Narzędzia, które usprawnią Twoją codzienną pracę w firmie
Fakturownia - porady

Narzędzia, które usprawnią Twoją codzienną pracę w firmie

Sandra Wiśniewska

Sandra Wiśniewska, 2023-08-22

Prowadzenie przedsiębiorstwa to nie tylko ogromna odpowiedzialność, ale również ciągły rozwój i dostosowywanie funkcjonowania firmy do nieustannie zmieniających się standardów rynku. Coraz więcej uwagi w ostatnim czasie poświęca się automatyzacji pracy w firmie przy pomocy dostępnych narzędzi. I wbrew temu, co wielu może sądzić, automatyzacja wcale nie ma na celu zastąpienie pracowników systemem, ale ułatwienie pracownikom pracy, a przedsiębiorcy ułatwienie zarządzania biznesem i ludźmi.

Jakie narzędzia mogą być pomocne w usprawnieniu codziennej pracy w firmie? Co może ją ułatwić? Prezentujemy kilka wskazówek oraz narzędzi, których wdrożenie może usprawnić realizowanie obowiązków.

Jak skutecznie zarządzać firmą?

Skuteczne zarządzanie firmą może być wyzwaniem, ale istnieje kilka prostych wskazówek, które mogą pomóc w osiągnięciu sukcesu. Oto kilka z nich.

  • Wizja i strategia. Określ jasną wizję dla firmy i opracuj strategiczne cele, które będą motywować Twoje działania. Przemyśl kroki, które możesz podjąć, aby usprawnić działanie firmy i osiąganie celu.
  • Komunikacja z zespołem. Komunikacja jest kluczowym elementem skutecznego zarządzania firmą. Zadbaj o to, aby wszyscy pracownicy byli świadomi celów i oczekiwań oraz pozwalaj im na sugerowanie własnych pomysłów. Wspieranie rozwoju swojego zespołu i usprawnianie im pracy to również doskonała inwestycja w firmę, a tutaj przydatne będą różne narzędzia wspomagające automatyzację.
  • Delegowanie obowiązków. Nie próbuj samodzielnie wykonywać wszystkich zadań. Zaufaj swojemu zespołowi i deleguj odpowiedzialność za różne obszary działalności różnym osobom. Pamiętaj przy tym o dobrej organizacji i sprawnym systemie wspomagającym dzielenie obowiązków i weryfikowanie efektów.  Dzięki temu będziesz mógł skoncentrować się na strategicznych decyzjach i długoterminowym rozwoju firmy.
  • Monitorowanie i analiza. Śledź kluczowe wskaźniki wydajności (KPI) i regularnie analizuj wyniki. To pozwoli Ci na szybkie wykrywanie problemów i podejmowanie odpowiednich działań korygujących.
  • Adaptacja i innowacje. Zachowaj elastyczność i gotowość do adaptacji wobec zmieniającego się otoczenia biznesowego. Poszukaj nowych sposobów rozwoju firmy i wprowadzaj innowacje, które mogą przynieść konkurencyjną przewagę.
  • Zarządzanie czasem i zasobami. Skuteczne zarządzanie czasem jest kluczowe. Planuj swoje działania, deleguj zadania, unikaj marnowania czasu na nieproduktywne czynności i efektywnie zarządzaj zasobami firmy.

Współcześnie niewątpliwą adaptację do otoczenia biznesowego jest korzystanie z systemów, które wspomagają i ułatwiają pracę zarówno z poziomu pracownika, jak i z poziomu przedsiębiorcy. Warto przemyśleć ich zastosowanie w firmie, biorąc przy tym pod uwagę indywidualne potrzeby przedsiębiorstwa. Na rynku dostępna jest masa programów i prawdopodobnie jedynie kilka z nich okaże się przydatnych. Warto jednak mieć świadomość dostępnych opcji i wybrać spośród nich najlepszą. 

Sprawdź także: Co to jest self-service i czy można je mieć za darmo?

