Blog Fakturowni

Witamy Cię na blogu Fakturowni! Sprawdź polecane artykuły lub znajdź temat, który Cię interesuje.

Miesiąc od wprowadzenia RODO — przewaga elektronicznego archiwizowania dokumentów

Spis treści:

25 maja 2018 weszły w życie zapisy rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych. Obejmują one wszelkie czynności, związane z przetwarzaniem danych osobowych: ich zbieranie, przechowywanie, usuwanie, opracowywanie oraz udostępnianie.

Nowe zasady, regulowane przez RODO obowiązują wszystkich przedsiębiorców, przetwarzających dane na terenie Unii Europejskiej. Celem ich wprowadzenia była nie tylko konieczność ujednolicenia przepisów wśród wszystkich krajów UE, ale także nowe wyzwania i przemiany, spowodowane wszechogarniającą nas globalizacją oraz gwałtownym postępem technologicznym. Biorąc pod uwagę fakt, że RODO obejmuje wszelkie czynności, które mają za przedmiot dane osobowe, w tym również archiwizowania dokumentów, warto szczególnie zadbać o ich bezpieczeństwo.

Zasada integralności i poufności danych

Zgodnie z zapisami RODO, dane muszą być przetwarzane w sposób zapewniający odpowiednie bezpieczeństwo danych osobowych, w tym ochronę przed niedozwolonym lub niezgodnym z prawem przetwarzaniem oraz przypadkową utratą, zniszczeniem lub uszkodzeniem, za pomocą odpowiednich środków technicznych lub organizacyjnych. A to może okazać się sporym wyzwaniem. Zwłaszcza jeśli przedsiębiorca zdecyduje się archiwizować dokumenty w tradycyjnej, papierowej formie.

Bezpieczeństwo dokumentacji zawierającej dane osobowe

Jak pokazują statystyki, aż 70 proc. wszystkich ważnych danych nadal drukuje się na papierze. Bardzo często dokumenty te trafiają do kosza. A to niesie za sobą ryzyko kradzieży informacji lub ich nielegalnego wycieku. Zdaniem ekspertów z PWC, aż 36 proc. incydentów bezpieczeństwa w firmach jest związanych z papierem. A to może mieć katastrofalne w skutkach konsekwencje. Niedostateczna dbałość o bezpieczeństwo papierowych archiwów może narazić firmę nie tylko na straty finansowe, ale również na utratę przewagi konkurencyjnej i reputacji. Po wejściu w życie RODO, naruszenie bezpieczeństwa takich danych to również ryzyko postępowania sądowego i wysokich kar.

Elektroniczne archiwizowanie dokumentów — dlaczego warto?

Aby zapewnić danym osobowym należyte bezpieczeństwo, warto rozważyć ich archiwizowanie w elektronicznej formie. Jakie są główne zalety takie rozwiązania?

Archiwizując dokumenty w sposób elektroniczny:

  • Sprawisz, że dane osobowe będą całkowicie bezpieczne. Zwłaszcza jeśli do archiwizacji dokumentów wybierzesz sprawdzone narzędzie. Czy wiesz, że używając programu Fakturownia, możesz zabezpieczyć konto przed niepowołanym logowaniem? Jego właściciel ma bowiem możliwość wskazania wybranych numerów IP, z których dostęp do konta będzie możliwy. Może to być na przykład adres IP używany w biurze firmy. To jednak nie wszystko. Fakturownia.pl posiada także zabezpieczenia na wzór systemów bankowych, a sam program jest szyfrowany i zabezpieczony certyfikatem SSL, co dodatkowo zwiększa poziom bezpieczeństwa;
     
  • Wyeliminujesz ryzyko mechanicznego uszkodzenia danych (np. z powodu rozlania cieczy czy niezamierzonego zniszczenia). Takie zdarzenia często mają nieodwracalne, wyjątkowo nieprzyjemne konsekwencje. Zwłaszcza w kontekście wymaganego przez prawo okresu przechowywania informacji;
     
  • Możesz odzyskać dane w przypadku awarii. System Fakturownia zapewnia użytkownikom bezpłatny backup. W praktyce oznacza to, że w przypadku awarii systemu lub innych zdarzeń losowych, dane „nie przepadną”, a przedsiębiorca z powodzeniem je odzyska;
     
  • Możesz sięgnąć po nie w dowolnej chwili z dowolnego miejsca na świecie. Chcesz przesłać kontrahentowi ważny dokument? A może zweryfikować dane finansowe przedsiębiorstwa? Dzięki elektronicznemu archiwum będziesz miał dostęp do kluczowych informacji z dowolnego miejsca na świecie, o każdej porze dnia i nocy;
     
  • Zaoszczędzisz sporo miejsca. Stworzenie archiwum papierowych dokumentów jest nie tylko czasochłonne, ale również kosztowne. Elektroniczna archiwizacja dokumentów pomoże Ci zaoszczędzić nie tylko miejsce, ale również pieniądze które musiałbyś przeznaczyć na zakup odpowiednich zabezpieczeń;
     
  • Możesz łatwiej, szybciej i bezpiecznej je utylizować, eliminując ryzyko kradzieży lub wycieku danych.

