Koszty paliwa samochodu w firmie – jak je rozliczyć?

Dlaczego prawidłowe rozliczenie paliwa jest tak ważne?

Kontrola budżetu firmy to jedno z podstawowych narzędzi do utrzymania rentowności działalności. W firmach wykorzystujących pojazdy – np. transportowych, usługowych czy handlowych – wydatki na paliwo stanowią nierzadko jedną z największych pozycji kosztowych. Ich precyzyjne rozliczanie pozwala nie tylko lepiej planować środki, ale także wykrywać nadużycia czy nieefektywne użytkowanie pojazdów.

Zgodność z przepisami podatkowymi to kolejna istotna kwestia. Niewłaściwie wystawione faktury, brak ewidencji przebiegu czy błędne proporcje odliczeń VAT mogą skutkować korektami, sankcjami finansowymi, a nawet kontrolami skarbowymi. Prawidłowe dokumentowanie wydatków na paliwo to zatem forma zabezpieczenia interesów firmy.

Optymalizacja podatkowa – odpowiednie przypisanie kosztów paliwa może pomóc obniżyć zarówno podatek dochodowy (PIT lub CIT), jak i wartość należnego VAT. Firmy, które stosują się do zasad przewidzianych w ustawie o podatku od towarów i usług, mogą realnie zredukować zobowiązania podatkowe.

Rodzaje samochodów w firmie a koszty paliwa

Sposób rozliczania kosztów paliwa zależy od rodzaju pojazdu: firmowego, prywatnego używanego służbowo czy leasingowanego. Każdy przypadek podlega innym zasadom.

1. Samochody firmowe (ujęte w ewidencji środków trwałych)

Zakres używania	PIT/CIT	VAT	Warunki
Wyłącznie służbowo	100 % kosztu	100 % VAT	● zgłoszenie auta na formularzu VAT-26 ● ewidencja przebiegu (kilometrówka) prowadzona tylko do celów VAT
Mieszany (służbowo + prywatnie)	75 % kosztu	50 % VAT	ewidencja przebiegu nieobowiązkowa, ale przydaje się kontrolnie

Samochody ciężarowe – pełne 100 % odliczenia VAT (bez kilometrówki i VAT-26).

2. Samochód prywatny przedsiębiorcy

Przedsiębiorcy mogą wykorzystywać w swojej działalności prywatny samochód (niebędący środkiem trwałym firmy). Wydatki poniesione na eksploatację takiego auta – jak paliwo, myjnia czy naprawy – mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodu, jednak tylko do wysokości 20% ich wartości. To ograniczenie dotyczy sytuacji, gdy samochód osobowy jest używany zarówno w celach zawodowych, jak i prywatnych.

3. Samochód pracownika (prywatny używany służbowo)

Zwrot kosztów delegacji zrealizowanej przy użyciu samochodu prywatnego pracownika odbywa się według stawek „kilometrówki”. Od 2025 r. maksymalne stawki wynoszą:
Pojemność silnika

Pojemność silnika	Stawka za 1 km
≤ 900 cm³	0,89 zł
> 900 cm³	1,15 zł

Pracownik otrzymuje zwrot: kilometry × stawka. Dla firmy cały wydatek jest kosztem podatkowym, a VAT od paliwa nie podlega odliczeniu (zakup prywatny pracownika). W przypadku jazd lokalnych obowiązują ryczałty. 

4. Pojazdy leasingowane (operacyjnie)

Reguły identyczne jak dla aut firmowych:

• 100 % kosztu + 100 % VAT przy użytku wyłącznie służbowym (ewidencja + VAT-26);
• 75 % kosztu + 50 % VAT przy użytku mieszanym.

Jak rozliczyć paliwo w firmie? Praktyczne kroki

Rozliczenie paliwa w firmie wymaga przestrzegania kilku kluczowych zasad, które zapewniają zgodność z przepisami podatkowymi i ułatwiają kontrolę nad wydatkami.

Krok 1. Zbieraj poprawne dokumenty

• Faktura VAT lub paragon z NIP-em nabywcy i numerem rejestracyjnym pojazdu.
• Przy kartach paliwowych – jedna zbiorcza faktura miesięczna.

Krok 2. Prowadź ewidencję

• Auta firmowe i leasingowane: kilometrówka wyłącznie przy 100 % VAT.
• Samochód pracownika: obowiązkowa ewidencja przebiegu (data, cel, trasa, km, podpis).
• Prywatny samochód przedsiębiorcy: ewidencja nie jest wymagana (limit 20%).

Krok 3. Sprawdź, ile VAT możesz odliczyć

Rodzaj pojazdu	Użytek	Odliczenie VAT od paliwa
Osobowy firmowy/leasing	wyłącznie służbowy	wyłącznie służbowy 100 % (ewidencja + VAT-26)
Osobowy firmowy/leasing	mieszany	50 %
Ciężarowy	dowolny	100 %

Krok 4. Księguj koszty we właściwej wysokości

• 100 % lub 75 % – auta firmowe/leasing.
• 20 % – prywatne auto przedsiębiorcy.
• 100 % – zwrot kilometrówki pracownikowi.

Optymalizacja kosztów paliwa w firmie

Aby zminimalizować koszty paliwa w firmie, przedsiębiorcy mogą stosować kilka praktycznych rozwiązań:

• Karty paliwowe – oferują zniżki, uproszczoną dokumentację i raporty analityczne.
• Systemy GPS – umożliwiają monitorowanie tras, czasu pracy kierowców i spalania.
• Eco-driving – szkolenia z ekonomicznej jazdy zmniejszają spalanie nawet o 15%.
• Dobór pojazdów – do charakteru działalności lub aktywności jego użytkownika, np. auta hybrydowe lub z mniejszym silnikiem zużywają mniej paliwa i mogą być korzystniejsze w eksploatacji przez przedstawicieli handlowych.

Najczęstsze błędy przy rozliczaniu paliwa

W praktyce wiele firm popełnia powtarzalne błędy, które mogą skutkować problemami podatkowymi. Oto najważniejsze z nich:

• Brak ewidencji przebiegu tam, gdzie jest wymagana – uniemożliwia pełne odliczenie VAT.
• Paragony bez NIP-u – nie mogą być podstawą do ujęcia kosztów w ewidencji i nie dają prawa do odliczenia VAT.
• Złe proporcje odliczeń – np. zastosowanie 100% kosztów przy użytku mieszanym może zostać zakwestionowane przez organy podatkowe.
• Brak formularza VAT-26 – dla pojazdów używanych wyłącznie służbowo skutkuje ograniczeniem odliczeń podatku VAT.

Podsumowanie: jak bezpiecznie rozliczyć paliwo w firmie?

Aby prawidłowo rozliczyć paliwo, należy przestrzegać trzech głównych zasad:

1. Określ rodzaj pojazdu i sposób użytkowania – to warunkuje limity odliczeń.
2. Zadbaj o właściwe dokumenty – faktury, NIP, numer rejestracyjny, VAT-26, ewidencje przebiegu.
3. Stosuj odpowiednie limity podatkowe – zgodnie z obowiązującymi przepisami.

Poprawne rozliczanie paliwa to nie tylko wymóg formalny, ale realna szansa na obniżenie kosztów działalności. Warto zadbać o ten obszar – dla bezpieczeństwa, efektywności i lepszego planowania finansowego firmy

Zobacz więcej wpisów