Platforma Elektronicznego Fakturowania a Krajowy System e-Faktur - czym się różnią?

Aktualizacja artykułu 12.04.2024

Platforma Elektronicznego Fakturowania to nie to samo co Krajowy System e-Faktur. Pojęcia te mogą być mylące, szczególnie teraz, gdy polski rząd planuje wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur do obowiązkowych od 2025 roku faktur ustrukturyzowanych.

Sprawdź różnice pomiędzy tymi dwiema platformami

1 stycznia 2022 roku polski rząd uruchomił Krajowy System e-Faktur, który gromadził będzie wszystkie faktury polskich przedsiębiorców. Centralny system ma pozwolić na jeszcze większą kontrolę przed oszustwem podatkowym. Oznacza to jednak sporą zmianę dla polskich firm, również programów zajmujących się m.in. fakturowaniem. Z tego powodu poszukując informacji na ten temat możesz natknąć się na platformę PEF (Platforma Elektronicznego Fakturowania). To nie to samo co Krajowy System e-Faktur.

Czym się różnią od siebie te dwa systemy? 

Zobacz także: Czym są faktury ustrukturyzowane? Sprawdź 10 rzeczy, które musisz wiedzieć o nich i o Krajowym Systemie e-Faktur

PEF - Platforma Elektronicznego Fakturowania

Poszukując informacji o nowo wprowadzanej platformie dla faktur ustrukturyzowanych (obowiązkowych dla wszystkich polskich przedsiębiorców od najwcześniej od stycznia 2025 roku) można natknąć się na PEF, czyli Platformę Elektronicznego Fakturowania. Nie jest to nowy system na rynku, mimo to właśnie teraz dowiaduje się o nim sporo przedsiębiorców poszukujących informacji o nowym systemie polskiego rządu. 

Czym jest zatem Platforma Elektronicznego Fakturowania (PEF), której nazwa może sugerować, że jest to nowy program rządowy faktur ustrukturyzowanych, które niedługo mają być obowiązkowe w każdej polskiej firmie? PEF to swego rodzaju pilotażowy program Ministerstwa Finansów, który służy wymianie faktur ustrukturyzowanych w obrocie z instytucjami budżetowymi. Na oficjalnej stronie internetowej PEF czytamy, że jest to: “centralna platforma do odbierania i wysyłania ustrukturyzowanych faktur elektronicznych i innych dokumentów pomiędzy zamawiającymi a wykonawcami zamówień publicznych. PEF gwarantuje prostą, szybką i wygodną obsługę faktur oraz innych dokumentów związanych z procesem obsługi zamówień publicznych, takich jak: zamówienie, awizo dostawy, potwierdzenie odbioru, faktura korygująca i nota księgowa”. 

Korzystając z Platformy Elektronicznego Fakturowania każdy elektroniczny dokument można przygotować, zweryfikować jego kompletność i poprawność oraz przesłać i odebrać. Usługi PEF świadczy dwóch brokerów (na podstawie umów zawartych przez Ministerstwo Rozwoju): Firma Infinite IT Solutions oraz Konsorcjum PEFexpert. Podmioty mogą jednocześnie korzystać tylko z usług jednego Brokera PEF (wybór jest dowolny).

KSeF nie jest częścią systemu PEF.

PEF - dla kogo?

Platforma Elektronicznego Fakturowania dedykowana jest:

• Instytucjom składającym zamówienia publiczne, np. Urzędom
• Wykonawcom zamówień publicznych, np. przedsiębiorcom, którzy wykonują usługi lub/i dostarczają towary dla podmiotów publicznych.  

Obecny obowiązek elektronicznego fakturowania 

Kto w chwili obecnej musi, jeszcze przed wejściem Krajowego Systemu e-Faktur, korzystać z elektronicznego fakturowania? Konieczność odbioru ustrukturyzowanych faktur elektronicznych obejmuje zamawiających, którzy są zobowiązani do stosowania przepisów ustawy Prawo zamówień publicznych lub Ustawy o umowie koncesji lub Ustawy o partnerstwie publiczno-prywatnym. Przepis ten wszedł w życie 18 kwietnia 2019 roku (dla zamówień o wartości powyżej 30 tys. EURO). Od 1 sierpnia 2019 roku zaczął obowiązywać dla wszystkich zamówień publicznych. 

Oto lista instytucji najczęściej realizujących zamówienia publiczne, na które muszą być wystawiane faktury ustrukturyzowane:

• organy władzy publicznej, administracji rządowej, kontroli państwowej i ochrony prawa, sądy i trybunały
• jednostki samorządu terytorialnego (gminy, powiaty, samorząd województwa) oraz ich związki
• państwowe jednostki budżetowe
• samorządowe zakłady budżetowe
• agencje wykonawcze
• instytucje gospodarki budżetowej
• państwowe fundusze celowe
• Zakłady Ubezpieczeń Społecznych i zarządzane przez nie fundusze oraz Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego i fundusze zarządzane przez Prezesa KRUS
• Narodowy Fundusz Zdrowia
• samodzielne publiczne zakłady opieki zdrowotnej (SPZOZ)
• uczelnie publiczne
• Polska Akademia Nauk i tworzone przez nią jednostki organizacyjne
• państwowe i samorządowe instytucje kultury oraz państwowe instytucje filmowe
• inne państwowe lub samorządowe osoby prawne utworzone na podstawie odrębnych ustaw w celu wykonywania zadań publicznych, z wyłączeniem przedsiębiorstw, instytutów badawczych, banków i spółek prawa handlowego

Sprawdź także: Oficjalna strona internetowa Platformy Elektronicznego Fakturownia PEF Portal (efaktura.gov.pl)

KSeF jako jednostka niezależna od PEF

Krajowy System e-Faktur nie jest częścią Platformy Elektronicznego Fakturowania. To dwa osobne byty. KSeF to platforma do składania elektronicznych faktur ustrukturyzowanych dla wszystkich polskich przedsiębiorców. Rozwiązanie to miało zacząć testowo działać 1 października 2021 roku. Weszło jednak 1 stycznia 2022 roku. Obowiązek składania e-faktur ustrukturyzowanych pojawi się najwcześniej od stycznia 2025 roku. 

Celem KSeF, według wdrażającego tę platformę Ministerstwa Finansów, ma być lepsza efektywność pracy (automatyczne księgowanie), mniejsze koszty obsługi księgowej, minimalizacja ryzyka pomyłek, ujednolicenie faktur, krótszy do 40 dni termin zwrotu podatku czy np. przyspieszenie obiegu dokumentów. Zdaniem przedsiębiorców rozwiązanie będzie miało też wiele wad. Sprawdź szczegóły TUTAJ.  

Zobacz również oficjalne informacje nt. KSeF - Krajowy System e-Faktur - Ministerstwo Finansów - Krajowa Administracja Skarbowa - Portal Gov.pl (www.gov.pl)

Koniecznie obejrzy także webinary Fakturowni o KSeF:

• Przygotuj się na przyszłość z e-Fakturami Vol 1.
• Przygotuj się na przyszłość z e-Fakturami: Vol 2. pytania i odpowiedzi

Zobacz więcej wpisów