przeniesienie pracownika do innej firmy tego samego pracodawcy to temat, który w praktyce budzi wiele pytań, bo samo podobieństwo nazw spółek, wspólny właściciel albo działanie w jednej grupie kapitałowej nie oznacza jeszcze, że z punktu widzenia prawa mamy do czynienia z tym samym pracodawcą. Dla pracownika różnica jest bardzo ważna, ponieważ wpływa na to, czy wystarczy zmiana warunków pracy, czy potrzebne będzie podpisanie nowych dokumentów, a czasem nawet zakończenie jednej umowy i zawarcie kolejnej. Właśnie dlatego warto dobrze rozumieć, co naprawdę kryje się pod takim „przeniesieniem” i jakie skutki może ono wywołać dla codziennego zatrudnienia.
W artykule wyjaśniono prostym językiem, kiedy chodzi tylko o zmianę stanowiska, miejsca pracy lub zakresu obowiązków w tej samej spółce, a kiedy dochodzi już do zmiany pracodawcy w rozumieniu Kodeksu pracy. Pojawia się tu także pojęcie przejścia zakładu pracy, czyli sytuacji, w której nowy podmiot przejmuje pracowników razem z częścią działalności i ich umowy trwają dalej na dotychczasowych zasadach. Omówione zostały też dokumenty, zgoda pracownika, wpływ zmiany na urlop, staż pracy, badania lekarskie, szkolenia BHP oraz obowiązki wobec ZUS, czyli polskiego Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. Dzięki temu łatwiej ocenić, jakie formalności są naprawdę potrzebne i jak bezpiecznie przejść przez cały proces.
Na czym naprawdę polega przeniesienie pracownika do innej firmy tego samego pracodawcy
W praktyce przeniesienie pracownika do innej firmy tego samego pracodawcy bywa pojęciem mylącym, bo wspólny właściciel, zarząd lub marka nie oznaczają jeszcze tego samego pracodawcy. Jeśli zmienia się tylko oddział, stanowisko albo miejsce wykonywania pracy w ramach tej samej spółki, nadal zatrudnia Cię ten sam podmiot. Wtedy zwykle wystarcza zmiana warunków pracy, a nie nowa umowa.
Inaczej jest wtedy, gdy masz przejść do innej spółki z grupy kapitałowej – nawet jeśli należy do tego samego właściciela. Taka spółka jest co do zasady odrębnym pracodawcą. W zależności od sytuacji może dojść do przejścia zakładu pracy lub jego części na nowego pracodawcę na podstawie Kodeksu pracy albo do zakończenia jednej umowy i podpisania kolejnej. To rozróżnienie ma znaczenie dla Twojego stażu, uprawnień i ciągłości zatrudnienia.
Przygotuj swoje JPK łatwiej niż kiedykolwiek
Zarządzaj w Fakturowni swoimi dokumentami JPK: szybko i sprawnie.
Najważniejsze sytuacje i dokumenty – sprawdź, co trzeba ustalić przed zmianą
Przy temacie przeniesienie pracownika do innej firmy tego samego pracodawcy trzeba najpierw ustalić, czy chodzi o zmianę wyłącznie organizacyjną, czy o zmianę pracodawcy w rozumieniu Kodeksu pracy. Od tego zależą dokumenty, zakres formalności i to, czy zachowasz pełną ciągłość zatrudnienia. Znaczenie ma też to, czy zmienia się miejsce pracy, zakres obowiązków, wynagrodzenie albo podmiot wpisany w umowie.
- zmiana stanowiska w ramach tego samego podmiotu – zwykle aneks lub inny dokument wewnętrzny;
- oddelegowanie – wymaga jasnego określenia czasu, miejsca i warunków wykonywania pracy;
- porozumienie zmieniające – stosowane, gdy obie strony zgadzają się na nowe warunki;
- wypowiedzenie zmieniające – gdy warunki zmienia pracodawca, a potrzebna jest procedura ustawowa;
- przejście zakładu pracy – co do zasady nie wymaga nowej umowy, ale wymaga informacji dla pracownika;
- rozwiązanie dotychczasowej umowy i podpisanie nowej – wpływa na staż pracy, urlop i uprawnienia, jeśli nie zadba się o ich przeniesienie;
- akta osobowe, badania lekarskie i szkolenie BHP – trzeba sprawdzić, czy zachowują ważność, czy konieczne jest ich uzupełnienie.
Kiedy zgoda pracownika jest konieczna, a kiedy decydują przepisy
Przy temacie przeniesienie pracownika do innej firmy tego samego pracodawcy kluczowe jest jedno: samo powiązanie kapitałowe spółek nie pozwala na dowolne „przesuwanie” personelu. Jeżeli ma się zmienić pracodawca, co do zasady potrzebna jest Twoja zgoda, najczęściej wyrażona w formie porozumienia stron albo przez rozwiązanie jednej umowy i zawarcie nowej. Podobnie bywa przy zmianie stanowiska, miejsca pracy czy wynagrodzenia, jeśli modyfikacja wykracza poza warunki już zapisane w umowie.
