Blog Fakturowni

Witamy Cię na blogu Fakturowni! Sprawdź polecane artykuły lub znajdź temat, który Cię interesuje.

Miesiąc od wprowadzenia RODO — przewaga elektronicznego archiwizowania dokumentów

Spis treści:

25 maja 2018 weszły w życie zapisy rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych. Obejmują one wszelkie czynności, związane z przetwarzaniem danych osobowych: ich zbieranie, przechowywanie, usuwanie, opracowywanie oraz udostępnianie.

Nowe zasady, regulowane przez RODO obowiązują wszystkich przedsiębiorców, przetwarzających dane na terenie Unii Europejskiej. Celem ich wprowadzenia była nie tylko konieczność ujednolicenia przepisów wśród wszystkich krajów UE, ale także nowe wyzwania i przemiany, spowodowane wszechogarniającą nas globalizacją oraz gwałtownym postępem technologicznym. Biorąc pod uwagę fakt, że RODO obejmuje wszelkie czynności, które mają za przedmiot dane osobowe, w tym również archiwizowania dokumentów, warto szczególnie zadbać o ich bezpieczeństwo.

Zasada integralności i poufności danych

Zgodnie z zapisami RODO, dane muszą być przetwarzane w sposób zapewniający odpowiednie bezpieczeństwo danych osobowych, w tym ochronę przed niedozwolonym lub niezgodnym z prawem przetwarzaniem oraz przypadkową utratą, zniszczeniem lub uszkodzeniem, za pomocą odpowiednich środków technicznych lub organizacyjnych. A to może okazać się sporym wyzwaniem. Zwłaszcza jeśli przedsiębiorca zdecyduje się archiwizować dokumenty w tradycyjnej, papierowej formie.

Bezpieczeństwo dokumentacji zawierającej dane osobowe

Jak pokazują statystyki, aż 70 proc. wszystkich ważnych danych nadal drukuje się na papierze. Bardzo często dokumenty te trafiają do kosza. A to niesie za sobą ryzyko kradzieży informacji lub ich nielegalnego wycieku. Zdaniem ekspertów z PWC, aż 36 proc. incydentów bezpieczeństwa w firmach jest związanych z papierem. A to może mieć katastrofalne w skutkach konsekwencje. Niedostateczna dbałość o bezpieczeństwo papierowych archiwów może narazić firmę nie tylko na straty finansowe, ale również na utratę przewagi konkurencyjnej i reputacji. Po wejściu w życie RODO, naruszenie bezpieczeństwa takich danych to również ryzyko postępowania sądowego i wysokich kar.

Elektroniczne archiwizowanie dokumentów — dlaczego warto?

Aby zapewnić danym osobowym należyte bezpieczeństwo, warto rozważyć ich archiwizowanie w elektronicznej formie. Jakie są główne zalety takie rozwiązania?

Archiwizując dokumenty w sposób elektroniczny:

  • Sprawisz, że dane osobowe będą całkowicie bezpieczne. Zwłaszcza jeśli do archiwizacji dokumentów wybierzesz sprawdzone narzędzie. Czy wiesz, że używając programu Fakturownia, możesz zabezpieczyć konto przed niepowołanym logowaniem? Jego właściciel ma bowiem możliwość wskazania wybranych numerów IP, z których dostęp do konta będzie możliwy. Może to być na przykład adres IP używany w biurze firmy. To jednak nie wszystko. Fakturownia.pl posiada także zabezpieczenia na wzór systemów bankowych, a sam program jest szyfrowany i zabezpieczony certyfikatem SSL, co dodatkowo zwiększa poziom bezpieczeństwa;
     
  • Wyeliminujesz ryzyko mechanicznego uszkodzenia danych (np. z powodu rozlania cieczy czy niezamierzonego zniszczenia). Takie zdarzenia często mają nieodwracalne, wyjątkowo nieprzyjemne konsekwencje. Zwłaszcza w kontekście wymaganego przez prawo okresu przechowywania informacji;
     
  • Możesz odzyskać dane w przypadku awarii. System Fakturownia zapewnia użytkownikom bezpłatny backup. W praktyce oznacza to, że w przypadku awarii systemu lub innych zdarzeń losowych, dane „nie przepadną”, a przedsiębiorca z powodzeniem je odzyska;
     
  • Możesz sięgnąć po nie w dowolnej chwili z dowolnego miejsca na świecie. Chcesz przesłać kontrahentowi ważny dokument? A może zweryfikować dane finansowe przedsiębiorstwa? Dzięki elektronicznemu archiwum będziesz miał dostęp do kluczowych informacji z dowolnego miejsca na świecie, o każdej porze dnia i nocy;
     
  • Zaoszczędzisz sporo miejsca. Stworzenie archiwum papierowych dokumentów jest nie tylko czasochłonne, ale również kosztowne. Elektroniczna archiwizacja dokumentów pomoże Ci zaoszczędzić nie tylko miejsce, ale również pieniądze które musiałbyś przeznaczyć na zakup odpowiednich zabezpieczeń;
     
  • Możesz łatwiej, szybciej i bezpiecznej je utylizować, eliminując ryzyko kradzieży lub wycieku danych.

