Sprawozdania finansowe do PFRON – kto musi je wysłać i kiedy?

PFRON – rola i znaczenie w zatrudnianiu osób z niepełnosprawnościami

Państwowy Fundusz Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych działa na podstawie ustawy z 27 sierpnia 1997 r. o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych (t.j. Dz.U. z 2024 r. poz. 44). Jego celem jest wspieranie aktywności zawodowej i społecznej osób z niepełnosprawnościami poprzez m.in. dofinansowanie wynagrodzeń, refundację składek ZUS czy pomoc w likwidacji barier architektonicznych. Fundusz finansowany jest głównie ze składek od pracodawców, którzy zatrudniają co najmniej 25 pracowników, ale nie osiągają wymaganego wskaźnika zatrudnienia osób z niepełnosprawnościami (6% w przypadku większości firm).

Aby skorzystać ze wsparcia PFRON, przedsiębiorcy muszą spełniać określone wymagania, w tym dostarczać dokumenty potwierdzające stabilność finansową. Sprawozdania finansowe odgrywają tu kluczową rolę, ponieważ pozwalają Funduszowi ocenić sytuację ekonomiczną wnioskodawcy. Niedopełnienie obowiązku sprawozdawczego prowadzi do wstrzymania wypłaty środków, co dla wielu firm oznacza poważne trudności finansowe.

Kto musi składać sprawozdania finansowe do PFRON?

Obowiązek corocznego złożenia sprawozdania finansowego (lub – w razie zwolnienia – oświadczenia) spoczywa na przedsiębiorcach ubiegających się o dofinansowanie do wynagrodzeń pracowników z niepełnosprawnościami, którzy:

1. są klasyfikowani jako średni lub duży przedsiębiorca – oznacza to podmioty zatrudniające co najmniej 50 pracowników i przekraczające unijne progi 10 mln € obrotu lub sumy bilansowej (średni) bądź 250 pracowników i 50 mln € obrotu/sumy bilansowej (duży);
2. niezależnie od formy prawnej – wymóg dotyczy spółek kapitałowych, osobowych, fundacji i stowarzyszeń prowadzących działalność gospodarczą oraz jednoosobowych działalności gospodarczych, o ile spełniają kryteria wielkości.

PFRON sprawozdania – jakie dokumenty należy złożyć?

Przedsiębiorcy, którzy podlegają obowiązkowi sprawozdawczemu, muszą dostarczyć:

1. Sprawozdania finansowe za ostatnie 3 lata obrotowe – dokumenty powinny być sporządzone zgodnie z przepisami ustawy o rachunkowości. Obejmują one bilans, rachunek zysków i strat oraz informacje dodatkowe. Jeśli sprawozdania zostały złożone elektronicznie do Krajowego Rejestru Sądowego (KRS), nie ma potrzeby przesyłania ich osobno do PFRON – Fundusz zweryfikuje je samodzielnie.
2. Oświadczenie o braku obowiązku sporządzania sprawozdań – w przypadku firm zwolnionych z tego obowiązku (np. mikroprzedsiębiorców lub podmiotów prowadzących uproszczoną księgowość). Oświadczenie powinno być podpisane kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub profilem zaufanym.

W przypadku stwierdzenia braków formalnych lub błędów w sprawozdaniach finansowych złożonych do KRS, PFRON może wezwać wnioskodawcę do ich uzupełnienia lub korekty. Dlatego warto upewnić się, że dokumenty są poprawne i kompletne przed ich złożeniem.

Terminy składania sprawozdań finansowych do PFRON

Terminy składania sprawozdań finansowych lub oświadczeń do PFRON są ściśle określone i ich niedotrzymanie może skutkować poważnymi konsekwencjami. 

Jeśli przedsiębiorca składa sprawozdania finansowe do KRS, nie musi dostarczać ich oddzielnie do PFRON pod warunkiem, że dokumenty są dostępne w KRS w momencie składania wniosku o dofinansowanie. W przypadku sprawozdań niedostępnych w KRS (np. dla firm prowadzących działalność gospodarczą, które nie mają obowiązku rejestracji w KRS), dokumenty należy przesłać elektronicznie na skrzynki e-mail właściwych oddziałów.

Konsekwencje niedopełnienia obowiązku sprawozdawczego

Niezłożenie sprawozdań finansowych lub oświadczeń w wyznaczonym terminie (np. do 15 lipca 2025 r. za rok 2024) skutkuje wstrzymaniem wypłaty dofinansowania do wynagrodzeń pracowników z niepełnosprawnościami. Jest to szczególnie dotkliwe dla firm, które regularnie korzystają z tego wsparcia, ponieważ może to wpłynąć na płynność finansową. Ponadto, w przypadku stwierdzenia błędów w sprawozdaniach, PFRON może wezwać do ich korekty, co wydłuża proces weryfikacji i opóźnia wypłatę środków.

Praktyczne wskazówki dla przedsiębiorców

Aby uniknąć problemów związanych z obowiązkiem sprawozdawczym, warto zastosować się do następujących zasad:

1. Sprawdź status przedsiębiorcy – zweryfikuj, czy Twoja firma jest klasyfikowana jako mikro-, mały czy średni/duży przedsiębiorca. Możesz to zrobić na podstawie liczby pracowników, obrotu i sumy bilansowej.
2. Przygotuj dokumenty z wyprzedzeniem – upewnij się, że sprawozdania do PFRON są zgodne z ustawą o rachunkowości i nie zawierają błędów formalnych.
3. Skorzystaj z KRS – jeśli Twoja firma składa sprawozdania do KRS, upewnij się, że są one dostępne przed terminem weryfikacji przez PFRON.
4. Monitoruj terminy – zapisuj w kalendarzu kluczowe daty, takie jak 15 lipca każdego roku, aby uniknąć opóźnień.
5. Skonsultuj się z księgowym – w razie wątpliwości co do obowiązku sprawozdawczego lub poprawności dokumentów, skorzystaj z pomocy specjalisty.

Podsumowanie – PFRON sprawozdanie finansowe

Składanie sprawozdań finansowych do PFRON to obowiązek, który dotyczy głównie średnich i dużych przedsiębiorców zatrudniających co najmniej 25 osób i ubiegających się o dofinansowanie do wynagrodzeń pracowników z niepełnosprawnościami. Kluczowe terminy są wiążące, a PFRON wprost zapowiada wstrzymanie wypłat w razie braku dokumentów w terminie. Przedsiębiorcy składający sprawozdania do KRS są zwolnieni z ich osobnego przesyłania do PFRON pod warunkiem, że dokumenty są dostępne i poprawne. Warto dokładnie przygotować dokumentację i monitorować terminy, aby zapewnić płynność finansową firmy.