4 sposoby, aby przyspieszyć obsługę płatności w Twojej firmie

Obsługa i realizacja płatności są kluczowymi etapami w codziennym życiu każdego przedsiębiorstwa. Od łatwości i szybkości ich przebiegu zależy kondycja finansowa firmy i jej bieżące wyniki. By je maksymalnie uprościć i uczynić przyjaznymi i szybkimi, nastaw się na zmiany w tradycyjnym podejściu do tych zagadnień. Zapoznaj się z czterema przykładami efektywnego wykorzystania rozwiązań przyspieszających obieg płatności.

1. Wysyłanie faktury e-mailem

Wyznaczenie dokumentom elektronicznej drogi do Klienta na wskazany adres mailowy umożliwi ich szybkie dostarczenie z pominięciem tradycyjnej - i często zagmatwanej - drogi wysłania pocztą tradycyjną. Wybierając takie rozwiązanie zapobiegasz również komplikacjom mogącym wyniknąć z zagubienia dokumentu w trakcie wysyłki.  Bezpośrednio wpływasz w ten sposób również na szybszą współpracę między kontrahentami, dzięki możliwości korzystania z gotowych wzorów umów handlowych, wymaganych do wzajemnego uznania się stron w procesie wymiany dokumentów elektronicznych. Rozwiązanie tego typu, czyli wysyłkę faktur wprost z systemu zapewnia godna przetestowania aplikacja Fakturownia.pl.

Według raportu mailPro, w przypadku faktury papierowej od chwili jej wystawienia do opłacenia mija średnio od 19 do 40 dni, z czego co najmniej 10 dni zabiera doręczenie dokumentu

Przyglądając się bliżej całemu procesowi wysyłki faktur drogą tradycyjną, oszczędzamy również na czasie eliminując wyodrębnione niżej czynności dodatkowe:

• drukowanie dokumentów,
• dokładne adresowania kopert,
• zakup i naklejania znaczków,
• dotarcie do placówki i czas spędzony  w kolejce w oddziale poczty.

Wysyłanie faktury e-mailem to nic innego jak błyskawiczne przekazanie dokumentu do Klienta, co przekłada się na wcześniejszą zapłatę za fakturę i daje pewność dostarczenia dokumentu w czasie rzeczywistym.  

2. Automatyczne przypomnienia o opóźnionych fakturach

Nadzorowanie terminowych płatności wymaga dużego nakładu pracy Twojej lub Twoich pracowników. Aby zredukować ilość opóźniających się płatności oraz zminimalizować czas na dopilnowywanie terminowości, wykorzystaj proste przypomnienie mailowe wysłane do Klienta. Fakturownia.pl opracowała funkcję umożliwiającą generowanie przypomnień o niezapłaconych przez Klientów fakturach.

Automatyzacja czynności związanych z wystawianiem ponagleń do wystawionych faktur wpływa na oszczędność wielu godzin powiązanych z obsługą windykacyjną i standardowym trybem powiadamiania o płatnościach. Zautomatyzowanie tego procesu pozwala również na zdefiniowanie parametrów tego typu przypomnień:

• Termin wysyłki maili – np. po trzech dniach, następnie po siedmiu dniach, czternastu lub w dowolnych, innych odstępach czasu.
• Przypomnienia wysyłane są automatycznie dla każdej nierozliczonej faktury, po terminie płatności, w zdefiniowanym czasie.
• Szablon treści oraz temat przypomnienia możesz dowolnie modyfikować. Możesz również stosować znaczniki, które w trakcie wysyłki zostaną zamienione na odpowiedni tekst.
• W stopce takiej wiadomości automatycznie dodane zostaną dane Twojej firmy.

Szybko przekonasz się, że dzięki systematyczności w przypominaniu o płatnościach możesz znacząco zmniejszyć kwotę zaległości i zbudować lepsze, długotrwałe relacje z Klientami, oszczędzając mnóstwo cennego czasu!