 

Niniejszy artykuł nie stanowi porady prawnej ani podatkowej i jako taka nie powinien być traktowany, a przedstawione treści mogą ulec przedawnieniu. Czytelnik wykorzystuje poglądy przedstawione przez Autora dla własnych potrzeb jedynie na własną odpowiedzialność. 

 

Zobacz więcej wpisów
  • KSeF potwierdzony i podpisany na 2026 rok!
    Fakturownia - aktualności

    KSeF potwierdzony i podpisany na 2026 rok!

    Prezydent Karol Nawrocki podpisał nowelizację ustawy o VAT, która przesądza o wejściu w życie KSeF 2.0 – nowego modelu obowiązkowego e-fakturowania. To jedna z największych reform w polskim systemie podatkowym od lat.

    Od kiedy KSeF stanie się obowiązkowy? System będzie wdrażany etapowo: od 1 lutego 2026 r. obejmie największych podatników, a od 1 kwietnia 2026 r. zacznie obowiązywać wszystkich przedsiębiorców. Oznacza to, że już teraz warto rozpocząć przygotowania i dostosować firmę do funkcjonowania w nowym modelu obiegu faktur.


    2025-09-19

    Fakturownia

  • Działalność nierejestrowana 2026 – nowe zasady i nowe limity
    Fakturownia - aktualności

    Działalność nierejestrowana 2026 – nowe zasady i nowe limity

    Od 1 stycznia 2026 roku wejdą w życie przepisy zmieniające sposób ustalania limitu przychodów w działalności nierejestrowanej. Najważniejszą zmianą jest odejście od limitu miesięcznego i wprowadzenie limitu kwartalnego, co w praktyce oznacza większą elastyczność np. dla osób prowadzących działalność sezonową.


    2025-09-15

    Fakturownia

  • Błędy przy zakładaniu sklepu internetowego – Sprawdź, jak ich nie popełnić!
    Fakturownia - aktualności

    Błędy przy zakładaniu sklepu internetowego – Sprawdź, jak ich nie popełnić!

    Rynek e-commerce w Polsce rośnie w zawrotnym tempie, a własny sklep internetowy otwiera drzwi do ogromnej grupy klientów. Jednak bez solidnego planu i strategicznego podejścia łatwo wpaść w pułapki, które mogą kosztować czas, pieniądze i nerwy. Poznaj sześć najczęstszych błędów początkujących przedsiębiorców oraz praktyczne wskazówki, jak ich uniknąć, by Twój biznes online odniósł sukces.


    2025-09-12

    Fakturownia

  • Aktualizacje systemu: nowa strona z podsumowaniami zmian w Fakturowni
    Fakturownia – komunikaty

    Aktualizacje systemu: nowa strona z podsumowaniami zmian w Fakturowni

    Dbamy o to, aby nasz system był dla Was prosty, intuicyjny i wygodny. Podobna myśl przyświecała nam, kiedy przygotowywaliśmy dla Was stronę Aktualizacje systemu, która pozwoli Wam wygodniej zapoznawać się ze zmianami wprowadzanymi w Fakturowni.


    2025-04-10

    Paulina Grzęda

  • Nowości i optymalizacje: luty 2025
    Fakturownia – komunikaty

    Nowości i optymalizacje: luty 2025

    Rozwijając Fakturownię, stawiamy sobie za cel przede wszystkim jej praktyczny charakter. Po ostatnim miesiącu znajdziecie więc w naszym systemie nową funkcję, której brakowało Wam do tej pory oraz usprawnienia kilku innych, z których chętnie korzystacie w codziennej pracy. Oprócz tego informujemy o czasowym wyłączeniu jednej opcji. Zapraszamy do zapoznania się z podsumowaniem najważniejszych zmian systemowych wprowadzonych w lutym!

     


    2025-03-10

    Paulina Grzęda

  • Nowości i optymalizacje: styczeń 2025
    Fakturownia – komunikaty

    Nowości i optymalizacje: styczeń 2025

    Rok 2025 rozpoczęliśmy hucznie, oddając w Wasze ręce długo wyczekiwaną funkcję e-Paragonów. Oprócz tego w naszym systemie czeka na Was szereg optymalizacji ułatwiających codzienną pracę – serdecznie zapraszamy więc do zapoznania się z podsumowaniem styczniowych wdrożeń w Fakturowni!


