Jak zorganizować pracę zdalną w okresie koronawirusa? Organizacja obowiązków, przydatne narzędzia, sprawdzone rady

author Magda , 2020-03-24
narzędzia do pracy zdalnej

Z powodu pandemii koronawirusa wielu przedsiębiorców oddelegowało pracowników do wykonywania pracy w systemie home office. Niestety, nie wszyscy poinstruowali podwładnych, jak ją zorganizować. W artykule wyjaśnimy jak efektywnie pracować w domu. Wskażemy przydatne narzędzia i wskazówki oparte na doświadczeniu osób, które na co dzień pracują właśnie w ten sposób.

 

Aby ograniczyć rozprzestrzenianie się koronowirusa, rząd zaapelował do pracodawców o stworzenie pracownikom możliwości pracy zdalnej. W ten sposób wiele osób przeniosło służbowe obowiązki do domów. Dla tych, które nigdy wcześniej nie pracowały w formule home office, taka zmiana może być jednak źródłem dużego stresu. Zwłaszcza jeśli pracodawca nie pozostawił żadnych wytycznych, wskazówek i materiałów, jak zorganizować obowiązki w domu.

 

Praca zdalna — efektywna i wygodna

Choć wymuszone przejście na home office zdaje się trudne, może być też szansą na rozwój. Nowy system pracy, wprowadzenie optymalizacji i korzystnych zmian mają szansę zaprocentować. Zwłaszcza w długofalowej perspektywie. Jak wynika z badania przeprowadzonego przez firmę Owl Labs, osoby pracujące zdalnie są aż o 22 proc. szczęśliwsze niż inni pracownicy. Odczuwają także mniejszy stres związany z pracą oraz… pracują więcej niż osoby chodzące do biura.

Profity z pracy zdalnej odczuwają więc zarówno pracodawcy, jak i sami pracownicy.

Aby wykonywanie obowiązków w domu rzeczywiście przyniosło korzyści, kluczowa jest dobra organizacja pracy oraz szyte na miarę wsparcie technologiczne. W kolejnych akapitach opowiemy o tym, jak organizujemy pracę zdalną w Fakturowni. Podpowiemy, jakich narzędzi używamy i jakie mamy sposoby na zachowanie efektywności i… wygraną walkę z rozpraszaczami.

 

Fakturownia — sprawdzone sposoby na pracę zdalną

Fakturownia od ponad 10 lat dostarcza nowoczesne i ekologiczne rozwiązania e-fakturowe ponad 500 tysiącom klientów. Jesteśmy jednym z liderów rynku, a nasze produkty są doceniane i nagradzane przez ekspertów branży. Nasi pracownicy regularnie wykonują obowiązki w systemie home office. Obecnie całkowicie wyeliminowaliśmy pracę w biurze, przechodząc w 100% na pracę zdalną. Jesteśmy więc świetnym przykładem na to, że praca z domu nie musi wcale oznaczać mniejszej efektywności. Wręcz odwrotnie! Zwłaszcza dziś, w tych trudnych dla wielu przedsiębiorstw czasach, nasze doświadczenie może być źródłem inspiracji i… nadziei. Nadziei, że taki system ma realne szanse, aby zadziałać.

 

Ważne narzędzia

Jednym z najważniejszych warunków powodzenia pracy zdalnej są dobre narzędzia. Naszą pracę opieramy na trzech dużych narzędziach: Fakturowni, Sugesterze i Google Hangouts.

Narzędzia wykorzystywane w pracy powinny umożliwiać przede wszystkim:

  • sprawną komunikację zespołu — zarówno tę tekstową (chat), jak i ustną (telekonferencje);
  • rozdzielenie obowiązków oraz monitorowanie ich realizacji;
  • składowanie, grupowanie oraz archiwizowanie dokumentów;
  • klasyfikowanie informacji na temat klientów z możliwością dostępu wszystkich lub jedynie określonych członków teamu;
  • dostęp do bazy wiedzy — zasad i reguł postępowania w szczególnych sytuacjach.

 

  • Do komunikacji tekstowej świetnie sprawdzają się proste darmowe rozwiązania. Mniejsze firmy i zespoły mogą z powodzeniem korzystać z Whatsapp i Facebook Messenger. Nieco bardziej zaawansowane to Slack, Microsoft Teams i Facebook Workplace.
  • Sprawne wykonanie telekonferencji i spotkań online umożliwi Skype, wspomniany Google Hangouts czy Microsoft Teams.
  • Do gromadzenia, archiwizowania i wymiany dokumentów niezastąpiony będzie popularny Google Drive i Dropbox.

