Blog Fakturowni

Witamy Cię na blogu Fakturowni! Sprawdź polecane artykuły lub znajdź temat, który Cię interesuje.

Miesiąc od wprowadzenia RODO — przewaga elektronicznego archiwizowania dokumentów

Spis treści:

25 maja 2018 weszły w życie zapisy rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych. Obejmują one wszelkie czynności, związane z przetwarzaniem danych osobowych: ich zbieranie, przechowywanie, usuwanie, opracowywanie oraz udostępnianie.

Nowe zasady, regulowane przez RODO obowiązują wszystkich przedsiębiorców, przetwarzających dane na terenie Unii Europejskiej. Celem ich wprowadzenia była nie tylko konieczność ujednolicenia przepisów wśród wszystkich krajów UE, ale także nowe wyzwania i przemiany, spowodowane wszechogarniającą nas globalizacją oraz gwałtownym postępem technologicznym. Biorąc pod uwagę fakt, że RODO obejmuje wszelkie czynności, które mają za przedmiot dane osobowe, w tym również archiwizowania dokumentów, warto szczególnie zadbać o ich bezpieczeństwo.

Zasada integralności i poufności danych

Zgodnie z zapisami RODO, dane muszą być przetwarzane w sposób zapewniający odpowiednie bezpieczeństwo danych osobowych, w tym ochronę przed niedozwolonym lub niezgodnym z prawem przetwarzaniem oraz przypadkową utratą, zniszczeniem lub uszkodzeniem, za pomocą odpowiednich środków technicznych lub organizacyjnych. A to może okazać się sporym wyzwaniem. Zwłaszcza jeśli przedsiębiorca zdecyduje się archiwizować dokumenty w tradycyjnej, papierowej formie.

Bezpieczeństwo dokumentacji zawierającej dane osobowe

Jak pokazują statystyki, aż 70 proc. wszystkich ważnych danych nadal drukuje się na papierze. Bardzo często dokumenty te trafiają do kosza. A to niesie za sobą ryzyko kradzieży informacji lub ich nielegalnego wycieku. Zdaniem ekspertów z PWC, aż 36 proc. incydentów bezpieczeństwa w firmach jest związanych z papierem. A to może mieć katastrofalne w skutkach konsekwencje. Niedostateczna dbałość o bezpieczeństwo papierowych archiwów może narazić firmę nie tylko na straty finansowe, ale również na utratę przewagi konkurencyjnej i reputacji. Po wejściu w życie RODO, naruszenie bezpieczeństwa takich danych to również ryzyko postępowania sądowego i wysokich kar.

Elektroniczne archiwizowanie dokumentów — dlaczego warto?

Aby zapewnić danym osobowym należyte bezpieczeństwo, warto rozważyć ich archiwizowanie w elektronicznej formie. Jakie są główne zalety takie rozwiązania?

Archiwizując dokumenty w sposób elektroniczny:

  • Sprawisz, że dane osobowe będą całkowicie bezpieczne. Zwłaszcza jeśli do archiwizacji dokumentów wybierzesz sprawdzone narzędzie. Czy wiesz, że używając programu Fakturownia, możesz zabezpieczyć konto przed niepowołanym logowaniem? Jego właściciel ma bowiem możliwość wskazania wybranych numerów IP, z których dostęp do konta będzie możliwy. Może to być na przykład adres IP używany w biurze firmy. To jednak nie wszystko. Fakturownia.pl posiada także zabezpieczenia na wzór systemów bankowych, a sam program jest szyfrowany i zabezpieczony certyfikatem SSL, co dodatkowo zwiększa poziom bezpieczeństwa;
     
  • Wyeliminujesz ryzyko mechanicznego uszkodzenia danych (np. z powodu rozlania cieczy czy niezamierzonego zniszczenia). Takie zdarzenia często mają nieodwracalne, wyjątkowo nieprzyjemne konsekwencje. Zwłaszcza w kontekście wymaganego przez prawo okresu przechowywania informacji;
     
  • Możesz odzyskać dane w przypadku awarii. System Fakturownia zapewnia użytkownikom bezpłatny backup. W praktyce oznacza to, że w przypadku awarii systemu lub innych zdarzeń losowych, dane „nie przepadną”, a przedsiębiorca z powodzeniem je odzyska;
     
  • Możesz sięgnąć po nie w dowolnej chwili z dowolnego miejsca na świecie. Chcesz przesłać kontrahentowi ważny dokument? A może zweryfikować dane finansowe przedsiębiorstwa? Dzięki elektronicznemu archiwum będziesz miał dostęp do kluczowych informacji z dowolnego miejsca na świecie, o każdej porze dnia i nocy;
     
  • Zaoszczędzisz sporo miejsca. Stworzenie archiwum papierowych dokumentów jest nie tylko czasochłonne, ale również kosztowne. Elektroniczna archiwizacja dokumentów pomoże Ci zaoszczędzić nie tylko miejsce, ale również pieniądze które musiałbyś przeznaczyć na zakup odpowiednich zabezpieczeń;
     
  • Możesz łatwiej, szybciej i bezpiecznej je utylizować, eliminując ryzyko kradzieży lub wycieku danych.

