Uprawnienia w KSeF – jak je nadać i dlaczego są tak ważne?

Krok po kroku: KSeF jak uzyskać dostęp?

1. Osoby fizyczne prowadzące jednoosobową działalność (JDG)

Przedsiębiorcy prowadzący JDG mają pełne uprawnienia do KSeF z mocy prawa. Nie muszą składać żadnych zgłoszeń ani deklaracji – ich dane są powiązane z systemem automatycznie.

 Aby rozpocząć pracę, muszą jedynie uwierzytelnić się jedną z metod:

• kwalifikowanym podpisem elektronicznym,
• profilem zaufanym,

2. Podatnicy niebędący osobami fizycznymi (np. spółki)

Sposób uzyskania dostępu zależy od tego, czy firma posiada pieczęć elektroniczną z NIP:

• Jeśli podmiot posiada pieczęć kwalifikowaną z NIP – loguje się do KSeF bez dodatkowych formalności.
• Jeśli nie posiada pieczęci – musi złożyć formularz ZAW-FA w formie papierowej, wskazując pierwszą osobę fizyczną uprawnioną do działania w systemie.

Po pierwszym zalogowaniu użytkownik uzyskuje pełny dostęp administracyjny i może nadawać dalsze uprawnienia pracownikom lub podmiotom zewnętrznym, np. biurom rachunkowym.

Użytkownik może również wygenerować token lub certyfikat KSeF, które umożliwiają integracje z KSeF i automatyczne uwierzytelnianie w imieniu przedsiębiorcy systemu do fakturowania.

Czym są uprawnienia w KSeF?

Uprawnienia w KSeF to zestaw ról, które określają, jakie działania może wykonać konkretna osoba lub podmiot. Dzięki nim administrator systemu decyduje o zakresie dostępu, np.:

• kto może wystawiać faktury,
• kto może je przeglądać lub pobierać,
• kto zarządza jednostkami zależnymi,
• kto ma prawo nadawać uprawnienia kolejnym użytkownikom.

Właściwe zarządzanie dostępami jest kluczowe zwłaszcza w firmach, gdzie wystawianie faktur dzielone jest między różne działy lub odbywa się we współpracy z zewnętrzną księgowością.

Komu można nadać uprawnienia w KSeF?

Dostęp do KSeF można nadać dowolnej osobie fizycznej lub dowolnemu podmiotowi – zgodnie z zakresem, jaki podatnik chce im przyznać.

W praktyce dostęp najczęściej nadaje się takim podmiotom, jak:

• przedstawiciele podatkowi,
• firmy działające w modelu samofakturowania,
• biura rachunkowe,
• inne zewnętrzne podmioty, które mają wystawiać, odbierać lub przeglądać faktury w imieniu podatnika.

Rodzaje uprawnień w KSeF

W systemie wyróżnia się kilka podstawowych kategorii uprawnień:

1. Uprawnienia administracyjne

• nadawanie, modyfikowanie i odbieranie uprawnień innych użytkowników.

2. Uprawnienia do wystawiania faktur

• możliwość generowania faktur ustrukturyzowanych w imieniu firmy.

3. Uprawnienia do wglądu do faktur

• przeglądanie, pobieranie i monitorowanie faktur w systemie.

4. Uprawnienia szczególne (art. 106d ustawy o VAT)

• dotyczą samofakturowania.

Jak nadać uprawnienia w KSeF? Moduł Certyfikatów i Uprawnień

Nadawanie nowych uprawnień w Aplikacji Podatnika KSeF 1.0 zostało wyłączone. Od 1 listopada 2025 roku Ministerstwo Finansów udostępniło Moduł Certyfikatów i Uprawnień (MCU), służący do:

• zarządzania dostępami w KSeF,
• składania wniosków o wydanie certyfikatów,
• pobierania certyfikatów niezbędnych do korzystania z systemu.

MCU będzie dostępne wyłącznie do 1 lutego. Po uruchomieniu środowiska produkcyjnego KSeF 2.0, funkcjonalności MCU zostaną włączone do Aplikacji Podatnika KSeF 2.0.

Od 3 listopada 2025 r. udostępniono Aplikację Podatnika KSeF 2.0 w środowisku testowym, a od 15 listopada 2025 r. – w przedprodukcyjnym. Tam również można nadawać uprawnienia, które będą obowiązywać w tym środowisku, w którym zostały nadane.