Co może ułatwić codzienną pracę w firmie? Automatyzacja procesów

Automatyzacja procesów może znacznie ułatwić codzienną pracę w firmie, przynosząc szereg korzyści. Oto kilka zalet, jakie niesie za sobą automatyzacja:

  • Efektywność czasowa. Automatyzacja procesów pozwala na wykonywanie rutynowych zadań szybciej i dokładniej, co oszczędza czas pracowników. Mogą oni skoncentrować się na bardziej wartościowych zadaniach, które wymagają ich umiejętności i kreatywności.
  • Eliminacja błędów. Ręczne wykonywanie zadań naraża na ryzyko popełnienia błędów. Automatyzacja procesów zmniejsza prawdopodobieństwo wystąpienia takich błędów oraz zapewnienie spójności i dokładności w działaniach.
  • Skalowalność. Automatyzacja umożliwia łatwe skalowanie działań, gdy firma się rozwija. Procesy mogą być łatwo dostosowane do większej ilości zadań bez konieczności zwiększania zasobów ludzkich.
  • Analiza i raportowanie. Automatyczne systemy mogą gromadzić i analizować dane, generować raporty i dostarczać istotne informacje na temat działalności firmy. Ułatwia to podejmowanie decyzji opartych na danych i umożliwia śledzenie kluczowych wskaźników wydajności.
  • Konsystencja i standardy. Automatyzacja procesów zapewnia jednolitość i przestrzeganie ustalonych standardów. Eliminuje zależność od indywidualnych preferencji czy błędów ludzkich, co przekłada się na większą jakość i spójność w działaniu firmy.
  • Współpraca i komunikacja. Automatyzacja procesów ułatwia współpracę między różnymi działami i pracownikami. Może umożliwiać łatwiejsze udostępnianie informacji, przepływ pracy czy wspólną pracę nad dokumentami.

Automatyzacja procesów daje firmie możliwość optymalizacji działań, zwiększenia wydajności i poprawy jakości. Warto rozważyć jej zastosowanie w realizowaniu codziennych obowiązków w przedsiębiorstwie. 

Sprawdź także: Autopłatności - czym są i jak działają?

Produkty Radgostu

Aby wprowadzić automatyzację procesów, warto rozważyć wdrożenie produktów Radgostu. Prezentujemy kilka oprogramowań, które łatwo wprowadzić w codzienne życie firmy.

Sprawdź wszystkie produkty Radgostu.

Sugester 

Sugester jest programem stworzonym do usprawnienia oraz budowania biznesowych relacji z klientem. Moduł CRM stanowi centralną część systemu i dostarcza narzędzi do skutecznego zarządzania bazą. Pozwala na monitorowanie procesu sprzedaży, segmentację klientów oraz integrację z modułem poczty e-mail. Dzięki temu możliwe jest szybkie reagowanie na wiadomości od klientów i zapewnienie kompleksowej obsługi. Moduł poczty e-mail umożliwia łatwe zarządzanie firmową korespondencją, tworzenie szablonów odpowiedzi oraz automatyczne odpowiadanie na maile. To narzędzie, które przyspiesza obsługę klienta i zapewnia efektywną komunikację w firmie. Warto ponownie podkreślić, że to jedynie część możliwości, jakie oferuje Sugester, gdyż dostępnych modułów jest znacznie więcej. 

Sprawdź także: Dlaczego właściciele małych firm obawiają się systemów CRM?

Sugester

Fakturownia

Fakturownia jest najpopularniejszym w Polsce systemem do wystawiania faktur. Od lat cieszy się zadowoleniem tysięcy klientów. Program jest prosty w obsłudze, a przy tym pozwala na oszczędzanie cennego czasu dzięki zastosowaniu intuicyjnego interfejsu oraz rozbudowanego menu. Wystawienie faktury, rachunku, paragonu czy innego dokumentu księgowego w systemie jest naprawdę proste. Numer faktury, data wystawienia, data sprzedaży, miejsce wystawienia i sprzedawca generują się automatycznie. Twoim zadaniem jest jedynie wprowadzenie danych klienta, przy czym, jeśli wprowadziłeś je przy innym dokumencie, uzupełniają się one automatycznie. Z poziomu systemu od razu możesz wysłać fakturę klientowi oraz używać Fakturowni jako narzędzia do monitorowania statystyk finansowych firmy. Dzięki funkcjonalności, która umożliwia dodawanie kosztów do faktur, można łatwo kontrolować kondycję finansową przedsiębiorstwa.