 

Niniejszy artykuł nie stanowi porady prawnej ani podatkowej i jako taka nie powinien być traktowany, a przedstawione treści mogą ulec przedawnieniu. Czytelnik wykorzystuje poglądy przedstawione przez Autora dla własnych potrzeb jedynie na własną odpowiedzialność. 

 

Zobacz więcej wpisów
  • podatki 2025
    Fakturownia - aktualności

    Co się zmieniło w podatkach w 2025 roku? Kluczowe informacje dla przedsiębiorców

    Zasady, które wchodzą w życie w 2025 roku dotykają wszystkich – od jednoosobowych działalności, po międzynarodowe koncerny. Czekają nas uproszczenia w składkach, nowe metody rozliczeń, obowiązki sprawozdawcze oraz korzystne rozwiązania dla firm działających poza granicami kraju. Jeśli prowadzisz biznes – niezależnie od jego skali – te informacje są dla Ciebie niezbędne. Podatki 2025 – zobacz, co się zmieniło i jak przygotować się na nową rzeczywistość podatkową.


    2025-04-16

    Blog

  • MŚP w czasach AI, czyli jak się wybić na tle konkurencji?
    Fakturownia - aktualności

    MŚP w czasach AI, czyli jak się wybić na tle konkurencji?

    Chcielibyśmy podziękować wszystkim, którzy zapisali się na nasz webinar "MŚP w czasach AI, czyli jak się wybić na tle konkurencji?". Niestety, z przyczyn technicznych webinar nie odbył się na żywo.


    2024-06-12

    Ewelina Helbrecht

  • KSeF bez tajemnic: Co się zmienia po ogłoszeniu wyniku audytu technicznego?
    Fakturownia - aktualności

    KSeF bez tajemnic: Co się zmienia po ogłoszeniu wyniku audytu technicznego?

    Od trzęsienia ziemi do trzęsienia ziemi”, czyli o zmianach we wdrażaniu KSeF po wyniku audytu technicznego szczegółowo omówiła Magdalena Malicka, Analityczka Biznesowa i specjalistka ds. KSeF w Fakturowni.


    2024-05-23

    Ewelina Helbrecht

  • Aktualizacje systemu: nowa strona z podsumowaniami zmian w Fakturowni
    Fakturownia – komunikaty

    Aktualizacje systemu: nowa strona z podsumowaniami zmian w Fakturowni

    Dbamy o to, aby nasz system był dla Was prosty, intuicyjny i wygodny. Podobna myśl przyświecała nam, kiedy przygotowywaliśmy dla Was stronę Aktualizacje systemu, która pozwoli Wam wygodniej zapoznawać się ze zmianami wprowadzanymi w Fakturowni.


    2025-04-10

    Paulina Grzęda

  • Nowości i optymalizacje: luty 2025
    Fakturownia – komunikaty

    Nowości i optymalizacje: luty 2025

    Rozwijając Fakturownię, stawiamy sobie za cel przede wszystkim jej praktyczny charakter. Po ostatnim miesiącu znajdziecie więc w naszym systemie nową funkcję, której brakowało Wam do tej pory oraz usprawnienia kilku innych, z których chętnie korzystacie w codziennej pracy. Oprócz tego informujemy o czasowym wyłączeniu jednej opcji. Zapraszamy do zapoznania się z podsumowaniem najważniejszych zmian systemowych wprowadzonych w lutym!

     


    2025-03-10

    Paulina Grzęda

  • Nowości i optymalizacje: styczeń 2025
    Fakturownia – komunikaty

    Nowości i optymalizacje: styczeń 2025

    Rok 2025 rozpoczęliśmy hucznie, oddając w Wasze ręce długo wyczekiwaną funkcję e-Paragonów. Oprócz tego w naszym systemie czeka na Was szereg optymalizacji ułatwiających codzienną pracę – serdecznie zapraszamy więc do zapoznania się z podsumowaniem styczniowych wdrożeń w Fakturowni!


