Blog Fakturowni

Witamy Cię na blogu Fakturowni! Sprawdź polecane artykuły lub znajdź temat, który Cię interesuje.

Platforma Elektronicznego Fakturowania, ksef, zmiany, polskilad

Platforma Elektronicznego Fakturowania a Krajowy System e-Faktur – czym się różnią?

Spis treści:

Aktualizacja: lipiec 2025

Platforma Elektronicznego Fakturowania to nie to samo co Krajowy System e-Faktur. Pojęcia te mogą być mylące, szczególnie teraz, gdy już niedługo Krajowy System e-Faktur stanie się obowiązkowy od lutego 2026.

Sprawdź różnice pomiędzy tymi dwiema platformami

1 stycznia 2022 roku polski rząd uruchomił Krajowy System e-Faktur, który gromadził będzie wszystkie faktury polskich przedsiębiorców. Centralny system ma na celu zwiększenie przejrzystości i usprawnienie wykrywania nieprawidłowości w rozliczeniach podatkowych. Oznacza to sporą zmianę dla polskich firm, również w zakresie aktualizacji programów zajmujących się m.in. fakturowaniem. 

Poszukując informacji na temat KSeF, możesz natknąć się na platformę PEF (Platforma Elektronicznego Fakturowania). To nie to samo co Krajowy System e-Faktur.

Czym się różnią te dwa systemy?

Zobacz także: Czym są faktury ustrukturyzowane? Sprawdź 10 rzeczy, które musisz wiedzieć o nich i o Krajowym Systemie e-Faktur

PEF - Platforma Elektronicznego Fakturowania

Mimo że PEF nie jest nowym systemem na rynku, to ze względu na natężenie informacji dotyczących KSeF, może się częściej pojawić w wynikach wyszukiwania. 

PEF (Platforma Elektronicznego Fakturowania) służy głównie do obsługi faktur w ramach zamówień publicznych oraz umożliwia wymianę faktur między firmami a instytucjami publicznymi. Faktury wystawione w PEF na ten moment nie są widoczne w KSeF, i odwrotnie. System faktur ustrukturyzowanych w rozumieniu ustawy z dnia 9 listopada 2018 r. o elektronicznym fakturowaniu w zamówieniach publicznych, koncesjach na roboty budowlane lub usługi oraz partnerstwie publiczno-prywatnym (Dz. U. z 2020 r. poz. 1666 ze zm.) i system faktur ustrukturyzowanych wystawianych w ramach KSeF w wersji fakultatywnej były systemami funkcjonującymi odrębnie.

Natomiast w okresie obligatoryjnego KSeF, co do zasady wszyscy podatnicy VAT będą zobowiązani do wystawiania e-faktur. Faktury w relacji B2G (Business to Government) wystawione w PEF, po przesłaniu do KSeF oraz po nadaniu im numeru KSeF, będą udostępnione kontrahentowi i uznane za fakturę ustrukturyzowaną

Korzystając z Platformy Elektronicznego Fakturowania każdy elektroniczny dokument można przygotować, zweryfikować jego kompletność i poprawność oraz przesłać i odebrać. Usługi PEF świadczy dwóch brokerów (na podstawie umów zawartych przez Ministerstwo Rozwoju): Firma Infinite IT Solutions oraz Konsorcjum PEFexpert. Podmioty mogą jednocześnie korzystać tylko z usług jednego Brokera PEF (wybór jest dowolny).

KSeF nie jest częścią systemu PEF.

PEF – dla kogo?

Platforma Elektronicznego Fakturowania dedykowana jest:

  • instytucjom składającym zamówienia publiczne, np. Urzędom
  • wykonawcom zamówień publicznych, np. przedsiębiorcom, którzy wykonują usługi lub/i dostarczają towary dla podmiotów publicznych. 

Obecny obowiązek elektronicznego fakturowania 

Kto w chwili obecnej musi, jeszcze przed wejściem Krajowego Systemu e-Faktur, korzystać z elektronicznego fakturowania? Konieczność odbioru ustrukturyzowanych faktur elektronicznych obejmuje zamawiających, którzy są zobowiązani do stosowania przepisów ustawy Prawo zamówień publicznych lub Ustawy o umowie koncesji lub Ustawy o partnerstwie publiczno-prywatnym. Przepis ten wszedł w życie 18 kwietnia 2019 roku (dla zamówień o wartości powyżej 30 tys. EURO). Od 1 sierpnia 2019 roku zaczął obowiązywać dla wszystkich zamówień publicznych.