Sprawdź, jak szybko wystawić fakturę:

Zresztą, nie musisz obawiać się o to, że nie zrozumiesz działania i funkcji Fakturowni, gdyż kompetentny zespół Helpdesku zapewnia pomoc na każdym etapie korzystania z programu. Dodatkowo użytkownicy mają dostęp do rozbudowanej Bazy Wiedzy, która zawiera szczegółowe samouczki dotyczące korzystania z systemu, a na blogu Fakturowni nie brakuje tekstów na aktualne tematy związane z podatkami, przepisami prawnymi czy prowadzeniem firmy.

Fakturownia podąża za zmianami prawnymi w Polsce i w Europie
Fakturownia to prosty system, do zarządzania przychodami i wydatkami, a także całymi finansami firmy.
Zarejestruj się w Fakturownia.pl

Fiskator

Fiskator to w istocie dodatek do systemu Fakturownia i jest to moduł fiskalny umożliwiający szybki wydruk paragonu lub faktury z przeznaczonego do tego urządzenia. Dzięki takiemu modułowi, zarówno Ty, jak i Twoi pracownicy macie możliwość generowania dokumentów fiskalnych w innym miejscu niż znajduje się drukarka. To niezwykłe ułatwienie codziennej pracy w firmie.

Dowiedz się więcej: Fiskator - moduł do wydruków fiskalnych

fiskator

Kalkulator ZUS 

Podczas gdy ciągle wprowadzane są nowe ustawy, niekiedy nawet doświadczonym przedsiębiorcom ciężko jest zorientować się w wysokościach składek i podatków. Z pomocą przychodzi stworzony przez Fakturownię Kalkulator ZUS, dzięki któremu w szybki i prosty sposób ustalisz wysokość swoich składek zdrowotnych czy społecznych.

FAQ: najczęściej zadawane pytania dotyczące narzędzi ułatwiających codzienną pracę w firmie

Jakie zalety niesie ze sobą wykorzystanie narzędzi CRM w obsłudze klientów?

Moduł CRM jest kluczowym narzędziem do skutecznego zarządzania klientami, monitorowania procesu sprzedaży i zapewnienia kompleksowej obsługi. Dzięki CRM możesz szybciej odpowiadać na wiadomości, co z pewnością wpłynie pozytywnie na relację biznesową, a przy tym wszystko, co niezbędne do obsługi klienta danego znajduje się w jednym, uporządkowanym katalogu.

Jak automatyzacja procesów wpływa na skalowalność i efektywność działania firmy?

Automatyzacja procesów przyczynia się do zwiększenia skalowalności firmy poprzez łatwe dostosowanie procesów do większej ilości zadań bez konieczności zwiększania zasobów ludzkich. Dodatkowo automatyzacja poprawia efektywność działania firmy poprzez oszczędność czasu, eliminację błędów i możliwość analizy danych.

Jakie narzędzia najlepiej wybrać dla swojego przedsiębiorstwa?

Nie ma na to pytanie uniwersalnej odpowiedzi, gdyż to, jakie narzędzia okażą się dla ciebie najlepsze, zależy od twoich potrzeb, preferencji, specjalizacji firmy i wielu innych czynników. Zastanów się dokładnie, co jest dla Ciebie i Twoich pracowników najbardziej czasochłonne i męczące. Bałagan w księgowości, a może nieestetyczna strona internetowa? Nie musisz od razu automatyzować wszystkich procesów. Zmiany możesz wprowadzać stopniowo, testując różne narzędzia i zostając na dłużej przy tym najbardziej skutecznych.