3. Skorzystaj z płatności cyklicznych

Dzięki funkcji subskrypcji i płatności cyklicznych abonamenty zdefiniujesz raz, natomiast Klienci będą mogli automatycznie regulować okresowe płatności za subskrybowane usługi, korzystając z witryny internetowej lub łącza w wiadomości e-mail.

Płatności cykliczne to po prostu ponowne obciążenia konta Twojego Klienta wykonywane w określonych odstępach czasowych. Funkcja Płatności Cykliczne, którą znajdziesz w systemie Fakturownia.pl  stanowi rozwiązanie, pozwalające na przyjmowanie płatności z tytułu opłat za subskrypcję Twojej witryny lub towarów. Za pomocą kilku prostych kroków możesz ją zintegrować z własną stroną www.

Jakie są korzyści z płatności cyklicznych?

• Elastyczny i automatyczny system rozliczania eliminuje potrzebę indywidualnego wystawiania faktur.
• Automatyczne “przypominanie” o kolejnych okresach rozliczeniowych czy płatnościach.
• Ciągłośc współpracy oraz możliwość analizowania jej przebiegu.
• Dzięki cyklicznym płatnościom zadowoleni kupujący staną się stałymi Klientami Twojej firmy.

4. Wykorzystaj najnowocześniejszy system płatności online

Jeśli wybrany system jest dobrze dostosowany do Twoich potrzeb oraz w pełni zintegrowany z systemem sprzedażowym w Twojej firmie, czas spędzony przy obsłudze zamówień jest zredukowany do minimum.

Wszystko odbywa się automatycznie, co dla  kupującego jest także sporym udogodnieniem, bo nie musi on szukać danych do przelewu w e-mailu czy na stronie sklepu. System przeprowadza go przez transakcję krok po kroku, a Ty w ciągu kilku minut otrzymujesz informację o dokonaniu wpłaty. Możesz usprawnić proces zapłaty za fakturę poprzez wprowadzenie na dokument księgowy przycisku Zapłać Online. Tego typu udogodnienie  ma w swojej ofercie Fakturownia.pl. Faktury na produkt, który ma zaznaczoną i skonfigurowaną opcję Sprzedaż online  otrzymują przycisk Zapłać online, dzięki któremu Klienci mogą w szybki sposób dokonać płatności. Możesz równiez zainstalować specjalną wtyczkę do płatności automatycznych dla danego produktu. Fakturownia wspiera systemy PayU, PayPal, DotPay, Przelewy24. Instalacja wtyczki zabierze tylko kilka minut a pozwoli Ci osiągnąć wiele korzyści:

• Oszczędność czasu i wygodę poprzez skrócenie czasu realizacji płatności dzięki błyskawicznemu przelewowi internetowemu.
• Klient może zapłacić z góry bez obaw, że wydłuży to czas realizacji zamówienia o czas oczekiwania na przelew z innego banku.
• Brak konieczności wypełniania formularzy z danymi - formularz wpłaty wygeneruje się automatycznie.
• Przelewy są automatycznie księgowane w systemie sklepowym, nie ma potrzeby przeglądania historii rachunku bankowego w poszukiwaniu wpłaty.
• Dostęp do płatności online masz zawsze kiedy potrzebujesz - 24 godziny na dobę 7 dni w tygodniu
• Zamówienie zostaje opłacone najczęściej już w ciągu kilku minut po jego złożeniu.

Wystarczy, że zaczniesz systematycznie korzystać z choćby jednego z rozwiązań przyspieszających obieg płatności, a szybko zauważysz efekty. Pamietaj, że dzięki optymalizacji większości czasochłonnych czynności, nie zyskujesz tylko więcej czasu, ale jednocześnie oszczędzasz pieniądze. O tym, ile dokładnie możesz zaoszczędzić na pozytywnych zmianach w Twojej Firmie, napiszemy wkrótce.