Oto lista instytucji najczęściej realizujących zamówienia publiczne, na które muszą być wystawiane faktury ustrukturyzowane:

  • organy władzy publicznej, administracji rządowej, kontroli państwowej i ochrony prawa, sądy i trybunały
  • jednostki samorządu terytorialnego (gminy, powiaty, samorząd województwa) oraz ich związki
  • państwowe jednostki budżetowe
  • samorządowe zakłady budżetowe
  • agencje wykonawcze
  • instytucje gospodarki budżetowej
  • państwowe fundusze celowe
  • Zakłady Ubezpieczeń Społecznych i zarządzane przez nie fundusze oraz Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego i fundusze zarządzane przez Prezesa KRUS
  • Narodowy Fundusz Zdrowia
  • samodzielne publiczne zakłady opieki zdrowotnej (SPZOZ)
  • uczelnie publiczne
  • Polska Akademia Nauk i tworzone przez nią jednostki organizacyjne
  • państwowe i samorządowe instytucje kultury oraz państwowe instytucje filmowe
  • inne państwowe lub samorządowe osoby prawne utworzone na podstawie odrębnych ustaw w celu wykonywania zadań publicznych, z wyłączeniem przedsiębiorstw, instytutów badawczych, banków i spółek prawa handlowego

Sprawdź także: Oficjalna strona internetowa Platformy Elektronicznego Fakturownia PEF Portal (efaktura.gov.pl)

KSeF jako jednostka niezależna od PEF

Fakturownia podąża za zmianami prawnymi w Polsce i w Europie
Fakturownia to prosty system, do zarządzania przychodami i wydatkami, a także całymi finansami firmy.
Zarejestruj się w Fakturownia.pl

Krajowy System e-Faktur nie jest częścią Platformy Elektronicznego Fakturowania. To platforma do składania elektronicznych faktur ustrukturyzowanych dla wszystkich polskich przedsiębiorców. 

KSeF jako rozwiązanie dobrowolne weszło w życie 1 stycznia 2022 roku, natomiast od lutego 2026 (dwa etapy wdrożenia – luty i kwiecień 2026, w zależności od wielkości i obrotów przedsiębiorstwa) będzie to już obowiązek większości przedsiębiorców. 

Celem KSeF ma być lepsza efektywność pracy (automatyczne księgowanie), mniejsze koszty obsługi księgowej, minimalizacja ryzyka pomyłek, ujednolicenie faktur, krótszy do 40 dni termin zwrotu podatku czy np. przyspieszenie obiegu dokumentów. 

Zobacz również oficjalne informacje nt. KSeF na platformie https://ksef.podatki.gov.pl/

Koniecznie obejrzy także webinary Fakturowni o KSeF:

Niniejszy artykuł nie stanowi porady prawnej ani podatkowej i jako taka nie powinien być traktowany, a przedstawione treści mogą ulec przedawnieniu. Czytelnik wykorzystuje poglądy przedstawione przez Autora dla własnych potrzeb jedynie na własną odpowiedzialność. 
 
Zachęcamy do śledzenia nas na TwitterzeFacebooku oraz Instagramie.
Zobacz więcej wpisów
  • Wynagrodzenie minimalne w 2026 roku
    Fakturownia - aktualności

    Wynagrodzenie minimalne w 2026 roku – wszystko, co musisz wiedzieć jako pracodawca i pracownik

    Minimalne wynagrodzenie w 2026 roku wzrośnie, przynosząc istotne zmiany dla pracowników i wyzwania dla pracodawców. Sprawdź, jakie stawki będą obowiązywać, jak są ustalane i co oznaczają dla Twojej firmy lub domowego budżetu.


    2025-07-11

    Fakturownia

  • podatki 2025
    Fakturownia - aktualności

    Co się zmieniło w podatkach w 2025 roku? Kluczowe informacje dla przedsiębiorców

    Zasady, które wchodzą w życie w 2025 roku dotykają wszystkich – od jednoosobowych działalności, po międzynarodowe koncerny. Czekają nas uproszczenia w składkach, nowe metody rozliczeń, obowiązki sprawozdawcze oraz korzystne rozwiązania dla firm działających poza granicami kraju. Jeśli prowadzisz biznes – niezależnie od jego skali – te informacje są dla Ciebie niezbędne. Podatki 2025 – zobacz, co się zmieniło i jak przygotować się na nową rzeczywistość podatkową.


    2025-04-16

    Blog

  • MŚP w czasach AI, czyli jak się wybić na tle konkurencji?
    Fakturownia - aktualności

    MŚP w czasach AI, czyli jak się wybić na tle konkurencji?

