Faktura zaliczkowa

author Malgorzata Kozicka , 2014-06-09

Faktura zaliczkowa jest dokumentem potwierdzającym przekazanie kwoty zaliczki/zadatku lub przedpłaty na poczet zakupu towaru lub wykonania usługi/ dostawy. Fakturę zaliczkową wystawia się po otrzymaniu zaliczki/ zadatku lub przedpłaty od kontrahenta. Faktura zaliczkowa musi zostać wystawiona w terminie do 7 dni od otrzymania kwoty płatności lub zaliczki. Nie ma obowiązku umieszczania na takiej fakturze adnotacji „faktura zaliczkowa”.

CO POWINNA ZAWIERAĆ FAKTURA ZALICZKOWA?

Oprócz standardowych danych dla faktury VAT, faktura zaliczkowa powinna zawierać:

  • data wystawienia dokumentu

  • personalia, pełne nazwy oraz dane adresowe dla stron transakcji opodatkowanej VAT-em

  • zmieniający się kolejno numer, który jest jednoznacznie przypisany do danej faktury (podatnik może wykorzystać jedną serię oznaczeń lub większą ich ilość) 

  • informacja o dacie przekazania całości lub części należności (wymagana tylko w przypadku, gdy ta data jest inna niż dzień wystawienia faktury)

  • numer identyfikacji podatkowej sprzedawcy (NIP) lub jego europejski numer identyfikacji podatkowej (VAT-UE), który znajduje zastosowanie w transakcjach wewnątrzwspólnotowych  

  • numer identyfikujący nabywcę towarów lub usług w ramach podatku od wartości dodanej (NIP dla kontrahentów krajowych oraz VAT-UE dla zagranicznych nabywców)

  • kwota należności, która została otrzymana w całości lub w części

  • oszacowana kwota podatku od towarów i usług, która jest obliczana według wzoru: kwota podatku od towarów i usług = (kwota otrzymanej należności x stawka VAT obowiązująca dla określonego towaru lub usługi) / (100 + stawka VAT obowiązująca dla określonego towaru lub usługi)

  • uszczegółowione informacje na temat danej transakcji, czyli: konkretna nazwa towaru lub usługi, cena jednostkowa towaru lub usługi w ujęciu netto, wielkość złożonego zamówienia, wartość złożonego zamówienia w ujęciu netto, zastosowane stawki podatku od towarów i usłu, kwoty podatku dla poszczególnych stawek, wartość zamówienia w ujęciu bruto.

ZMIANY W PRZEPISACH:

Od 1 stycznia 2013 roku nowe uregulowania zostały wdrożone na mocy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 11 grudnia 2012 roku (Dz.U. MF 2012 poz. 1428). 

ZAWARTOŚĆ:

Od początku bieżącego roku fiskus wymaga, aby na każdej FVZ znalazły się następujące elementy:

  • data wystawienia dokumentu

  • personalia, pełne nazwy oraz dane adresowe dla stron transakcji opodatkowanej VAT-em

  • zmieniający się kolejno numer, który jest jednoznacznie przypisany do danej faktury (podatnik może wykorzystać jedną serię oznaczeń lub większą ich ilość) 

  • informacja o dacie przekazania całości lub części należności (wymagana tylko w przypadku, gdy ta data jest inna niż dzień wystawienia faktury)

  • numer identyfikacji podatkowej sprzedawcy (NIP) lub jego europejski numer identyfikacji podatkowej (VAT-UE), który znajduje zastosowanie w transakcjach wewnątrzwspólnotowych  

  • numer identyfikujący nabywcę towarów lub usług w ramach podatku od wartości dodanej (NIP dla kontrahentów krajowych oraz VAT-UE dla zagranicznych nabywców)

  • kwota należności, która została otrzymana w całości lub w części

  • oszacowana kwota podatku od towarów i usług, która jest obliczana według wzoru: kwota podatku od towarów i usług = (kwota otrzymanej należności x stawka VAT obowiązująca dla określonego towaru lub usługi) / (100 + stawka VAT obowiązująca dla określonego towaru lub usługi)

  • uszczegółowione informacje na temat danej transakcji, czyli: konkretna nazwa towaru lub usługi, cena jednostkowa towaru lub usługi w ujęciu netto, wielkość złożonego zamówienia, wartość złożonego zamówienia w ujęciu netto, zastosowane stawki podatku od towarów i usłu, kwoty podatku dla poszczególnych stawek, wartość zamówienia w ujęciu bruto.

NAZWY SKRÓCONE SPRZEDAWCY I NABYWCY:

Od 1 stycznia 2013 roku stosowanie nazw sprzedawca i nabywca nie jest już wymagane. Nic nie stoi jednak na przeszkodzie, aby podmiot sporządzający faktury nadal je uwzględniał. 

NUMERACJA I OZNACZANIE:

Powstał wymóg wpisywania numerów poprzednich faktur zaliczkowych na FVZ, która jest wystawiana po uregulowaniu całego zobowiązania. 

Osoby sporządzające faktury zaliczkowe powinny też wiedzieć o zmianie, która dotyczy oznaczenia takich dokumentów. Po ostatniej modyfikacji przepisów podatkowych opis dla FVZ nie jest wymagany. Dlatego dokument bez nagłówka „Faktura VAT” lub „Faktura VAT-MP” bez problemów może funkcjonować w obrocie gospodarczym.

UWAGA! FVZ nie jest dopuszczalna przy sprzedaży na terenie UE

Od początku 2013 roku wystawienie FVZ w ramach wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów jest traktowane jako istotny błąd, ponieważ brakuje przepisu szczegółowego, który by na to pozwalał.