    2025-02-12

    Paulina Grzęda

Miesiąc od wprowadzenia RODO — przewaga elektronicznego archiwizowania dokumentów

Spis treści:

25 maja 2018 weszły w życie zapisy rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych. Obejmują one wszelkie czynności, związane z przetwarzaniem danych osobowych: ich zbieranie, przechowywanie, usuwanie, opracowywanie oraz udostępnianie.

Nowe zasady, regulowane przez RODO obowiązują wszystkich przedsiębiorców, przetwarzających dane na terenie Unii Europejskiej. Celem ich wprowadzenia była nie tylko konieczność ujednolicenia przepisów wśród wszystkich krajów UE, ale także nowe wyzwania i przemiany, spowodowane wszechogarniającą nas globalizacją oraz gwałtownym postępem technologicznym. Biorąc pod uwagę fakt, że RODO obejmuje wszelkie czynności, które mają za przedmiot dane osobowe, w tym również archiwizowania dokumentów, warto szczególnie zadbać o ich bezpieczeństwo.

Zasada integralności i poufności danych

Zgodnie z zapisami RODO, dane muszą być przetwarzane w sposób zapewniający odpowiednie bezpieczeństwo danych osobowych, w tym ochronę przed niedozwolonym lub niezgodnym z prawem przetwarzaniem oraz przypadkową utratą, zniszczeniem lub uszkodzeniem, za pomocą odpowiednich środków technicznych lub organizacyjnych. A to może okazać się sporym wyzwaniem. Zwłaszcza jeśli przedsiębiorca zdecyduje się archiwizować dokumenty w tradycyjnej, papierowej formie.

Bezpieczeństwo dokumentacji zawierającej dane osobowe

Jak pokazują statystyki, aż 70 proc. wszystkich ważnych danych nadal drukuje się na papierze. Bardzo często dokumenty te trafiają do kosza. A to niesie za sobą ryzyko kradzieży informacji lub ich nielegalnego wycieku. Zdaniem ekspertów z PWC, aż 36 proc. incydentów bezpieczeństwa w firmach jest związanych z papierem. A to może mieć katastrofalne w skutkach konsekwencje. Niedostateczna dbałość o bezpieczeństwo papierowych archiwów może narazić firmę nie tylko na straty finansowe, ale również na utratę przewagi konkurencyjnej i reputacji. Po wejściu w życie RODO, naruszenie bezpieczeństwa takich danych to również ryzyko postępowania sądowego i wysokich kar.

Elektroniczne archiwizowanie dokumentów — dlaczego warto?

Aby zapewnić danym osobowym należyte bezpieczeństwo, warto rozważyć ich archiwizowanie w elektronicznej formie. Jakie są główne zalety takie rozwiązania?

Archiwizując dokumenty w sposób elektroniczny:

  • Sprawisz, że dane osobowe będą całkowicie bezpieczne. Zwłaszcza jeśli do archiwizacji dokumentów wybierzesz sprawdzone narzędzie. Czy wiesz, że używając programu Fakturownia, możesz zabezpieczyć konto przed niepowołanym logowaniem? Jego właściciel ma bowiem możliwość wskazania wybranych numerów IP, z których dostęp do konta będzie możliwy. Może to być na przykład adres IP używany w biurze firmy. To jednak nie wszystko. Fakturownia.pl posiada także zabezpieczenia na wzór systemów bankowych, a sam program jest szyfrowany i zabezpieczony certyfikatem SSL, co dodatkowo zwiększa poziom bezpieczeństwa;
     
  • Wyeliminujesz ryzyko mechanicznego uszkodzenia danych (np. z powodu rozlania cieczy czy niezamierzonego zniszczenia). Takie zdarzenia często mają nieodwracalne, wyjątkowo nieprzyjemne konsekwencje. Zwłaszcza w kontekście wymaganego przez prawo okresu przechowywania informacji;
     
  • Możesz odzyskać dane w przypadku awarii. System Fakturownia zapewnia użytkownikom bezpłatny backup. W praktyce oznacza to, że w przypadku awarii systemu lub innych zdarzeń losowych, dane „nie przepadną”, a przedsiębiorca z powodzeniem je odzyska;
     
  • Możesz sięgnąć po nie w dowolnej chwili z dowolnego miejsca na świecie. Chcesz przesłać kontrahentowi ważny dokument? A może zweryfikować dane finansowe przedsiębiorstwa? Dzięki elektronicznemu archiwum będziesz miał dostęp do kluczowych informacji z dowolnego miejsca na świecie, o każdej porze dnia i nocy;
     
  • Zaoszczędzisz sporo miejsca. Stworzenie archiwum papierowych dokumentów jest nie tylko czasochłonne, ale również kosztowne. Elektroniczna archiwizacja dokumentów pomoże Ci zaoszczędzić nie tylko miejsce, ale również pieniądze które musiałbyś przeznaczyć na zakup odpowiednich zabezpieczeń;
     
  • Możesz łatwiej, szybciej i bezpiecznej je utylizować, eliminując ryzyko kradzieży lub wycieku danych.