    Chcielibyśmy podziękować wszystkim, którzy zapisali się na nasz webinar "MŚP w czasach AI, czyli jak się wybić na tle konkurencji?". Niestety, z przyczyn technicznych webinar nie odbył się na żywo.


    2024-06-12

    Ewelina Helbrecht

  • Aktualizacje systemu: nowa strona z podsumowaniami zmian w Fakturowni
    Fakturownia – komunikaty

    Aktualizacje systemu: nowa strona z podsumowaniami zmian w Fakturowni

    Dbamy o to, aby nasz system był dla Was prosty, intuicyjny i wygodny. Podobna myśl przyświecała nam, kiedy przygotowywaliśmy dla Was stronę Aktualizacje systemu, która pozwoli Wam wygodniej zapoznawać się ze zmianami wprowadzanymi w Fakturowni.


    2025-04-10

    Paulina Grzęda

  • Nowości i optymalizacje: luty 2025
    Fakturownia – komunikaty

    Nowości i optymalizacje: luty 2025

    Rozwijając Fakturownię, stawiamy sobie za cel przede wszystkim jej praktyczny charakter. Po ostatnim miesiącu znajdziecie więc w naszym systemie nową funkcję, której brakowało Wam do tej pory oraz usprawnienia kilku innych, z których chętnie korzystacie w codziennej pracy. Oprócz tego informujemy o czasowym wyłączeniu jednej opcji. Zapraszamy do zapoznania się z podsumowaniem najważniejszych zmian systemowych wprowadzonych w lutym!

     


    2025-03-10

    Paulina Grzęda

  • Nowości i optymalizacje: styczeń 2025
    Fakturownia – komunikaty

    Nowości i optymalizacje: styczeń 2025

    Rok 2025 rozpoczęliśmy hucznie, oddając w Wasze ręce długo wyczekiwaną funkcję e-Paragonów. Oprócz tego w naszym systemie czeka na Was szereg optymalizacji ułatwiających codzienną pracę – serdecznie zapraszamy więc do zapoznania się z podsumowaniem styczniowych wdrożeń w Fakturowni!


    2025-02-12

    Paulina Grzęda

Platforma Elektronicznego Fakturowania, ksef, zmiany, polskilad

Platforma Elektronicznego Fakturowania a Krajowy System e-Faktur – czym się różnią?

Spis treści:

Aktualizacja: lipiec 2025

Platforma Elektronicznego Fakturowania to nie to samo co Krajowy System e-Faktur. Pojęcia te mogą być mylące, szczególnie teraz, gdy już niedługo Krajowy System e-Faktur stanie się obowiązkowy od lutego 2026.

Sprawdź różnice pomiędzy tymi dwiema platformami

1 stycznia 2022 roku polski rząd uruchomił Krajowy System e-Faktur, który gromadził będzie wszystkie faktury polskich przedsiębiorców. Centralny system ma na celu zwiększenie przejrzystości i usprawnienie wykrywania nieprawidłowości w rozliczeniach podatkowych. Oznacza to sporą zmianę dla polskich firm, również w zakresie aktualizacji programów zajmujących się m.in. fakturowaniem. 

Poszukując informacji na temat KSeF, możesz natknąć się na platformę PEF (Platforma Elektronicznego Fakturowania). To nie to samo co Krajowy System e-Faktur.

Czym się różnią te dwa systemy?

Zobacz także: Czym są faktury ustrukturyzowane? Sprawdź 10 rzeczy, które musisz wiedzieć o nich i o Krajowym Systemie e-Faktur

PEF - Platforma Elektronicznego Fakturowania

Mimo że PEF nie jest nowym systemem na rynku, to ze względu na natężenie informacji dotyczących KSeF, może się częściej pojawić w wynikach wyszukiwania. 

PEF (Platforma Elektronicznego Fakturowania) służy głównie do obsługi faktur w ramach zamówień publicznych oraz umożliwia wymianę faktur między firmami a instytucjami publicznymi. Faktury wystawione w PEF na ten moment nie są widoczne w KSeF, i odwrotnie. System faktur ustrukturyzowanych w rozumieniu ustawy z dnia 9 listopada 2018 r. o elektronicznym fakturowaniu w zamówieniach publicznych, koncesjach na roboty budowlane lub usługi oraz partnerstwie publiczno-prywatnym (Dz. U. z 2020 r. poz. 1666 ze zm.) i system faktur ustrukturyzowanych wystawianych w ramach KSeF w wersji fakultatywnej były systemami funkcjonującymi odrębnie.

