Przedsiębiorcy, którzy wykonują czynności zwolnione z podatku VAT, nie wystawiają faktur z VAT. Mogą jednak, na przykład na żądanie klienta, wystawić fakturę bez VAT. Czym charakteryzuje się taki dokument sprzedażowy?

W zdecydowanej większości przypadków podatnicy, którym przysługuje zwolnienie z VAT, nie wystawiają faktur VAT. Nie oznacza to jednak, że w żaden sposób nie dokumentują sprzedaży. W poprzednich latach robili to wyłącznie za pomocą rachunków. Rachunek również jest dokumentem potwierdzającym transakcję i oczywiście nie zawiera kwot podatku VAT. Zasady wystawiania rachunków regulują przepisy Ordynacji podatkowej. Według art. 87 ust.1: jeżeli z odrębnych przepisów nie wynika obowiązek wystawienia faktury, podatnicy prowadzący działalność gospodarczą są obowiązani, na żądanie kupującego lub usługobiorcy, wystawić rachunek potwierdzający dokonanie sprzedaży lub wykonanie usługi.

Obecnie podatnicy, którym przysługuje zwolnienie z VAT, nadal mogą potwierdzać sprzedaż swoich towarów i usług rachunkiem, ale mogą również wystawiać faktury bez VAT.

Kiedy podatnik zwolniony z VAT wystawia faktury?

W myśl przepisów prawa (art.106b ust. 2 ustawy o VAT) podatnik, który prowadzi sprzedaż zwolnioną z podatku, nie musi wystawiać faktury w odniesieniu do sprzedaży zwolnionej. Od tej zasady istnieje jednak wyjątek. Opisano go w art. 106b ust. 3 ustawy o VAT. Brzmi on następująco: podatnik jest zobowiązany wystawić fakturę dokumentującą sprzedaż zwolnioną, jeżeli żądanie jej wystawienia zostało zgłoszone w terminie trzech miesięcy, licząc od końca miesiąca, w którym dostarczono towar lub wykonano usługę bądź otrzymano całość, lub część zapłaty.

Jeśli więc klient wyraża chęć otrzymania faktury i swoją prośbę zgłosi w odpowiednim czasie, nawet podatnik zwolniony z podatku VAT, musi wystawić stosowną fakturę. Dokument ten musi koniecznie zawierać obowiązkowe dla faktury dane.

Podatnik zwolniony z VAT nie musi czekać zawsze na prośbę klienta, by wystawić fakturę bez VAT. Nie ma żadnego przeciwwskazania, by zawsze, dobrowolnie przedstawiał kontrahentowi taką fakturę. Ważne jedynie, by pamiętał, że w takim przypadku obowiązują go przepisy ustawy o VAT.

Sprawdź także: Faktura ze stawką 0% a faktura ze stawką ZW - czym się różnią i kiedy je stosować?

Jakie elementy muszą znaleźć się na fakturze bez VAT?

Elementy, jakie muszą się znaleźć na poszczególnych rodzajach faktur, wymuszone są przez przepisy prawa. O tym, czy dokument spełnia już wymogi faktury, nie decyduje samo jego nazwanie. Dziś nie ma już nawet obowiązku pisania na dokumencie słów “faktura z VAT” czy “faktura bez VAT” (choć nadal można taki nagłówek dodać). W sytuacji, kiedy podatnik zwolniony z VAT wystawia na życzenie klienta dokument potwierdzający sprzedaż, zawsze uważany będzie za fakturę (jeśli tylko będzie zawierał wymagane elementy i organy skarbowe stwierdzą, że jest czytelny).

Nawet jeśli przez wystawcę został nazwany “rachunkiem” i tak będzie traktowany na prawach faktury. Właśnie dlatego Ministerstwo Finansów zaleca, by wystawiony dokument od razu nazywać fakturą. To ważne zwłaszcza dla kontrahentów, którzy od razu wiedzą, z jakim dokumentem mają do czynienia.