 

Niniejszy artykuł nie stanowi porady prawnej ani podatkowej i jako taka nie powinien być traktowany, a przedstawione treści mogą ulec przedawnieniu. Czytelnik wykorzystuje poglądy przedstawione przez Autora dla własnych potrzeb jedynie na własną odpowiedzialność. 

 

Zobacz więcej wpisów
  • Nowe technologie w księgowości, które musisz poznać!
    Fakturownia - aktualności

    Nowe technologie w księgowości, które musisz poznać!

    Współczesna księgowość dynamicznie się zmienia pod wpływem nowych technologii, które automatyzują procesy, zwiększają bezpieczeństwo danych i obniżają koszty zarządzania finansami. Rozwiązania takie jak księgowość online, chmura obliczeniowa, e-faktury, technologia OCR czy automatyzacja procesów księgowych rewolucjonizują sposób, w jaki przedsiębiorcy i księgowi zarządzają dokumentacją finansową. W tym artykule przybliżamy kluczowe innowacje, które stają się standardem w nowoczesnej księgowości.


    2025-08-22

    Fakturownia

  • Czterodniowy tydzień pracy – wszystko, o czym musisz wiedzieć!
    Fakturownia - aktualności

    Czterodniowy tydzień pracy – wszystko, o czym musisz wiedzieć!

    W ostatnich latach koncepcja czterodniowego tygodnia pracy zyskała ogromne zainteresowanie na całym świecie. Przedsiębiorcy, pracownicy oraz ekonomiści coraz częściej zastanawiają się, czy skrócenie tygodnia pracy do czterech dni może przynieść korzyści zarówno dla firm, jak i zatrudnionych. W tym artykule przyjrzymy się bliżej temu modelowi – jego zaletom, wyzwaniom oraz praktycznym aspektom wdrożenia.


    2025-08-18

    Fakturownia

  • Poznaj najważniejsze zmiany w małym ZUSie na 2026 rok
    Fakturownia - aktualności

    Poznaj najważniejsze zmiany w małym ZUSie na 2026 rok

    Mały ZUS Plus to rozwiązanie, które pozwala przedsiębiorcom na płacenie niższych składek na ubezpieczenia społeczne. W 2026 roku postulowane są zmiany, które mogą ułatwić korzystanie z tej ulgi i dostosować ją do obecnych realiów gospodarczych. W artykule wyjaśniamy, na czym polega Mały ZUS Plus, jakie są obecnie zasady oraz jakie zmiany planuje Ministerstwo Finansów.


    2025-08-15

    Fakturownia

  • Aktualizacje systemu: nowa strona z podsumowaniami zmian w Fakturowni
    Fakturownia – komunikaty

    Aktualizacje systemu: nowa strona z podsumowaniami zmian w Fakturowni

    Dbamy o to, aby nasz system był dla Was prosty, intuicyjny i wygodny. Podobna myśl przyświecała nam, kiedy przygotowywaliśmy dla Was stronę Aktualizacje systemu, która pozwoli Wam wygodniej zapoznawać się ze zmianami wprowadzanymi w Fakturowni.


    2025-04-10

    Paulina Grzęda

  • Nowości i optymalizacje: luty 2025
    Fakturownia – komunikaty

    Nowości i optymalizacje: luty 2025

    Rozwijając Fakturownię, stawiamy sobie za cel przede wszystkim jej praktyczny charakter. Po ostatnim miesiącu znajdziecie więc w naszym systemie nową funkcję, której brakowało Wam do tej pory oraz usprawnienia kilku innych, z których chętnie korzystacie w codziennej pracy. Oprócz tego informujemy o czasowym wyłączeniu jednej opcji. Zapraszamy do zapoznania się z podsumowaniem najważniejszych zmian systemowych wprowadzonych w lutym!

     


    2025-03-10

    Paulina Grzęda

  • Nowości i optymalizacje: styczeń 2025
    Fakturownia – komunikaty

    Nowości i optymalizacje: styczeń 2025

    Rok 2025 rozpoczęliśmy hucznie, oddając w Wasze ręce długo wyczekiwaną funkcję e-Paragonów. Oprócz tego w naszym systemie czeka na Was szereg optymalizacji ułatwiających codzienną pracę – serdecznie zapraszamy więc do zapoznania się z podsumowaniem styczniowych wdrożeń w Fakturowni!


