Duplikat faktury a Krajowy System e-Faktur – co się zmieni?

Duplikat faktury – jak to działa dziś?

Obecnie, zgodnie z przepisami ustawy o VAT, przedsiębiorca może wystawić duplikat faktury w sytuacji, gdy oryginał ulegnie zniszczeniu lub zaginie. Duplikat musi zawierać te same dane co oryginał, a dodatkowo oznaczenie „duplikat” oraz datę jego wystawienia.

Duplikat może być wystawiony zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej – ważne, by zawierał pełne dane wymagane przez przepisy i został przekazany nabywcy.

Co zmienia Krajowy System e-Faktur?

Wprowadzenie KSeF, czyli centralnej platformy do wystawiania i odbierania faktur ustrukturyzowanych, zasadniczo eliminuje potrzebę wystawiania duplikatów. Dlaczego?

W systemie KSeF każda faktura:

• otrzymuje unikalny numer identyfikujący w systemie,
• jest przechowywana centralnie przez Ministerstwo Finansów przez 10 lat,
• nie może zostać „zagubiona” – zarówno wystawca, jak i odbiorca mają dostęp do niej o każdej porze.

Oznacza to, że duplikat faktury w KSeF po prostu nie będzie potrzebny, bo oryginał cały czas znajduje się w systemie i można go ponownie pobrać, wydrukować lub zapisać – ale to wciąż będzie ta sama faktura, nie nowy dokument.

A co z wyjątkami?

Choć Krajowy System e-Faktur stanie się obowiązkowy dopiero od 1 kwietnia 2026 r. (dla większości podatników), są sytuacje, w których KSeF może być niedostępny lub nie będzie wykorzystywany. W takich przypadkach możliwe są wyjątki:

• awaria po stronie podatnika – np. problemy z systemem księgowym, brak internetu – wtedy możliwe jest wystawienie faktury offline i przekazanie jej nabywcy. Gdy tylko KSeF znów będzie dostępny, fakturę trzeba przesłać do systemu.
• awaria po stronie KSeF (MF) – w przypadku oficjalnej niedostępności systemu można stosować mechanizmy zastępcze, zgodne z komunikatami Ministerstwa Finansów.
• faktury poza KSeF – np. dla podmiotów zagranicznych nieposiadających polskiego NIP-u, które nie są objęte systemem.

W takich przypadkach, jeśli faktura została przekazana nabywcy, a jej kopia zaginęła, może pojawić się potrzeba ponownego udostępnienia jej treści – choć formalnie duplikat faktury w rozumieniu dotychczasowym przestanie mieć zastosowanie, a systemowy dostęp zastąpi jego funkcję.

Po pełnym wdrożeniu KSeF duplikat faktury przestanie obowiązywać, ponieważ system przechowuje i udostępnia faktury w sposób trwały i dostępny online. Zamiast wystawiać duplikaty, podatnicy będą mogli pobrać ten sam dokument z KSeF – bez potrzeby wystawiania jego kopii.

Dla przedsiębiorców oznacza to większe bezpieczeństwo danych, mniej formalności i przejrzystość w procesie fakturowania. W Fakturowni trzymamy rękę na pulsie i przygotowujemy system, by w pełni wspierał nowy model fakturowania – bez zbędnych komplikacji.