Czym jest terminal płatniczy?
Terminal płatniczy, określany również jako terminal POS (Point of Sale), to urządzenie służące do przyjmowania płatności bezgotówkowych. Najczęściej wykorzystywany jest do obsługi kart debetowych i kredytowych, płatności zbliżeniowych oraz portfeli mobilnych.
Obok tradycyjnych terminali stacjonarnych i mobilnych dostępne są również rozwiązania typu mPOS oraz Tap to Pay, które pozwalają przyjmować płatności zbliżeniowe bezpośrednio na odpowiednio wyposażonym smartfonie.
Czy terminal płatniczy jest obowiązkowy?
Nie, przepisy nie wprowadzają ogólnego obowiązku posiadania terminala płatniczego. Art. 19a Prawa przedsiębiorców nakłada na określonych przedsiębiorców obowiązek zapewnienia klientowi możliwości dokonania zapłaty przy użyciu instrumentu płatniczego. Jednocześnie przepis ten nie obejmuje przedsiębiorców zwolnionych z obowiązku ewidencjonowania sprzedaży przy użyciu kasy fiskalnej.
W praktyce oznacza to, że przedsiębiorca zobowiązany do stosowania kasy fiskalnej powinien zapewnić klientowi możliwość płatności bezgotówkowej, jednak nie musi robić tego za pomocą terminala POS. W zależności od sposobu prowadzenia sprzedaży możliwe jest wykorzystanie również innych rozwiązań mieszczących się w pojęciu instrumentu płatniczego.
Warto więc rozróżnić dwie kwestie: obowiązek umożliwienia płatności bezgotówkowej i obowiązek posiadania terminala.
Czy działalność nierejestrowana musi umożliwiać płatności bezgotówkowe?
Działalność nierejestrowana jest szczególną formą drobnej aktywności zarobkowej osoby fizycznej, która po spełnieniu ustawowych warunków nie jest uznawana za działalność gospodarczą i nie wymaga wpisu do CEIDG. Aktualny limit przychodu dla działalności nierejestrowanej liczony jest kwartalnie i wynosi 225% minimalnego wynagrodzenia.
Ponieważ obowiązek wynikający z art. 19a Prawa przedsiębiorców odnosi się do przedsiębiorców, osoba prowadząca działalność nierejestrowaną nie ma na tej podstawie obowiązku zapewniania terminala ani innej formy płatności bezgotówkowej.
Nie oznacza to jednak, że nie może takich płatności przyjmować. Dla wielu osób sprzedających produkty lub świadczących usługi możliwość zapłaty kartą czy telefonem jest po prostu wygodnym rozwiązaniem i może ułatwiać obsługę klientów.
Działalność nierejestrowana a terminal płatniczy
Możliwość uzyskania terminala bez zarejestrowanej działalności zależy przede wszystkim od operatora płatności. Klasyczne oferty banków i agentów rozliczeniowych są najczęściej przygotowane dla przedsiębiorców i wiążą się z weryfikacją danych podmiotu korzystającego z usługi.
Przy standardowej umowie operator może wymagać m.in.:
- danych przedsiębiorcy, takich jak NIP i REGON,
- potwierdzenia wpisu do CEIDG albo KRS,
- rachunku, na który będą przekazywane środki z transakcji,
- dokumentów niezbędnych do weryfikacji tożsamości.
Zakres wymaganych danych nie jest jednak identyczny u każdego dostawcy. Na rynku funkcjonują także rozwiązania fintech oraz mobilne formy przyjmowania płatności. Dlatego w kwestii działalności nierejestrowanej a terminala warto sprawdzić warunki konkretnego operatora przed zakupem urządzenia.
Przykładowo operatorzy tacy jak SumUp oferują niewielkie terminale mobilne oraz funkcję Tap to Pay, choć zasady rejestracji i dostępność poszczególnych usług mogą zależeć od rodzaju prowadzonej działalności i sposobu weryfikacji użytkownika. W programie Polska Bezgotówkowa SumUp wymaga już zarejestrowanej działalności i aktywnego NIP.
Czy działalność nierejestrowana może skorzystać z ulgi na terminal?
Nie. Ulga podatkowa na terminal jest przeznaczona dla podatników uzyskujących przychody z pozarolniczej działalności gospodarczej. Mogą z niej korzystać przedsiębiorcy rozliczający się według skali podatkowej, podatkiem liniowym lub ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych.
Ulga może obejmować zarówno zakup terminala, jak i wydatki związane z obsługą płatności, w tym m.in. opłaty interchange, opłaty akceptanta, opłaty systemowe czy koszty najmu lub dzierżawy urządzenia. Co istotne, wydatki uwzględnione wcześniej w kosztach uzyskania przychodów również mogą zostać objęte ulgą, jeśli spełnione są pozostałe warunki odliczenia.
Działalność nierejestrowana jest natomiast rozliczana w PIT-36 jako odrębne źródło przychodów, a nie jako pozarolnicza działalność gospodarcza. Z tego względu osoba prowadząca ją nie korzysta z ulgi na terminal przewidzianej dla przedsiębiorców.
Terminal płatniczy a działalność nierejestrowana – co warto zapamiętać?
Osoba prowadząca działalność nierejestrowaną nie ma obowiązku posiadania terminala płatniczego. Sam obowiązek zapewnienia płatności bezgotówkowych przewidziany w Prawie przedsiębiorców dotyczy przedsiębiorców objętych określonymi obowiązkami dotyczącymi kas fiskalnych.
Jeżeli jednak klienci często chcą płacić kartą lub telefonem, terminal, mPOS albo Tap to Pay mogą być praktycznym uzupełnieniem dostępnych form płatności. Przed wyborem rozwiązania warto przede wszystkim sprawdzić wymagania konkretnego operatora. Trzeba też pamiętać, że osoba prowadząca działalność nierejestrowaną nie może skorzystać z ulgi podatkowej na terminal przewidzianej dla pozarolniczej działalności gospodarczej.
Zobacz więcej wpisów