Inaczej wygląda sytuacja, gdy dochodzi do przejścia zakładu pracy lub jego części na inny podmiot. Wtedy z mocy prawa nowy pracodawca wstępuje w dotychczasowe stosunki pracy i odrębna zgoda pracownika nie jest warunkiem skuteczności zmiany. Nie oznacza to jednak pełnej dowolności. Polecenie służbowe może dotyczyć sposobu wykonywania pracy, ale nie może samodzielnie zmienić pracodawcy. Spory często pojawiają się wtedy, gdy pracownik otrzymuje polecenie stałej pracy w innej spółce z grupy albo w odległej lokalizacji – taka zmiana nierzadko wymaga już wyraźnej akceptacji.
Umowa, urlop i staż pracy – konsekwencje, o których łatwo zapomnieć
Dla Ciebie kluczowe jest to, czy przeniesienie pracownika do innej firmy tego samego pracodawcy następuje w trybie przejścia zakładu pracy lub jego części, czy przez rozwiązanie jednej umowy i podpisanie nowej. W pierwszym wariancie co do zasady zachowujesz dotychczasowe warunki zatrudnienia – rodzaj umowy, wynagrodzenie, okres wypowiedzenia oraz uprawnienia pracownicze przechodzą na nowego pracodawcę z mocy prawa. Oznacza to także zachowanie ciągłości zatrudnienia, która ma znaczenie dla wielu świadczeń.
Jeżeli jednak dochodzi do zawarcia nowej umowy, formalnie powstaje nowy stosunek pracy. Wtedy trzeba precyzyjnie rozliczyć urlop wypoczynkowy, ustalić, czy przysługuje ekwiwalent, oraz prawidłowo wykazać staż pracy i okresy zatrudnienia w dokumentacji. Błędy na tym etapie mogą wpłynąć na wymiar urlopu, długość wypowiedzenia i inne uprawnienia pracownicze. Przy przeniesieniu pracownika do innej firmy tego samego pracodawcy szczególnej uwagi wymagają więc terminy, akta osobowe i zgodność zapisów umownych z faktycznym trybem zmiany.
Kadry i formalności – jak bezpiecznie przeprowadzić cały proces krok po kroku
Jeżeli planujesz przeniesienie pracownika do innej firmy tego samego pracodawcy, najpierw ustal, jaka jest podstawa prawna tej zmiany. W praktyce nie zawsze chodzi o zwykłe „przeniesienie” – często konieczne jest rozwiązanie jednej umowy i zawarcie nowej albo zastosowanie przepisów o przejściu zakładu pracy. To ważne rozróżnienie, ponieważ wpływa na zakres dokumentów, ciągłość zatrudnienia i obowiązki wobec instytucji.
Od strony kadr bezpieczna procedura powinna zacząć się od analizy umowy o pracę, regulaminów i powiązań między podmiotami. Następnie przygotowuje się odpowiednie dokumenty, przekazuje pracownikowi jasną informację o warunkach zmiany i aktualizuje dane kadrowo-płacowe. Przy przeniesieniu pracownika do innej firmy tego samego pracodawcy trzeba też sprawdzić zgłoszenia do ZUS, ewidencję czasu pracy, badania lekarskie, szkolenia BHP oraz uprawnienia urlopowe. Częste błędy to zła kwalifikacja prawna, braki w dokumentacji i spóźnione zgłoszenia – ich uniknięcie pozwala przeprowadzić proces zgodnie z przepisami obowiązującymi w Polsce w 2026 roku.
Podsumowanie
Jeśli planowane jest przejście do innej spółki powiązanej z obecnym miejscem zatrudnienia, najważniejsze jest ustalenie, czy zmienia się jedynie organizacja pracy, czy także podmiot będący pracodawcą. To podstawowa kwestia, od której zależy sposób działania działu kadr, zakres dokumentów oraz skutki dla pracownika. Gdy zmiana odbywa się w ramach tej samej spółki, często wystarcza aneks, porozumienie zmieniające albo inne wewnętrzne ustalenie. Inaczej wygląda sytuacja przy przejściu do odrębnej spółki z grupy, nawet jeśli ma tego samego właściciela. Wtedy nie można zakładać, że pracownika da się po prostu „przesunąć”, bo prawo pracy wymaga odpowiedniej podstawy i zachowania właściwej procedury.
Duże znaczenie ma również to, czy występuje przejście zakładu pracy, czy rozwiązanie dotychczasowej umowy i podpisanie nowej. W pierwszym przypadku zatrudnienie co do zasady trwa dalej, a pracownik zachowuje ważne uprawnienia wynikające z ciągłości pracy. W drugim trzeba dokładnie zadbać o rozliczenie urlopu wypoczynkowego, stażu pracy, okresu wypowiedzenia, akt osobowych oraz zgłoszeń do ZUS. W praktyce bezpieczne przeprowadzenie całego procesu wymaga sprawdzenia umowy o pracę, regulaminów, badań lekarskich, szkoleń BHP i zapisów kadrowo-płacowych. Im lepiej zostanie ustalone, z jakim trybem zmiany mamy do czynienia, tym mniejsze ryzyko błędów, nieporozumień i problemów z prawidłowym zachowaniem uprawnień pracowniczych.
Ten artykuł powstał dzięki technologii AI, aby dostarczyć interesujące Cię treści szybciej i efektywniej. Zweryfikuj zawarte tutaj informacje z niezależnymi źródłami.
O autorze
MaiA
Ten artykuł powstał dzięki technologii AI, aby dostarczyć interesujące Cię treści szybciej i efektywniej. Zweryfikuj zawarte tutaj informacje z niezależnymi źródłami.