Krajowy System e-Faktur i faktura ustrukturyzowana – koszmar czy ułatwienie dla podatników?

Aktualizacja: lipiec 2025

Od 2022 roku przedsiębiorcy mogą dobrowolnie wystawiać faktury ustrukturyzowane za pośrednictwem Krajowego Systemu e-faktur. Od lutego 2026 roku wystawianie dokumentów w tej formie będzie już obowiązkowe. Czym jest faktura ustrukturyzowana i jak wpłynie na polskich przedsiębiorców?

KSeF – co to jest?

Krajowy System e-Faktur to platforma cyfrowa umożliwiająca wystawianie i odbieranie faktur ustrukturyzowanych. Dodatkową funkcjonalnością platformy jest także możliwość przechowywania faktur ustrukturyzowanych i oznaczanie ich numerem identyfikującym przydzielonym w Krajowym Systemie e-Faktur.

Sprawdź także: Krajowy System e-Faktur - czym jest i jak wygląda integracja z Fakturownią?

Kto może korzystać z KSeF?

Do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur uprawnionych jest sześć grup podmiotów: 

• podatnik (podatnicy VAT, podmioty zwolnione z VAT, a także podatnicy zidentyfikowani w Polsce do szczególnej procedury OSS, posiadający polski NIP), 
• podmioty wskazane przez podatnika, np. biuro rachunkowe,
• osoby fizyczne wskazane przez podmioty, o których mowa w art. 106c u.p.t.u, tj. organy egzekucyjne, komornicy sądowi,
• osoby fizyczne wskazane w zawiadomieniu o nadaniu lub odebraniu uprawnień do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur, którym podatnik lub podmioty, o których mowa w art. 106c, nadali uprawnienia do korzystania z tego systemu, 
• podmioty inne niż wymienione w pkt 1–5, wskazane przez osoby fizyczne korzystające z Krajowego Systemu e-Faktur, jeżeli prawo do wskazywania innego podmiotu wynika z uprawnień nadanych tym osobom fizycznym.

Jak korzystać z KSeF?

Fakturę za pomocą Krajowego Systemu e-Faktur można wystawić na dwa sposoby. Pierwszym z nich jest użycie darmowych aplikacji, które stworzyło i udostępnia Ministerstwo Finansów. Drugą opcję jest skorzystanie z komercyjnych narzędzi do rozliczeń podatkowo-księgowych. Fakturownia podąża za zmianami prawnymi, dlatego nasz program jest zintegrowany z KSeF.

Sprawdź także: Kalkulator Fakturowni do wyliczenia składek ZUS 

Faktury ustrukturyzowane – czym są?

Faktury ustrukturyzowane to faktury wystawione przez podatników, według udostępnionego przez Ministerstwo Finansów, ściśle określonego wzoru, w odpowienim formacie i za pośrednictwem Krajowego Systemu e-Faktur, które otrzymają numer identyfikujący tę fakturę w systemie.

Faktura ustrukturyzowana – ułatwienia czy utrudnienia?

Od 2022 roku korzystanie z Krajowego Systemu e-Faktur jest uzależnione od chęci przedsiębiorcy. Natomiast od lutego 2026 roku używanie KSeF będzie powszechnym obowiązkiem osób wystawiających faktury.

Ustrukturyzowane faktury, wystawiane i przetwarzane w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF), mają za zadanie usprawnić procesy fakturowania oraz obiegu dokumentów. Wśród korzyści wynikających z ich wprowadzenia należy wymienić: 

• szybszy zwrot VAT (w odróżnieniu od wystawców “zwykłych” faktur, którzy na zwrot VAT czekają standardowo 60 dni, przedsiębiorcy korzystający z faktur ustrukturyzowanych, otrzymają zwrot do 40 dni),
• możliwość rozliczania faktur korygujących zmniejszających wystawianych w postaci faktury ustrukturyzowanej bez konieczności posiadania określonej przepisami VAT dokumentacji, , czyli faktury korygujące zmniejszające wystawiane w postaci faktury ustrukturyzowanej rozliczane będą  przez sprzedawców zawsze w okresie rozliczeniowym ich wystawienia,
• możliwość zrezygnowania z archiwizowania faktur - wszystkie będą przechowywane w systemie przez 10 lat.

Dodatkowym atutem faktury ustrukturyzowanej jest także fakt, że e- faktury wystawiane są według jednego wzorca, więc łatwiej je rozliczać. Dzięki temu, że faktura cały czas będzie w systemie, nie trzeba będzie martwić się, że może ulec zniszczeniu i nie trzeba będzie wydawać duplikatów. Warto też dodać, że przesyłanie na żądanie organu podatkowego plików JPK_FA nie będzie dotyczyło faktur, które znajdują się w KSeF.

Sprawdź także: Zmiany w harmonogramie wdrożenia KSeF: Co to oznacza dla polskich przedsiębiorstw?

 

Czy trzeba się zgodzić na fakturę ustrukturyzowaną?

Każdy przedsiębiorca może za pomocą platformy KSef wystawić fakturę ustrukturyzowaną. Nie każdy jednak musi zgodzić się na jej otrzymanie. Ustawodawca nie przewiduje ujednolicenia sposobu na wyrażenie zgody na e-fakturę. Może odbyć się to zarówno ustnie, jak i pisemnie. 

Co zrobić, jeżeli kontrahent nie życzy sobie faktury ustrukturyzowanej, a my chcemy skorzystać z możliwości jej wystawienia? Po prostu ją wystawić. Następnie przekazać ją nabywcy w ustalony z nim sposób (np. w formie papierowej). Taka faktura zachowa walor faktury ustrukturyzowanej, ponieważ będzie posiadała jej ustawowe cechy (numer identyfikacji w systemie Krajowego Systemu e-Faktur). Takie zasady będą obowiązywały do 1 lutego 2026. Po tym terminie, kiedy KSeF stanie się obowiązkowy, będzie się wystawiać faktury bez zgody nabywcy.

Noty korygujące 

Wraz z pojawieniem się faktur ustrukturyzowanych znikną noty korygujące. Jeśli nabywca stwierdzi błąd w treści faktury, który do tej pory podlegał korekcie notą korygującą, nie będzie mógł skorzystać z tej formy korekty danych. Po wejściu w życie obowiązkowego KSeF jedynym sposobem zmiany treści faktury będzie faktura korygująca sporządzona przez wystawcę faktury pierwotnej. Nie ma znaczenia, czy korekta dotyczy ilości i wartości dostarczonych towarów lub usług, czy pozostałych informacji zawartych w dokumencie (adres, numer konta, adnotacje czy uwagi). 

Dla faktur VAT RR przewidziana jest odrębna schema i możliwość fakturowania w KSeF, jednak ten sposób wystawiania faktur VAT RR wiąze się z szeregiem dodatkowych warunków, które trzeba spełnić.

Sprawdź także: Polski Ład. 10 rzeczy, które musisz wiedzieć, jeśli jesteś przedsiębiorcą (Fakturownia)

Koniecznie obejrzy także webinary Fakturowni o KSeF:

• Przygotuj się na przyszłość z e-Fakturami Vol 1.
• Przygotuj się na przyszłość z e-Fakturami: Vol 2. pytania i odpowiedzi

Zobacz więcej wpisów