzedawcy łatwiej wtedy przypisać wpłatę do faktury, a Twoja firma sprawdzi procedury płatności przed terminem.
Przed 1 stycznia 2027 r. sprawdź w swojej firmie:
- czy numery KSeF faktur kosztowych trafiają tam, skąd zlecasz przelewy – do programu, bankowości albo pliku z paczką płatności
- czy osoba, która płaci faktury, ma dostęp do numeru KSeF, a nie tylko do numeru faktury
- jak będziesz płacić za kilka faktur jednego dostawcy – osobnymi przelewami czy jednym przelewem z identyfikatorem zbiorczym
- które płatności idą w mechanizmie podzielonej płatności
Kiedy w przelewie musi być numer KSeF, a kiedy nie?
Numer KSeF musi być w przelewie, gdy spełnione są łącznie trzy warunki:
- płacący jest czynnym podatnikiem VAT
- sprzedawca jest czynnym podatnikiem VAT według białej listy podatników VAT na dzień płatności
- płatność za fakturę z KSeF jest realizowana przelewem albo inną formą, w której wpisuje się tytuł
Przy poleceniu zapłaty, czyli gdy to sprzedawca pobiera pieniądze z rachunku klienta na podstawie jego zgody, numer KSeF podaje wystawca faktury.
Numer KSeF na przelewie nie jest wymagany, gdy:
- płacący albo sprzedawca nie jest czynnym podatnikiem VAT, np. korzysta ze zwolnienia z VAT
- płatność nie ma tytułu, np. przy zapłacie gotówką
- faktura nie ma numeru KSeF, bo zgodnie z przepisami została wystawiona poza systemem, np. przez zagraniczną firmę bez siedziby w Polsce
- faktura wystawiona w trybie offline nie ma jeszcze numeru KSeF, bo ministerstwo ogłosiło awarię systemu
- płacisz przed wystawieniem faktury, np. na podstawie zamówienia albo faktury proforma
- rozliczenie następuje kompensatą, bez przelewu
Jeśli faktura wystawiona w trybie offline24 nie ma jeszcze numeru KSeF z innego powodu niż ogłoszona awaria KSeF, poproś sprzedawcę o numer albo zapłać po jego nadaniu – sprzedawca musi wysłać fakturę do KSeF najpóźniej następnego dnia roboczego.
To ogólne kierunki postępowania, a nie indywidualna porada – w razie wątpliwości potwierdź rozwiązanie ze swoim księgowym.
Identyfikator zbiorczy KSeF – co to jest i jak wygląda
Identyfikator zbiorczy KSeF, nazywany też zbiorczym identyfikatorem płatności, to 35-znakowy numer, który KSeF nadaje co najmniej dwóm fakturom jednego sprzedawcy, żeby jednym oznaczeniem opisać płatność za nie wszystkie. Składa się z czterech części oddzielonych łącznikami:
- NIP firmy, która wygenerowała identyfikator (10 znaków)
- oznaczenie „IZ” z rokiem i miesiącem utworzenia, np. IZ202701
- 12 znaków nadawanych przez system
- 2 znaki kontrolne
Przykład z dokumentacji KSeF Ministerstwa Finansów to 1111111111-IZ202607-65ED02180000-E7. Oznaczenie „IZ” odróżnia identyfikator zbiorczy od numeru KSeF pojedynczej faktury, który w tym miejscu ma pełną datę.
Wygenerowanie identyfikatora zbiorczego nie łączy faktur w jeden dokument i niczego w nich nie zmienia – każda faktura zachowuje swój numer i swój numer KSeF. Identyfikator służy wyłącznie do opisania płatności. Obowiązują przy tym następujące zasady:
- jeden identyfikator obejmuje od 2 do 500 faktur – to aktualny domyślny limit KSeF
- wszystkie faktury muszą pochodzić od jednego sprzedawcy i mieć już numer KSeF
- ta sama faktura może należeć do kilku identyfikatorów, np. przy płatnościach częściowych – przy kolejnych ratach możesz użyć tego samego identyfikatora albo wygenerować nowy
- przy więcej niż 500 fakturach potrzebny jest kolejny identyfikator
Jak wygenerować identyfikator zbiorczy KSeF?
Identyfikator zbiorczy generuje się w KSeF, wskazując numery KSeF faktur, które mają zostać opłacone jednym przelewem. Może to zrobić płacący albo sprzedawca, o ile ma w KSeF dostęp do tych faktur. Na dzień dzisiejszy identyfikator można wygenerować tylko przez API KSeF – nie jest dostępny w Aplikacji Podatnika.