    2025-02-12

    Paulina Grzęda

Miesiąc od wprowadzenia RODO — przewaga elektronicznego archiwizowania dokumentów

Spis treści:

25 maja 2018 weszły w życie zapisy rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych. Obejmują one wszelkie czynności, związane z przetwarzaniem danych osobowych: ich zbieranie, przechowywanie, usuwanie, opracowywanie oraz udostępnianie.

Nowe zasady, regulowane przez RODO obowiązują wszystkich przedsiębiorców, przetwarzających dane na terenie Unii Europejskiej. Celem ich wprowadzenia była nie tylko konieczność ujednolicenia przepisów wśród wszystkich krajów UE, ale także nowe wyzwania i przemiany, spowodowane wszechogarniającą nas globalizacją oraz gwałtownym postępem technologicznym. Biorąc pod uwagę fakt, że RODO obejmuje wszelkie czynności, które mają za przedmiot dane osobowe, w tym również archiwizowania dokumentów, warto szczególnie zadbać o ich bezpieczeństwo.

Zasada integralności i poufności danych

Zgodnie z zapisami RODO, dane muszą być przetwarzane w sposób zapewniający odpowiednie bezpieczeństwo danych osobowych, w tym ochronę przed niedozwolonym lub niezgodnym z prawem przetwarzaniem oraz przypadkową utratą, zniszczeniem lub uszkodzeniem, za pomocą odpowiednich środków technicznych lub organizacyjnych. A to może okazać się sporym wyzwaniem. Zwłaszcza jeśli przedsiębiorca zdecyduje się archiwizować dokumenty w tradycyjnej, papierowej formie.

Bezpieczeństwo dokumentacji zawierającej dane osobowe

Jak pokazują statystyki, aż 70 proc. wszystkich ważnych danych nadal drukuje się na papierze. Bardzo często dokumenty te trafiają do kosza. A to niesie za sobą ryzyko kradzieży informacji lub ich nielegalnego wycieku. Zdaniem ekspertów z PWC, aż 36 proc. incydentów bezpieczeństwa w firmach jest związanych z papierem. A to może mieć katastrofalne w skutkach konsekwencje. Niedostateczna dbałość o bezpieczeństwo papierowych archiwów może narazić firmę nie tylko na straty finansowe, ale również na utratę przewagi konkurencyjnej i reputacji. Po wejściu w życie RODO, naruszenie bezpieczeństwa takich danych to również ryzyko postępowania sądowego i wysokich kar.

Elektroniczne archiwizowanie dokumentów — dlaczego warto?

Aby zapewnić danym osobowym należyte bezpieczeństwo, warto rozważyć ich archiwizowanie w elektronicznej formie. Jakie są główne zalety takie rozwiązania?

Archiwizując dokumenty w sposób elektroniczny:

  • Sprawisz, że dane osobowe będą całkowicie bezpieczne. Zwłaszcza jeśli do archiwizacji dokumentów wybierzesz sprawdzone narzędzie. Czy wiesz, że używając programu Fakturownia, możesz zabezpieczyć konto przed niepowołanym logowaniem? Jego właściciel ma bowiem możliwość wskazania wybranych numerów IP, z których dostęp do konta będzie możliwy. Może to być na przykład adres IP używany w biurze firmy. To jednak nie wszystko. Fakturownia.pl posiada także zabezpieczenia na wzór systemów bankowych, a sam program jest szyfrowany i zabezpieczony certyfikatem SSL, co dodatkowo zwiększa poziom bezpieczeństwa;
     
  • Wyeliminujesz ryzyko mechanicznego uszkodzenia danych (np. z powodu rozlania cieczy czy niezamierzonego zniszczenia). Takie zdarzenia często mają nieodwracalne, wyjątkowo nieprzyjemne konsekwencje. Zwłaszcza w kontekście wymaganego przez prawo okresu przechowywania informacji;
     
  • Możesz odzyskać dane w przypadku awarii. System Fakturownia zapewnia użytkownikom bezpłatny backup. W praktyce oznacza to, że w przypadku awarii systemu lub innych zdarzeń losowych, dane „nie przepadną”, a przedsiębiorca z powodzeniem je odzyska;
     
  • Możesz sięgnąć po nie w dowolnej chwili z dowolnego miejsca na świecie. Chcesz przesłać kontrahentowi ważny dokument? A może zweryfikować dane finansowe przedsiębiorstwa? Dzięki elektronicznemu archiwum będziesz miał dostęp do kluczowych informacji z dowolnego miejsca na świecie, o każdej porze dnia i nocy;
     
  • Zaoszczędzisz sporo miejsca. Stworzenie archiwum papierowych dokumentów jest nie tylko czasochłonne, ale również kosztowne. Elektroniczna archiwizacja dokumentów pomoże Ci zaoszczędzić nie tylko miejsce, ale również pieniądze które musiałbyś przeznaczyć na zakup odpowiednich zabezpieczeń;
     
  • Możesz łatwiej, szybciej i bezpiecznej je utylizować, eliminując ryzyko kradzieży lub wycieku danych.

