Nowe obowiązki przedsiębiorców w 2025 – jak uniknąć kar i problemów?

1. Nowe PKD 2025 – aktualizacja kodów działalności

Z dniem 1 stycznia 2025 roku zacznie obowiązywać nowa Polska Klasyfikacja Działalności – PKD 2025, zastępując dotychczasowy system PKD 2007. Zmiana ta dotyka każdego przedsiębiorcy – bez względu na branżę. Liczba podklas wzrosła z 645 do 727, pojawiły się nowe kategorie (np. „działalność brokerów energii”), a wiele dotychczasowych kodów zostało zreorganizowanych.

Nowe obowiązki dla przedsiębiorców obejmują konieczność aktualizacji kodów PKD w rejestrach CEIDG i KRS. Choć ustawodawca przewiduje automatyczne przeklasyfikowanie do końca 2027 roku, warto działać wcześniej – nieaktualny kod może spowodować problemy np. przy wnioskowaniu o dotacje, zamówienia publiczne czy współpracę z administracją.

2. Europejski Akt o Dostępności

Od 28 czerwca 2025 r. obowiązywać będą przepisy Europejskiego Aktu o Dostępności (EAA). Dotkną one bezpośrednio firm świadczących usługi cyfrowe, w tym e-commerce, bankowość online, platformy edukacyjne czy mobilne aplikacje.
Kluczowe wymagania:

1. zgodność stron i aplikacji ze standardem WCAG 2.1 na poziomie AA;
2. pełna dostępność usług dla osób z niepełnosprawnościami;
3. projektowanie produktów z myślą o łatwej obsłudze (np. bankomaty, urządzenia samoobsługowe).

To podstawowe obowiązki przedsiębiorców oferujących produkty lub usługi online na rynku unijnym. Zaniedbanie wdrożenia tych zmian grozi nie tylko sankcjami finansowymi, ale też utratą zaufania klientów i wizerunkowym kryzysem.

3. AI Act – regulacje dotyczące sztucznej inteligencji

Rok 2025 to także pełne wejście w życie regulacji AI Act – przełomowego aktu prawnego dotyczącego sztucznej inteligencji. Od 2 lutego 2025 r. zakazane będzie m.in.:

1. wykorzystywanie technik manipulacyjnych i podprogowych;
2. rozpoznawanie emocji w miejscu pracy lub nauki;
3. automatyczne tworzenie baz danych biometrycznych bez zgody;
4. eksploatacja osób szczególnie wrażliwych (np. dzieci, seniorów).

Jeśli korzystasz z AI w rekrutacji, obsłudze klienta, marketingu czy analizach – musisz przeprowadzić audyt systemów, wdrożyć polityki etyczne i zadbać o zgodność technologii z przepisami. AI Act to nie tylko obowiązek – to także realna szansa na uporządkowanie i uwiarygodnienie działań z zakresu sztucznej inteligencji.

4. Obowiązek raportowania JPK_CIT

Kolejna zmiana, która obowiązuje przedsiębiorców już od 1 stycznia 2025 r., to obowiązek składania Jednolitego Pliku Kontrolnego dla CIT (JPK_CIT). Dotyczy on dużych firm – o obrotach powyżej 50 mln euro rocznie – oraz podatkowych grup kapitałowych.

Raport ma obejmować szczegółowe informacje o dochodach, transakcjach i rozliczeniach. Celem jest uszczelnienie systemu podatkowego i większa transparentność finansowa. To oznacza dla przedsiębiorców:

1. konieczność dostosowania systemów księgowych;
2. wzmożony nadzór fiskusa;
3. większą odpowiedzialność za kompletność i jakość danych.

Wdrożenie JPK_CIT wymaga nie tylko zmian technologicznych, ale też przeszkolenia zespołu finansowo-księgowego.

5. Zmiany w podatku od nieruchomości

Od 2025 roku deklarację DN-1 (podatek od nieruchomości) będzie można składać do 31 marca (zamiast do 31 stycznia). To dobra wiadomość – przedsiębiorcy zyskują dodatkowy czas na przygotowanie dokumentacji.

Jednocześnie jednak samorządy zyskają większe uprawnienia w ustalaniu stawek podatkowych. To oznacza potencjalny wzrost kosztów prowadzenia działalności – szczególnie dla właścicieli magazynów, hal produkcyjnych czy dużych lokali usługowych.

Warto monitorować lokalne uchwały podatkowe i odpowiednio wcześnie planować budżety na kolejny rok.

6. Wigilia dniem wolnym – nowe wyzwania organizacyjne

Od 2025 roku Wigilia – 24 grudnia – stanie się oficjalnym dniem wolnym od pracy. Nowelizacja ustawy uchwalona przez Sejm obejmie zdecydowaną większość pracowników, w tym osoby zatrudnione w handlu. W ramach rekompensaty dla sektora handlowego wprowadzone zostaną trzy handlowe niedziele poprzedzające Wigilię. To znacząca zmiana, która wymaga odpowiedniego przygotowania ze strony pracodawców – zarówno w kontekście planowania harmonogramów pracy, jak i organizacji procesów operacyjnych w okresie świątecznym. Przedsiębiorcy działający w handlu detalicznym powinni przemyśleć nowe strategie sprzedażowe, a wszyscy pracodawcy – zaktualizować kalendarze urlopowe oraz systemy planowania czasu pracy.

Jak się przygotować? 5 kluczowych kroków

Aby uniknąć kar i problemów, nie wystarczy znać przepisy. Trzeba działać:

1. Przeprowadź audyt działalności – sprawdź zgodność kodów PKD, procesów cyfrowych i stosowanych technologii z nowymi wymaganiami.
2. Zaktualizuj dokumentację – CEIDG, KRS, deklaracje podatkowe, polityki wewnętrzne.
3. Zainwestuj w szkolenia – pracownicy muszą rozumieć nowe obowiązki przedsiębiorców i umieć działać zgodnie z przepisami.
4. Korzystaj z doradztwa ekspertów – prawnicy, specjaliści IT i audytorzy mogą uchronić Twoją firmę przed kosztownymi błędami.
5. Monitoruj zmiany na bieżąco – 2025 to nie koniec, a początek nowego etapu legislacyjnego. Kolejne regulacje są już w przygotowaniu.

Nowe obowiązki przedsiębiorców 2025 – podsumowanie

Rok 2025 przynosi nie tylko wyzwania, ale też szanse. Dla tych, którzy odpowiednio wcześnie się przygotują, nowe obowiązki przedsiębiorców mogą stać się impulsem do rozwoju – cyfrowego, technologicznego i organizacyjnego. Z kolei dla tych, którzy je zignorują – będą źródłem ryzyka, kosztów i strat.

Nie czekaj. Zacznij działać już dziś z Fakturownią – z wyprzedzeniem. Zadbaj o zgodność z prawem, bezpieczeństwo swojej firmy i spokojną głowę w 2025 roku.