Wychodząc naprzeciw potrzebom przedsiębiorstw, a także zespołów rozproszonych, wyodrębniliśmy osobny zespół, rozwijający platformę Sugester. Sugester łączy wszystkie niezbędne funkcje, dostępne w różnych aplikacjach ułatwiających pracę zdalną. To mail, live chat i CRM w jednym. Sugester umożliwia kontakt z klientem, pozwala na przydzielanie zadań, monitorowanie i zmianę statusu ich wykonania oraz mierzenie czasu pracy. Zawiera także wewnętrzną baza wiedzy i wewnętrzny dysk do przechowywania plików. Jak nietrudno zgadnąć, nasi pracownicy korzystają na co dzień właśnie z niego.

 

Fakturownia usprawni pracę zdalną Twojego zespołu
Fakturownia to prosty system, do zarządzania przychodami i wydatkami, a także całymi finansami firmy.
Zarejestruj się w Fakturownia.pl

 

Organizacja pracy zdalnej — sprawdzone wskazówki

Efektywność pracy zdalnej zapewniają jednak nie tylko sprawdzone narzędzia, ale również dobre nawyki. Jak pracować zdalnie, żeby nie zwariować?

  • Zaczynaj codziennie o tej samej porze. Chodziłeś do biura na 9? Zaczynaj pracę o tej porze także w domu.

Taki system pozwala zachować codzienną rutynę, pomimo zmiany trybu pracy. Wzmacnia także poczucie bezpieczeństwa, tak mocno zachwiane bieżącymi wydarzeniami.

  • Ogranicz rozpraszacze. Facebook, LinkedIn, YouTube — popularne portale społecznościowe i serwisy www to zmora wielu osób pracujących zdalnie. Zwłaszcza teraz, gdy tak wiele się dzieje, wizja nieustannego zaglądania na Facebooka jest wyjątkowo kusząca.

Dla wielu osób to właśnie rozpraszacze są największym wyzwaniem podczas pracy w trybie home office. Skutecznym sposobem, aby je wyeliminować, są darmowe aplikacje, np. Cold Turkey. Wystarczy tylko wpisać adres www strony, którą chcesz zablokować oraz godzinę, o której aplikacja ją odblokuje. Proste? Zdecydowanie tak. A do tego sprawdzone — działa świetnie.

  • Twórz listę obowiązków do wykonania. Praca w domu często ma charakter zadaniowy. Aby wyeliminować chaos i nie utknąć w gąszczu obowiązków, każdego ranka (lub poprzedniego wieczoru) twórz listę obowiązków wraz z priorytetami. Po wykonaniu każdego usuwaj je z listy.

Jeśli pracujesz samodzielnie, nie musisz korzystać z żadnej platformy internetowej, aby stworzyć listę obowiązków,. Z powodzeniem wystarczy tu kartka i długopis lub kalendarz, którego używasz na codzień. My przyzwyczailiśmy się do modułu zadań w Sugesterze, gdyż usprawnia od pracę dużego zespołu. Oznaczone statusy i planowany czas wykonania zadań dają aktualny obraz realizacji zgłoszeń bez kilkukrotnego dopytywania i mnożenia wątków komunikacji.

  • Wydziel miejsce do pracy. Choć kanapa może się wydawać najlepszym miejscem do pracy, to tylko pozory. Praca na kanapie obciąży Twój kręgosłup. Sprawi także, że będzie Ci zdecydowanie trudniej oddzielić pracę od życia prywatnego.

Jeśli nie masz w domu osobnego gabinetu, wykorzystaj kuchenny stół. Świetnie sprawdzi się w roli biurka.

 

Co z wizytami w biurach księgowych?

Choć wiele biur księgowych zachęca klientów do wrzucania dokumentów do skrzynek pocztowych lub pozostawiania ich pod drzwiami, takie działanie nie eliminuje ryzyka zarażenia wirusem. W tym niełatwym dla wszystkich czasie zachęcamy przedsiębiorców do rezygnacji z osobistych wizyt w biurach księgowych i przesyłania faktur drogą elektroniczną.

Skutecznym rozwiązaniem, które wesprze przedsiębiorców na tej płaszczyźnie, jest Fakturownia. Fakturownia daje możliwość wystawiania proform, faktur i innych dokumentów przez wielu użytkowników online. Księgowym zapewnia dostęp do dokumentów, dzięki czemu klienci nie muszą dostarczać ich osobiście. System umożliwia także przyjmowanie płatności online i tworzenie zestawień wszystkich dokumentów wystawionych dla danego kontrahenta. Zapewnia więc szerokie spektrum usług w formule online.

Jak wiedzą eksperci, praca zdalna to przyszłość. Rzeczywiście. Obecne wydarzenia, choć wyjątkowo dramatyczne, z pewnością udowodnią wielu przedsiębiorcom, że praca zdalna jest nie tylko możliwa, ale również efektywna i satysfakcjonująca. Kluczem do sukcesu jest wsparcia nowoczesnej technologii oraz wypracowanie zdrowych codziennych nawyków.