Krzysztof Król, 2024-03-28
W PKPiR ujmujemy przychody podatkowe oraz koszty ich uzyskania, które są ustalone zgodnie z przepisami Ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych - PDOF (Dz. U. z 2020 r. poz. 1426 ze zm.).
Jeśli chodzi o koszty, często generują je samochody służbowe. Właściciele firm i ich pracownicy dostarczają faktury m.in. za serwis, parking i paliwo. Problem pojawia się wówczas, gdy faktura ma wątpliwe pozycje, tj. np. obejmuje nie tylko paliwo, ale też inne produkty – np. kawę i hot-doga. Co powinniśmy w takiej sytuacji zrobić?
Art. 22 ust. 1 Ustawy PDOF, mówi o tym, że kosztami uzyskania przychodów są wyłącznie te koszty, które zostały poniesione w celu uzyskania przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyłączeniem tych Art.23 ust.1.
Definicję kosztów uzyskania przychodu rozszerzają interpretacje indywidualne. Przykładowo, zgodnie ze stanowiskiem Dyrektora Izby Skarbowej w Łodzi z 2.12.2016 r. o sygn. 1061-IPTPB1.4511.819.2016.2.MM, aby wydatek poniesiony przez podatnika mógł stanowić koszt uzyskania przychodów, muszą zaistnieć łącznie następujące przesłanki:
Trudno jest w związku z tym uzasadnić to, że zakup kawy lub hot-doga przez właściciela jednoosobowej firmy pozostaje np. w związku z prowadzoną przez niego działalnością gospodarczą. Należy go traktować raczej jako wydatek prywatny. W takim przypadku zgodnie z praktyką przyjęło się, że nie wpisujemy go do księgi podatkowej. Ujmując fakturę, trzeba po prostu pominąć pozycję dotyczącą prywatnych zakupów. Wyjaśnijmy to na przykładach!
Sprawdź także: 10 pomysłów co można wrzucić w koszty
Założenia: Podatnik VAT, wykorzystujący pojazd tylko do celów związanych z działalnością gospodarczą, prowadzący z tego tytułu ewidencję przebiegu dc. VAT.
W dniu 5.02.2024 r. podatnik przebywający w podróży służbowej zakupił paliwo do samochodu osobowego stanowiącego środek trwały. Kwota brutto wynikająca z wystawionej w tym samym dniu faktury wynosi 123 zł, tj.:
a) wartość brutto zakupionego paliwa 123 zł (w tym VAT 23 zł i kwota netto 100 zł),
b) kawa 12,30 zł (w tym VAT 2,30 zł i kwota netto 10 zł)
c) hot-dog 10,80 zł (w tym VAT 0,80 zł i kwota netto 10 zł)
Przedsiębiorca jest czynnym podatnikiem VAT i prowadzi ewidencję przebiegu tego pojazdu dla celów VAT. Z tego powodu odliczył 100% kwoty VAT naliczonego na fakturze dokumentującej zakup paliwa w wysokości 23 zł. Ze względu na to, że paliwo zostało zakupione do pojazdu objętego ewidencją kilometrową, do kosztów podatkowych można zaliczyć 100% poniesionych wydatków netto, w kwocie 100 zł. Wydatek poniesiony na zakup kawy i hot-doga nie może być z kolei uwzględniony w kosztach uzyskania przychodów. Jest to bowiem prywatny zakup podatnika. Zatem zostanie on pominięty.
Do ewidencjonowania wydatków związanych z paliwem do aut służbowych służą kolumna nr 2, w której określona jest data zdarzenia gospodarczego oraz kolumna nr 13, w której ewidencjonujemy pozostałe wydatki.
W związku z tym, w księdze podatkowej za luty 2024 r. podatnik, na podstawie faktury zakupu, dokona następujących zapisów:
Sprawdź także: Remont lokalu w kosztach firmy - wszystko co powinieneś wiedzieć
Założenia: Podatnik VAT, nieprowadzący ewidencji przebiegu pojazdu do celów VAT, zakup tak jak wyżej.
Przedsiębiorca nie prowadzi ewidencji przebiegu tego pojazdu dla celów VAT. Z tego powodu odliczył jedynie 50% kwoty VAT naliczonego na fakturze dokumentującej zakup paliwa w wysokości 11,50 zł, tj. 23 zł × 50%. Do kosztów podatkowych można zaliczyć z kolei 75% poniesionych wydatków. Jest to zgodne z art. 23 ust. 1 pkt 46a ustawy o PDOF. Mówi on o tym, że nie uważa się za koszty uzyskania przychodów 25% poniesionych wydatków z tytułu kosztów używania samochodu osobowego na potrzeby działalności gospodarczej. Ograniczenie to dotyczy również kwoty VAT naliczonego, która zgodnie z przepisami o VAT nie podlega odliczeniu (art. 23 ust. 5a ustawy o PDOF). Zatem do pozycji netto doliczymy niepodlegający odliczeniu VAT, a następnie od uzyskanej wielkości obliczamy 75% wydatków zaliczanych do kosztów podatkowych.
W kosztach uzyskania przychodów zostanie ujęta kwota 83,63 zł, tj. (100 zł + 11,50 zł) × 75%. Tak jak w przykładzie 1, zakup kawy i hot-doga nie zostanie wpisany do księgi podatkowej.
W księdze podatkowej za luty 2024 r. podatnik, na podstawie faktury zakupu, dokona następujących zapisów:
Biorąc pod uwagę powyższe przykłady, zanim zaksięgujemy w księdze podatkowej wydatki związane z pojazdem służbowym powinniśmy dokładnie przeanalizować kwestię sposobu jego użytkowania. Ma to znaczenie, jeśli chodzi o ujęcie kosztów z tego tytułu we właściwej kwocie.
Sprawdź także: Kontrola w firmie, na czym polega i kto może ją zrobić?