Faktura pro forma

Faktura pro forma to dokument, pełniący funkcję informacyjną. Konstrukcja faktury pro forma do złudzenia przypomina konstrukcję tradycyjnej faktury. Cechą charakterystyczną takiego dokumentu jest jednak obligatoryjne oznaczenie pro forma. Pozwala ono uniknąć nieporozumień z kontrahentami i organami podatkowym.

Zgodnie z zapisami Kodeksu cywilnego (Art. 66 § 1) fakturę pro forma można uznać za ofertę. Dokument ten stanowi bowiem oświadczenie woli zawarcia umowy. Poprzez wystawienie faktury pro forma, wystawca składa kontrahentowi ofertę. Jeśli ten ureguluje płatność, w świetle prawa dochodzi do zawarcia umowy sprzedaży. Po otrzymaniu płatności z tytułu faktury pro forma obowiązkiem dostawcy towarów lub usług jest wystawienie tradycyjnej faktury. Ta staje się podstawą do zaksięgowania transakcji i powstania obowiązku podatkowego.

Fakturę pro forma najczęściej wystawia się:

• aby uzyskać przedpłatę lub zaliczkę od nabywcy towaru bądź usługi,
• nowym kontrahentom, celem zabezpieczenia swoich interesów.

Faktura pro forma:

• może potwierdzać przyjęcie zamówienia do wykonania,
• może poświadczać złożenie oferty handlowej,
• może stanowić wezwanie do zapłaty,
• nie jest dowodem księgowym,
• nie odzwierciedla żadnych operacji gospodarczych. Nie należy więc ujmować jej w rejestrze sprzedaży czy w księgach rachunkowych przedsiębiorstwa,
• nie powoduje skutków księgowo-podatkowych określonych w ustawie o podatku od towarów i usług.