Platforma Elektronicznego Fakturowania a Krajowy System e-Faktur – czym się różnią?

Aktualizacja: lipiec 2025

Platforma Elektronicznego Fakturowania to nie to samo co Krajowy System e-Faktur. Pojęcia te mogą być mylące, szczególnie teraz, gdy już niedługo Krajowy System e-Faktur stanie się obowiązkowy od lutego 2026.

Sprawdź różnice pomiędzy tymi dwiema platformami

1 stycznia 2022 roku polski rząd uruchomił Krajowy System e-Faktur, który gromadził będzie wszystkie faktury polskich przedsiębiorców. Centralny system ma na celu zwiększenie przejrzystości i usprawnienie wykrywania nieprawidłowości w rozliczeniach podatkowych. Oznacza to sporą zmianę dla polskich firm, również w zakresie aktualizacji programów zajmujących się m.in. fakturowaniem. 

Poszukując informacji na temat KSeF, możesz natknąć się na platformę PEF (Platforma Elektronicznego Fakturowania). To nie to samo co Krajowy System e-Faktur.

Czym się różnią te dwa systemy?

Zobacz także: Czym są faktury ustrukturyzowane? Sprawdź 10 rzeczy, które musisz wiedzieć o nich i o Krajowym Systemie e-Faktur

PEF - Platforma Elektronicznego Fakturowania

Mimo że PEF nie jest nowym systemem na rynku, to ze względu na natężenie informacji dotyczących KSeF, może się częściej pojawić w wynikach wyszukiwania. 

PEF (Platforma Elektronicznego Fakturowania) służy głównie do obsługi faktur w ramach zamówień publicznych oraz umożliwia wymianę faktur między firmami a instytucjami publicznymi. Faktury wystawione w PEF na ten moment nie są widoczne w KSeF, i odwrotnie. System faktur ustrukturyzowanych w rozumieniu ustawy z dnia 9 listopada 2018 r. o elektronicznym fakturowaniu w zamówieniach publicznych, koncesjach na roboty budowlane lub usługi oraz partnerstwie publiczno-prywatnym (Dz. U. z 2020 r. poz. 1666 ze zm.) i system faktur ustrukturyzowanych wystawianych w ramach KSeF w wersji fakultatywnej były systemami funkcjonującymi odrębnie.

Natomiast w okresie obligatoryjnego KSeF, co do zasady wszyscy podatnicy VAT będą zobowiązani do wystawiania e-faktur. Faktury w relacji B2G (Business to Government) wystawione w PEF, po przesłaniu do KSeF oraz po nadaniu im numeru KSeF, będą udostępnione kontrahentowi i uznane za fakturę ustrukturyzowaną

Korzystając z Platformy Elektronicznego Fakturowania każdy elektroniczny dokument można przygotować, zweryfikować jego kompletność i poprawność oraz przesłać i odebrać. Usługi PEF świadczy dwóch brokerów (na podstawie umów zawartych przez Ministerstwo Rozwoju): Firma Infinite IT Solutions oraz Konsorcjum PEFexpert. Podmioty mogą jednocześnie korzystać tylko z usług jednego Brokera PEF (wybór jest dowolny).

KSeF nie jest częścią systemu PEF.

PEF – dla kogo?

Platforma Elektronicznego Fakturowania dedykowana jest:

• instytucjom składającym zamówienia publiczne, np. Urzędom
• wykonawcom zamówień publicznych, np. przedsiębiorcom, którzy wykonują usługi lub/i dostarczają towary dla podmiotów publicznych. 

Obecny obowiązek elektronicznego fakturowania 

Kto w chwili obecnej musi, jeszcze przed wejściem Krajowego Systemu e-Faktur, korzystać z elektronicznego fakturowania? Konieczność odbioru ustrukturyzowanych faktur elektronicznych obejmuje zamawiających, którzy są zobowiązani do stosowania przepisów ustawy Prawo zamówień publicznych lub Ustawy o umowie koncesji lub Ustawy o partnerstwie publiczno-prywatnym. Przepis ten wszedł w życie 18 kwietnia 2019 roku (dla zamówień o wartości powyżej 30 tys. EURO). Od 1 sierpnia 2019 roku zaczął obowiązywać dla wszystkich zamówień publicznych.

Oto lista instytucji najczęściej realizujących zamówienia publiczne, na które muszą być wystawiane faktury ustrukturyzowane:

• organy władzy publicznej, administracji rządowej, kontroli państwowej i ochrony prawa, sądy i trybunały
• jednostki samorządu terytorialnego (gminy, powiaty, samorząd województwa) oraz ich związki
• państwowe jednostki budżetowe
• samorządowe zakłady budżetowe
• agencje wykonawcze
• instytucje gospodarki budżetowej
• państwowe fundusze celowe
• Zakłady Ubezpieczeń Społecznych i zarządzane przez nie fundusze oraz Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego i fundusze zarządzane przez Prezesa KRUS
• Narodowy Fundusz Zdrowia
• samodzielne publiczne zakłady opieki zdrowotnej (SPZOZ)
• uczelnie publiczne
• Polska Akademia Nauk i tworzone przez nią jednostki organizacyjne
• państwowe i samorządowe instytucje kultury oraz państwowe instytucje filmowe
• inne państwowe lub samorządowe osoby prawne utworzone na podstawie odrębnych ustaw w celu wykonywania zadań publicznych, z wyłączeniem przedsiębiorstw, instytutów badawczych, banków i spółek prawa handlowego

Sprawdź także: Oficjalna strona internetowa Platformy Elektronicznego Fakturownia PEF Portal (efaktura.gov.pl)

KSeF jako jednostka niezależna od PEF

Krajowy System e-Faktur nie jest częścią Platformy Elektronicznego Fakturowania. To platforma do składania elektronicznych faktur ustrukturyzowanych dla wszystkich polskich przedsiębiorców. 

KSeF jako rozwiązanie dobrowolne weszło w życie 1 stycznia 2022 roku, natomiast od lutego 2026 (dwa etapy wdrożenia – luty i kwiecień 2026, w zależności od wielkości i obrotów przedsiębiorstwa) będzie to już obowiązek większości przedsiębiorców. 

Celem KSeF ma być lepsza efektywność pracy (automatyczne księgowanie), mniejsze koszty obsługi księgowej, minimalizacja ryzyka pomyłek, ujednolicenie faktur, krótszy do 40 dni termin zwrotu podatku czy np. przyspieszenie obiegu dokumentów. 

Zobacz również oficjalne informacje nt. KSeF na platformie https://ksef.podatki.gov.pl/

Koniecznie obejrzy także webinary Fakturowni o KSeF:

• Przygotuj się na przyszłość z e-Fakturami Vol 1.
• Przygotuj się na przyszłość z e-Fakturami: Vol 2. pytania i odpowiedzi

Zobacz więcej wpisów