    2025-02-12

    Paulina Grzęda

Miesiąc od wprowadzenia RODO — przewaga elektronicznego archiwizowania dokumentów

Spis treści:

25 maja 2018 weszły w życie zapisy rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych. Obejmują one wszelkie czynności, związane z przetwarzaniem danych osobowych: ich zbieranie, przechowywanie, usuwanie, opracowywanie oraz udostępnianie.

Nowe zasady, regulowane przez RODO obowiązują wszystkich przedsiębiorców, przetwarzających dane na terenie Unii Europejskiej. Celem ich wprowadzenia była nie tylko konieczność ujednolicenia przepisów wśród wszystkich krajów UE, ale także nowe wyzwania i przemiany, spowodowane wszechogarniającą nas globalizacją oraz gwałtownym postępem technologicznym. Biorąc pod uwagę fakt, że RODO obejmuje wszelkie czynności, które mają za przedmiot dane osobowe, w tym również archiwizowania dokumentów, warto szczególnie zadbać o ich bezpieczeństwo.

Zasada integralności i poufności danych

Zgodnie z zapisami RODO, dane muszą być przetwarzane w sposób zapewniający odpowiednie bezpieczeństwo danych osobowych, w tym ochronę przed niedozwolonym lub niezgodnym z prawem przetwarzaniem oraz przypadkową utratą, zniszczeniem lub uszkodzeniem, za pomocą odpowiednich środków technicznych lub organizacyjnych. A to może okazać się sporym wyzwaniem. Zwłaszcza jeśli przedsiębiorca zdecyduje się archiwizować dokumenty w tradycyjnej, papierowej formie.

Bezpieczeństwo dokumentacji zawierającej dane osobowe

Jak pokazują statystyki, aż 70 proc. wszystkich ważnych danych nadal drukuje się na papierze. Bardzo często dokumenty te trafiają do kosza. A to niesie za sobą ryzyko kradzieży informacji lub ich nielegalnego wycieku. Zdaniem ekspertów z PWC, aż 36 proc. incydentów bezpieczeństwa w firmach jest związanych z papierem. A to może mieć katastrofalne w skutkach konsekwencje. Niedostateczna dbałość o bezpieczeństwo papierowych archiwów może narazić firmę nie tylko na straty finansowe, ale również na utratę przewagi konkurencyjnej i reputacji. Po wejściu w życie RODO, naruszenie bezpieczeństwa takich danych to również ryzyko postępowania sądowego i wysokich kar.

Elektroniczne archiwizowanie dokumentów — dlaczego warto?

Aby zapewnić danym osobowym należyte bezpieczeństwo, warto rozważyć ich archiwizowanie w elektronicznej formie. Jakie są główne zalety takie rozwiązania?

Archiwizując dokumenty w sposób elektroniczny:

  • Sprawisz, że dane osobowe będą całkowicie bezpieczne. Zwłaszcza jeśli do archiwizacji dokumentów wybierzesz sprawdzone narzędzie. Czy wiesz, że używając programu Fakturownia, możesz zabezpieczyć konto przed niepowołanym logowaniem? Jego właściciel ma bowiem możliwość wskazania wybranych numerów IP, z których dostęp do konta będzie możliwy. Może to być na przykład adres IP używany w biurze firmy. To jednak nie wszystko. Fakturownia.pl posiada także zabezpieczenia na wzór systemów bankowych, a sam program jest szyfrowany i zabezpieczony certyfikatem SSL, co dodatkowo zwiększa poziom bezpieczeństwa;
     
  • Wyeliminujesz ryzyko mechanicznego uszkodzenia danych (np. z powodu rozlania cieczy czy niezamierzonego zniszczenia). Takie zdarzenia często mają nieodwracalne, wyjątkowo nieprzyjemne konsekwencje. Zwłaszcza w kontekście wymaganego przez prawo okresu przechowywania informacji;
     
  • Możesz odzyskać dane w przypadku awarii. System Fakturownia zapewnia użytkownikom bezpłatny backup. W praktyce oznacza to, że w przypadku awarii systemu lub innych zdarzeń losowych, dane „nie przepadną”, a przedsiębiorca z powodzeniem je odzyska;
     
  • Możesz sięgnąć po nie w dowolnej chwili z dowolnego miejsca na świecie. Chcesz przesłać kontrahentowi ważny dokument? A może zweryfikować dane finansowe przedsiębiorstwa? Dzięki elektronicznemu archiwum będziesz miał dostęp do kluczowych informacji z dowolnego miejsca na świecie, o każdej porze dnia i nocy;
     
  • Zaoszczędzisz sporo miejsca. Stworzenie archiwum papierowych dokumentów jest nie tylko czasochłonne, ale również kosztowne. Elektroniczna archiwizacja dokumentów pomoże Ci zaoszczędzić nie tylko miejsce, ale również pieniądze które musiałbyś przeznaczyć na zakup odpowiednich zabezpieczeń;
     
  • Możesz łatwiej, szybciej i bezpiecznej je utylizować, eliminując ryzyko kradzieży lub wycieku danych.

