Dowód wewnętrzny - czym jest? Wszystko, co musisz wiedzieć

Dowód wewnętrzny to dokument, o którym często mówi się, że pozostaje w cieniu faktury VAT. Należy jednak pamiętać, że są to dwa różne dokumenty wystawiane w innych sytuacjach. Dowód wewnętrzny dokumentuje transakcje, których nie można zaksięgować fakturą oraz zawiera nieco inne dane. 

Czym jest dowód wewnętrzny? Kiedy można go wystawić, a kiedy skorzystać z faktury? Wszystko, co powinieneś wiedzieć o dowodach wewnętrznych, znajdziesz w poniższym artykule.

Fakturownia podąża za zmianami prawnymi w Polsce i w Europie
Fakturownia to prosty system, do zarządzania przychodami i wydatkami, a także całymi finansami firmy.
Zarejestruj się w Fakturownia.pl

Czym jest dowód wewnętrzny?

Dowód wewnętrzny jest rodzajem dokumentu księgowego, który potwierdza dokonanie zakupu. W odróżnieniu jednak od faktury, za pomocą dowodu księgowego można rejestrować nie tylko zwykłą transakcję, ale również niektóre formy uzyskania przychodu przez przedsiębiorstwo. Właśnie dlatego nie jest on zamiennikiem faktury VAT, ponieważ dowodu wewnętrznego używa się zazwyczaj wtedy, gdy zastosowanie faktury jest niemożliwe.

Ponadto, każdy dowód wewnętrzny posiada indywidualny numer i dokładne dane (np. nazwę towaru, ilość, cenę i oznakowania).

Sprawdź także: Co to jest marża i czym się różni od narzutu?

Kiedy można wystawić dowód wewnętrzny?

Dowodu wewnętrznego możemy użyć do zaksięgowania transakcji dotyczących:

• zakupu bezpośrednio od krajowego producenta lub hodowcy, produktów roślinnych i zwierzęcych, np. wyrobów mlecznych i zwierzęcych (o ile są one nieprzerobione),
• zakupu od ludności surowców roślin zielarskich i ziół dziko rosnących leśnych, jagód, grzybów leśnych czy owoców sezonowych (nie dotyczy to zakupu tego rodzaju produktów z np. sklepu czy hurtowni, w której każdy produkt ma już własny kod kreskowy),
• zakupu produktów roślinnych i zwierzęcych pochodzących z własnej uprawy lub hodowli prowadzonej przez podatnika;
• kosztów podróży służbowych pracownika (np. diet, zakwaterowania i innych należności za czas podróży służbowej pracowników oraz wartości diet z tytułu podróży służbowych osób prowadzących działalność gospodarczą),
• wydatków związanych z opłatami za czynsz, energię elektryczną, telefon, wodę, gaz i centralne ogrzewanie, 
• opłat sądowych i notarialnych,
• zakupu w jednostkach handlu detalicznego materiałów pomocniczych,
• wydatków związanych z parkowaniem samochodu w sytuacji, gdy są one poparte dokumentami niezawierającymi danych (np. bilet z parkometru).

Sprawdź także: Duplikat faktury - co to jest i jak go wystawić?

Co musi zawierać dowód wewnętrzny?

Zgodnie z ustawą, prawidłowo wystawiony dowód wewnętrzny powinien zawierać takie elementy jak:

• nazwę towaru;
• ilość towaru;
• cenę jednostkową;
• wartość towaru lub przedmiot operacji gospodarczych i wysokość kosztu (wydatku),
• datę i podpisy osób uczestniczących w dokumentowanej transakcji. 

Dowód wewnętrzny zawiera również indywidualny numer dokumentu.

Sprawdź także: Rachunek, paragon, a może faktura? Jaka jest różnica?

Dowód wewnętrzny w Fakturownia.pl

Jest to dokument, który bez problemu wystawisz w naszym systemie. Aby dowiedzieć się, jak to zrobić zapraszamy do Bazy Wiedzy Fakturowni.

FAQ: najczęściej zadawane pytania dotyczące dowodu wewnętrznego

Czym się różni dowód wewnętrzny od faktury?

Dowód wewnętrzny od faktury różni się przede wszystkim sytuacjami, w jakich stosujemy te dokumenty. Niekiedy zawierają również inne dane, choć wiele informacji zawartych w obu dokumentach w istocie się pokrywa.

Jak dokonać korekty dowodu wewnętrznego?

Dowód wewnętrzny można poprawiać, jednak zabrania się dokonywania żadnych zmian w dokumencie źródłowym. Artykuł 22. ustawy o rachunkowości jasno określa, że „błędy w dowodach wewnętrznych mogą być poprawiane przez skreślenie błędnej treści lub kwoty, z utrzymaniem czytelności skreślonych wyrażeń lub liczb, wpisanie treści poprawnej i daty poprawki oraz złożenie podpisu osoby do tego upoważnionej, o ile odrębne przepisy nie stanowią inaczej. Nie można poprawiać pojedynczych liter lub cyfr”.