Generowanie przebiega w kilku krokach:
- wybierasz co najmniej dwie faktury jednego sprzedawcy, które chcesz opłacić jednym przelewem
- opcjonalnie dodajesz kwotę, walutę i opis płatności
- KSeF nadaje identyfikator zbiorczy
- wpisujesz identyfikator w tytule przelewu
Kwotę, walutę i opis płatności widzi tylko firma, która utworzyła identyfikator, oraz firmy występujące na objętych nim fakturach. Pozostali widzą wyłącznie listę numerów KSeF.
Jak sprzedawca rozkodowuje identyfikator zbiorczy?
Sprzedawca wpisuje w KSeF identyfikator zbiorczy z tytułu przelewu, a system pokazuje listę faktur, których dotyczy płatność. Dzięki temu wiadomo, które faktury zostały opłacone oraz w jakiej wysokości – jeśli takie informacje zostały wskazane przy generowaniu identyfikatora zbiorczego. Sprawdzić można też odwrotnie, czyli w jakich identyfikatorach zbiorczych występuje dana faktura.
Co wpisać w tytule przelewu za fakturę KSeF?
Numer KSeF w tytule przelewu podaje się przy płatności za jedną fakturę. Przy płatności za kilka faktur jednym przelewem należy podać identyfikator zbiorczy albo numery KSeF wszystkich opłacanych faktur.
Kilka sytuacji wymaga uwagi:
- płacąc ratami za jedną fakturę, w każdym przelewie wpisujesz numer KSeF tej samej faktury
- faktura korygująca ma własny numer KSeF, więc przy dopłacie wynikającej z korekty wpisujesz numer KSeF korekty
- faktura zaliczkowa i faktura końcowa mają osobne numery KSeF – przelew dotyczy tej faktury, którą właśnie opłacasz
- przelew w walucie obcej za fakturę z KSeF też wymaga numeru KSeF, bo przepis nie wyłącza płatności w walutach
W Fakturowni numer KSeF faktury widać w podglądzie dokumentu, także faktury kosztowej pobranej z KSeF przez integrację Fakturowni z KSeF. Sprzedawcy korzystający z Fakturowni ułatwiają też zapłatę swoim klientom: wysyłka faktury e-mailem przy włączonej integracji z KSeF następuje dopiero po nadaniu numeru KSeF, więc klient od razu dostaje numer potrzebny do przelewu.
Co wpisać w tytule przelewu – zależnie od sytuacji
To, co wpisujesz w tytule przelewu, zależy od daty płatności, liczby opłacanych faktur i tego, czy faktura ma numer KSeF.
| Za co i kiedy płacisz | Co wpisujesz w tytule przelewu | Przykład |
|---|---|---|
| Za fakturę, płatność do 31 grudnia 2026 r. | Numer faktury nadany przez sprzedawcę | FV/15/12/2026 |
| Za jedną fakturę z KSeF, płatność od 1 stycznia 2027 r. | Numer KSeF tej faktury (35 znaków) | 5265877635-20250826-0100001AF629-AF |
| Za kilka faktur jednego sprzedawcy jednym przelewem, płatność od 1 stycznia 2027 r. | Identyfikator zbiorczy (35 znaków, z oznaczeniem „IZ”) | 1111111111-IZ202607-65ED02180000-E7 |
| Za fakturę wystawioną poza KSeF, np. przez zagraniczną firmę | Numer faktury nadany przez sprzedawcę | INV-2027-0042 |
| Faktury wystawione poza KSeF w 2026 r. (w ramach limitu 10 000 zł albo z kasy rejestrującej) i opłacane w 2027 r. | Numer faktury nadany przez sprzedawcę | FV/15/12/2026 |
Jeden przelew za kilka faktur w KSeF – co wpisać w tytule?
Jeden przelew za kilka faktur z KSeF najlepiej opisać w tytule identyfikatorem zbiorczym. Przepisy dopuszczają też wpisanie numerów KSeF wszystkich faktur, ale Ministerstwo Finansów wskazuje dla takich płatności identyfikator zbiorczy, a kilka 35-znakowych numerów rzadko mieści się w tytule przelewu.
Identyfikator zbiorczy obejmuje tylko faktury jednego sprzedawcy, więc płacąc kilku dostawcom, zlecasz osobny przelew do każdego z nich, każdy z własnym identyfikatorem. Przy przelewie w mechanizmie podzielonej płatności obowiązują dodatkowe zasady opisane niżej.
