Kontrola urzędu skarbowego w firmie – jak się przygotować i co należy zrobić?

Rodzaje kontroli w obrębie prawa podatkowego

W prawie podatkowym wyróżnia się dwa podstawowe rodzaje kontroli:

Kontrola podatkowa, przeprowadzana przez organy podatkowe, takie jak urzędy skarbowe, ma na celu weryfikację prawidłowości rozliczeń podatkowych oraz zgodności z przepisami podatkowymi. Skupia się na sprawdzaniu deklaracji podatkowych, ksiąg rachunkowych, ewidencji czy innych dokumentów związanych z podatkami, np. VAT, PIT czy CIT. Jej zadaniem jest wykrywanie błędów, uchyleń czy nadużyć w rozliczeniach.

Kontrola celno-skarbowa, realizowana przez Krajową Administrację Skarbową (KAS), ma szerszy zakres i obejmuje nie tylko kwestie podatkowe, ale także przestrzeganie przepisów celnych, przeciwdziałanie przestępstwom skarbowym oraz kontrolę obrotu towarami. Ten rodzaj kontroli jest bardziej inwazyjny, może obejmować rewizje, przeszukania czy zabezpieczenie dowodów. Kontrola celno-skarbowa ma na celu zwalczanie oszustw podatkowych, np. karuzel VAT oraz zapewnienie bezpieczeństwa fiskalnego państwa.

Jak wygląda kontrola skarbowa w praktyce?

Proces kontroli podatkowej zazwyczaj przebiega według określonego schematu:

1. Zawiadomienie o zamiarze przeprowadzenia kontroli

W większości przypadków podatnik otrzymuje pisemne zawiadomienie, które zawiera informacje o terminie oraz zakresie kontroli. Zgodnie z przepisami, urząd powinien poinformować o kontroli co najmniej 7 dni przed jej rozpoczęciem, choć w wyjątkowych sytuacjach (np. podejrzenie przestępstwa skarbowego) może zostać ona wszczęta bez uprzedzenia.

2. Rozpoczęcie kontroli

Kontrolujący są zobowiązani do okazania upoważnienia do przeprowadzenia kontroli oraz legitymacji służbowych. Kontrola może odbywać się w siedzibie firmy lub w urzędzie – w zależności od stopnia skomplikowania sprawy.

3. Analiza dokumentacji

Urzędnicy weryfikują dokumenty księgowe, faktury, deklaracje podatkowe, umowy, raporty i inne materiały. W razie potrzeby mogą także przeprowadzać rozmowy z pracownikami lub dokonać oględzin pomieszczeń.

4. Sporządzenie protokołu

Po zakończeniu kontroli sporządzany jest protokół zawierający ustalenia kontrolujących. Podatnik ma prawo zgłosić pisemne zastrzeżenia w terminie 14 dni od dnia doręczenia dokumentu.

5. Decyzja podatkowa

Na podstawie protokołu organ może wydać decyzję nakazującą np. zapłatę zaległego podatku wraz z odsetkami. W przypadku poważniejszych naruszeń możliwe są również sankcje karno-skarbowe.

Jak przygotować się do kontroli skarbowej?

1. Uporządkuj dokumentację

Dobrze zorganizowana dokumentacja to fundament udanej kontroli. Upewnij się, że:

1. wszystkie faktury, umowy i dokumenty źródłowe są kompletne i łatwo dostępne,
2. księgi rachunkowe są prowadzone zgodnie z obowiązującymi przepisami,
3. deklaracje podatkowe zostały złożone terminowo i są zgodne z zapisami księgowymi,
4. posiadasz kopie dokumentów w formie elektronicznej oraz papierowej (jeśli wymagane).

Korzystanie z nowoczesnego oprogramowania księgowego znacznie ułatwia zarządzanie dokumentacją.

2. Zweryfikuj zgodność z przepisami

Przed kontrolą warto przeprowadzić wewnętrzny audyt w kluczowych obszarach:

1. VAT – czy odliczenia są prawidłowe, a faktury spełniają wymagania formalne.
2. PIT/CIT – czy wszystkie koszty są odpowiednio udokumentowane i uzasadnione.
3. ZUS i wynagrodzenia – czy składki i podatki zostały poprawnie rozliczone.

W razie wątpliwości skorzystaj z pomocy księgowego lub doradcy podatkowego.

3. Przygotuj pracowników

Zespół powinien wiedzieć, jak zachować się podczas kontroli. Przeszkol kluczowe osoby – w szczególności dział księgowości – w zakresie udzielania konkretnych, rzeczowych odpowiedzi bez spekulacji. Warto wyznaczyć jedną osobę odpowiedzialną za kontakt z kontrolującymi.

4. Zasięgnij opinii ekspertów

W przypadku złożonej struktury firmy lub ryzykownych interpretacji podatkowych rozważ zaangażowanie doradcy podatkowego lub prawnika. Mogą oni reprezentować firmę podczas kontroli i pomóc w przygotowaniu odpowiedzi na ewentualne zarzuty.

Postępowanie podczas kontroli – dobre praktyki

Kiedy kontrola się rozpocznie, kluczowe jest profesjonalne podejście i zachowanie spokoju:

1. Współpracuj z urzędnikami
Bądź uprzejmy i pomocny, lecz udzielaj wyłącznie informacji mieszczących się w zakresie kontroli. Nie musisz wychodzić z inicjatywą i przekazywać dokumentów nieobjętych zakresem postępowania.

2. Monitoruj przebieg kontroli
Zapisuj, jakie dokumenty przekazujesz i jakie kwestie są omawiane. To może być pomocne w razie nieporozumień lub złożenia skargi.

3. Nie podpisuj protokołu pochopnie
Zanim podpiszesz protokół, przeczytaj go dokładnie. Jeśli nie zgadzasz się z treścią – masz prawo złożyć pisemne zastrzeżenia w ciągu 14 dni.

4. Zachowuj kopie
Archiwizuj kopie wszystkich przekazanych dokumentów oraz prowadź rejestr korespondencji z organami kontrolnymi.

Najczęstsze błędy i jak ich unikać

Wielu przedsiębiorców popełnia błędy, które niepotrzebnie komplikują kontrolę. Oto najczęstsze pułapki i sposoby ich unikania:

Niekompletna dokumentacja – prowadź systematyczne archiwum i regularnie sprawdzaj, czy masz wszystkie wymagane dokumenty.
Błędy w deklaracjach – zawsze weryfikuj deklaracje przed ich złożeniem, najlepiej z pomocą specjalisty.
Braki w wiedzy o przepisach – śledź zmiany w przepisach podatkowych lub współpracuj z doradcą podatkowym.
Brak przygotowania pracowników – zapewnij szkolenia, aby zespół wiedział, jak postępować w razie kontroli.

Unikanie tych błędów znacząco zwiększa szanse na pomyślny wynik kontroli.

Podsumowanie: jak przygotować się do kontroli skarbowej?

Kontrola skarbowa nie musi oznaczać chaosu ani stresu. Kluczem do sukcesu są: przygotowanie, uporządkowana dokumentacja oraz wsparcie doświadczonych specjalistów. Pamiętaj – celem urzędu nie jest zaszkodzenie Twojej firmie, lecz weryfikacja zgodności z przepisami. Im lepiej przygotujesz się do kontroli, tym większe szanse na jej bezproblemowe zakończenie.

Chcesz mieć pewność, że Twoja firma jest gotowa na kontrolę? Skonsultuj się z doradcą podatkowym i zadbaj o spokój oraz bezpieczeństwo swojego biznesu

 

Zobacz więcej wpisów