Jak KSeF zmienia sposób korzystania z kas fiskalnych?
Najważniejszą zmianą w kasach fiskalnych będzie wyraźne rozdzielenie dwóch sposobów dokumentowania sprzedaży: paragonów fiskalnych i faktur.
Dotychczas kasa fiskalna mogła pełnić kilka funkcji jednocześnie. Służyła nie tylko do rejestrowania sprzedaży i wystawiania paragonów, ale w określonych przypadkach również do wystawiania faktur. Dodatkowo paragon zawierający NIP nabywcy, którego wartość nie przekraczała 450 zł albo 100 euro, mógł być traktowany jak faktura uproszczona.
Wprowadzenie obowiązkowego KSeF zmienia ten model – system staje się podstawowym kanałem wystawiania faktur B2B. Kasa fiskalna ma więc odpowiadać za ewidencję sprzedaży detalicznej, a KSeF za fakturowanie B2B.
Kasa fiskalna zmiany od 2027 – na czym polegają?
Zmiany w kasach fiskalnych 2027 oznaczają, że:
- faktury nie będą wystawiane przy użyciu kas rejestrujących,
- paragon z NIP do 450 zł nie będzie już fakturą uproszczoną,
- sprzedaż detaliczna B2C nadal będzie ewidencjonowana na kasie, jeżeli przedsiębiorca podlega obowiązkowi fiskalizacji,
- faktury B2B będą co do zasady wystawiane w KSeF,
Do 31 grudnia 2026 roku pozostaje natomiast możliwość wystawiania faktur za pomocą kas rejestrujących oraz traktowania paragonów z NIP do kwoty 450 zł jako faktur uproszczonych.
Czy od 2027 roku będzie można wystawić fakturę na kasie fiskalnej?
Nie. Od 1 stycznia 2027 roku ma zakończyć się możliwość wystawiania faktur przy użyciu kas rejestrujących.
Dla przedsiębiorcy oznacza to konieczność rozdzielenia procesu sprzedaży od fakturowania. Jeżeli sprzedaż będzie dokonywana na rzecz konsumenta, podstawowym dokumentem pozostanie paragon fiskalny. Jeżeli natomiast nabywcą jest przedsiębiorca i transakcja wymaga wystawienia faktury objętej KSeF, dokument trzeba będzie wystawić poza kasą i przesłać do Krajowego Systemu e-Faktur.
W praktyce szczególnie ważne będzie więc prawidłowe rozpoznanie już na etapie sprzedaży, czy klient dokonuje zakupu jako konsument, czy jako przedsiębiorca.
Co stanie się z paragonami z NIP do 450 zł?
Jedna z najbardziej odczuwalnych zmian dotyczy paragonów z NIP do 450 zł, które obecnie mogą spełniać funkcję faktury uproszczonej.
Do końca 2026 roku przedsiębiorca może wystawić taki paragon, a dokument jest traktowany na podobnych zasadach jak faktura. Od 1 stycznia 2027 roku nadal będzie można umieścić NIP nabywcy na paragonie, jednak sam paragon nie będzie już fakturą uproszczoną.
Jeżeli nabywca będący przedsiębiorcą będzie potrzebował faktury, sprzedawca będzie musiał wystawić odrębny dokument w odpowiednim programie do fakturowania i przekazać go do KSeF. Oznacza to, że paragon z NIP nie będzie już samodzielnym dokumentem zastępującym fakturę i stanowiącym na tej podstawie dokument do odliczenia VAT.
Czy kasa fiskalna nadal będzie potrzebna przy sprzedaży B2C?
Tak. KSeF nie oznacza likwidacji kas fiskalnych. Zmienia się przede wszystkim ich funkcja.
Podatnicy prowadzący sprzedaż na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych nadal będą ewidencjonować ją przy użyciu kasy, chyba że mogą korzystać z przewidzianego przepisami zwolnienia.
W typowej sprzedaży detalicznej konsument otrzyma więc paragon fiskalny tak jak obecnie. Faktury dla konsumentów B2C nie są objęte obowiązkowym KSeF – korzystanie z systemu w tym zakresie jest dobrowolne.
Jak zmienią się raporty fiskalne od 2027 roku?
Rozdzielenie funkcji kas i systemów fakturowych wpłynie również na raporty fiskalne.
Skoro za pomocą kasy nie będą już wystawiane faktury, nie będzie potrzeby ujmowania w raportach informacji związanych z takimi dokumentami. Projekt przewiduje więc usunięcie danych o liczbie i wartości wystawionych oraz anulowanych faktur. Raporty mają koncentrować się na danych dotyczących sprzedaży zaewidencjonowanej przy jej użyciu.
Projektowane przepisy doprecyzowują również procedurę stosowaną przy zakończeniu działalności lub zakończeniu pracy kasy w trybie fiskalnym. Raport fiskalny rozliczeniowy albo łączny raport fiskalny rozliczeniowy w postaci elektronicznej ma być składany właściwemu naczelnikowi urzędu skarbowego w terminie 5 dni od sporządzenia protokołu, wraz z wymaganymi dokumentami dotyczącymi wyrejestrowania urządzenia.
Kiedy zmiany w kasach fiskalnych mają wejść w życie?
Kluczową datą jest 1 stycznia 2027 roku. Do 31 grudnia 2026 roku obowiązują jeszcze przepisy przejściowe pozwalające m.in. na wystawianie faktur przy użyciu kas oraz traktowanie paragonów z NIP do 450 zł jako faktur uproszczonych.
Kasa fiskalna 2027 – jak przygotować firmę na zmiany?
Przedsiębiorcy korzystający z kas powinni przede wszystkim sprawdzić, w jaki sposób ich obecny system sprzedażowy obsługuje faktury i komunikację z KSeF. Szczególne znaczenie będzie to miało w sklepach, punktach usługowych i innych firmach obsługujących jednocześnie konsumentów oraz klientów biznesowych.
Warto przed końcem 2026 roku:
- sprawdzić integrację programu do fakturowania z KSeF,
- oddzielić proces wystawiania paragonów od procesu fakturowania,
- przygotować obsługę do rozróżniania sprzedaży B2C i B2B,
- uwzględnić koniec faktur uproszczonych w procedurach księgowych,
- dostosować system POS i obieg dokumentów do nowych zasad,
- zweryfikować procedury związane z raportami i wyrejestrowaniem kas.
Jeśli chodzi o kasę fiskalną zmiany od 2027 nie likwidują fiskalizacji, ale porządkują podział między kasą a KSeF. Od 1 stycznia 2027 roku kasa będzie przede wszystkim narzędziem do ewidencjonowania sprzedaży detalicznej, natomiast fakturowanie B2B zostanie przeniesione do procesu opartego na Krajowym Systemie e-Faktur. Dla firm oznacza to przede wszystkim konieczność dostosowania oprogramowania i procedur jeszcze przed końcem 2026 roku.
Zobacz więcej wpisów