Jak sporządzić sprawozdanie finansowe?

Czym jest sprawozdanie finansowe?

Sprawozdanie finansowe to kluczowy dokument przedstawiający sytuację finansową i wyniki działalności przedsiębiorstwa w danym okresie. Jest wymagane od podmiotów prowadzących pełną księgowość. W Polsce obowiązek ten reguluje Ustawa o rachunkowości, która określa strukturę, zawartość oraz terminy składania sprawozdań. Poniżej omówimy, jak krok po kroku sporządzić sprawozdanie, na co zwrócić uwagę oraz jakie formalności dopełnić, by spełnić wymagania prawne.

Kto musi sporządzić sprawozdanie finansowe?

Obowiązek sporządzania sprawozdania finansowego dotyczy przede wszystkim podmiotów prowadzących księgi rachunkowe (pełną księgowość). Do tej grupy należą:

• Spółki kapitałowe (np. z o.o., akcyjne).
• Spółki osobowe (np. komandytowe, jawne), jeśli przekroczą określone progi przychodów.
• Jednostki sektora finansów publicznych.
• Organizacje pozarządowe (np. fundacje, stowarzyszenia), jeśli prowadzą działalność gospodarczą.
• Przedsiębiorcy indywidualni, którzy dobrowolnie wybrali pełną księgowość albo przekroczyli limity przychodów, określone ustawą o rachunkowości, tak jak spółki osobowe.

Elementy sprawozdania finansowego

Zgodnie z Ustawą o rachunkowości, sprawozdanie finansowe składa się z kilku elementów, których zakres zależy od rodzaju jednostki. Standardowe sprawozdanie obejmuje:

• Bilans: przedstawia aktywa (np. majątek trwały, środki pieniężne) i pasywa (np. kapitał własny, zobowiązania) na dzień bilansowy, zwykle 31 grudnia.
• Rachunek zysków i strat: pokazuje przychody, koszty i wynik finansowy (zysk lub strata) osiągnięty w danym okresie.
• Informacja dodatkowa: zawiera wyjaśnienia do bilansu i rachunku zysków i strat, np. zasady rachunkowości, istotne zdarzenia po dniu bilansowym.
• Rachunek przepływów pieniężnych (dla jednostek podlegających badaniu przez biegłego rewidenta lub dobrowolnie): prezentuje przepływy środków pieniężnych z działalności operacyjnej, inwestycyjnej i finansowej.
• Zestawienie zmian w kapitale własnym (dla jednostek podlegających badaniu lub dobrowolnie): pokazuje zmiany w kapitale, np. wypłaty dywidend, raporty.

Małe i mikrojednostki mogą stosować uproszczenia, jeśli spełniają kryteria określone w Ustawie o rachunkowości.

Krok po kroku: Jak złożyć sprawozdanie finansowe do KRS?

Krok 1: Przygotowanie danych księgowych

Przed sporządzeniem sprawozdania należy zamknąć księgi rachunkowe i zaksięgować wszystkie operacje gospodarcze za dany okres (np. 2024 rok). Kluczowe działania to:

• Uzgodnienie sald kont księgowych (np. kasy, rachunków bankowych, należności).
• Inwentaryzacja majątku (np. spis z natury środków trwałych, potwierdzenie sald należności, weryfikacja zapasów).
• Wycena aktywów i pasywów zgodnie z zasadami rachunkowości (np. odpisy amortyzacyjne, rezerwy).
• Rozliczenie podatków (np. VAT, CIT).

Współpraca z księgowym lub biurem rachunkowym ułatwi weryfikację danych.

Krok 2: Wybór formy sprawozdania

Rodzaj sprawozdania zależy od wielkości jednostki i jej statusu. Na przykład:

• Mikrojednostki: ograniczony zakres informacji dodatkowej, uproszczony bilans i rachunek zysków i strat.
• Małe jednostki: bilans, rachunek zysków i strat, uproszczona informacja dodatkowa.
• Duże jednostki: pełne sprawozdanie, w tym rachunek przepływów pieniężnych i zestawienie zmian w kapitale.

Decyzję o formie sprawozdania warto skonsultować z księgowym, by zapewnić zgodność z przepisami.

Krok 3: Wypełnienie sprawozdania

E-sprawozdanie finansowe to obecnie standard w Polsce. Od 2018 roku wszystkie sprawozdania muszą być sporządzane w formie elektronicznej, w formacie XML, zgodnie z wymogami Ministerstwa Finansów. Proces ten ułatwiają dedykowane programy księgowe, które generują sprawozdanie na podstawie danych z ksiąg rachunkowych.

Podczas wypełniania sprawozdania należy:

• Wprowadzić dane do bilansu, rachunku zysków i strat oraz informacji dodatkowej.
• Upewnić się, że sumy kontrolne (np. aktywa = pasywa) są zgodne.
• Zweryfikować poprawność kodów XML i zgodność z szablonem.

