Luka w numerowaniu faktur - jak uniknąć błędów w numeracji i jak sobie radzić, gdy się jednak pojawią

Z ustawy o VAT jednoznacznie wynika wymóg, by faktura zawierała numer kolejny do poprzedzającej, czyli zgodnie z definicją, numer kolejny jest większy o jeden. Mając dowolność w schemacie numerowania, należy zachować swoje faktury w kolejności rosnącej. Nie są uznawane za błędne numeracje rosnące, w których różnica między kolejnymi numerami jest większa niż jeden, choć nadal stała. Np: 1,3,5,7... Odradzamy jednak numerowanie w ten sposób, łatwiej wtedy o popełnienie błędu. 

Uwaga! Fakturowanie możesz rozpocząć od dowolnego numeru. Pamiętaj jednak o zachowaniu ciągłości numeracji.

Numerację możesz prowadzić zarówno w cyklu miesięcznym, czyli w każdym miesiącu zaczynać numerowanie od nowa, jak i rocznym. Możesz też prowadzić numerację ciągłą, czyli numerować wszystkie swoje dokumenty po kolei, niezależnie od zakończonych okresów.

Jak uniknąć błędu w numerowaniu

By nieciągła numeracja nie spędzała nam snu z powiek, warto skorzystać z możliwości, jakie daje łatwy w obsłudze program do fakturowania. Fakturownia pozwala na bezbłędne prowadzenie numeracji, jednocześnie oferując szereg ustawień, które pozwolą wybrać i dopasować numerowanie odpowiednie dla Twojej firmy. Możesz między innymi:

• Ustawić numerację o stałej ilości znaków, wtedy numery są uzupełniane zerami na początku.
• Zablokować możliwość ręcznej zmiany numeru faktury - co podczas jej edycji pozwala uniknąć pomyłek.
• Ustawić schemat numerowania faktur na najbardziej wygodny i czytelny.
• Prowadzić osobną różną numerację faktur dla różnych działów firmy.
• Nawet, jeśli Twoje faktury powstają automatycznie, system będzie pilnował ciągłości.

Zły numer lub luka - co robić?

Nie powinieneś dokonywać korekty numeru faktury, jeśli wysłałeś ją do klienta. Fakturę wystawia się z określonym numerem - i pod takim numerem dana faktura musi zostać przechowywana u Ciebie i pod tym samym numerem powinien otrzymać ją klient. Wystawienie korekty nie jest w tym wypadku uzasadnione. Nawet nieprawidłowo nadany numer jest rzeczywistym (czyli prawidłowym) numerem danego dokumentu. W celu wyjaśnienia zaistniałej luki, najlepiej, abyś dołączył do faktury oświadczenie z opisem sytuacji - dlaczego zaistniała luka. Należy je również zachować w firmowej dokumentacji. Na przykład:

• Faktura z numerem XX/XX/XXX/nr została omyłkowo skasowana i nie została wysłana klientowi, a system wystawił już kolejną.
• Numer Faktury został zmieniony ręcznie, faktura z numerem XX/XX/XXX/nr nie powstała.

To rozwiązanie jest najczęściej wykorzystywanym przez podatników i najłatwiejszym w zastosowaniu. Takie oświadczenie nie daje jednak stuprocentowej gwarancji, że nasz Urząd Skarbowy je zaakceptuje. Dlatego zalecamy każdorazowo przy odnotowaniu błędu w numerowaniu, bezpośredni kontakt z właściwym Urzędem Skarbowym.

Nawet, gdy zaistnieje luka w numeracji, zwróć uwagę, aby kolejna faktura została utworzona z właściwym numerem, nawet jeśli nie jest on kolejnym, następującym po poprzedniej fakturze.

Niniejszy artykuł nie stanowi porady prawnej ani podatkowej i jako taka nie powinien być traktowany, a przedstawione treści mogą ulec przedawnieniu. Czytelnik wykorzystuje poglądy przedstawione przez Autora dla własnych potrzeb jedynie na własną odpowiedzialność.