Pracodawca, zatrudniając pracownika, musi wypełnić szereg obowiązków i formalności, aby w przyszłości uniknąć ukarania m.in. ze strony Państwowej Inspekcji Pracy za ewentualne braki w dokumentacji. Poniżej wyjaśniamy krok po kroku, jak prawidłowo należy przeprowadzić etap zatrudnienia na podstawie umowy o pracę.

Dane osobowe niezbędne do zatrudnienia

Pierwszym krokiem, zgodnie z art. 221  § 1 do 3 Kodeksu Pracy, jest uzyskanie od osoby ubiegającej się o zatrudnienie danych osobowych obejmujących:

1) imię (imiona) i nazwisko;

2) datę urodzenia;

3) dane kontaktowe wskazane przez taką osobę;

4) wykształcenie;

5) kwalifikacje zawodowe;

6) przebieg dotychczasowego zatrudnienia.

Na tej podstawie pracodawca przygotowuje umowę o pracę i po jej podpisaniu przez obie strony, pracownik zobowiązany jest do przedstawienia dodatkowych danych, jakimi są: numer PESEL (w przypadku jego braku rodzaj i numer dowodu tożsamości), adres zamieszkania oraz inne dane, jakim jest np. numer rachunku bankowego do wypłaty wynagrodzenia lub inne dane osobowe pracownika, a także dane osobowe jego dzieci i innych członków jego najbliższej rodziny. Jeżeli podanie takich danych jest konieczne ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy.

Zgodnie z art. 221a  Kodeksu Pracy należy od pracownika uzyskać także zgodę na przetwarzanie danych osobowych.

Umowę o pracę należy zawrzeć na piśmie, w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla każdej ze stron. Brak przekazania dokumentu przyszłemu pracownikowi może skutkować grzywną w wysokości od 1000 zł do 30 000 zł, stanowi o tym art. 281 § 1 pkt 2 Kodeksu Pracy.

Badania lekarskie w procesie zatrudnienia

Po wypełnieniu formalności związanych z posiadaniem danych ewidencyjnych pracownika oraz podpisaną umową o pracę, pracodawca w następnym etapie powinien wystawić skierowanie na wstępne badania lekarskie, zgodnie bowiem z art. 299 § 4 Kodeksu Pracy: „Pracodawca nie może dopuścić do pracy pracownika bez aktualnego orzeczenia lekarskiego stwierdzającego brak przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku w warunkach pracy opisanych w skierowaniu na badania lekarskie.” 

Konieczność przeprowadzenia wstępnych badań lekarskich dotyczy nowo zatrudnionych osób, wyłączenia (zg. z art. 229 § 11 k.p.) kiedy badań wykonywać nie trzeba, dotyczą osób:

1) przyjmowanych ponownie do pracy u tego samego pracodawcy na to samo stanowisko lub na stanowisko o takich samych warunkach pracy w ciągu 30 dni po rozwiązaniu, lub wygaśnięciu poprzedniego stosunku pracy z tym pracodawcą;

2) przyjmowanych do pracy u innego pracodawcy na dane stanowisko w ciągu 30 dni po rozwiązaniu lub wygaśnięciu poprzedniego stosunku pracy, jeżeli posiadają aktualne orzeczenie lekarskie stwierdzające brak przeciwwskazań do pracy w warunkach pracy opisanych w skierowaniu na badania lekarskie i pracodawca ten stwierdzi, że warunki te odpowiadają warunkom występującym na danym stanowisku pracy, z wyłączeniem osób przyjmowanych do wykonywania prac szczególnie niebezpiecznych.

Szkolenia BHP dla nowego pracownika

Kolejnym krokiem zatrudnienia pracownika jest przeprowadzenie obowiązkowych szkoleń z zakresu bezpieczeństwa i higieny pracy, stanowi o tym art. 2373  § 1 do 2 Kodeksu Pracy, który mówi: „Nie wolno dopuścić pracownika do pracy, do której wykonywania nie posiada on wymaganych kwalifikacji lub potrzebnych umiejętności, a także dostatecznej znajomości przepisów oraz zasad bezpieczeństwa i higieny pracy”. Należy tutaj dodać, iż zatrudniając pracownika pracodawca, również musi odbyć szkolenie z zakresu BHP dla osób kierujących pracownikami (2373  § 21 k.p.).

