Korekta danych nabywcy, czyli słów kilka o nocie korygującej

Czasem zdarza się, że otrzymana od kontrahenta faktura zawiera błędy. Skutecznym sposobem skorygowania nieprawidłowości jest wystawienie noty korygującej.

W artykule wyjaśnimy, czym jest taki dokument i kto może go wystawić. Wskażemy także główne różnice pomiędzy notą korygującą a fakturą korygującą.

Nota korygująca to dokument, który umożliwia skorygowanie danych na fakturze otrzymanej od kontrahenta. Nota nie wymaga księgowania, a termin jej wystawienie nie jest ograniczony w czasie. Głównym zadaniem noty jest poinformowanie dostawcy o błędach oraz ich korekta.

Kto może wystawić notę korygującą?

Notę korygującą może wystawić jedynie nabywca towaru lub usługi. Wymaga ona jednak przekazania wystawcy faktury oraz jego akceptacji. Prawo nie precyzuje, w jaki sposób wystawca może jej dokonać. Powszechną praktyką jest podpis złożony na egzemplarzu noty (jeśli nabywca przesyła dokument pocztą) lub mailowe potwierdzenie (w przypadku wysyłki dokumentu drogą elektroniczną).

Jakie elementy musi zawierać nota korygująca?

Zgodnie z art. 106k ust. 3 Ustawy o podatku od towarów i usług nota korygująca powinna zawierać następujące elementy:

• oznaczenie NOTA KORYGUJĄCA;
• numer kolejny oraz data jej wystawienia;
• imiona i nazwiska bądź nazwy wystawcy noty i wystawcy faktury lub faktury korygującej oraz ich adresy i NIP;
• dane zawarte w poprawianej fakturze (data wystawienia, numer faktury, strony transakcji, nazwy oraz ilości towarów lub usług, których dotyczy wystawiana faktura);
• wskazanie treści korygowanej informacji oraz podanie prawidłowej treści.

Jakie błędy koryguje nota?

Nota korygująca umożliwia skorygowanie błędów mniejszej wagi, które nie mają dużego znaczenia dla istoty transakcji. Mogą być to:

• oznaczenie odbiorcy i wystawcy faktury,
• adres odbiorcy i wystawcy faktury,
• niewłaściwy numer rejestracyjny pojazdu,
• numer NIP,
• data sprzedaży,
• numer faktury,
• inne elementy, które nie są związane z ceną, wysokością podatku, kupowanym towarem lub wykonywaną usługą.

Jakich błędów nie koryguje nota?

Nota korygująca nie koryguje informacji dotyczących:

• jednostki miary i ilości dostarczonych towarów lub wykonanych usług,
• wartości sprzedanych towarów lub wykonanych usług bez należnego podatku podatku (wartość netto),
• jednostkowej ceny towaru lub usługi,
• całej kwoty będącej zapłatą za sprzedane towary lub wykonane usługi,
• stawki podatku,
• upustu lub obniżki po wystawieniu faktury,
• zwrotu towaru lub zapłaty,

Przy pomocy noty nie można również zamienić podmiotu na inny podmiot funkcjonujący w obrocie gospodarczym. W przypadku tego rodzaju błędów niezbędne jest wystawienie faktury korygującej.

Nota korygująca a faktura korygująca

Głównym zadaniem faktury korygującej jest korekta błędnych kwot na fakturze właściwej. Nota korygująca pozwala natomiast na skorygowanie mniej istotnych błędów — głównie danych nabywcy lub dostawcy.

Wystawcą faktury korygującej może być sprzedawca towarów i usług. Obowiązek wystawienia noty spoczywa na odbiorcy.

Niniejszy artykuł nie stanowi porady prawnej ani podatkowej i jako taka nie powinien być traktowany, a przedstawione treści mogą ulec przedawnieniu. Czytelnik wykorzystuje poglądy przedstawione przez Autora dla własnych potrzeb jedynie na własną odpowiedzialność.