Numeracja faktur – co to jest, jak powinna wyglądać i co zrobić w przypadku jej pominięcia?

Jakie są zasady poprawnego numerowania faktur? Czy dokumenty powinny być numerowane kolejno po sobie? Jakie formaty są dostępne? I co zrobić, kiedy faktura ma błędny numer? Wszystkiego dowiesz się z tego artykułu.

Numeracja faktur wg ustawy o VAT

Zgodnie z art. 106 ust. 1 ustawy o VAT z dnia 11 marca 2004 r. podatnicy są obowiązani wystawić fakturę stwierdzającą dokonanie sprzedaży. Wymagane elementy składowe faktury zostały opisane w art. 106e tej ustawy. Dodatkowo rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 29 października 2021 r. w sprawie wystawiania faktur określa przypadki, w których faktury mogą zawierać węższy zakres danych, niż wskazane w ustawie. Faktura dokumentująca dokonanie sprzedaży powinna zawierać co najmniej:

• datę wystawienia,
• numer kolejny,
• imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy oraz ich adresy,
• nazwę (rodzaj) towaru lub usług,
• miarę i ilość dostarczonych towarów lub zakres usług,
• cenę jednostkową towaru lub usługi,
• kwotę należności ogółem.

Przepisy zawierają wymóg, by każda faktura posiadała kolejny numer, w porządku chronologicznym.

Sprawdź także: Numerowanie faktur w Fakturowni

Przepisy prawa polskiego a numeracja faktur

Przepisy prawa polskiego nie regulują szczegółowo sposobu numeracji faktur. Podatnik ma więc w tym zakresie swobodę ustalenia sposobu ich numeracji, pod warunkiem zapewnienia chronologii.

Może ustalić dowolny sposób numeracji, uwzględniający oznaczenia dla  np. miesięcy, kontrahentów lub obszarów działalności.

Sprawdź także: Faktura - definicja, co zawiera i jak ją wystawić oraz jakie rodzaje faktur obowiązują

Przepisy prawa europejskiego a numeracja faktur

Prawo europejskie (art. 226 pkt. 2 Dyrektywy 2006/112/WE z dn. 28 listopada 2006) dopuszcza możliwość stosowania kilku serii numeracji przez tego samego podatnika. Taka sytuacja może mieć miejsce, gdy np. podatnik chce stosować odrębną numerację dla faktur wystawianych w formie papierowej i odrębną np. dla faktur wystawianych w formie elektronicznej lub gdy przedsiębiorstwo ma kilka oddziałów.

Sprawdź także: Faktura online - jak wystawić ją za darmo?

Samofakturowanie – numerowanie faktur

Samofakturowanie jako jedna z możliwości dokumentowania sprzedaży usług i towarów polega na możliwości przeniesienia obowiązku dokumentowania sprzedaży na nabywcę lub inne upoważnione przez podatnika osoby trzecie na podstawie umowy pomiędzy stronami. Wystawianie faktur w samofakturowaniu odbywa się zatem po stronie  nabywcy i to on stosować powinien swoją  uzgodnioną ze sprzedawcą serię faktur.

Błędy w numeracji faktur – co zrobić?

Zdarza się, że w numeracji faktur pojawi się luka lub dwa dokumenty otrzymają ten sam numer. Wielu przedsiębiorców w takiej sytuacji próbuje wystawić fakturę lub notę korygującą. To jednak nie jest prawidłowe postępowanie.

Co zrobić w przypadku luki w numeracji?

Wystarczy, że podatnik sporządzi oświadczenie, w którym wyjaśni przyczynę powstania luki (np. błąd systemowy, pomyłka, anulowanie wystawienia faktury itp.).
Oświadczenie to powinno być przechowywane razem z pozostałą dokumentacją księgową – nie trzeba go przesyłać do urzędu.

Co w przypadku błędnego numeru na fakturze?

Jeśli sprzedawca wystawi fakturę z nieprawidłowym numerem, ale dokument ten odzwierciedla faktyczną transakcję – nabywca nadal ma prawo do odliczenia VAT.

Co w przypadku zdublowania numeru faktury?

W takiej sytuacji możliwe są dwa rozwiązania (w zależności od interpretacji urzędu skarbowego):

1. Faktura korygująca „do zera” – wystawia się korektę, która redukuje wartość transakcji do zera, a następnie wystawia nową fakturę z poprawnym numerem.
2. Opisanie pomyłki – możliwe, gdy zdublowane numery dotyczą różnych transakcji. Wówczas wystarczy dokładny opis obu faktur i wskazanie błędu w dokumentacji.

Sprawdź także: 10 przydatnych funkcji Fakturowni o których możesz nie wiedzieć

Numerowanie faktur w Fakturowni

W ramach numerowania faktur w naszym systemie, masz dostępne następujące opcje:

1. Wybór formatu – możesz skorzystać z dostępnych formatów lub stworzyć swój własny, używając zmiennych yyyy, yy, mm, dd, nr, nr-m, nr-d. Po zmianie formatu, system ustawi numerację dokumentów od początku, czyli od numeru 1. Jeśli rozpoczynasz korzystanie z Fakturowni w trakcie roku rozliczeniowego lub przenosisz się z innego programu i chcesz kontynuować numerację, to podczas wystawienia pierwszej faktury możesz ręcznie zmienić numer na kolejny przypadający. 
2. Wspólna numeracja dokumentów – dzięki opcji wspólnej numeracji dokumentów o tym samym formacie, wszystkie faktury wystawione w Fakturowni mogą mieć stałą numerację per dział lub następować niezależnie od działu.
3. Absolutna numeracja dokumentów – pozwala na zachowanie bezwzględnej ciągłości, co oznacza, że z początkiem nowego roku numeracja nie będzie startowała od numeru 1, a będzie kontynuowana według numeracji z poprzedniego roku. 
4. Osobna numeracja dla działów – jeśli korzystasz z działów w Fakturowni, możesz mieć osobną numerację dokumentów dla każdego z działów wystarczy, że aktywujesz w ustawieniach funkcję oddzielnej numeracji faktur dla różnych działów i dla każdego z nich ustawisz inny format numerowania dokumentów. Jeśli format numeracji będzie dokładnie taki sam, system będzie mieszał numerację między działami. 

 

Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej na temat numerowania faktur w Fakturowni, obejrzyj film poniżej:

 

Artykuł został po raz pierwszy opublikowany na blogu 28.10.2022 r., zaktualizowany 21.05.2025 r.

Zobacz więcej wpisów