Dlaczego certyfikaty są tak istotne?

Certyfikat KSeF to podpis elektroniczny, który pozwala uwierzytelnić się w KSeF i wykonywać działania w ramach posiadanych uprawnień, np. wystawiać i odbierać faktury w imieniu firmy. Certyfikat KSeF jest jak dokument, potwierdzający Twoją tożsamość. Osoba posiadająca Twój certyfikat może faktycznie działać w Twoim imieniu – m.in. przesyłać dokumenty do kontrahentów. Z tego powodu Ministerstwo Finansów podkreśla, że certyfikaty oraz dane dostępowe do MCU należy chronić tak samo, jak dane logowania do banku, kart płatniczych czy podpisów elektronicznych. Nie powinny być przekazywane osobom nieuprawnionym.

Uprawnienia dostępne w MCU

W module funkcjonują dwa główne rodzaje uprawnień:

1. Uprawnienia właścicielskie

To najszerszy zakres dostępu, obejmujący możliwość:

• zarządzania wszystkimi uprawnieniami,
• zarządzania jednostkami podrzędnymi,
• przeglądania nadanych dostępów.

Uprawnień właścicielskich nie można odebrać. Automatycznie posiadają je sami podatnicy:

• właściciele firm,
• podmioty takie jak spółki, grupy VAT, JST czy stowarzyszenia.

Mogą je również otrzymać:

• osoby fizyczne wskazane przez podatnika
• osoby fizyczne wskazane przez osoby zarządzające uprawnieniami w ramach danego podatnika, np. zgłoszone w zawiadomieniu ZAW-FA.

2. Uprawnienia użytkowników wskazanych

To dostęp nadawany osobom lub podmiotom, które mają wykonywać określone czynności w KSeF – np. pracownikom, księgowym czy biurom rachunkowym.

Kiedy trzeba ponownie nadać uprawnienia w MCU?

Ponowne nadanie uprawnień jest konieczne dla:

• osób fizycznych, które nie zostały uprawnione w KSeF 1.0 na podstawie ZAW-FA do 31 października 2025 r., Osoby upoważnione przez ZAW-FA wcześniej zachowują swoje uprawnienia.
• podmiotów, które otrzymały dostęp do KSeF przed 31 października 2025 r. (np. biura rachunkowe, pełnomocnicy, pracownicy).

To oznacza, że jeśli ktoś otrzymał uprawnienia w KSeF „po staremu”, musi otrzymać nowe uprawnienia w MCU, aby móc pracować w systemie od 1 lutego 2026 r.

Zasady bezpiecznego zarządzania uprawnieniami KSeF

Prawidłowe i regularne zarządzanie uprawnieniami jest kluczowe dla bezpieczeństwa danych i sprawnego działania firmy. Warto wdrożyć kilka dobrych praktyk:

1. Przyznawaj tylko niezbędne uprawnienia

Nie nadawaj pełnych dostępów osobom, które potrzebują jedynie wglądu do faktur lub możliwości ich wystawiania.

2. Regularnie weryfikuj listę uprawnień

Sprawdzaj, kto ma dostęp i czy jest on nadal potrzebny – szczególnie w przypadku zmian stanowisk lub zakończenia współpracy.

3. Wprowadź procedury wewnętrzne

Określ zasady przyznawania uprawnień, osoby odpowiedzialne i sposób ich dokumentowania.

4. Edukuj użytkowników

Upewnij się, że osoby pracujące w KSeF rozumieją zakres swoich ról oraz zasady bezpiecznego korzystania z certyfikatów i systemu.

Podsumowanie – jak nadać uprawnienia w KSeF?

KSeF to narzędzie, które ma usprawnić obieg faktur w firmach, ale jego skuteczne działanie zależy od prawidłowego nadawania uprawnień. Zarówno przedsiębiorcy jednoosobowi, jak i spółki muszą zadbać o właściwe uwierzytelnienie oraz o aktualizację uprawnień przed startem KSeF 2.0.

Jeśli chcesz korzystać z KSeF w sposób prosty, szybki i bezpieczny, postaw na sprawdzony program do fakturowania. Fakturownia oferuje pełną integrację z KSeF, automatyczne wysyłanie faktur ustrukturyzowanych oraz przejrzysty podgląd wszystkich dokumentów w jednym miejscu.

 

Zobacz więcej wpisów