Zasady rozliczania samochodów w firmie w 2025 roku – zmiany i funkcjonowanie przepisów

1. Samochody firmowe – rozliczenia przy własności, leasingu i najmie

Samochody firmowe, czyli te będące własnością firmy, leasingowane lub wynajmowane, podlegają następującym zasadom:

a) Odliczenie VAT

50% VAT – przysługuje, gdy samochód wykorzystywany jest zarówno służbowo, jak i prywatnie (tzw. użytek mieszany). Dotyczy to wydatków na zakup, leasing, paliwo, serwis, ubezpieczenie itp.
100% VAT – możliwe tylko przy wykorzystywaniu pojazdu wyłącznie do celów służbowych. Wymaga:

1. prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu na potrzeby VAT,
2. stworzenia regulaminu użytkowania pojazdu, który wyklucza użytkowanie prywatne,
3. zgłoszenia samochodu do urzędu skarbowego (formularz VAT-26).

b) Koszty uzyskania przychodu (PIT/CIT)

1. Użytek mieszany – 75% kosztów eksploatacyjnych (np. rozliczenie paliwa w firmie, wydatki na naprawy, ubezpieczenie) można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu.
2. Użytek wyłącznie służbowy – umożliwia odliczenie 100% wydatków, jednak również wymaga ewidencji przebiegu oraz regulaminu.

Limity amortyzacji i leasingu:

1. Samochody spalinowe i hybrydowe – do 150 000 zł,
2. Samochody elektryczne – do 225 000 zł.

Wydatki przekraczające te kwoty nie mogą być w pełni zaliczone do kosztów uzyskania przychodu – należy zastosować proporcję.

Ubezpieczenie:

Składki na AC, GAP i inne również podlegają powyższym limitom w odniesieniu do wartości pojazdu.

c) Ryczałt za użytek prywatny

Gdy pracownik korzysta z samochodu służbowego również prywatnie, do jego przychodu doliczany jest ryczałt, który podlega opodatkowaniu PIT oraz składkom ZUS.

Stawki ryczałtu w 2025 roku:

1. 250 zł miesięcznie – pojazdy o mocy do 60 kW oraz elektryczne,
2. 400 zł miesięcznie – pojazdy powyżej 60 kW.

Kwoty są naliczane proporcjonalnie do liczby dni użytkowania prywatnego (np. 15 dni przy samochodzie 90 kW = 200 zł).

2. Samochody prywatne używane w celach służbowych

Pracownicy lub przedsiębiorcy używający prywatnych aut do celów służbowych mogą rozliczać koszty samochodu w firmie na dwa sposoby:

a) Kilometrówka

Stawki obowiązujące w 2025 roku (bez zmian od stycznia 2023 r.):

1. 0,89 zł/km – silnik do 900 cm³,
2. 1,15 zł/km – silnik powyżej 900 cm³.

Wymagania:

1. Ewidencja przebiegu: Pracownik lub przedsiębiorca musi prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu, zawierającą datę, cel podróży, trasę, numer rejestracyjny i liczbę przejechanych kilometrów.
2. Zwrot kosztów: Pracodawca zwraca koszty na podstawie liczby przejechanych kilometrów pomnożonej przez stawkę. Zwrot jest wolny od PIT do wysokości limitu wynikającego z ewidencji.
3. Koszty uzyskania przychodu: Przedsiębiorca może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu kwotę wynikającą z kilometrówki, ale nie więcej niż poniesione wydatki.
4. Brak odliczenia VAT: Przy kilometrówce nie odlicza się VAT od wydatków eksploatacyjnych, ponieważ rozliczenie dotyczy wyłącznie kosztów uzyskania przychodu.

b) Ryczałt

Alternatywą dla kilometrówki jest miesięczny ryczałt wypłacany za użytkowanie prywatnego samochodu służbowo.

Maksymalne miesięczne kwoty w 2025 roku:

Dla samochodów do 900 cm³:

1. 267 zł (do 300 km) – gminy do 100 tys. mieszkańców,
2. 445 zł (do 500 km) – gminy od 100 do 500 tys. mieszkańców,
3. 623 zł (do 700 km) – gminy powyżej 500 tys.

Dla samochodów powyżej 900 cm³: odpowiednio wyższe stawki, uzależnione od ustaleń z pracodawcą. Ryczałt nie może przekraczać limitów określonych przez Ministra Infrastruktury.

1. Zalety: prostsza dokumentacja – brak obowiązku prowadzenia szczegółowej ewidencji.
2. Ograniczenie: brak możliwości rozliczania rzeczywistych kosztów.

c) Wymogi formalne

1. Umowa – należy sporządzić umowę między pracodawcą a pracownikiem, określającą warunki zwrotu kosztów.
2. Badania lekarskie – każda osoba używająca pojazdu w celach służbowych (własnego lub służbowego) musi posiadać aktualne orzeczenie lekarskie potwierdzające brak przeciwwskazań do prowadzenia pojazdu.

3. Praktyczne wskazówki dla przedsiębiorców

1. Wybór formy rozliczenia: Decyzja między kilometrówką a ryczałtem (dla samochodów prywatnych) lub między użytkiem mieszanym a wyłącznie służbowym (dla samochodów firmowych) powinna zależeć od liczby przejechanych kilometrów, kosztów eksploatacji i możliwości prowadzenia ewidencji.
2. Dokładna dokumentacja: Prowadzenie ewidencji przebiegu (dla kilometrówki lub 100% odliczenia VAT) oraz regulaminu użytkowania pojazdu jest kluczowe, aby uniknąć problemów podczas kontroli skarbowej.
3. Optymalizacja podatkowa: Przedsiębiorcy powinni przeanalizować, czy bardziej opłaca się leasing, zakup czy używanie prywatnego samochodu, uwzględniając limity odliczeń i specyfikę działalności.
4. Konsultacja z księgowym: W razie wątpliwości warto skonsultować się z działem księgowości lub biurem rachunkowym, szczególnie w przypadku złożonych rozliczeń (np. leasing, użytek mieszany).

Podsumowanie – rozliczanie auta w firmie

Zasady rozliczania samochodów w firmie w 2025 roku pozostają w dużej mierze zgodne z przepisami wprowadzonymi w latach 2019–2022. Kluczowe informacje:

1. Odliczenie VAT: 50% dla użytku mieszanego, 100% dla służbowego (z ewidencją),
2. Koszty uzyskania przychodu: 75% (użytek mieszany), 100% (użytek służbowy),
3. Ryczałt za użytek prywatny: 250 zł lub 400 zł, zależnie od mocy silnika,
4. Kilometrówka: 0,89 zł lub 1,15 zł/km – stawki niezmienione od 2023 roku,
5. Limity amortyzacyjne: bez zmian – 150 tys. zł dla spalinowych, 225 tys. zł dla elektrycznych.

Jak rozliczać samochód w firmie? Prowadź rzetelną dokumentację, wybierz optymalną formę rozliczeń i nie wahaj się skorzystać z pomocy księgowego lub narzędzi ułatwiających rozliczanie rozmaitych opłat. Skorzystaj z kalkulatora ryczałtów samochodowych na Fakturownia.pl, by uniknąć nieporozumień z fiskusem i zapewnić firmie realne oszczędności.

 

Zobacz więcej wpisów