Kasy fiskalne 2025 – Zmiany w przepisach

Kasy fiskalne rozporządzenie 2025 – nowe regulacje

Od 1 stycznia 2025 roku obowiązuje:

• Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2024 r. w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących.

Od 1 lipca 2025 roku weszły w życie dwa kolejne akty prawne:

• Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 25 czerwca 2025 r. w sprawie kas rejestrujących.
• Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 25 czerwca 2025 r. w sprawie kas rejestrujących mających postać oprogramowania.

Dokumenty te określają zasady ewidencjonowania sprzedaży, wprowadzają regulacje dotyczące e-paragonów, zmieniają podejście do faktur generowanych przez kasy oraz nakładają nowe obowiązki na wybrane branże.

E-paragony i HUB paragonowy

Kluczową zmianą jest szersze zastosowanie e-paragonów, które mogą być wystawiane zarówno przez kasy online, jak i kasy wirtualne (oprogramowanie do ewidencjonowania sprzedaży). E-paragon jest przekazywany nabywcy wyłącznie za jego zgodą, po wcześniejszym uzgodnieniu sposobu dostarczenia (np. e-mail, aplikacja mobilna).

Wprowadzono również HUB paragonowy – system teleinformatyczny Krajowej Administracji Skarbowej. Umożliwia on przesyłanie e-paragonów bez konieczności zbierania danych osobowych nabywcy, co zwiększa wygodę i chroni prywatność. System ten standaryzuje proces dystrybucji e-paragonów i zapewnia zgodność z przepisami o ochronie danych osobowych (RODO).

Limit zwolnienia z kas fiskalnych – bez zmian

Limit obrotu uprawniający do zwolnienia z obowiązku stosowania kas fiskalnych pozostaje bez zmian i wynosi 20 000 zł rocznie dla sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych. Dla podatników VAT limit liczony jest w kwocie netto, a dla podmiotów zwolnionych z VAT – w kwocie brutto.

W przypadku przedsiębiorców rozpoczynających działalność w trakcie roku podatkowego limit ten jest obliczany proporcjonalnie do okresu prowadzenia sprzedaży. Po przekroczeniu limitu przedsiębiorca ma 2 miesiące od końca miesiąca, w którym limit został przekroczony, na wprowadzenie kasy fiskalnej. Przepisy te pozostają niezmienione, co zapewnia stabilność dla małych firm.

Nowe branże objęte obowiązkiem kas fiskalnych

Od 1 lipca 2025 roku obowiązek ewidencjonowania sprzedaży na kasach fiskalnych obejmuje nowe grupy produktów i usług, w tym:

• Wyroby tytoniowe i konopne:
  • Produkty klasyfikowane do CN 2404 i 8543 40, np. papierosy elektroniczne, wyroby zawierające tytoń, nikotynę lub ich namiastki, przeznaczone do wdychania bez spalania.
  • Wyroby z konopi (rodzaj: Cannabis) klasyfikowane do CN 1211, przeznaczone do palenia lub wdychania bez spalania.
• Produkty z alkoholem etylowym o mocy powyżej 50% objętości, nieprzeznaczone do spożycia (np. rozpuszczalniki, płyny odkażające, rozcieńczalniki farb, płyny do odmrażania).
• Paliwa stałe wytwarzane z węgla, węgla brunatnego, koksu lub półkoksu, przeznaczone do celów opałowych.

Dodatkowo, wprowadzono przesunięcia terminów dla niektórych branż:

• Usługi parkingowe – obowiązek od 1 kwietnia 2026 roku.
• Usługi vendingowe (np. sprzedaż przez automaty) – obowiązek od 1 kwietnia 2027 roku.

Nowe regulacje mają na celu objęcie ewidencją fiskalną branż, które wcześniej nie musiały prowadzić pełnej rejestracji sprzedaży. Teraz obowiązek stosowania kas zaczyna się od tzw. pierwszej złotówki.

Zniesienie obowiązku integracji kas z terminalami płatniczymi

Planowany obowiązek integracji kas rejestrujących ONLINE z terminalami płatniczymi został uchylony. Od 1 kwietnia 2025 roku przedsiębiorcy, którzy prowadzą ewidencję sprzedaży na kasach online i oferują płatności bezgotówkowe, nie muszą integrować tych urządzeń. Uchylenie tego wymogu eliminuje ryzyko kary w wysokości 5000 zł za brak integracji, co jest dobrą wiadomością dla przedsiębiorców.

Kasy fiskalne 2025 zmiany – jak się przygotować?

Wprowadzenie nowych przepisów wymaga od przedsiębiorców dostosowania się do obecnych realiów. Kluczowe kroki to:

• Wdrożenie e-paragonów: firmy korzystające z kas online lub wirtualnych powinny przetestować proces wystawiania i przesyłania e-paragonów, w tym integrację z HUB-em paragonowym.
• Monitorowanie limitów obrotu: przedsiębiorcy zwolnieni z kas fiskalnych w 2025 powinni regularnie kontrolować obrót, aby w razie przekroczenia limitu 20 000 zł wprowadzić kasę w ustawowym terminie.
• Przygotowanie do nowych obowiązków branżowych: firmy handlujące wymienionymi wyrobami (np. e-papierosami, produktami alkoholowymi technicznymi czy paliwami stałymi) muszą wdrożyć kasy fiskalne od 2025 – 1 lipca.

Podsumowanie – kasy fiskalne 2025

Nowe przepisy dotyczące kas fiskalnych od 2025 roku, wprowadzają istotne zmiany w ewidencjonowaniu sprzedaży. Wdrożenie e-paragonów, rezygnacja z faktur z kas rejestrujących oraz nowe obowiązki dla wybranych branż wymagają od przedsiębiorców szybkiego dostosowania. Aby uniknąć sankcji i zapewnić zgodność z prawem, warto już teraz zaplanować wdrożenie nowych rozwiązań i zweryfikować procedury w firmie.