Zobacz też: Numer KSeF – co to jest, z czego się składa i gdzie go znaleźć
Numer KSeF w przelewie MPP (split payment)
W przelewie w mechanizmie podzielonej płatności numer KSeF wpisuje się od 1 stycznia 2027 r. w polu przeznaczonym dotąd na numer faktury. Pozostałe elementy komunikatu MPP się nie zmieniają: kwota VAT, kwota brutto i NIP sprzedawcy, a sam przelew nadal idzie wyłącznie w złotych.
Jednym przelewem MPP można zapłacić za kilka faktur jednego sprzedawcy wystawionych w okresie od jednego dnia do jednego miesiąca. W miejscu, w którym przy fakturach spoza KSeF wpisuje się okres płatności, podaje się wtedy identyfikator zbiorczy, a kwota VAT w przelewie to suma VAT z tych faktur.
Przy fakturach wystawionych poza KSeF zasady MPP się nie zmieniają. Zaliczkę wpłacaną w MPP przed wystawieniem faktury nadal oznacza się słowem „zaliczka” w miejscu numeru faktury.
Jeśli to Ty wystawiasz faktury objęte obowiązkowym MPP, oznaczenie mechanizmu podzielonej płatności w Fakturowni dodajesz na fakturze sprzedaży, a kupujący wpisuje w przelewie MPP jej numer KSeF.
Brak identyfikatora KSeF w przelewie – konsekwencje
Ustawa o VAT nie przewiduje osobnej kary za brak numeru KSeF albo identyfikatora zbiorczego w tytule przelewu. Kary pieniężne związane z KSeF dotyczą wystawiania i wysyłania faktur, a nie opisu płatności.
Brak kary nie zwalnia jednak z podawania numeru. Gdy w przelewie go zabraknie albo będzie błędny:
- sprzedawca może przypisać wpłatę do niewłaściwej faktury albo w ogóle jej nie rozliczyć
- administracja skarbowa nie powiąże płatności z fakturą, a właśnie temu służy to oznaczenie
Pomyłka w numerze KSeF nie unieważnia przelewu – pieniądze trafiają do sprzedawcy. W takiej sytuacji poinformuj sprzedawcę, której faktury dotyczyła płatność.
Osobną sprawą jest sam MPP. Jeśli płatność musiała pójść w podzielonej płatności, a poszła zwykłym przelewem, grożą sankcje przewidziane dla MPP, niezależnie od tego, czy w przelewie był numer KSeF.
Zobacz też: Kary KSeF 2027 – od kiedy i ile wynoszą?
Najczęstsze pytania o numer KSeF w przelewie
Czy w 2026 roku trzeba podawać numer KSeF w przelewie?
Nie. W 2026 r. w tytule przelewu można wpisywać zwykły numer faktury, a podanie numeru KSeF jest dobrowolne. Obowiązek dotyczy płatności dokonanych od 1 stycznia 2027 r.
Co wpisać w tytule przelewu, gdy płacę za kilka faktur?
Przy płatności za kilka faktur jednym przelewem w tytule wpisuje się identyfikator zbiorczy wygenerowany w KSeF albo numery KSeF wszystkich opłacanych faktur. Identyfikator zbiorczy obejmuje od 2 do 500 faktur jednego sprzedawcy i ma 35 znaków, więc zawsze zmieści się w tytule przelewu.
Ile znaków ma identyfikator zbiorczy KSeF?
Identyfikator zbiorczy KSeF ma 35 znaków, tak jak numer KSeF faktury. Składa się z NIP firmy, która go wygenerowała, oznaczenia „IZ” z rokiem i miesiącem utworzenia, 12 znaków nadawanych przez system i 2 znaków kontrolnych.
Czy identyfikator zbiorczy zastępuje numery KSeF faktur?
Identyfikator zbiorczy zastępuje numery KSeF faktur tylko w tytule przelewu. Same faktury się nie zmieniają: każda zachowuje swój numer i swój numer KSeF, a sprzedawca może w KSeF sprawdzić, które faktury obejmuje dany identyfikator.
Czy przelew w walucie obcej wymaga numeru KSeF?
Tak. Od 1 stycznia 2027 r. przelew w walucie obcej za fakturę z KSeF między czynnymi podatnikami VAT też musi zawierać numer KSeF albo identyfikator zbiorczy, bo przepis nie wyłącza płatności w walutach. Inaczej jest w mechanizmie podzielonej płatności, który działa wyłącznie w złotych.
Co grozi za brak numeru KSeF w przelewie?
Ustawa o VAT nie przewiduje osobnej kary za brak numeru KSeF ani identyfikatora zbiorczego w tytule przelewu, choć od 1 stycznia 2027 r. podanie go jest obowiązkiem. Sankcje grożą natomiast za niezastosowanie mechanizmu podzielonej płatności, gdy był on obowiązkowy.
Zobacz więcej wpisów