 

Niniejszy artykuł nie stanowi porady prawnej ani podatkowej i jako taka nie powinien być traktowany, a przedstawione treści mogą ulec przedawnieniu. Czytelnik wykorzystuje poglądy przedstawione przez Autora dla własnych potrzeb jedynie na własną odpowiedzialność. 

 

Zobacz więcej wpisów

Wypróbuj Fakturownię za darmo

Testuj wszystkie funkcje przez 30 dni bez opłat

Zarejestruj się!
  • Założenie firmy w 2026 roku – Wszystko co powinieneś wiedzieć i zaplanować
    Fakturownia - porady

    Założenie firmy w 2026 roku – Wszystko co powinieneś wiedzieć i zaplanować

    Założenie firmy jednoosobowej to ważna decyzja, która wymaga znajomości aktualnych przepisów i świadomości obowiązków przedsiębiorcy. Rok 2026 przyniesie kilka istotnych zmian w prawie – wyższy limit zwolnienia z VAT, obowiązkowy termin wprowadzenia KSeF czy korzystniejsze warunki dla działalności nierejestrowanej. Sprawdź, co warto wiedzieć, zanim rozpoczniesz własną działalność.


    2025-10-03

    Fakturownia

  • Reklama w internecie a podatki – jak rozliczyć faktury z social media?
    Fakturownia - porady

    Reklama w internecie a podatki – jak rozliczyć faktury z social media?

    Reklama w internecie to dziś jedno z podstawowych narzędzi promocji dla firm – zarówno małych działalności, jak i dużych przedsiębiorstw. Dzięki niej można skutecznie docierać do klientów i realnie zwiększać sprzedaż. Trzeba jednak pamiętać, że każdy wydatek na kampanię online musi być prawidłowo rozliczony na gruncie podatków.


    2025-09-29

    Fakturownia

  • Niezapłacone faktury w KSeF – co to oznacza i jak postępować?
    Fakturownia - porady

    Niezapłacone faktury w KSeF – co to oznacza i jak postępować?

    Cyfryzacja rozliczeń w Polsce nabiera tempa – już wkrótce wszyscy podatnicy VAT będą musieli korzystać z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Nowe rozwiązanie ma ułatwić obieg dokumentów i zwiększyć bezpieczeństwo finansowe przedsiębiorców. Warto jednak wiedzieć, jak wygląda sytuacja, gdy faktura wystawiona w KSeF pozostaje niezapłacona i jakie kroki należy wtedy podjąć.


    2025-09-26

    Fakturownia

  • Jak zaoszczędzić pieniądzę w małej firmie?
    Prowadzenie firmy

    Jak zaoszczędzić pieniądze w małej firmie?

    Małe firmy często muszą działać w warunkach ograniczonego budżetu, gdzie każdy wydatek ma kluczowe znaczenie. Efektywne zarządzanie finansami pozwala nie tylko przetrwać trudne okresy, ale także budować fundamenty pod rozwój i zwiększać konkurencyjność na rynku. Poniżej przedstawiamy praktyczne, sprawdzone sposoby na optymalizację wydatków, które pomogą Twojej firmie działać efektywniej i generować oszczędności.


    2025-06-30

    Blog

  • Urlop dla samozatrudnionych
    Prowadzenie firmy

    Urlop dla samozatrudnionych – jak działa i na czym polega?

    Wielu przedsiębiorców rozważa możliwość skorzystania z urlopu, jednak samozatrudnieni nie mają prawa do urlopu wypoczynkowego w rozumieniu Kodeksu pracy. Samozatrudnienie, czyli prowadzenie jednoosobowej działalności gospodarczej (JDG), nie jest bowiem stosunkiem pracy, co skutkuje brakiem ustawowego prawa do urlopu wypoczynkowego oraz innych urlopów pracowniczych. Przedsiębiorcy mogą jednak organizować swój czas wolny, choć odbywa się to na innych zasadach niż w przypadku etatowców.

     


    2025-06-20

    Blog

  • Koszty w firmie
    Prowadzenie firmy

    Koszty w firmie – jak nimi operować i jak mogą działać w praktyce?

    Prowadzenie działalności gospodarczej wiąże się nie tylko z pozyskiwaniem przychodów, ale również z koniecznością ponoszenia kosztów. Dla wielu przedsiębiorców, szczególnie prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą, umiejętne zarządzanie kosztami to kluczowy element skutecznej optymalizacji podatkowej. W niniejszym artykule przedstawiamy, czym są koszty uzyskania przychodu, co można do nich zaliczyć i w jakich sytuacjach ich generowanie jest rzeczywiście opłacalne.


    2025-06-16

    Blog