Prowadzenie firmy wymaga skutecznych rozwiązań i aktualnej wiedzy. Znajdziesz tu artykuły wspierane najnowszymi technologiami, które pomogą Ci usprawnić biznes – od fakturowania po kwestie podatkowe.
Data publikacji: 2025-12-06
MaiA
W polskim systemie podatkowym formularzy jest naprawdę dużo. Większość osób kojarzy podstawowe druki, takie jak PIT-11 czy roczne rozliczenie na PIT-37, bo dotyczą one typowych sytuacji: umowy o pracę, zlecenia, działalności gospodarczej lub standardowych ulg. Problem zaczyna się zwykle wtedy, gdy w firmie pojawia się współpraca z cudzoziemcem albo osobą, która nie ma w Polsce miejsca zamieszkania dla celów podatkowych. Wtedy na biurku płatnika może wylądować IFT-1 albo IFT-1R – dokumenty mniej znane, ale w praktyce bardzo ważne, bo dotyczą szczególnej grupy podatników i szczególnego sposobu rozliczenia wypłat.
Warto to podkreślić już na starcie: IFT-1/IFT-1R nie jest „kolejnym PIT-em do wypełnienia przez pracownika”. To informacja sporządzana przez płatnika, czyli podmiot wypłacający wynagrodzenie (np. firmę), która następnie trafia do nierezydenta oraz do urzędu skarbowego.
IFT-1R to informacja o wysokości przychodu (dochodu) uzyskanego przez osoby fizyczne, które nie mają miejsca zamieszkania na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, czyli tzw. nierezydentów. W praktyce oznacza to osoby podlegające w Polsce ograniczonemu obowiązkowi podatkowemu – a więc rozliczające w Polsce wyłącznie te dochody, które osiągnęły na terytorium RP (albo z polskiego źródła, w zależności od rodzaju przychodu i przepisów szczególnych).
Sens jest prosty: jeśli polski podmiot wypłaca określone należności osobie, która podatkowo „mieszka” gdzie indziej, to może pojawić się obowiązek wystawienia IFT. Trzeba przy tym pamiętać, że w zależności od rodzaju przychodu w grę mogą wchodzić różne formularze i różne tryby rozliczeń – dlatego tak ważne jest, by znać podstawowe pojęcia i nie traktować IFT jako „egzotycznego dokumentu, który pewnie mnie nie dotyczy”. W praktyce może dotyczyć wielu branż: IT, marketingu, mediów, konsultingu, edukacji, rozrywki czy sportu.
Stwórz w Fakturowni wygodną bazę produktów, z której skorzystasz, wystawiając faktury.
Zasadniczo IFT-1R dotyczy sytuacji innych niż klasyczna umowa o pracę (i typowe pochodne). Najczęściej pojawia się przy wypłatach dla nierezydentów z tytułów takich jak m.in.:
W skrócie: jeżeli nierezydent uzyskuje przychód z „nietypowego” źródła, a po stronie polskiego podmiotu występują obowiązki płatnika – IFT staje się realnym tematem. I warto dodać jeszcze jedno: nawet jeśli firma sporadycznie współpracuje z cudzoziemcami (np. raz na kilka miesięcy), nadal może pojawić się konieczność dopełnienia obowiązków w odpowiednim terminie. W takich sprawach „rzadko” nie znaczy „nieważnie”.
W przypadku formularzy IFT kluczowe jest to, że dotyczą one specyficznego modelu rozliczeń, w którym aktywną rolę odgrywa płatnik. W wielu sytuacjach to płatnik (np. firma wypłacająca wynagrodzenie) ma obowiązek pobrać zryczałtowany podatek dochodowy od wypłacanych należności. W praktyce wygląda to tak, że płatnik oblicza podatek, potrąca go z wypłaty, a następnie odprowadza do urzędu skarbowego. Dopiero później sporządza informację IFT, która porządkuje cały proces i pokazuje, komu, ile wypłacono oraz jak potraktowano to podatkowo.
To bardzo ważne, bo w tym modelu od poprawności działań płatnika zależy bezpieczeństwo rozliczeń – zarówno po stronie firmy, jak i po stronie nierezydenta. Dlatego tak istotne jest, aby nie traktować IFT-1R jako „papierologii do odhaczenia”, tylko jako dokument, który ma realne znaczenie dowodowe. Dobrze przygotowana informacja ułatwia późniejsze wyjaśnienia, porządkuje dokumentację i ogranicza ryzyko nieporozumień (np. w razie pytań podatnika albo urzędu).
Z tego powodu IFT-1R bywa potocznie określany jako „odpowiednik PIT-11” w relacji z nierezydentem. Trzeba jednak pamiętać, że to tylko uproszczenie: przy nierezydentach często w grę wchodzą inne zasady opodatkowania, inne stawki oraz inne podstawy prawne, a sam dokument pełni nieco inną funkcję niż standardowe informacje przekazywane rezydentom. W praktyce najważniejsze jest, aby wiedzieć kiedy IFT jest wymagany, i mieć świadomość, że to obowiązek, który może pojawić się nawet przy jednorazowej wypłacie.
Istotny element, o którym łatwo zapomnieć, to wpływ umów o unikaniu podwójnego opodatkowania (UPO). Wypłaty dla nierezydentów bardzo często trzeba oceniać nie tylko przez pryzmat polskich przepisów, ale również postanowień umowy zawartej z krajem rezydencji podatnika.
Może zdarzyć się, że:
I tu najważniejsza konsekwencja praktyczna: brak poboru podatku w Polsce nie zawsze oznacza brak obowiązków po stronie płatnika. Nawet jeśli finalnie podatek nie zostanie potrącony, płatnik często nadal musi sporządzić IFT-1R, bo dokument ten potwierdza wypłatę i sposób jej rozliczenia. Dla podatnika to również czytelna informacja, jak jego przychód został zakwalifikowany „po polskiej stronie”.
Różnica między formularzami jest prosta i dotyczy przede wszystkim momentu wystawienia oraz zakresu danych.
IFT-1R:
To rozwiązanie przydatne wtedy, gdy cudzoziemiec potrzebuje potwierdzenia wypłat wcześniej – np. do rozliczeń w swoim kraju, do formalności urzędowych lub jako dokument potwierdzający dochód.
Warto zapamiętać jedno: IFT-1 nie zastępuje IFT-1R. Nawet jeśli płatnik wystawi IFT-1 w trakcie roku na wniosek nierezydenta, po zakończeniu roku nadal ma obowiązek sporządzenia i przekazania informacji rocznej.
IFT-1 i IFT-1R pojawiają się wtedy, gdy:
Najważniejsze jest jedno: IFT-1 to dokument „na żądanie” w trakcie roku, a IFT-1R to roczna informacja sporządzana obowiązkowo przez płatnika – i w praktyce może być wymagana również wtedy, gdy podatek w Polsce nie został pobrany (np. z uwagi na postanowienia umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania).
Ten artykuł powstał dzięki technologii AI, aby dostarczyć interesujące Cię treści szybciej i efektywniej. Zweryfikuj zawarte tutaj informacje z niezależnymi źródłami.
Wypróbuj za darmo przez 30 dni. Bez opłat instalacyjnych i długotrwałych zobowiązań.