KSeF a wystawianie faktur – jakie ograniczenia czekają przedsiębiorców?

Wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) to rewolucja w rozliczeniach podatkowych ostatnich lat w Polsce. Od 2026 roku przedsiębiorcy nie będą już mogli wystawiać faktur tak, jak dotychczas. 

Wszystkie faktury sprzedażowe w obrocie B2B będą wystawiane w formie ustrukturyzowanej i będą trafiać bezpośrednio do systemu Ministerstwa Finansów. To oznacza koniec swobody w fakturowaniu i nowe, istotne zmiany.

Faktura ważna dopiero po rejestracji w KSeF

Do tej pory wystarczyło wystawić dokument w programie księgowym czy nawet w Excelu, aby uznać go za fakturę. W nowym modelu faktura będzie istniała dopiero wtedy, gdy zostanie przesłana do KSeF i zaakceptowana przez system. Oznacza to, że dokument w wersji roboczej, zapisany lokalnie na komputerze czy wysłany mailem do kontrahenta, nie będzie miał żadnej mocy prawnej.

Kontrahent odbierze  fakturę dopiero wtedy, gdy znajdzie się ona w systemie KSeF. To gwarantuje większą pewność i przejrzystość w obrocie gospodarczym, ale wymaga od przedsiębiorców przyzwyczajenia się do nowego procesu.

Koniec faktur „po terminie”

Dotychczas częstą praktyką było wystawianie faktur z datą wsteczną – np. kilka dni po zakończonej transakcji, zwłaszcza na przełomie miesiąca. W KSeF takie rozwiązanie nie będzie możliwe. Każda faktura jest rejestrowana z datą i godziną przesłania do systemu, a ta informacja staje się elementem oficjalnym.

Jeśli faktura zostanie wystawiona offline (np. w trybie awaryjnym), musi trafić do KSeF w określonym terminie – w innym przypadku przedsiębiorca naraża się na sankcje. To oznacza koniec elastyczności w „dopasowywaniu” daty dokumentu do potrzeb firmy.

Numer KSeF jako dowód ważności dokumentu

Każda faktura w systemie KSeF otrzyma unikalny numer identyfikacyjny. To on będzie oficjalnym dowodem, że dokument został poprawnie wystawiony. Bez tego numeru faktura nie będzie miała mocy prawnej – można ją traktować jedynie jako szkic.

Nowe rozwiązanie daje przedsiębiorcom i księgowym pewność, że dokument widoczny w systemie jest ostateczny. Jednocześnie eliminuje ryzyko krążenia niepotwierdzonych wersji faktur czy wątpliwości, czy kontrahent faktycznie otrzymał dokument.

Faktury tylko w jednym, ustrukturyzowanym formacie

Do tej pory firmy korzystały z różnych szablonów – jedni wysyłali faktury w PDF-ach, inni używali Worda czy Excela. KSeF wprowadza jednolity schemat e-faktury (FA(3)). Dokument będzie wystawiany w formacie XML i zawierał obowiązkowy zestaw pól.

Oznacza to, że nie będzie już miejsca na własne szablony, uproszczone wersje czy nietypowe rozwiązania. Z jednej strony to ograniczenie, ale z drugiej – ogromna korzyść. Jednolita struktura ułatwi automatyzację księgowania i zmniejszy liczbę błędów.

Koniec dowolności w dostarczaniu faktur kontrahentom

Dotychczas przedsiębiorcy mogli sami zdecydować, jak dostarczą fakturę kontrahentowi – mailem, pocztą czy wręczając ją osobiście. W nowym systemie faktury B2B będą dostępne wyłącznie w KSeF. Kontrahent odbierze dokument, logując się do systemu lub za pomocą swojego oprogramowania zintegrowanego z KSeF.

Wyjątkiem są faktury wystawiane dla konsumentów i podmiotów bez NIP – w tych przypadkach nadal można przekazać dokument w formie wydruku czy pliku PDF. Wizualizacje faktur wystawionych w KSeF będą opatrzone specjalnymi kodami QR.

Zmiany w zakresie korekt i duplikatów

Wystawianie faktur korygujących czy duplikatów również będzie przebiegało inaczej. 

Dotychczas, jeśli popełniono błąd, przedsiębiorca mógł anulować fakturę w swoim systemie do fakturowania zanim trafiła ona do klienta. W KSeF anulowanie faktury nie będzie możliwe – jedyną opcją będzie wystawienie faktury korygującej. Każda korekta będzie przesłana do KSeF i tam zarejestrowana. Nie ma możliwości, by faktura korekta funkcjonowała poza systemem.

Podobnie z duplikatami – system sam przechowuje wszystkie dokumenty przez 10 lat, więc nie ma potrzeby wystawiania dodatkowych kopii faktury na żądanie kontrahenta. Wystarczy, że kontrahent ma dostęp do systemu KSeF, aby ponownie pobrać brakujący dokument.

Stała kontrola nad terminami

Ponieważ faktura zyskuje moc prawną dopiero po przesłaniu do KSeF, przedsiębiorca musi zadbać, aby dokumenty trafiały do systemu w odpowiednim czasie. Spóźnienie może wiązać się z sankcjami podatkowymi. To oznacza konieczność wypracowania procedur wewnętrznych i pilnowania harmonogramów.

Ograniczenia, ale i porządek

Na pierwszy rzut oka może się wydawać, że nowe zasady mocno ograniczają przedsiębiorców. W rzeczywistości ich celem jest uporządkowanie obiegu faktur i zapewnienie większej pewności w rozliczeniach. Dzięki jednolitemu systemowi:

• faktury nie zginą ani nie zostaną pominięte,
• każda transakcja ma jasne potwierdzenie w postaci numeru KSeF,
• dokumenty są przechowywane w jednym miejscu przez 10 lat,
• księgowość może szybciej i bezpieczniej weryfikować dane.

Wejście w KSeF oznacza koniec dowolności w wystawianiu faktur – nie będzie już miejsca na elastyczne daty czy dowolne sposoby przekazywania dokumentów. Choć może się to wydawać ograniczeniem, w praktyce system przynosi większą przejrzystość, automatyzację i bezpieczeństwo.

Przedsiębiorcy powinni już teraz zapoznać się z tymi zmianami i wybrać program do fakturowania, który zapewni zgodność z KSeF i pozwoli sprawnie zarządzać nowymi obowiązkami.