Tryb offline w KSeF – co zrobić w przypadku awarii systemu?

Krajowy System e-Faktur (KSeF) ma działać nieprzerwanie, ale jak każdy system IT, może czasem odmówić posłuszeństwa. Dlatego ustawodawca wprowadził mechanizmy awaryjne, takie jak tryb offline i tryb offline24, by umożliwić przedsiębiorcom wystawienie faktury w każdej sytuacji i w dowolnym momencie.

Online, offline i offline24 – na czym polega różnica?

1. Tryb online

W normalnych warunkach korzystamy z trybu online – faktura trafia bezpośrednio po wystawieniu do KSeF, a system od razu nadaje jej numer identyfikujący. Problem pojawia się, gdy system KSeF przestaje działać lub podatnik nie ma możliwości połączenia się z internetem.

2. Tryb offline

W takiej sytuacji dostępny jest tryb offline, z którego można skorzystać, gdy Ministerstwo Finansów ogłosi niedostępność systemu (planowaną lub nagłą). Faktury można wtedy wystawiać poza KSeF, a później – po przywróceniu działania systemu – należy je dosłać do Krajowego Systemu e-faktur.

3. Tryb offline24

Tryb offline24 to funkcjonalność przewidziana na stałe, która będzie umożliwiała wystawienie faktury bez połączenia z KSeF, a następnie przesłanie jej do systemu najpóźniej do końca następnego dnia roboczego. Dzięki temu przedsiębiorca nie będzie całkowicie uzależniony od dostępności internetu czy chwilowej awarii swojego systemu.

Kiedy można skorzystać z trybu offline lub offline24?

• Tryb offline pojawia się wyłącznie wtedy, gdy Ministerstwo Finansów ogłosi niedostępność systemu – np. podczas planowanej konserwacji lub w sytuacji nagłej awarii. Po zakończeniu przerwy przedsiębiorcy muszą przesłać wszystkie faktury do KSeF, w kolejnym dniu roboczym w przypadku czasowej niedostępności KSeF lub 7 dni roboczych w przypadku awarii.
• Tryb offline24 działa niezależnie od komunikatów MF. Każdy podatnik może z niego skorzystać, jeśli np. nie ma dostępu do internetu, ma problem techniczny z własnym oprogramowaniem albo po prostu chce wystawić fakturę w sytuacji, gdy system KSeF działa wolno. Faktura wystawiona w ten sposób zachowuje datę, którą wpiszesz w strukturze logicznej, ale do systemu musi trafić w ciągu kolejnego dnia roboczego.

Co się dzieje z fakturą wystawioną w trybie offline?

Faktura wystawiona w trybie offline lub offline24 ma moc prawną już w chwili jej utworzenia, a wpisana na niej data powinna odpowiadać rzeczywistej dacie wystawienia. Dokument należy jednak przesłać do KSeF w wymaganym terminie – w przeciwnym razie na przedsiębiorcę mogą zostać nałożone sankcje.

Nabywca – przedsiębiorca z NIP i czynny podatnik VAT – otrzyma fakturę wyłącznie poprzez KSeF. 

W przypadku konsumentów lub kontrahentów bez NIP-u możliwe jest przekazanie dokumentu poza systemem, np. w formie wydruku czy pliku PDF.

Certyfikat i oznaczenia faktur offline

Aby korzystać z trybu offline, podatnik będzie musiał posiadać  Certyfikat KSeF. Dzięki niemu faktura zostanie oznaczona odpowiednim kodem QR , co potwierdzi tożsamość wystawcy. To zabezpieczenie przed nadużyciami i fałszowaniem dokumentów.

Dodatkowo w systemie pojawi się oznaczenie, że dokument został wystawiony w trybie offline. Dzięki temu system i urzędy skarbowe będą wiedziały, dlaczego faktura trafiła do KSeF z opóźnieniem.

Jak przygotować firmę na korzystanie z trybu offline?

Przedsiębiorcy powinni już teraz upewnić się, że program do fakturowania, z którego korzystają, będzie obsługiwał tryb offline i offline24. Ważne jest również posiadanie odpowiednich certyfikatów oraz procedur wewnętrznych – kto będzie wystawiał faktury, kto będzie odpowiadał za ich późniejsze dosłanie i jak kontrolować terminy.

Warto też pamiętać, że nieprzesłanie faktury w wymaganym czasie może mieć poważne konsekwencje podatkowe. Dlatego lepiej z wyprzedzeniem przetestować rozwiązania i przygotować zespół do działania w takich sytuacjach.

Podsumowanie

Tryb offline i offline24 w KSeF mają uchronić przedsiębiorców przed paraliżem w przypadku awarii systemu KSeF lub braku internetu po stronie wystawcy. to mechanizmy awaryjne, których nie warto nadużywać, trzeba traktować je poważnie i stosować zgodnie z no nie wewnętrznymi procedurami. Faktury offline należy dosyłać do KSeF w odpowiednim terminie, a firmy powinny zadbać o certyfikaty i przygotować procedury wewnętrzne.

Dzięki temu wystawianie faktur nie zatrzyma się nawet wtedy, gdy system KSeF przestanie działać, a przedsiębiorcy zachowają ciągłość w rozliczeniach i bezpieczeństwo podatkowe.