Natomiast w okresie obligatoryjnego KSeF, co do zasady wszyscy podatnicy VAT będą zobowiązani do wystawiania e-faktur. Faktury w relacji B2G (Business to Government) wystawione w PEF, po przesłaniu do KSeF oraz po nadaniu im numeru KSeF, będą udostępnione kontrahentowi i uznane za fakturę ustrukturyzowaną

Korzystając z Platformy Elektronicznego Fakturowania każdy elektroniczny dokument można przygotować, zweryfikować jego kompletność i poprawność oraz przesłać i odebrać. Usługi PEF świadczy dwóch brokerów (na podstawie umów zawartych przez Ministerstwo Rozwoju): Firma Infinite IT Solutions oraz Konsorcjum PEFexpert. Podmioty mogą jednocześnie korzystać tylko z usług jednego Brokera PEF (wybór jest dowolny).

KSeF nie jest częścią systemu PEF.

PEF – dla kogo?

Platforma Elektronicznego Fakturowania dedykowana jest:

  • instytucjom składającym zamówienia publiczne, np. Urzędom
  • wykonawcom zamówień publicznych, np. przedsiębiorcom, którzy wykonują usługi lub/i dostarczają towary dla podmiotów publicznych. 

Obecny obowiązek elektronicznego fakturowania 

Kto w chwili obecnej musi, jeszcze przed wejściem Krajowego Systemu e-Faktur, korzystać z elektronicznego fakturowania? Konieczność odbioru ustrukturyzowanych faktur elektronicznych obejmuje zamawiających, którzy są zobowiązani do stosowania przepisów ustawy Prawo zamówień publicznych lub Ustawy o umowie koncesji lub Ustawy o partnerstwie publiczno-prywatnym. Przepis ten wszedł w życie 18 kwietnia 2019 roku (dla zamówień o wartości powyżej 30 tys. EURO). Od 1 sierpnia 2019 roku zaczął obowiązywać dla wszystkich zamówień publicznych.

Oto lista instytucji najczęściej realizujących zamówienia publiczne, na które muszą być wystawiane faktury ustrukturyzowane:

  • organy władzy publicznej, administracji rządowej, kontroli państwowej i ochrony prawa, sądy i trybunały
  • jednostki samorządu terytorialnego (gminy, powiaty, samorząd województwa) oraz ich związki
  • państwowe jednostki budżetowe
  • samorządowe zakłady budżetowe
  • agencje wykonawcze
  • instytucje gospodarki budżetowej
  • państwowe fundusze celowe
  • Zakłady Ubezpieczeń Społecznych i zarządzane przez nie fundusze oraz Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego i fundusze zarządzane przez Prezesa KRUS
  • Narodowy Fundusz Zdrowia
  • samodzielne publiczne zakłady opieki zdrowotnej (SPZOZ)
  • uczelnie publiczne
  • Polska Akademia Nauk i tworzone przez nią jednostki organizacyjne
  • państwowe i samorządowe instytucje kultury oraz państwowe instytucje filmowe
  • inne państwowe lub samorządowe osoby prawne utworzone na podstawie odrębnych ustaw w celu wykonywania zadań publicznych, z wyłączeniem przedsiębiorstw, instytutów badawczych, banków i spółek prawa handlowego

Sprawdź także: Oficjalna strona internetowa Platformy Elektronicznego Fakturownia PEF Portal (efaktura.gov.pl)

KSeF jako jednostka niezależna od PEF

Fakturownia podąża za zmianami prawnymi w Polsce i w Europie
Fakturownia to prosty system, do zarządzania przychodami i wydatkami, a także całymi finansami firmy.
Zarejestruj się w Fakturownia.pl

Krajowy System e-Faktur nie jest częścią Platformy Elektronicznego Fakturowania. To platforma do składania elektronicznych faktur ustrukturyzowanych dla wszystkich polskich przedsiębiorców. 

KSeF jako rozwiązanie dobrowolne weszło w życie 1 stycznia 2022 roku, natomiast od lutego 2026 (dwa etapy wdrożenia – luty i kwiecień 2026, w zależności od wielkości i obrotów przedsiębiorstwa) będzie to już obowiązek większości przedsiębiorców. 

Celem KSeF ma być lepsza efektywność pracy (automatyczne księgowanie), mniejsze koszty obsługi księgowej, minimalizacja ryzyka pomyłek, ujednolicenie faktur, krótszy do 40 dni termin zwrotu podatku czy np. przyspieszenie obiegu dokumentów. 