 

Niniejszy artykuł nie stanowi porady prawnej ani podatkowej i jako taka nie powinien być traktowany, a przedstawione treści mogą ulec przedawnieniu. Czytelnik wykorzystuje poglądy przedstawione przez Autora dla własnych potrzeb jedynie na własną odpowiedzialność. 

 

Zobacz więcej wpisów

Wypróbuj Fakturownię za darmo

Testuj wszystkie funkcje przez 30 dni bez opłat

Zarejestruj się!
  • Firma w domu – co mogę rozliczyć i jak to zrobić?
    Fakturownia - porady

    Firma w domu – co mogę rozliczyć i jak to zrobić?

    Prowadzenie działalności gospodarczej we własnym domu lub mieszkaniu to rozwiązanie coraz częściej wybierane przez przedsiębiorców – szczególnie na początku drogi biznesowej, kiedy liczy się elastyczność i optymalizacja kosztów. Aby jednak w pełni i bezpiecznie skorzystać z podatkowych przywilejów wynikających z „firmy w domu”, warto wiedzieć, jakie wydatki można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu, jak ustalić proporcje ich wykorzystania oraz jak je prawidłowo udokumentować.


    2025-08-08

    Fakturownia

  • Jak sporządzić sprawozdanie finansowe?
    Fakturownia - porady

    Jak sporządzić sprawozdanie finansowe?

    Sporządzenie sprawozdania finansowego to obowiązek wielu przedsiębiorców, który wymaga precyzji i znajomości przepisów. W artykule wyjaśniamy, jak przygotować ten dokument, jakie elementy powinien zawierać i jak uniknąć najczęstszych błędów.


    2025-07-30

    Fakturownia

  • Założenie firmy bez wychodzenia z domu
    Fakturownia - porady

    Założenie firmy bez wychodzenia z domu – czyli CEIDG-1 w praktyce

    Chcesz założyć działalność gospodarczą bez wychodzenia z domu? Dzięki formularzowi CEIDG-1 zrobisz to w pełni online – szybko, wygodnie i bez zbędnych formalności. W artykule wyjaśniamy, jak krok po kroku przejść przez rejestrację firmy, jakie dokumenty przygotować i na co zwrócić uwagę, by uniknąć błędów.


    2025-07-25

    Fakturownia

  • Jak zaoszczędzić pieniądzę w małej firmie?
    Prowadzenie firmy

    Jak zaoszczędzić pieniądze w małej firmie?

    Małe firmy często muszą działać w warunkach ograniczonego budżetu, gdzie każdy wydatek ma kluczowe znaczenie. Efektywne zarządzanie finansami pozwala nie tylko przetrwać trudne okresy, ale także budować fundamenty pod rozwój i zwiększać konkurencyjność na rynku. Poniżej przedstawiamy praktyczne, sprawdzone sposoby na optymalizację wydatków, które pomogą Twojej firmie działać efektywniej i generować oszczędności.


    2025-06-30

    Blog

  • Urlop dla samozatrudnionych
    Prowadzenie firmy

    Urlop dla samozatrudnionych – jak działa i na czym polega?

    Wielu przedsiębiorców rozważa możliwość skorzystania z urlopu, jednak samozatrudnieni nie mają prawa do urlopu wypoczynkowego w rozumieniu Kodeksu pracy. Samozatrudnienie, czyli prowadzenie jednoosobowej działalności gospodarczej (JDG), nie jest bowiem stosunkiem pracy, co skutkuje brakiem ustawowego prawa do urlopu wypoczynkowego oraz innych urlopów pracowniczych. Przedsiębiorcy mogą jednak organizować swój czas wolny, choć odbywa się to na innych zasadach niż w przypadku etatowców.

     


    2025-06-20

    Blog

  • Koszty w firmie
    Prowadzenie firmy

    Koszty w firmie – jak nimi operować i jak mogą działać w praktyce?

    Prowadzenie działalności gospodarczej wiąże się nie tylko z pozyskiwaniem przychodów, ale również z koniecznością ponoszenia kosztów. Dla wielu przedsiębiorców, szczególnie prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą, umiejętne zarządzanie kosztami to kluczowy element skutecznej optymalizacji podatkowej. W niniejszym artykule przedstawiamy, czym są koszty uzyskania przychodu, co można do nich zaliczyć i w jakich sytuacjach ich generowanie jest rzeczywiście opłacalne.


    2025-06-16

    Blog