Podatnicy, którzy ze względu na swoją działalność są przedmiotowo zwolnieni z płacenia VAT, na każdej wystawionej przez siebie fakturze koniecznie muszą zawrzeć informacje dotyczące podstawy zwolnienia. Oznacza to, że na fakturze musi znaleźć się zapis treści przepisu ustawy (lub innego aktu wydanego na mocy ustawy), na podstawie której podatnik wystawiający fakturę, może zastosować  zwolnienie od podatku (art. 43 ust. 1 ustawy o VAT). Jeżeli jego zwolnienie nie wynika z ustawy, to wystawca faktury bez VAT musi poinformować w swoim dokumencie sprzedażowym o przepisie dyrektywy, dzięki której usługi, jakie świadczy lub towary, jakie sprzedaje, są zwolnione od podatku VAT.  W przypadku, kiedy sprzedający jest zwolniony od podatku VAT na mocy innej podstawy prawnej, także musi ją zamieścić na fakturze. 

Tylko w jednym przypadku wystawca faktury bez VAT nie musi podawać tekstu ustawy, dzięki której jest zwolniony z VAT. Dotyczy to usług zwolnionych z VAT na podstawie art. 43 ust. 1 pkt 7, 37- 41 ustawy o VAT, czyli między innymi usług ubezpieczeniowych oraz usług udzielania kredytów.

Inaczej wygląda sytuacja, jeżeli podatnik jest zwolniony z podatku VAT, ponieważ jego roczny obrót nie przekracza 200 tys. złotych. Taki przedsiębiorca, wystawiając fakturę bez VAT, nie musi przedstawiać na rachunku sprzedażowym podstawy prawnej potwierdzającej jego prawo do wystawiania faktury bez VAT. Jeżeli jednak sprzedawca chce powiadomić kontrahenta o powodach, dla których wystawia fakturę bez VAT, musi napisać, że korzysta ze zwolnienia na mocy art. 113 ust.1 lub 9 ustawy o VAT.

Sprawdź także: Faktura online - jak wystawić ją za darmo?

Jakie dane musi zawierać faktura bez VAT?

To, co koniecznie musi znaleźć się na fakturze bez VAT, warunkuje bardzo dokładnie rozporządzenie Ministra Finansów w sprawie wystawiania faktur z dnia 29 października 2021 r. Podatnik zwolniony z VAT wystawiając fakturę bez VAT ze względu na rodzaj prowadzonej działalności (na podstawie art. 43 ust. 1 ustawy o VAT) nie musi podawać tak wielu danych, jakie znaleźć można na typowej fakturze VAT.

 W myśl art. 43 ust. 1 pkt 2-6, 8-36 lub przepisów wydanych na podstawie art. 82 ust. 3 na fakturze bez VAT muszą znaleźć się następujące dane:

• datę wystawienia,
• numer kolejny,
• nazwę podatnika i nabywcy oraz ich adresy,
• ilość/liczbę i miarę towarów lub usług,
• cenę jednostkową,
• kwotę należności ogółem,
• przepis, na podstawie którego podatnik stosuje zwolnienie od podatku.

Podatnik, który zwolniony jest z VAT na podstawie art. 43 ust. 1 pkt 7, 37- 41 ustawy, na wystawianej przez siebie fakturze musi wypisać następujące informacje:

• datę wystawienia,
• numer kolejny,
• nazwę podatnika i nabywcy oraz ich adresy,
• nazwę usługi,
• kwotę należności ogółem

Jak już wspomniano wcześniej, taki podatnik nie musi uwzględnić na fakturze podstawy prawnej zwolnienia.

Sprawdź także: Najważniejsze rzeczy, o których musisz pamiętać wystawiając faktury

W jakim terminie trzeba wystawić faktury bez VAT?

Przyjmuje się, że faktura bez VAT wystawiona przez sprzedającego/usługodawcę, który korzysta ze zwolnienia z VAT, powinna zostać wystawiona nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano dostawy towaru lub wykonano usługę.

Sprawdź także: Klient spóźnia się z opłaceniem faktury? Sprawdź, co możesz zrobić!