Księgowa w Twojej firmie – jakie obowiązki powinna przejąć?

Dlaczego warto zatrudnić księgową?

Prowadzenie firmy wymaga koncentracji na strategii, rozwoju i budowaniu przewagi konkurencyjnej. Formalności księgowe, choć nieuniknione, mogą skutecznie odciągać uwagę od kluczowych działań operacyjnych. Zatrudnienie doświadczonej księgowej to nie tylko odciążenie w zakresie rozliczeń, ale również istotne wsparcie w optymalizacji finansów i zarządzaniu ryzykiem podatkowym. Profesjonalna księgowa czuwa nad terminowością, zgodnością z przepisami oraz poprawnością dokumentacji, co pozwala przedsiębiorcy skupić się na rozwoju firmy.

1. Prowadzenie ksiąg rachunkowych

Jednym z podstawowych zadań księgowej jest prowadzenie ewidencji księgowej – zarówno pełnej księgowości, jak i podatkowej księgi przychodów i rozchodów (KPiR), w zależności od formy działalności gospodarczej. Obowiązki w tym zakresie obejmują:

1. Ewidencję operacji gospodarczych – rejestrowanie wszystkich zdarzeń finansowych, takich jak przychody ze sprzedaży, zakupy towarów, wynagrodzenia czy amortyzacja środków trwałych.
2. Kontrolę dokumentów księgowych – weryfikację poprawności faktur, rachunków oraz pozostałych dokumentów źródłowych pod kątem formalnym i merytorycznym.
3. Sporządzanie sprawozdań finansowych – przygotowywanie obowiązkowych raportów, w tym bilansu, rachunku zysków i strat oraz zestawień przepływów pieniężnych.

Rzetelne prowadzenie ksiąg zgodnie z ustawą o rachunkowości zmniejsza ryzyko błędów i zapewnia zgodność z obowiązującym prawem.

2. Rozliczenia podatkowe

Obszar podatków to jeden z kluczowych elementów pracy księgowej, który wymaga zarówno dokładności, jak i aktualnej wiedzy. Do obowiązków w tym zakresie należą:

1. Obliczanie zobowiązań podatkowych – wyliczanie należnych kwot z tytułu VAT, PIT czy CIT oraz kontrola terminów płatności.
2. Sporządzanie i składanie deklaracji – przygotowanie dokumentacji podatkowej (np. JPK_VAT, CIT-8, PIT-36) oraz deklaracji ZUS i ich terminowa wysyłka do urzędów.
3. Optymalizacja podatkowa – wskazywanie możliwości legalnego obniżenia obciążeń podatkowych, np. poprzez zastosowanie ulg, kosztów uzyskania przychodu czy odliczeń.

Dzięki temu przedsiębiorca zyskuje pewność prawidłowych rozliczeń oraz możliwość efektywnego planowania budżetu.

3. Obsługa kadrowo-płacowa

W firmach zatrudniających pracowników księgowy online może przejąć obowiązki z zakresu kadr i płac. Należą do nich:

1. Prowadzenie dokumentacji pracowniczej – ewidencja danych osobowych, urlopów, zwolnień lekarskich oraz innych istotnych informacji kadrowych.
2. Naliczanie wynagrodzeń – w tym płac, składek ZUS i zaliczek na podatek dochodowy oraz sporządzanie list płac.
3. Rozliczenia z ZUS – przygotowanie i wysyłanie deklaracji ubezpieczeniowych, takich jak ZUS DRA, ZUA czy ZCNA.

Profesjonalna obsługa kadrowo-płacowa zmniejsza ryzyko błędów formalnych, które mogłyby skutkować sankcjami ze strony instytucji publicznych.

4. Monitorowanie płatności i należności

Księgowa może także wspierać firmę w zakresie zarządzania przepływem środków finansowych. Do jej zadań należy m.in.:

1. Kontrola rozrachunków – bieżące monitorowanie terminów płatności faktur przychodzących i wychodzących.
2. Weryfikacja i wystawianie faktur – nadzór nad poprawnością dokumentów sprzedażowych oraz, w razie potrzeby, ich samodzielne wystawianie.
3. Windykacja należności – przygotowywanie wezwań do zapłaty, kontakt z kontrahentami lub współpraca z firmą windykacyjną w przypadku opóźnień.

Dzięki temu firma zachowuje kontrolę nad płynnością finansową i unika problemów związanych z przeterminowanymi zobowiązaniami.

5. Doradztwo i reprezentacja przed urzędami

Doświadczona księgowa to również cenne źródło wiedzy i wsparcia w kontaktach z administracją. W tym zakresie jej obowiązki obejmują:

1. Doradztwo podatkowe i księgowe – udzielanie konsultacji dotyczących form opodatkowania, interpretacji przepisów czy zmian w przepisach.
2. Reprezentację przed urzędami – udział w kontrolach skarbowych, przygotowanie niezbędnych dokumentów i prowadzenie korespondencji z urzędnikami.
3. Monitorowanie zmian prawnych – bieżące śledzenie nowelizacji przepisów i dostosowywanie do nich procedur księgowych w firmie.

Taka współpraca pozwala uniknąć nieporozumień z instytucjami kontrolnymi i zapewnia zgodność działań firmy z aktualnymi regulacjami prawnymi.

Księgowość online w praktyce – jak to działa z Fakturownią?

Coraz więcej przedsiębiorców wybiera programy wspierające księgowość online, które zapewniają wygodę, elastyczność i szybki dostęp do danych finansowych z dowolnego miejsca. Jednym z popularnych narzędzi wspierających taką formę zarządzania finansami jest Fakturownia – intuicyjny program do fakturowania i współpracy z księgowością online.

Jak to wygląda w praktyce? Po założeniu konta w Fakturowni możesz łatwo udzielić dostępu swojej zdalnej księgowej. Co ważne, dostęp dla księgowej jest zazwyczaj bezkosztowy i nie wlicza się do limitu użytkowników w zależności od wybranego planu subskrypcji. Nadawanie i cofanie dostępu jest proste, szybkie i bezpieczne, a wszystkie dane są przechowywane w chmurze, co minimalizuje ryzyko ich utraty. W przypadku zmiany biura rachunkowego możesz jednym kliknięciem przekazać dostęp nowej osobie, bez konieczności eksportowania dokumentów czy obawy o utratę danych.

Dzięki integracji z księgowością online i funkcjonalnościom Fakturowni zyskujesz:

1. Błyskawiczny dostęp do dokumentów i faktur – wszystkie dane są dostępne w czasie rzeczywistym z dowolnego urządzenia z dostępem do internetu.
2. Weryfikacja danych w czasie rzeczywistym – księgowa może na bieżąco sprawdzać poprawność dokumentów i wprowadzać ewentualne korekty.
3. Uproszczoną obsługę JPK i deklaracji elektronicznych – Fakturownia umożliwia generowanie plików JPK, które można bezpośrednio przekazać do biura rachunkowego lub urzędu skarbowego.

Jeśli szukasz prostego, nowoczesnego i elastycznego narzędzia do prowadzenia dokumentacji sprzedażowej oraz współpracy ze zdalną księgową – wejdź na Fakturownia.pl i przetestuj system za darmo. Przekonaj się, jak łatwe może być prowadzenie księgowości online.