Aktualizacja artykułu z dnia 13.01.2023 r.

Najczęstszym dokumentem, który jest wykorzystywany w przypadku sprzedaży usług na terenie Unii Europejskiej z zagranicznymi kontrahentami jest tzw. “faktura europejska”. To dokument, którego pozycje i zasady wystawiania zasadniczo nie różnią się od tych, które stosujemy wystawiając fakturę polskiemu partnerowi. Jednak jest kilka elementów, na które trzeba zwrócić uwagę. Sprawdź, o jakie konkretnie chodzi. 

Zasady wystawiania faktury europejskiej nie odbiegają od zasad stosowanych w naszym kraju, jednak osobie, która robi to pierwszy raz może sprawić trudność. Przydatne informacje na ten temat znajdziesz również w naszej Bazie Wiedzy.

Współpraca z kontrahentem z Unii Europejskiej - kiedy wystawia się fakturę?

Coraz więcej polskich przedsiębiorców może pochwalić się transakcjami z zagranicznymi partnerami. Trudno się dziwić. Współpraca z zagranicą to często ogromna szansa na rozwój i co za tym idzie - zwiększenie zysków. Przy sprzedawaniu produktów czy usług osobom lub firmom niepochodzącym z Polski często pojawia się pytanie - jak tę współpracę rozliczyć? Z pomocą przychodzi faktura europejska, znana też jako jak europejska faktura VAT. Warto jednak pamiętać, że to określenie potoczne, którego nie znajdziemy w przepisach, ale na potrzeby tego materiału, nazwę tę będziemy stosować często. 

Czy faktura VAT może zostać sporządzona w języku angielskim?

Tak, podobnie jak w każdym innym języku. Trzeba jednak zdawać sobie sprawę, że zgodnie z przepisami dotyczącymi prowadzenia Księgi Przychodów i Rozchodów "dowód księgowy powinien być sporządzony w języku polskim". Dlatego przedsiębiorcy często tworzą dokumenty w dwóch językach. To optymalne rozwiązanie, które rzeczywiście może okazać się złotym środkiem. 

Sprawdź także: Slim VAT 3 - co się zmieni od 2023 r.? Jak będą rozliczane korekty w obcej walucie?

Jakie elementy musi zawierać faktura europejska?

Wystawiając fakturę europejską, musimy pamiętać o takich elementach jak:

• dane zleceniobiorcy i zleceniodawcy (nazwy, nazwy skrócone) oraz adresy obu podmiotów,
• numery identyfikacji podatkowej – muszą to być NIP-y europejskie, które różnią się przedrostkiem dla poszczególnych krajów UE,
• na fakturze dokumentującej sprzedaż unijną trzeba dodać w uwagach dopisek: "odwrotne obciążenie",
• numer faktury,
• data wystawienia dokumentu,
• nazwa usługi lub towaru, który jest przedmiotem sprzedaży,
• miara i ilość towarów lub zakres usługi,
• waluta faktury – najczęściej będzie to euro - EUR,
• cena jednostkowa netto,
• sumaryczną wartość towarów lub usług, bez kwoty podatku VAT*,
• jeśli płatność realizowana jest przelewem, również kody IBAN i SWIFT (znajdziesz je w pomocy swojego banku).

Należy również sprawdzić, czy kontrahent jest czynnym podatnikiem podatku VAT w bazie VIES.

*Najczęściej obowiązek podatkowy przerzucany jest na nabywcę (odwrotne obciążenie), dlatego w rubryce stawki podatku należy podać „np”, czyli nie podlega.

Sprawdź także: Odwrotne obciążenie - co to jest i kogo dotyczy?

Faktura europejska - miejsce świadczenia usług a konieczność rozliczeniu podatku VAT

Istotnym elementem każdej faktury, również tej europejskiej, jest miejsce świadczenia usługi. Od niego zależy, która ze stron danej transakcji będzie zmuszona rozliczyć koszty podatku VAT. Zazwyczaj jest to obowiązek kupującego (w tym przypadku zagranicznego kontrahenta), który kupuje coś od firmy z Polski (czyli nieposiadającej siedziby w kraju partnera z UE). 

Sprawa zatem wydaje się prosta - na fakturze europejskiej podajemy siedzibę działalności usługobiorcy. Rzeczywiście tak donosi nam zasada ogólna. Mówi ona, że miejscem świadczenia usług na rzecz podmiotów niebędących podatnikami jest obszar, w którym usługobiorca posiada siedzibę lub stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej. Trzeba jednak wiedzieć, że szczegóły na ten temat podaje art. 28 b. ustawy o VAT. 

Uwaga na wyjątki!

Sprzedaż dla kontrahenta nie będącego czynnym podatnikiem VATu europejskiego będzie podlegała opodatkowaniu w Polsce. Sprzedaż usług elektronicznych, telekomunikacyjnych i nadawczych podlega opodatkowaniu ze względu na miejsce świadczenia usług i rządzi się własnymi prawami. 