Krok 4: Podpisanie sprawozdania

E-sprawozdanie musi być podpisane elektronicznie przez:

• Osobę odpowiedzialną za prowadzenie ksiąg rachunkowych (np. głównego księgowego).
• Członków zarządu lub osoby kierujące jednostką.

Podpis składa się za pomocą kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub profilu zaufanego. Jeśli członek zarządu odmawia podpisania, należy dołączyć pisemne wyjaśnienie przyczyn. W przypadku wieloosobowego zarządu wszyscy członkowie muszą podpisać dokument, chyba że statut jednostki stanowi inaczej.

Krok 5: Zatwierdzenie sprawozdania

Sprawozdanie finansowe musi zostać zatwierdzone przez organ zatwierdzający, np. zgromadzenie wspólników w spółce z o.o. lub walne zgromadzenie akcjonariuszy w spółce akcyjnej. Termin zatwierdzenia to 6 miesięcy od dnia bilansowego, czyli zwykle do 30 czerwca 2025 roku dla sprawozdań za 2024 rok.

Krok 6: Złożenie sprawozdania do KRS

Po zatwierdzeniu sprawozdanie należy złożyć do Krajowego Rejestru Sądowego (KRS) elektronicznie za pośrednictwem systemu eKRS (dostępnego na stronie Ministerstwa Sprawiedliwości). Proces obejmuje:

• Zalogowanie się do systemu eKRS za pomocą profilu zaufanego lub podpisu kwalifikowanego.
• Wypełnienie wniosku o złożenie sprawozdania, dołączając plik XML oraz inne dokumenty (np. uchwałę o zatwierdzeniu, opinię biegłego rewidenta, jeśli dotyczy).
• Podpisanie wniosku elektronicznie i przesłanie do KRS.

Złożenie powinno nastąpić w ciągu 15 dni od zatwierdzenia, czyli najczęściej do 15 lipca 2025 roku dla sprawozdań za 2024 rok.

Najczęstsze błędy przy sporządzaniu sprawozdania

• Niezgodność danych – rozbieżności między bilansem a rachunkiem zysków i strat mogą skutkować odrzuceniem sprawozdania.
• Brak podpisów – niepodpisanie sprawozdania przez wszystkich wymaganych członków zarządu lub brak wyjaśnienia odmowy podpisania uniemożliwia złożenie.
• Nieterminowość – przekroczenie terminów zatwierdzenia lub złożenia grozi karami finansowymi (do 1 mln zł) lub postępowaniem przymuszającym KRS.
• Błędy w formacie XML – nieprawidłowy plik XML (np. niezgodny z najnowszym schematem) może zostać odrzucony przez eKRS.
• Brak inwentaryzacji – nieuwzględnienie wyników inwentaryzacji przeprowadzonej zgodnie z Ustawą o rachunkowości prowadzi do błędów w bilansie.

Aby uniknąć problemów, warto korzystać z profesjonalnego oprogramowania i wsparcia księgowego.

Do kiedy sprawozdanie finansowe za 2024?

Kluczowe terminy dla sprawozdania za 2024 rok to:

• Sporządzenie: Do 31 marca 2025 roku.
• Zatwierdzenie: Do 30 czerwca 2025 roku.
• Złożenie do KRS: Do 15 lipca 2025 roku.

Niedopełnienie obowiązków może skutkować grzywną, karą ograniczenia wolności lub postępowaniem sądowym.

Porady dla przedsiębiorców

1. Korzystaj z oprogramowania księgowego – automatyzuje proces i minimalizuje ryzyko błędów.
2. Planuj z wyprzedzeniem – rozpocznij przygotowania do sprawozdania już w styczniu, by uniknąć pośpiechu.
3. Skonsultuj się z ekspertem – biegły rewident lub księgowy pomoże w weryfikacji danych.
4. Archiwizuj dokumenty – przechowuj sprawozdania i powiązane dokumenty przez co najmniej 5 lat po zamknięciu okresu rozliczanego.

Podsumowanie

Sporządzenie sprawozdania finansowego to obowiązek wymagający staranności i znajomości przepisów. Forma elektroniczna i nowoczesne narzędzia ułatwiają proces, ale kluczowe jest przestrzeganie terminów, prawidłowy format XML i dokładna weryfikacja danych. Dzięki temu unikniesz sankcji i zapewnisz przejrzystość finansową swojej firmy.

Nie odkładaj formalności na ostatnią chwilę! Zacznij przygotowania do sprawozdania za 2024 rok już dziś, korzystając z profesjonalnego oprogramowania lub wsparcia księgowego.

Zobacz więcej wpisów