Nowe technologie w księgowości, które musisz poznać!

Chmura obliczeniowa – bezpieczne dane zawsze pod ręką

Technologia chmury obliczeniowej całkowicie zrewolucjonizowała sposób, w jaki firmy przechowują i przetwarzają dane finansowe. W modelu cloud computing dane księgowe przechowywane są nie na lokalnym dysku komputera, lecz na zewnętrznych, profesjonalnie zabezpieczonych serwerach, do których dostęp można uzyskać przez internet – z dowolnego miejsca na świecie.

Dlaczego to istotne? Praca zdalna, rozproszone zespoły i coraz bardziej elastyczne modele biznesowe wymagają równie elastycznych narzędzi. Chmura spełnia te potrzeby, umożliwiając natychmiastowy dostęp do dokumentów, niezależnie od lokalizacji użytkownika.

Korzyści z chmury w pełnej księgowości:

• Zaawansowane bezpieczeństwo – szyfrowanie danych, zapory sieciowe, systemy wykrywania intruzów i certyfikaty bezpieczeństwa (np. ISO/IEC 27001) chronią informacje finansowe przed nieautoryzowanym dostępem.
• Elastyczność skalowania – firmy mogą dostosować ilość przestrzeni dyskowej i moc obliczeniową do bieżących potrzeb, bez konieczności inwestowania w kosztowną infrastrukturę IT.
• Automatyczne aktualizacje – użytkownik zawsze korzysta z najnowszej wersji oprogramowania bez potrzeby instalowania poprawek ręcznie.
• Integracja systemowa – dzięki API i gotowym modułom możliwe jest połączenie chmury z programami do fakturowania, CRM, ERP czy bankowości online.

E-faktury – pełna cyfryzacja obiegu dokumentów

E-faktury, czyli faktury elektroniczne, to kluczowy krok w kierunku cyfryzacji księgowości. Ich wdrożenie przynosi wiele korzyści: eliminują potrzebę drukowania i fizycznego przesyłania dokumentów, co obniża koszty operacyjne i zmniejsza negatywny wpływ na środowisko. E-faktury są także łatwiejsze do archiwizacji, wyszukiwania i audytowania, co znacząco ułatwia kontrolę podatkową i zarządzanie dokumentacją.

Integracja e-faktur z systemami księgowymi pozwala na automatyczny import danych do ksiąg rachunkowych, eliminując konieczność ręcznego wprowadzania informacji. To przyspiesza procesy księgowe i minimalizuje ryzyko błędów. W Polsce e-faktury zyskują na znaczeniu w związku z wprowadzeniem Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), który od 2026 roku stanie się obowiązkowy dla wszystkich przedsiębiorców. Warto już teraz przygotować się na tę zmianę, wdrażając odpowiednie narzędzia i procedury.

Technologia OCR – automatyczne rozpoznawanie dokumentów

Technologia OCR (Optical Character Recognition) umożliwia automatyczne odczytywanie tekstu z zeskanowanych dokumentów, zdjęć czy plików PDF. To nieocenione ułatwienie zarówno w pełnej, jak i uproszczonej księgowości – znajduje zastosowanie przy digitalizacji faktur, paragonów, umów czy innych dokumentów. Systemy OCR automatycznie identyfikują kluczowe dane, takie jak numer faktury, data, kwota czy dane kontrahenta, a następnie integrują je z oprogramowaniem księgowym.

Dzięki OCR procesy ręcznego przepisywania danych odchodzą do przeszłości, co pozwala zaoszczędzić czas i zredukować błędy. Technologia ta usprawnia rozliczenia, poprawia organizację dokumentacji i zwiększa efektywność pracy, szczególnie w firmach obsługujących duże ilości dokumentów z różnych źródeł.

Automatyzacja procesów księgowych – wydajność i precyzja

Automatyzacja procesów księgowych to kolejny przełom w nowoczesnej księgowości. Zaawansowane systemy księgowe, wspierane przez sztuczną inteligencję i algorytmy uczenia maszynowego, umożliwiają automatyczne wykonywanie powtarzalnych zadań, takich jak wprowadzanie danych, generowanie faktur, przetwarzanie zamówień czy rozliczanie wynagrodzeń. Dzięki temu księgowi mogą skupić się na bardziej strategicznych zadaniach, takich jak doradztwo podatkowe czy optymalizacja finansowa.

Automatyzacja minimalizuje ryzyko błędów ludzkich, przyspiesza procesy rozliczeniowe i zapewnia zgodność z przepisami podatkowymi. Na przykład, automatyczne generowanie plików JPK czy deklaracji VAT w oparciu o dane wprowadzone do systemu pozwala firmom zaoszczędzić czas i zasoby. W połączeniu z e-fakturami i technologią OCR, automatyzacja tworzy kompleksowy ekosystem, który zwiększa efektywność i przejrzystość procesów księgowych.

Jak wygląda księgowość online z Fakturownią?

Księgowość online w połączeniu z programem do fakturowania to wygodne i bezpieczne rozwiązanie, które usprawnia współpracę z księgowym. Eliminuje konieczność osobistych wizyt w biurze oraz przesyłania papierowych dokumentów. Dzięki pracy w chmurze zarówno Ty, jak i Twój księgowy macie nieprzerwany dostęp do danych z dowolnego miejsca na świecie – wystarczy dostęp do internetu.

Fakturownia umożliwia łatwe wystawianie e-faktur, w tym międzynarodowych i walutowych, oraz generowanie plików JPK zgodnych z przepisami. Funkcja OCR pozwala szybko dodawać faktury kosztowe przez aplikację mobilną, minimalizując ręczne wprowadzanie danych.

Dodatkowym atutem jest integracja z kontem bankowym, która umożliwia bieżący podgląd salda i historii transakcji. Z kolei możliwość eksportu danych do programów księgowych, takich jak RAKS czy Symfonia, pozwala zaoszczędzić czas i zminimalizować ryzyko błędów. Przekonaj się sam, jak działa Fakturownia – przetestuj system całkowicie za darmo przez 30 dni!

Podsumowanie – technologie w księgowości online

Zdalna księgowość, chmura obliczeniowa, e-faktury, technologia OCR oraz automatyzacja procesów księgowych to tylko niektóre z innowacji, które redefiniują współczesną księgowość. Ich wdrożenie pozwala firmom działać szybciej, efektywniej i bezpieczniej, a księgowym umożliwia skupienie się na zadaniach strategicznych, takich jak analiza danych czy doradztwo biznesowe. Jeśli chcesz przygotować swoją firmę na wyzwania przyszłości, już dziś zacznij wdrażać te nowoczesne rozwiązania.