Zobacz również oficjalne informacje nt. KSeF na platformie https://ksef.podatki.gov.pl/

Koniecznie obejrzy także webinary Fakturowni o KSeF:

Niniejszy artykuł nie stanowi porady prawnej ani podatkowej i jako taka nie powinien być traktowany, a przedstawione treści mogą ulec przedawnieniu. Czytelnik wykorzystuje poglądy przedstawione przez Autora dla własnych potrzeb jedynie na własną odpowiedzialność. 
 
Zachęcamy do śledzenia nas na TwitterzeFacebooku oraz Instagramie.
Zobacz więcej wpisów

Wypróbuj Fakturownię za darmo

Testuj wszystkie funkcje przez 30 dni bez opłat

Zarejestruj się!
  • Jak sporządzić sprawozdanie finansowe?
    Fakturownia - porady

    Jak sporządzić sprawozdanie finansowe?

    Sporządzenie sprawozdania finansowego to obowiązek wielu przedsiębiorców, który wymaga precyzji i znajomości przepisów. W artykule wyjaśniamy, jak przygotować ten dokument, jakie elementy powinien zawierać i jak uniknąć najczęstszych błędów.


    2025-07-30

    Fakturownia

  • Założenie firmy bez wychodzenia z domu
    Fakturownia - porady

    Założenie firmy bez wychodzenia z domu – czyli CEIDG-1 w praktyce

    Chcesz założyć działalność gospodarczą bez wychodzenia z domu? Dzięki formularzowi CEIDG-1 zrobisz to w pełni online – szybko, wygodnie i bez zbędnych formalności. W artykule wyjaśniamy, jak krok po kroku przejść przez rejestrację firmy, jakie dokumenty przygotować i na co zwrócić uwagę, by uniknąć błędów.


    2025-07-25

    Fakturownia

  • Sprawozdania finansowe do PFRON
    Fakturownia - porady

    Sprawozdania finansowe do PFRON – kto musi je wysłać i kiedy?

    Państwowy Fundusz Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych (PFRON) to kluczowa instytucja wspierająca zatrudnienie i rehabilitację osób z niepełnosprawnościami w Polsce. Jednym z warunków uzyskania wsparcia finansowego, np. dofinansowania do wynagrodzeń pracowników z niepełnosprawnościami, jest przestrzeganie obowiązków sprawozdawczych. W artykule wyjaśniamy, kto musi składać sprawozdania finansowe lub oświadczenia do PFRON, w jakich terminach oraz jakie konsekwencje wynikają z niedopełnienia tych obowiązków.


    2025-07-21

    Fakturownia

  • Jak zaoszczędzić pieniądzę w małej firmie?
    Prowadzenie firmy

    Jak zaoszczędzić pieniądze w małej firmie?

    Małe firmy często muszą działać w warunkach ograniczonego budżetu, gdzie każdy wydatek ma kluczowe znaczenie. Efektywne zarządzanie finansami pozwala nie tylko przetrwać trudne okresy, ale także budować fundamenty pod rozwój i zwiększać konkurencyjność na rynku. Poniżej przedstawiamy praktyczne, sprawdzone sposoby na optymalizację wydatków, które pomogą Twojej firmie działać efektywniej i generować oszczędności.


    2025-06-30

    Blog

  • Urlop dla samozatrudnionych
    Prowadzenie firmy

    Urlop dla samozatrudnionych – jak działa i na czym polega?

    Wielu przedsiębiorców rozważa możliwość skorzystania z urlopu, jednak samozatrudnieni nie mają prawa do urlopu wypoczynkowego w rozumieniu Kodeksu pracy. Samozatrudnienie, czyli prowadzenie jednoosobowej działalności gospodarczej (JDG), nie jest bowiem stosunkiem pracy, co skutkuje brakiem ustawowego prawa do urlopu wypoczynkowego oraz innych urlopów pracowniczych. Przedsiębiorcy mogą jednak organizować swój czas wolny, choć odbywa się to na innych zasadach niż w przypadku etatowców.

     


    2025-06-20

    Blog

  • Koszty w firmie
    Prowadzenie firmy

    Koszty w firmie – jak nimi operować i jak mogą działać w praktyce?

    Prowadzenie działalności gospodarczej wiąże się nie tylko z pozyskiwaniem przychodów, ale również z koniecznością ponoszenia kosztów. Dla wielu przedsiębiorców, szczególnie prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą, umiejętne zarządzanie kosztami to kluczowy element skutecznej optymalizacji podatkowej. W niniejszym artykule przedstawiamy, czym są koszty uzyskania przychodu, co można do nich zaliczyć i w jakich sytuacjach ich generowanie jest rzeczywiście opłacalne.


    2025-06-16

    Blog