Sprawdź także: Metody przeliczania kwot na fakturach VAT

Faktura europejska - wyjątki 

Należy też pamiętać, że nie wszystkie usługi, świadczone na rzecz podatników z UE, nie będą podlegać opodatkowaniu w Polsce. Szczególną uwagę należy zwrócić na usługi związane z:

• nieruchomościami (w tym świadczone przez rzeczoznawców, pośredników w obrocie nieruchomościami, architektów, nadzór budowlany), zakwaterowaniem w hotelach i obiektach podobnych - miejscem świadczenia jest miejsce położenia nieruchomości,
• transportem pasażerów - miejscem świadczenia jest miejsce gdzie odbywa się transport z uwzględnieniem pokonanych odległości,
• wstępem na imprezy kulturalne, artystyczne, sportowe, naukowe, edukacyjne, rozrywkowe lub podobne - miejscem świadczenia jest miejsce odbywania się imprez,
• restauracjami i cateringami - miejscem świadczenia jest miejsce ich faktycznego wykonania,
• krótkoterminowym wynajem środków transportu - miejscem świadczenia jest miejsce faktycznego oddania do dyspozycji.

Sprawdź także: Kogo będzie dotyczył obowiązek prowadzenia ewidencji płatności — zmiany w VAT od 2024 r.

Świadczenie usługi w Polsce dla osoby fizycznej z zagranicy

Co w przypadku gdy usługa świadczona jest na terenie Polski, ale dla klienta z zagranicy, który jest osobą fizyczną? Wówczas konieczne będzie opodatkowanie usługi według właściwej stawki VAT, która została przewidziana dla danej usługi na terytorium naszego kraju. 

Sprawdź także: VAT OSS co to jest, kogo dotyczy i co warto wiedzieć?

Rejestracja do celów VAT UE

Jeżeli jako przedsiębiorca chcesz sprzedawać produkty lub świadczyć usługi dla klienta zagranicznego z terenu Unii Europejskiej, musisz dokonać rejestracji do celów VAT UE. Obowiązek ten dotyczy czynnych oraz zwolnionych podatników VAT. Rejestracja odbywa się na bazie wniosku VAT-R. Uzupełnij w nim część C.3. Na tej podstawie otrzymasz numer NIP UE, który da Ci możliwość wykonywania transakcji z zagranicznymi kontrahentami. 

Jak sprawdzić, czy dany numer VAT UE jest aktywny?

Aby sprawdzić, czy dany numer VAT UE jest aktywny, posłuż się systemem VIES. To bardzo ważne. Dzięki tej weryfikacji unikniesz potencjalnych niebezpieczeństw finansowych. 

Wystawiając fakturę dokumentującą sprzedaż wewnątrzwspólnotową, każdorazowo jesteśmy zobowiązani sprawdzić, czy kontrahent widnieje jako czynny podatnik VAT w VIES. Tylko wystawiając fakturę czynnemu podatnikowi VAT w kraju UE, że możemy skorzystać z odwrotnego obciążenia i wystawić fakturę ze stawką VAT np (nie podlega). Wówczas to nabywca zobowiązany jest opodatkować usługę w zakresie VAT w kraju dostawy.

Fakturownia podąża za zmianami prawnymi w Polsce i w Europie
Fakturownia to prosty system, do zarządzania przychodami i wydatkami, a także całymi finansami firmy.
Zarejestruj się w Fakturownia.pl

Wystawianie faktury europejskiej w programie Fakturownia.pl - możliwości

Korzystając z programu do fakturowania Fakturownia.pl nie musisz martwić się, że pominiesz niektóre z istotnych elementów faktury europejskiej. Nasz system pomoże Ci przejść odpowiednio tę drogę. Sprawdź, jakie opcje w tej kwestii oferuje Fakturownia:

1. Program umożliwia wystawianie faktur według wszystkich walut świata – ich przeliczenie następuje wg dowolnie ustalonego kursu lub dla celów naszej księgowości na podstawie kursu NPB lub Centralnego Banku Europejskiego.
2. Dla ułatwienia wystawiania faktur w obcym języku, wyświetlamy podpowiedzi po polsku.
3. Wystawisz fakturę dwujęzyczną zawierającą oba języki obce.
4. Umożliwiamy drukowanie faktur w dowolnej kombinacji języków dostępnych w programie, np. faktura polsko-angielska, angielsko-niemiecka itd.
5. Dbamy o odwzorowanie standardów wystawiania faktur, które obowiązują w kraju Twojego kontrahenta.
6. U nas możesz wystawić fakturę nie tylko w popularnych językach – angielskim, niemieckim, francuskim, hiszpańskim czy włoskim, ale również w holenderskim, rosyjskim, czeskim, chorwackim, słowackim, słoweńskim, węgierskim, estońskim, greckim, chińskim, tureckim, perskim i arabskim.

Sprawdź także: Faktura - definicja, co zawiera i jak ją wystawić oraz jakie rodzaje faktur obowiązują

Faktura europejska - zalety

Sprzedaż Twoich produktów i usług na arenie międzynarodowej to Twoja szansa na rozwój firmy. Wystawienie faktury europejskiej, zwłaszcza przy użyciu systemu Fakturownia.pl, nie jest skomplikowane. Dokument ten nie tylko sformalizuje Twoją współpracę, ale również ułatwi kontakt pomiędzy nabywcą a odbiorcą. 

Powodzenia we współpracy z zagranicznymi kontrahentami!

Sprawdź także: Faktura online - jak wystawić ją za darmo?

 Niniejszy artykuł nie stanowi porady prawnej ani podatkowej i jako taka nie powinien być traktowany, a przedstawione treści mogą ulec przedawnieniu. Czytelnik wykorzystuje poglądy przedstawione przez Autora dla własnych potrzeb jedynie na własną odpowiedzialność.