Warunki zatrudnienia na umowę o pracę

W ciągu siedmiu dni od zatrudnienia należy poinformować pracownika o warunkach zatrudnienia. Czynności tej należy dokonać zgodnie z art. 29 § 3 Kodeksu Pracy. W informacji trzeba zawrzeć dane o:

• obowiązującej dobowej i tygodniowej normie czasu pracy,
• częstotliwości wypłat wynagrodzenia za pracę,
• przysługującym wymiarze urlopu wypoczynkowego,
• długości okresu wypowiedzenia,
• układzie zbiorowym, którym pracownik jest objęty, a jeżeli pracodawca nie ma obowiązku ustalenia regulaminu pracy - dodatkowo o porze nocnej, miejscu, terminie i czasie wypłaty wynagrodzenia oraz przyjętym sposobie potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy, oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy.

Również w terminie do 7 dni od daty powstania obowiązku ubezpieczeń (tutaj od dnia nawiązania stosunku pracy) należy zgłosić pracownika do ZUS na formularzu ZUS ZUA, ewentualnych zgłoszeń członków rodziny do ubezpieczenia zdrowotnego dokonać należy na formularzu ZUS ZCNA.

Sprawdź także: Jakie zmiany w sposobach obliczania wynagrodzeń wprowadził Polski Ład?

Ewidencja czasu pracy i akta osobowe

Kolejne czynności, jakie należy wykonać, to założenie ewidencji czasu pracy pracownika, oraz założenie wraz z prowadzeniem akt osobowych. 

Wytyczne jak powinny być one prowadzone, znajdują się w Rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dn. 28.05.1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika.

 Akta osobowe składają się z czterech części: A, B, C i D. Obejmują one następujący wykaz:

1) w części A - dokumenty zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie, określone w przepisach § 1 ust. 1 i 2 ww. Rozporządzenia;

2) w części B - dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika

3) w części C - dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia.

4) w części D akt osobowych należy umieścić ewentualne odpisy zawiadomienia o ukaraniu oraz inne dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności określonej w odrębnych przepisach, które przewidują zatarcie kary po upływie określonego czasu.

Sprawdź także: Polski Ład - koniec z ulgą dla klasy średniej? Sprawdź, co się zmieni

Dofinansowanie z Urzędu Pracy na zatrudnienie

Pracodawca, chcąc zatrudnić pracownika na dane stanowisko, może skorzystać z dofinansowań, jakie udzielają Urzędy Pracy. Zatrudniając osobę bezrobotną zarejestrowaną w Urzędzie Pracy, można skorzystać z różnorodnego wsparcia. 

Na stronach internetowych Urzędów Pracy zamieszczony jest wykaz szeregu form wsparcia oraz innych instrumentów rynku pracy. Są to np.:

• pomoc oferowana przez doradcę klienta;
• prace interwencyjne;
• roboty publiczne;
• refundacja kosztów wyposażenia lub doposażenia stanowiska pracy;
• pożyczka na utworzenie stanowiska pracy;
• jednorazowa refundacja składek na ubezpieczenia społeczne;
• świadczenie aktywizacyjne;
• bon zatrudnieniowy;
• dofinansowanie wynagrodzenia za zatrudnienie bezrobotnego w wieku 50+;
• grant na telepracę;
• zwolnienie z opłacania składki na Fundusz Pracy oraz składki na Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych za zatrudnionych bezrobotnych do 30 roku życia;
• zwolnienie z opłacania składki na Fundusz Pracy za zatrudnione osoby powyżej 50 roku życia;
• refundacja składek na ubezpieczenia społeczne za bezrobotnych do 30 roku życia;
• prace społecznie użyteczne.

Każdy Urząd Pracy zgodnie ze swoimi wytycznymi i wysokością dofinansowania z państwa prowadzi swoje kampanie aktywizacyjne oraz poszczególne programy dofinansowań. 

By dowiedzieć się z jakich form pomocy przyszły pracodawca może skorzystać, należy zgłosić się do swojego, terenowo podległego siedzibie firmy, Urzędu Pracy.