 

Niniejszy artykuł nie stanowi porady prawnej ani podatkowej i jako taka nie powinien być traktowany, a przedstawione treści mogą ulec przedawnieniu. Czytelnik wykorzystuje poglądy przedstawione przez Autora dla własnych potrzeb jedynie na własną odpowiedzialność. 

 

Zobacz więcej wpisów

Wypróbuj Fakturownię za darmo

Testuj wszystkie funkcje przez 30 dni bez opłat

Zarejestruj się!
  • Zgody marketingowe
    Fakturownia - porady

    Zgody marketingowe – jak je uzyskać? Przepisy, które musisz znać!

    Zgody marketingowe to kluczowy element działań promocyjnych każdej firmy. Jak je pozyskać zgodnie z prawem i zbudować zaufanie klientów? Poznaj przepisy i praktyczne wskazówki, które ułatwią Ci skuteczny marketing w firmie.


    2025-06-25

    Blog

  • przed założeniem firmy
    Fakturownia - porady

    Sprawy, które warto przemyśleć przed założeniem firmy

    Założenie własnej działalności gospodarczej to krok, który może odmienić Twoje zawodowe życie. Zanim jednak wpiszesz dane do CEIDG i rozpoczniesz działalność, warto przeanalizować kilka kluczowych kwestii. Staranne przygotowanie pozwoli uniknąć kosztownych błędów i stworzyć solidne fundamenty dla przyszłego biznesu.


    2025-06-03

    Blog

  • Jak uzyskać dofinansowanie z urzędu pracy na szkolenie zawodowe?
    Fakturownia - porady

    Jak uzyskać dofinansowanie z urzędu pracy na szkolenie zawodowe?

    Jeśli jesteś aktualnie osobą bezrobotną, masz problemy ze znalezieniem zatrudnienia lub pragniesz zmienić swoje kwalifikacje zawodowe, to powinieneś wiedzieć, z jakich form pomocy możesz skorzystać.


    2025-05-30

    Sandra Wiśniewska, Sylwia Cerecka

  • Jak zaoszczędzić pieniądzę w małej firmie?
    Prowadzenie firmy

    Jak zaoszczędzić pieniądze w małej firmie?

    Małe firmy często muszą działać w warunkach ograniczonego budżetu, gdzie każdy wydatek ma kluczowe znaczenie. Efektywne zarządzanie finansami pozwala nie tylko przetrwać trudne okresy, ale także budować fundamenty pod rozwój i zwiększać konkurencyjność na rynku. Poniżej przedstawiamy praktyczne, sprawdzone sposoby na optymalizację wydatków, które pomogą Twojej firmie działać efektywniej i generować oszczędności.


    2025-06-30

    Blog

  • Urlop dla samozatrudnionych
    Prowadzenie firmy

    Urlop dla samozatrudnionych – jak działa i na czym polega?

    Wielu przedsiębiorców rozważa możliwość skorzystania z urlopu, jednak samozatrudnieni nie mają prawa do urlopu wypoczynkowego w rozumieniu Kodeksu pracy. Samozatrudnienie, czyli prowadzenie jednoosobowej działalności gospodarczej (JDG), nie jest bowiem stosunkiem pracy, co skutkuje brakiem ustawowego prawa do urlopu wypoczynkowego oraz innych urlopów pracowniczych. Przedsiębiorcy mogą jednak organizować swój czas wolny, choć odbywa się to na innych zasadach niż w przypadku etatowców.

     


    2025-06-20

    Blog

  • Koszty w firmie
    Prowadzenie firmy

    Koszty w firmie – jak nimi operować i jak mogą działać w praktyce?

    Prowadzenie działalności gospodarczej wiąże się nie tylko z pozyskiwaniem przychodów, ale również z koniecznością ponoszenia kosztów. Dla wielu przedsiębiorców, szczególnie prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą, umiejętne zarządzanie kosztami to kluczowy element skutecznej optymalizacji podatkowej. W niniejszym artykule przedstawiamy, czym są koszty uzyskania przychodu, co można do nich zaliczyć i w jakich sytuacjach ich generowanie jest rzeczywiście opłacalne.


    2025-06-16

    Blog